трусики женские украина

На головну

Закон інформованості-впорядкованості - Теорія організації

Міністерство загального професійного освіти рф

Поморський державний університет ім. М.В. Ломоносова

РЕФЕРАТ

на тему:

Закон інформованості-впорядкованості

Виконав: студент ** групи

факультету управління

*** *** ***

Перевірив: кандидат філософських наук

ОКУНЕВ Юрій Павлович

Архангельськ 2002

Зміст.

Вступ. 4

Основна частина. 5

Комунікації в управлінні 5

Загальні відомості про інформацію 6

Характеристики управлінської інформації 7

Особливості управлінського труда 10

Організація безпеки інформації 11

Особливості закону інформованості-впорядкованості 12

Висновок. 13

Список літератури, що використовується. 14

Введення.

Кожний керівник компанії хотів би мати дружний і прецездатний колектив, здатний разом з ним досягнути поставлених цілей. Робота по створенню і вдосконаленню умов для формування такого колективу не менш важлива, ніж виробнича діяльність. Серед цих умов найважливіше - організація внутрішніх і зовнішніх зв'язків (комунікацій).

Управління в організації здійснюється через людей. Одним з найважливіших інструментів управління в руках менеджера є інформація, що знаходиться в його розпорядженні. Використовуючи і передаючи цю інформацію, а також отримуючи зворотні сигнали, він організує, керує і вмотивовує підлеглих. Багато що залежить від його здатності передавати інформацію таким чином, щоб досягнути найбільш адекватне сприйняття даної інформації тими, кому вона призначена. Багато які менеджери розуміють важливість цієї проблеми і приділяють цьому велику увагу.

Комунікації розглядаються як явище і як процес. Як явище комунікації являють собою встановлені норми (правила, інструкції, положення) взаємодії між людьми в рамках організаційних форм. Як процес комунікації відображають принципи і закономірності відносин між людьми.

Всі комунікації в організації засновані на отриманні, обробці, передачі і зберіганні даних. Дані - це повідомлення, відомості будь-якого походження, вигляду і призначення, результати мыслительной діяльності. А частина даних, несучих в собі новизну і корисність для прийняття фахівцем обгрунтованого рішення, є управлінською информацией1.

Управлінська інформація повинна, в свою чергу, раціонально мати намір і використовуватися. Саме питання ефективності використання інформації в діяльності організації і описується законом інформованості впорядкованості.Основна частина. Комунікації в управлінні

В процесі комунікації інформація передається від одного суб'єкта іншому. Суб'єктами можуть виступати окремі особи, групи і навіть цілі організації. У першому випадку комунікація носить міжособовий характер і здійснюється шляхом передачі ідей, фактів, думок, натяків в усній або якій-небудь іншій формі (листи, жести, поза і т.д.) з метою отримання у відповідь бажаної реакції.

Комунікація і інформація різні, але пов'язані між собою поняття. Комунікація включає в себе і те, що передається, і те, як це «що» передається. Для того, щоб комунікація відбулася, необхідно, як мінімум, наявність двох людей.

Термін «комунікація» відбувається від латинського «communis», що означає «загальне»: той, що передає інформацію намагається встановити «спільність» з одержуючим інформацію. Звідси комунікація може бути визначена як передача не просто інформації, а значення або значення з допомогою символов1. Ефективна межличностная комунікація внаслідок ряду причин дуже важлива для успіху в управлінні. По-перше, рішення багатьох управлінських задач будується на безпосередній взаємодії людей (начальник з підлеглими, підлеглі один з одним) в рамках різних подій. По-друге, межличностная комунікація, можливо, є кращим способом обговорення питань, що характеризуються невизначеністю і двозначністю.

Прийнята наступна типологія комунікацій:

Між організацією і зовнішньою середою,

Між підрозділами,

Всередині підрозділів по рівнях виробництва і управління,

Межлічностние,

Неформальних.

Керівник, приймаючи рішення і реалізовуючи його серед своїх підлеглих, колег і вищестоящих керівників, повинен управляти виникаючими при цьому реакціями: або повною підтримкою, або виявами протиріч. Це визначається мірою задоволення потреб і інтересів як керуючої, так і керованої систем.

Повна підтримка свідчить або про пасивність підлеглих і великих авторитеті керівника, або про їх некомпетентність. Таким чином, повна підтримка рішень керівника - це серйозний симптом неблагополуччя в організації.

Найбільш характерна реакція підлеглих - суперечність. Суперечність - це результат взаємодії сторін з різною мірою сприйняття і оцінкою одного і того ж явища або об'єкта, які разом з тим знаходяться у внутрішній єдності (в рамках однієї системи) і є джерелом розвитку і пізнання.

Загальні відомості про інформацію

Інформація представляє найважливіший елемент информацинонной середи управління (ИСУ). Крім неї ИСУ включає:

інформаційні технічні засоби управління (компьюнтер, телефон, факс і інш.),

технології,

професіоналізм працівників апарату управління і ранботников сфери виробництва,

загальну культуру управлінських відносин,

систему документообігу.

Рівні розвитку становлячих ИСУ повинні взаємно соотнветствовать, при цьому середа грає активізуючу роль, вынступая як додатковий ресурс. При великому несогласованнии становлячих ИСУ один одному інформаційний процес стає неефективним (ефект негативної синергии). Так, при переважно ручній обробці інформації (друк на звичайних машинках, обчислення на калькуляторах) потрібно використати прості системи передачі інформації і запрошувати фахівців зі середнім рівнем утворення в області інформатики.

Основна задача ИСУ - доведення до конкретного работнинка потрібної інформації в потрібний час.

Звичайно інформацію розділяють на два більших класи:

об'єктивну, матеріалізовану в товарі;

суб'єктивну, відображену, організовану людьми.

До об'єктивної відноситься інформація, отримана від объекнта управління як споживчої вартості. Наприклад, інформація про працівника: диплом про освіту, його патенти і свідчення про винаходи, трудова книжка, местожительнство і т.д.; інформація про конкурента: прайс-листи на продукнцию, його реклама, місцезнаходження, відомості про персонал і т.д. Основну частку складає клас суб'єктивної інформації. Сонотношение суб'єктивного і об'єктивного у відображеної инфорнмации залежить від багатьох чинників, в тому числі від рівня пронфессиональной підготовки і культури людини, потреб і інтересів, складності процесу і часу на управління, уровння і технічних засобів управління.

Таким чином, хоч саме джерело інформації носить обънективный характер, але інформація про нього суб'єктивна, оскільки при відображенні відбуваються прийом, перетворення і передача її людиною. Працівник може і сам організувати інформацію (складання інструкцій, наказів, розпоряджень і т.д.). У цьому випадку суб'єктивність інформації закладена на самому початку.

Суб'єктивність інформації не можна ототожнювати з ошинбочностью, невірогідністю - це різні категорії. Субъекнтивная інформація може мати високий рівень объективнонсти і достовірність.

Категорія «інформація» має значення лише тоді, коли є джерело (інформатор) і її одержувач (інформант). Ченловек може одночасно бути інформатором і інформантом. Так, здійснюючи управлінський вплив на об'єкт управнления, керівник отримує інформацію про хід впливу і результати діяльності об'єкта управління (зворотний инфорнмационная зв'язок).

Задача суб'єкта управління в ИСУ полягає в наступному:

- відділити цінну інформацію від «шумів»;

- виділити з інформації найбільш важливу частину, позвонляющую аналізувати поточний стан об'єкта управнления і виробити правильне рішення.

Велике значення має робота з чутками. У типовий пенречень тим для чуток входить наступна інформація:

- майбутні скорочення;

- нові дисциплінарні і економічні заходи покарання;

- зміни в структурі організації;

- грядущі кадрові переміщення і підвищення;

- подробиці суперечок керівників;

- подробиці особистого життя керівників.

Управляти такою інформацією необхідно. Якщо все пустити на самоплив, то інформація може досить швидко преврантиться в дезинформацію, шкідливу як для керівників, так і для підлеглих. Для роботи з чутками існує два основнных методи:

виховання лояльних співробітників і встановлення моральних і матеріальних стимулів і відповідальності за распространенние несанкціонованої побутової інформації;

інформування працівників об цікавлячу їх вопронсах в коштах внутрішнього віщання, інформаційних бюлетенях і т.д.

Управління інформаційним процесом, пов'язаним з чутками, істотно поліпшує мікроклімат в колективах і в компанії загалом.

Характеристики управлінської інформації

Звичайно в управлінні виділяють наступні характеристики інформації: об'єм, достовірність, цінність, насиченість і відвертість. Розглянемо підхід до цих характеристик.

Обсяг інформації повинен розглядатися з двох сторін - як обсяг символьної і інформації, що сприймається. Обсяг символьної інформації визначається кількістю букв, знаків, символів і звичайно виражається в символах або байтах. Обсяг інформації, що сприймається характеризує повноту інформації про який-небудь об'єкт управління для прийняття обгрунтованого рішення. Він залежить від символьного об'єму, форми уявлення (текст, графіка, формули, звук), временнного інтервалу на її обробку, складності інформації або її обробок, індивідуальних характеристик інформанта, текунщего стану об'єкта управління (актуальність, зміна стану об'єкта). Обсяг інформації, що сприймається має три рівні:

інформаційна надмірність,

субминимальный рівень,

нестача інформації (інформаційний голод).

Інформаційна надмірність про об'єкт управління понвышает якість рішення, однак збільшує час на принянтие рішення і підвищує вартість інформації. Для прийняття важливих рішень іноді потрібно дублювання інформації, т. е. створення інформаційної надмірності,

Нестача інформації утрудняє виробіток правильного рішення, збільшує міру ризику, вимагає сучасних эконномико-математичних методів для підвищення імовірності правильного рішення. Нестача інформації часто виникає штучно через монополізацію різних відомостей. Мононполизация виявляється в двох напрямах:

- засекречення (обгрунтоване або необгрунтоване) частини необхідних відомостей;

- прагнення окремих осіб або організацій монопольно володіти інформацією для підвищення свого социальнного і матеріального статусу.

Вихід повинен бути в демократизації інформаційних процесів, т. е. в широкому доступі до цікавлячої информанции через різні канали всіх зацікавлених осіб.

Субминимальный рівень інформації - це мінімально-повний обсяг інформації для конкретної людини, при контором він може ухвалити обгрунтоване управлінське рішення, Природно, цей рівень - величина суб'єктивна і його слендует підстроювати під конкретну людину. Технологія опренделения цього мінімуму повинна враховувати індивідуальність людини. У зв'язку з цим концепція побудови автоматизированнных робочих місць (АРМ) може добре реалізувати даний рівень інформації.

Методика оцінки рівня обсягу інформації, що сприймається людиною заснована на експертних методах.

Сучасні керівники приватних організацій (вони ж і власники) постійно вирішують нелегку для себе задачу: яку інформацію і в якому об'ємі потрібно давати тому або інакшому працівнику?

Достовірність багато в чому залежить від методики документоноборота. Чим менше людей беруть участь в зборі, перендаче і обробці інформації, тим вище її достовірність. Про одну і ту ж подію можна отримати різну інформацію в залежності від методики її збору і обробки. Достовірність залежить від часу проходження інформації. Навіть абсолютно достовірна інформація, що прийшла до інформанта дуже пізно, може стати помилковою, наприклад інформація про курси акцій на біржі. Достовірність може бути штучно понвышена внаслідок обробки більшого, ніж звичайно, обсягу інформації по ефективних методиках або алгоритмах. Так, абсолютний рівень достовірності інформації можна полунчить, обробляючи інформацію з довірчим і навіть з негантивным рівнем достовірності.

Цінність інформації характеризується зниженням рівня зантрат ресурсів (матеріалів, часу, грошей) на прийняття пранвильного рішення. Цінність інформації має чотири рівні:

нульовий,

середній (скорочення рівня витрат або підвищення принбыли більш ніж на 10%),

високий (скорочення рівня витрат більш ніж в 2 рази),

надвисокий (скорочення рівня витрат більш ніж в 10 раз).

Цінність характеризує інформацію як товар, що має споживчу вартість. Нульову цінність має информанция, що повторює відомі характеристики об'єкта управленния або що представляє непотрібні для прийняття рішення ханрактеристики. Середній рівень цінності має інформація, що створюється добросовісними, але що втратили інтерес до рабонте фахівцями. Високу цінність представляють имитационнные моделі організацій, що дозволяють керівнику правильнно передбачити можливі наслідки реалізації при разнличных варіантах рішення. Надвисоку цінність представнляет інформація, пов'язана з інноваційними технологіями, маркетинговими дослідженнями. Іноді сверхценная инфорнмация має кримінальне джерело.

Насиченість інформації - це співвідношення корисної і фонової інформації. Фонова інформація служить для кращого сприйняття корисної (професійної) інформації за рахунок поліпшення настрою, підняття емоційного рівня. Фонова інформація може включати: жарти, анекдоти, відомості про матеріальне і моральне стимулювання, предунпреждение про майбутню інформацію, допоміжну і ввідну інформацію. Якщо фонової інформації немає, то понлезная оцінюється людиною як «суха» і погано восприниманется.

Виробіток найкращого співвідношення корисної і фонової інформації відноситься до мистецтва управління. Сонвременной тенденцією інформаційного забезпечення процесу управління є збільшення насиченості інформації (наявність великої кількості тексту, таблиць і цифр).

Відвертість інформації - це можливість надання її різним контингентам людей. Існує три рівні отнкрытости інформації:

секретна (державна таємниця) - відображає глобальні потреби суспільства і має обмеження на использонвание.

конфіденційна (для службового користування) - отнражает інтереси суспільства, потреби групи або колнлектива людей. Має обмеження на використання. До конфіденційної відносяться відомості про потенціал організації (кадровому, технологічному, науковому і т.п.).

публічна (відкрита) - відображає інтереси суспільства, понтребности і інтереси людей. Не має обмежень на використання.

Розглянуті п'ять характеристик інформації впливають один на одну. Коректування однієї з них впливає і на інші. Так, підвищення достовірності інформації викликає необхідність збільшення її об'єму і відвертості.

Процес формування заданих характеристик информанции може йти по двох варіантах: по упреждению і по рензультатам. Формування по упреждению вимагає хорошого нанбора статистичних даних, аналітичних методів і совренменных інформаційних технологій. У єдину систему перенчисленные складові ще не зведені. Поки кращі резульнтаты дає процес формування необхідних характеристик иннформации за результатами шляхом коректувань характеристик.

Особливості управлінського труда

В умовах застосування сучасних інформаційних техннологий можна відмітити наступні особливості управленченского труда (УТ).

Основним предметом і продуктом УТ стає инфорнмация. Вона поступово переходить в категорію товару і приобнретает споживчу вартість.

Звільняється частина робочого часу за рахунок ИСУ, котонрое на першому етапі буде йти на розширення комунікацій з працівниками, а на другому етапі - на роботу з системою управнления (методологією і механізмом управління).

Зростає комфортность УТ за рахунок отримання качественнной інформації і роботи з пакетами прикладних програм.

Керівник вибирає з набору правильних рішень краще на його погляд.

Збільшується вартість результатів прийнятого рішення. Інформація в формі управлінського рішення багато разів збільшує свою вартість, реалізовуючись в матеріально-речовинні елементи виробництва.

Меншає подвійний, а те і троїстий характер роботи керівника. Сучасні керівники часто совменщают функції висококваліфікованих фахівців (інженерів, економістів, лікарів і т.д.), безпосередніх орнганизаторов виробництва (менеджерів) і керівників менеднжеров. Інформаційні системи управління організації монгут істотно скоротити час, що затрачується керівником на роботу як фахівець.

Істотно меншає мобільність УТ. Керівник може менше їздити у відрядження, переміщатися по закрепнленным підрозділах. ИСУ забезпечує керівників доснтоверной і повною інформацією про стан об'єкта управленния для прийняття рішення і подальшої перевірки його исполннения. Поступово буде йти процес переходу до преимущестнвенно кабінетного стилю роботи. Використання ИСУ дає можливість розширити набір форм реалізації УТ. Як нові форми можна виділити ділову гру (тренінгу) і моденлирование за допомогою комп'ютерів. Інформаційною основою для нових форм є база знанний і база даних.

Організація безпеки інформації

Згідно з Цивільним кодексом Російській Федерації (ст. 139), діючим з 1 січня 1995 р. «особи, незаконними методами що отримали інформацію, яка складає службову або комерційну таємницю, зобов'язані відшкодувати заподіяні збитки».

Інформація - це інтелектуальна власність, товар, відомості «Хто володіє інформацією - той володіє миром», - писав У. Черчиль. За даними журналу «Business-week» (США), утрата і розкрадання інформації на фірмі IBM за останні 10 років оцінюються в 1 млрд. долл. упущеного прибутку.

Хороша інформація - це основна умова конкурентної здатності організації. Інформація на відміну від класичного товару при переданче її іншому обличчю залишається і у продавця (у вигляді копій). Понэтому пропажу відразу помітити складно. Отримання інформації йде легальним (легітимним) або кримінальним шляхом. Регланмент використання інформаційного простору і захист інформації від несанкціонованого доступу відображені в Фендеральном законі «Про інформацію, інформатизацію і захист інформації» № 24-ФЗ від 20 лютого 1995 р., прийнятому ГД РФ 25 січня 1995 р.

Способи отримання інформації різні:

від співробітників: контакти, підкупи, загрози;

шляхом використання технічних засобів;

крадіжка.

Також існують способи її захисту:

захист офісів і персоналу (охорона);

підбір або виховання лояльних співробітників (лояльність - коректне, доброзичливе відношення до чого-небудь);

створення системи захисту документообігу. Для отримання і захисту інформації використовуються слендующие технічні засоби.

Серйозний підхід до інформаційного забезпечення персоннала компанії вимагає великих витрат як на отримання иннформации, так і на її охорону.

Особливості закону інформованості-впорядкованості

Інформаційна середа у вигляду її важливості є об'єктом управління нарівні з персоналом, фінансами, виробництвом і інш. ИСУ підкоряється дії закону інформованості-впорядкованості. Під впорядкованістю розуміється гармоничнное розвиток всіх елементів організації: системи управління, персоналу, підрозділів, економіки і т.д., а також наявність між елементами встановленої взаємодії (взаємовплив) - конэффициентов пропорційності.

Формулювання закону информированности-упорядочности:

чим більшою інформацією розташовує організація про внутрішню і зовнішню середу, тим вона має велику імовірність стійкого функціонування (самозбереження).

Закон може діяти в трьох варіантах.

Перший варіант: керівник і підлеглі нинчего не знають про закон інформованості-впорядкованості.

Результат стихійної дії закону. Персонал буде станраться збирати як можна більше інформації про конкурентів, ринки збуту і інш., не задумуючись про її впорядкованість і об'єм. На цей процес може піти багато фінансових ресурнсов, крім того, компанії можуть підкинути помилкову информанцию, яка, безсумнівно, буде прийнята. У результаті компанія монжет понести серйозні збитки.

Другий варіант: керівник знає про закон, а його підлеглі немає.

Результат дії закону. Персонал буде старатися принеснти керівнику як можна більше інформації про конкурентів, ринки збуту і інш. Роль керівника буде полягати в пронсмотре всій інформації і відборі істотної. Це вельми, важка робота, і керівник може щось важливе пропуснтить. Якщо ця пропущена інформація приведе до негативних результатів, то персонал у всіх гріхах звинуватить руконводителя. Таким чином, цей варіант самий важкий для рунководителя. Краще не знати всім, ніж знати одному.

Третій варіант: керівник і підлеглі знають про закон інформованість-впорядкованість.

Результат дії закону буде самим сприятливим. Все ранботники в рамках своїх повноважень і відповідальності збирають, обробляють інформацію, роблять висновки і повідомляють про це зацікавленому фахівцю компанії. При цьому варіанті «туфта» (пуста інформація) або дезинформація з великий веронятностью буде опущена для подальшої аналітичної роботи.

Наявність стійкого каналу інформації збільшує веронятность надходження потрібної для працівника інформації і при цьому невизначеність її меншає.

Закон вимагає від керівників створення і розвитку источнников інформації, організації підвищення кваліфікації своїх співробітників, впровадження передових інформаційних техннологий, в тому числі автоматизованих робочих місць.

Слідство закону: інформованість працівника після достинжения нею критичного рівня переходить в його компетентність.

Керівник, використовуючи характеристики інформації (об'єм, цінність, насиченість і достовірність), має вознможность створити першокласний інформаційний ресурс своней організації.

Висновок.

Дійсно, інформація є дуже важливим ресурсом в управлінській діяльності на будь-якому рівні управління (федеральний або рівень дрібної організації).

Важливим умінням керівника крім усього іншого є його уміння грамотно і раціонально розпоряджатися інформацією, що є у нього, а також важливо знати і уміти відбирати тільки потрібну інформацію для аналізу і використання в процесі прийняття управлінського рішення.

Саме в законі інформованості-впорядкованості і говориться про принципи правильної роботи з інформацією в рамках управлінської діяльності. Важливо, щоб знанням цих основних принципів володів не якийсь один суб'єкт управління, а бажано, що всі суб'єкти (і об'єкти) управління грамотно будували свою роботу з інформацією.Список літератури, що використовується.

Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Підручник, 3-е изд. - М.: Гардарика, 1998. - 528 з.

Виханский О.С. Стратегичеськоє управління: Підручник. - 2-е изд. перераб. І доп. - М.: Гардарика, 1998. - 296 з.

Смирнов Э.А. Основи теорії організації: Навчань. Допомога для вузів. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. - 375 з.

1 Смірнов Э.А. Основи теорії організації: Навчань. Допомога для вузів. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. - 375 з.

1 Віханський О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Підручник, 3-е изд. -М.: Гардарика, 1998. - 528 з.

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка