трусики женские украина

На головну

 Технологія забезпечення схоронності документів - Діловодство

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ РФ

МІНІСТЕРСТВО РФ з атомної енергії

Уральського політехнічного КОЛЕДЖ

КУРСОВИЙ ПРОЕКТ

з дисципліни

Архівознавство

на тему

Технологія забезпечення

збереженості документів

Виконав:

студент групи КАД-58В

............................... Є.В. Угарова

(Дата, розпис)

Перевірив: викладач

............................... А.А. Матвєєва

(Дата, розпис)

Новоуральськ 2000

Про Р Л А У Л Є М І Е

 ВВЕДЕНИЕ.............................................................................................

 Глава I. Основи забезпечення фізико-хімічної збереженості документів .......

 Фізико-хімічні фактори руйнування документів ..............................

 Біологічні фактори руйнування документів .....................................

 Санітарно-гігієнічні умови схоронності документів ......................

 Температурно-вологісний режим збереження документів .....................

 Глава II. Основні вимоги до приміщення та обладнання архіву ............ ..

 Створення оптимальних умов зберігання документів ........................... ..

 Вимоги до приміщення архіву ...................................................... ..

 Електро- та протипожежне обладнання ...........................................

 Стелажне обладнання ............................................................... ..

 Упаковка документів ..................................................................... ..

 ЗАКЛЮЧЕНИЕ........................................................................................

 Додаток 1 ...........................................................................................

 Додаток 2 ...........................................................................................

 Список литературы...................................................................................

3

5

5

6

9

9

 12

 12

 12

 13

 14

 16

 18

 20

 21

 22

В В Е Д Е Н Н

Мета даної роботи розгляд і вивчення технології збереження документів, характеристика основних методів зберігання документів та їх опис.

У роботі докладно розглядаються основи фізико-хімічної збереженості документів, фактори їх руйнування, старіння, згасання, режим та умови їх зберігання. А також матеріали, засоби та обладнання для зберігання та пакування документів, що застосовуються в архівах. Розгляд та вивчення цих питань є основним завданням цієї роботи.

Документи є засобом закріплення різними способами на спеціальних матеріалах інформації про факти, події, явища, об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. У державних і відомчих архівах, бібліотеках, інших центрах документації зосереджений великий обсяг ретроспективної інформації, використовуваної для діалектико-матеріалістичного вивчення історії держави, в народногосподарських, наукових і культурних цілях.

Відповідно до закону СРСР «Про охорону і використання пам'яток історії та культури» акти державної влади та органів державного управління, кінофотодокументи і звукозапису, давні рукописи, а також рідкісні друковані видання віднесені до документальних пам'ятників історії та культури. Забезпечення збереження документів є великої наукової проблемою, що має важливе політичне, народногосподарське та соціально-культурне значення.

Російськими фахівцями виконана велика робота з поліпшення умов зберігання документів і створення знову обладнаних архівосховищ. В результаті систематичної роботи, що проводиться в архівах, бібліотеках, наукових інститутах і лабораторіях, стала більш зрозумілою картина фізико-хімічного стану документів і деяких процесів зміни їх первинних властивостей під впливом зовнішніх факторів - світла, температури і вологості повітря, його газового складу та ін.

У різних сховищах сконцентровані вельми різноманітні за часом походження, змісту, оформлення, техніці і способу відтворення документи. До них відносяться стародавні і сучасні рукописні і друковані матеріали у вигляді книг, окремих державних актів, планів, креслень, малюнків і художніх репродукцій, виконаних на різних сортах паперу, шкірі і пергаменті, за допомогою використання різних барвників органічного та неорганічного походження.

В основі даної теми лежить ряд нормативних актів, що регламентують діяльність установ, що зберігають документи - архівів. Основними документами у цій галузі є "Основні правила роботи державних архівів СРСР" і "Основні правила роботи відомчих архівів". У цих нормативних актах докладно описуються умови зберігання документів: температурно-вологісний режим, розміри приміщень архіву, розміри стелажів та інше.

Питання, що стосуються найбільш нової архівної техніки докладно відображені в книгах з архівознавства. Найбільш повні відомості по темі цієї роботи містяться в книгах "Архівознавство" авторів Крайського З.В., Челліні Е.В. і "Основах забезпечення збереження документів" Сергазіна Ж.Н. У даних джерелах проаналізовані сучасні методи та тенденції в галузі забезпечення схоронності документів. З природничо-наукової і технічної точки зору розглядаються теоретичні основи старіння і довговічності документів на різних носіях; технологія зберігання та захисту інформації від передчасного руйнування.

Глава I

Основи забезпечення фізико-хімічної

збереженості документів

Тривала схоронність документів залежить від створення оптимальних умов їх зберігання, пов'язаних зі сприятливими температурно-вологісним і світловим режимами, а також від постійного дотримання санітарно-гігієнічних вимог.

Фізико-хімічні фактори руйнування документів

Фізико-хімічним змінам (старіння) піддаються всі складові частини документів: папір, барвники (чорнило, туш, олівець, машинописні барвники), клей, картон палітурок. Папір стає крихкою і ламкою. Особливо нестійка сучасна папір сортів газетний і друкарська № 3, яка вже через десять років жовтіє і стає крихкою.

На фізико-хімічний стан документів у сховищах справляє негативний вплив ряд факторів: різкі перепади температури і зайва сухість повітря негативно впливають на структуру паперу, роблячи її ламкою; прямі сонячні промені впливають на структуру паперу і знебарвлюють барвник, яким завдано текст; наявність у повітрі шкідливих домішок (сірчистого газу) у поєднанні з підвищеною вологістю також тягне за собою псування тексту: вогкість викликає розвиток плісняви, яка, просочуючи папір, покриває її різнобарвними плямами, руйнує і іноді повністю знищує текст. Знебарвлення тексту називається згасанням тексту документа. Сонячне світло є одним з факторів, що згубно діють на основу папери та барвники. Під впливом ультрафіолетових променів папір жовтіє і втрачає механічну міцність, а більшість текстів вицвітає, руйнуються також і шкіряні палітурки. У зв'язку з цим рекомендується ставити стелажі в сховищах таким чином, щоб документи були висвітлені мінімально. Заходами, що перешкоджають старінню паперу і вицвітання текстів, є вставка світлорозсіювальних стекол, а за їх відсутності - забарвлення стекол білилами або застосування штор з щільної темної тканини, а також розсувних ставень. Особливо сприятливо зберігання документів в коробках і папках, що виготовляються з урахуванням розмірів документів. Справи розміщують у коробках з таким розрахунком, щоб їх можна було вільно виймати і підкладати, не пошкоджуючи обкладинок і аркушів документів. Якщо архів не має можливості закартоніровать справи (укласти їх в коробки або картонні папки з клапанами), то рекомендується обгортати зв'язки або обкладати їх папером. Для цього придатні сорти паперів: малювальна марки В, чертежная марок В, 0 № 1, 2, обгортковий марки А, перфокарточная, форзацная лощеная марки А.

Картонірованіе оберігає документи і від іншого негативно впливає ними чинника - пилу. Пил, потрапляючи між волокнами паперу, руйнує целюлозу і тим самим знижує міцності, паперу, сприяє збільшенню вологи, є середовищем для живлення суперечка цвілевих грибків, переносником яєць комах. У промислових районах, де повітря забруднене газами (сірчистим, оксидами азоту та ін.), Що лежить на документах пил сприяє концентрації газів, а отже, і активізації їх старіння.

Біологічні фактори руйнування документів

Дуже небезпечні для документів біологічні шкідники: рослини (бактерії, гриби) і тварини (комахи, гризуни). Поява їх в архіві - серйозна загроза збереження документів. Тому необхідно мати хоча б елементарне уявлення про біологічні чинники, що впливають на прискорення "старіння" документів.

Бактерії є нижчими одноклітинними організмами. Для їх життєдіяльності необхідна висока вологість папери, можлива при затопленнях сховищ або постійної підмочки справ через несправність покрівлі, опалення, сирих стін. На папері з'являються пігментні плями неправильної форми. Шкіра та клей палітурки розкладаються: на них з'являється слиз, а з часом (якщо не боротися з бактеріями і не поліпшити режим зберігання документів) отвори на місці поразок.

Способи боротьби: дезінфекція, зміна умов зберігання справ.

Основними руйнівниками документів в архівосховищах є гриби, звані в побуті цвіллю. Для документів характерне ураження грибами-паразитами, що живуть за рахунок мертвих органічних залишків. Вони з'являються на папері, шкірі і картоні палітурок, клеї, нитках. Відомо понад 200 видів грибів, що мешкають в архіві і книгосховищах. Гриби - багатоклітинні рослини, що розмножуються спорами. Спори легко переносяться потоками повітря, особливо в запилених приміщеннях, і можуть швидко заразити здорові документи. Як правило, гриби розвиваються на вологих документах або в сховищах з підвищеною вологістю повітря при температурах 20 - 27 ° С, в тісно заставлених кутах, що не провітрюваних шафах. Гриби дуже чутливі до дії газів, тому для боротьби з ними ефективна дезинфекція. Однак гриби, що живуть у сховищах, дуже життєздатною: гриби, загиблі від нестачі вологи або низьких температур, можуть відродитися знову при виникненні сприятливих для них умов. У зв'язку з цим необхідно суху цвіль видаляти з паперу і переплутав м'якими марлевими або ватними тампонами.

Пошкодження документів комахами зустрічається рідше, ніж ушкодження грибами, але збиток документам ними може бути завдано в більш короткі терміни. Відомо близько 100 видів комах, які пошкоджують документи, але це не специфічні шкідники паперу. У природних умовах це - шкідники деревини, борошна, хутра, шкіри і т.д.

Найбільшого поширення в архівосховищах отримали жуки: точильники, притворяшки, кожееди.

Серед точильників (меблевий, хлібний, строкатий) найнебезпечнішим і ненажерливим є хлібний, який вражає палітурки, проклеєні борошняним клеєм, а також прилеглі до нього листи. Особливо ненажерливі його личинки. І жук, і личинки живуть і листах, роблячи в них ходи.

а) б)

Малюнок 1.1. - А) хлібний точильник; б) меблевий точильник.

Личинки і жуки притворяшки-злодія і шовковистого притворяшки ушкоджують всі частини переплетених документів.

а) б)

Малюнок 1.2. - А) прітворяшка-злодій самець; б) прітворяшка-злодій самка.

Кожееди постійно в документах не знаходяться, а лише харчуються ними. Можуть знищити папір, пергамент, всі частини палітурки. Найчастіше вони обгризають документи з поверхні, не роблячи ходів. У сховищах зустрічаються кожееди: антренус, шинковий і килимовий. Жуки і личинки кожеедов вдень ховаються за плінтусами, під підлогою, у закритих шафах, книгах.

а) б) в)

Малюнок 1.3. - А) личинка кожееда; б) кожеед шинковий (рябої); в) кожеед килимовий.

В архівосховищах може мешкати моль двох груп: що харчується тільки рослинною їжею - зернова, грибна і насіннєва моль (пошкоджує в основному палітурки і корінці, проклеєні борошняним клеєм), що харчується речовинами тваринного походження - шубна, меблева, килимова і платтяна (пошкоджує документи і частини палітурки ). Всі види молі пов'язані з продовольчими складами, складами деревини і гніздами птахів.

Таргани не живуть в листах, а приходять харчуватися борошняним клеєм, разом з ним вони гризуть папір, одночасно сильно забруднюючи документи своїми виділеннями.

Малюнок 1.4. - Тарган.

Для боротьби з біологічними шкідниками необхідно проводити систематичну профілактику (періодично переглядати справи, перевіряти стан підлоги, плінтусів, не вносити в сховища продукти, не входити в курній одязі). При виявленні гризунів і комах звернутися в санітарно-епідеміологічну станцію. Документи, уражені комахами і цвіллю, продезинфікувати. При появі цвілі на коробках або справах можна провести найпростішу дезінфекцію: спочатку слід ізолювати уражені справи, а потім в ізоляторі продезінфікувати їх трипроцентним розчином формаліну (1 частина 40% -ного формаліну на 13 - 15 частин води). Для профілактики справи, що зберігаються в приміщеннях з підвищеною вологістю повітря, систематично проглядаються і можуть просушуватись на відкритому повітрі при температурі не вище 30 - 35 ° С, захищеними від прямих променів.

Санітарно-гігієнічні умови збереження документів

Дотримання санітарно-гігієнічних умов є одним із заходів збереження документів. Для запобігання документів від пилу найкращим засобом є кондиціювання повітря в архівосховищах. Однак можна ефективно боротися з попаданням пилу в сховища і за допомогою припливно-витяжної вентиляції з системою хімічних фільтрів.

Рекомендується забезпечити максимальну герметичність архівосховища. Але якщо все-таки доводиться відкривати вікна або кватирки, їх треба затягувати марлею, змоченою 50% -ним розчином гліцерину і віджатою. Прибирання приміщення слід проводити тільки вологу. Необхідно періодично знепилюючих справи, коробки, папки та стелажі з допомогою пилососів. При відсутності пилососів обеспиліваніе проводять ганчіркою, змоченою в 1% -ному розчині формаліну. Для підтримки необхідних санітарно-гігієнічних умов в архіві не рідше одного разу на місяць слід проводити санітарні дні.

Температурно-вологісний режим збереження документів

Температура і вологість повітря є основними чинниками, створюють сприятливі умови для тривалого збереження документів. На прискорення процесу старіння паперу впливає не тільки підвищена понад норму температура, а й різкі її коливання.

Всі матеріали, що входять до складу справ (папір, шкіра, клей), гігроскопічна, і тому їх стан залежить від вологості повітря. При низькій вологості повітря папір втрачає еластичність, клей стає крихким, шкіра палітурок зсихається і тріскається і палітурка деформується. Висока вологість повітря розпушує папір, деформує її краю, тобто робить її нестійкою, прискорює що протікають в ній хімічні процеси. Палітурки справ можуть розклеюватися. Крім того, висока відносна вологість повітря сприяє утворенню цвілі, яка швидко поширюється при різких коливаннях температури і вологості повітря.

У зв'язку з цим у сховищах шляхом кондиціонування, вентиляції та інших заходів повинен підтримуватися оптимальний режим зберігання документів, тобто такий температурно-вологісний режим, при якому папір, картон, шкіра і клей палітурок найкраще зберігають свої властивості.

В архівосховищах рекомендується підтримувати постійну температуру в межах від +14 до +20 ° С. Допустимі межі відносної вологості повітря від 45 до 60%. Для підтримки нормального температурно-вологісного режиму, крім регулювання опалення, велике значення має хороша циркуляція повітря в приміщенні. Це досягається провітрюванням (природним і примусовим за допомогою вентиляторів) і правильною установкою стелажів. Якщо стелаж стоїть впритул до стіни, біля краю полиць встановлюють обмежувачі, щоб справи не торкалися стін. Досвід показує, що навіть при недовгому зберіганні документів, укладених впритул до стіни, вони відволожуються і з'являється цвіль.

Для контролю за температурою і рівнем вологості в архівосховище застосовуються термометри, гігрометри, психрометри, гігрографи. Найбільш поширеним приладом, простим в обігу і дешевим, є психрометр побутової рідинний ПБ-1Б (психрометр Августа).

Прилад складається з двох термометрів - сухого і вологого. Сухий показує температуру повітря, а свідчення вологого допомагають встановити відносну вологість повітря. Вологість визначається за таблицею, яка додається до психрометрами. Запис показань температури і вологості ведеться щоденно в спеціальному журналі.

 Дата запису

 Кліматичні параметри повітря

 Підпис

 співробітника, який зробив запис

 Примітка

 зовнішнє повітря

 повітря в сховище

 температура

 відносна вологість

 температура

 відносна вологість

 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Відхилення від норм температури і вологості повітря усуваються так: при підвищеній вологості повітря - встановлення автономних кондиціонерів, інтенсивне отапливание або провітрювання приміщення (проводиться тільки в, тому випадку, якщо вологість зовнішнього повітря нижче вологості повітря в сховище), а також установка відкритих судин з водним розчином хлористого кальцію; при зниженій вологості повітря - зменшення нагрівання опалювальних приладів, установка зволожувачів повітря (кліматізер КІ-0.4 або побутові), установка судин з водою, мають велику площу випаровування, вологе прибирання приміщень.

а) б)

Малюнок 1.5. - А) спліт-система настінного типу LG LS - Р0760HL;

б) віконний кондиціонер LG LW-C1261HL.

Проте всі ці заходи проводяться тільки при постійному спостереженні за температурно-вологісним режимом повітря в сховищі.

Глава II

Основні вимоги до обладнання і

приміщенням архіву

Створення оптимальних умов зберігання документів

Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються:

- Наданням для архіву приміщення і проведенням планово-попереджувального ремонту приміщень;

- Обладнанням приміщення архіву засобами пожежогасіння, охоронною та протипожежною сигналізацією;

- Застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів (стелажів, сейфів, коробок і т.д.);

- Створенням оптимального температурно-вологісного і світлового режиму в приміщенні архіву, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.

Вимоги до приміщення архіву

У відповідності з обсягом і складом зберігаються справ архіву надається окрема будівля (або частина будівлі), спеціально побудоване і обладнане або пристосоване для зберігання документів.

Будівництво спеціальної будівлі архіву може проводитися як за типовими проектами будівель державних архівів, так і за індивідуальними проектами, погодженими з зацікавленими організаціями.

Спеціальні приміщення для архіву повинні передбачатися при будівництві адміністративних будівель для організацій, у структурі яких діє архів. При відсутності спеціального приміщення для архіву виділяється пристосоване приміщення в адміністративних будівлях організацій.

Оптимальні умови зберігання документів і роботи з ними передбачають надання наступних приміщень для архіву:

- Сховище для зберігання документів;

- Приміщення для прийому, тимчасового зберігання, акліматизації документів;

- Приміщення для роботи дослідників (читальний зал);

- Робочих кімнат для працівників архіву.

Робочі кімнати для співробітників і приміщення для роботи дослідників (читальний зал) повинні бути ізольовані від приміщень сховищ.

Приміщення сховищ, які не мають перегородок від робочих кімнат, ізолюються спеціально встановленими перегородками. Сторонні особи допускаються в сховища тільки з дозволу завідувача архівом і в присутності співробітника архіву.

Сховища архіву повинні бути віддалені від лабораторних, виробничих, складських та побутових приміщень, пов'язаних із зберіганням або застосуванням харчових продуктів або хімічних речовин, і не мати спільних з ними вентиляційних каналів.

Сховища повинні бути безпечними в пожежному відношенні, гарантовані від затоплення і мати запасний вихід.

У приміщеннях сховищ не повинно бути газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів. Проводка труб немагістральних характеру допускається за умови їх ізоляції в спеціальних захисних пристосуваннях, що виключають проникнення викидів з них у сховище.

Зовнішні двері приміщення архіву повинні бути оббиті металевим листом і мати міцні засуви. У неробочий час вони опечатуються або пломбуються. Друк або пломбір зберігають разом з ключами у чергового по організації або у встановленому правилами внутрішнього розпорядку місці.

Приміщення архіву обладнуються охоронною сигналізацією. На вікна, розташування яких дозволяє доступ ззовні, встановлюються розпашні металеві решітки з замками, опечатаними пломбіром.

Електро- та протипожежне обладнання

У приміщеннях сховищ архіву прокладається прихована електропроводка; допускається електропроводка в газових трубах. Освітлювальна арматура застосовується Напівгерметичний. Світильники, електрощити і розподільчі пристрої повинні бути закритого виконання. Сховища обладнуються відключають рубильниками. Розподільні електрощити, запобіжники і рубильники встановлюються тільки поза сховищами.

З метою протипожежного захисту все електроустаткування забезпечується заземленням.

За пожежною небезпекою приміщення архівів відносяться до категорії "В". Сховища повинні розміщуватися в будівлях не нижче другого ступеня вогнестійкості.

Основним протипожежним устаткуванням архівів є вуглекислотні вогнегасники новітніх конструкцій (Додаток 1), які встановлюються з розрахунку не менше одного на кожні 50 кв. метрів площі, але не менше двох на кожне окреме приміщення.

Приміщення архіву обладнується протипожежним водопостачанням. Пожежні крани встановлюються на сходових майданчиках. Кожен пожежний кран повинен мати прогумований рукав протяжністю до крайньої точки сховища.

Сховища і приміщення для роботи з документами повинні бути обладнані пожежною сигналізацією.

В архіві на видному місці вивішуються: інструкції про заходи пожежної безпеки, список пожежного розрахунку і план евакуації документів і майна на випадок пожежі. У пожежний розрахунок включаються всі співробітники архіву, з якими періодично, але не рідше одного разу на квартал, проводяться заняття із заходів пожежної безпеки і практичних дій під час пожежі.

При виникненні пожежі всі співробітники беруть участь у його ліквідації, виконуючи раніше розподілені обов'язки.

У сховищах забороняється куріння, застосування електронагрівальних приладів, зберігання продуктів харчування, легкозаймистих речовин і вибухонебезпечних предметів.

Стелажне обладнання

Процес зберігання документів є важливим технологічним процесом в роботі сховищ. Вибір типу та кількості засобів зберігання залежить від особливостей документів, прийнятої системи зберігання, будівельних характеристик будівлі.

На практиці застосовують чотири основні системи зберігання документів: вертикальна бібліотечна, горизонтальна, вертикальна підвісна і вертикальна каталожна. В даний час розробляються також системи автоматичного зберігання документів.

Вертикальна бібліотечна система призначена для зберігання папок (325 * 230 * 60 мм) і коробок (350 * 245 * 180 мм) для стандартних справ. Її застосовують для постійного (в архівах) і для оперативного поточного зберігання діловодних документів в коробках і папках в один ряд на стеллажной полиці.

Горизонтальну систему, призначену для документів в коробках (180 * 350 * 245), які розміщують в один або два ряди на стелажах, застосовують, в основному, для постійного зберігання документів.

У вертикальній підвісній системі використовують шафи з висувними ящиками для підвісного зберігання документів. Їх застосовують для оперативного поточного зберігання документів.

Вертикальна каталожна система - це шафи з висувними ящиками для зберігання переплетених справ, швидкозшивачів, спеціальних папок для НЕ скріплених документів, карток. Система призначена для оперативного поточного зберігання документів.

Для зберігання документів застосовують стелажі, шафи, коробки, папки, а також сейфи, контейнери. Однією з найважливіших деталей устаткування сховищ є стелажі (Додаток 2). Для нормального функціонування сховищ і забезпечення належного збереження документів міцність конструкцій стелажів і зручність користування ними мають істотне значення. Вже в процесі проектування нової будівлі сховища необхідно передбачати, який тип стелажів буде в ньому встановлений. Гнучкість планування і приміщень сховища повинна також дозволяти в майбутньому без особливих складнощів замінити застарілі конструкції на більш сучасні та раціональні.

Сховища документів в більшості випадків оснащені, як правило, сталевими стелажами. Дерев'яні стелажі зберігаються лише в адміністративних приміщеннях і читальних залах тільки з міркувань естетики.

У більшості випадків при будівництві архівних будівель висоту стель в сховищах звичайно планують не більше 2,3м. Відповідно і висота стелажних установок не повинна перевищувати ці розміри. Низькі стелі дозволяють співробітникам архіву вільно користуватися документами, що лежать на верхніх стелажах, без драбин. У багатьох архівах ширина проходів варіюється від 0,76м до 1,22м, ширина одностороннього стелажу рівна звичайно 40см, а двостороннього - 75см. Відстань між стіною і стелажем, паралельним їй повинна бути 75см, відстань між стіною і торцем стелажу одно 45см, відстань від підлоги до нижньої полиці не менше 15см, в цокольних поверхах не менше 30см. Стелажі повинні бути встановлені паралельно стінам з вікнами. Якщо висота сховища більше 4м, то стелажі розміщуються в 2 яруси.

Широко застосовують нерухомі (стаціонарні) стелажі, не пов'язані за своєю конструкцією з архітектурною структурою будівлі. Іноді арматуру самих металевих стелажних конструкцій використовують як арматури архівних будівель. У цьому випадку бетонні плити навішують безпосередньо на металеві стовпи, які одночасно служать вертикальними стійками для стелажів. Перевага стелажів стаціонарного типу в тому, що вони міцні, тверді, особливо придатні для сховищ типу башти. У свою чергу, самонесучі стелажні конструкції дуже економічні у виробництві.

Також для зберігання документів дуже зручно використовувати компактні стелажі. Вони дозволяють оптимально вирішити проблему розміщення на гранично малій площі найбільшої кількості документів. Зручність користування компактними стелажами обумовлена ??тим, що вони мають велику місткість, відмінно захищають документи від несанкціонованого доступу. Але і ці стелажі мають ряд недоліків: вони вимагають зберігання тільки абсолютно здорових документів, так як в умовах компактного зберігання через відсутність припливу свіжого повітря біологічне ураження документів відбувається швидше. Щільність розміщення документів робить цю систему важкою і вимагає значного зміцнення перекриттів в сховищах. Компактні стелажі є рухомими. Принцип їх дії - одна частина стелажної секції або прольотів можуть наближатися один до одного. Переміщаються стелажі за допомогою різних систем пересування і бічного переміщення і систем обертання на гаках. В системі подовжнього розміщення рухомими є секції. Пересування здійснюється за допомогою рейок, укладених на підлозі. В системі стелажів з бічним переміщенням пересуваються не всі стелажі, а їх секції, причому не паралельно центральному проходу, а перпендикулярно йому.

Для зберігання найбільш цінних і секретних документів, а також спеціальних видів документів (карти, плани, креслення, рукописи і т.д.) застосовуються сталеві шафи. Можуть бути використані також сейфи і контейнери. Поряд з усіма перерахованими, розробляються також і автоматизовані системи зберігання документів. Впровадження автоматизованих систем дозволяє максимально корисно використовувати площі і об'єм приміщення, сприяє зменшенню трудомісткості пошукам видачі документів, обмежувати доступ до збережених документам.

Упаковка документів

Роль упаковки під час зберігання полягає в захисті документів від впливу зовнішніх факторів (сонячних променів, пилу, вологи, мікроорганізмів) і механічних пошкоджень. Для забезпечення тривалого збереження документів в процесі зберігання упаковка повинна відповідати таким основним вимогам: газо- і вологонепроникності; механічної міцності; стабільності геометричних розмірів; стійкості до сонячного світла; вогнестійкості; хімічної інертності по відношенню до матеріалу, на якому створено документ; низькій швидкості старіння.

Для виготовлення упаковок документів застосовують п'ять основних типів матеріалів: метали, картон, міцні пластмаси, поліетилен і комбіновані матеріали.

Розрізняють такі види упаковок: коробки, папки, футляри, контейнери, пакети. Документи на паперовій основі, як правило, зберігаються в картонних коробках і папках. Картонні коробки є найдешевшими і поширеним видом упаковок документів у всіх архівах. Однак при тривалому зберіганні картонні коробки утворюють пил, який, потрапляючи на документи, може викликати незворотні дефекти у вигляді подряпин, потертостей і т.д. Крім того, при тривалому зберіганні з картону виділяється перекис водню, яка прискорює процес старіння документів.

Кінодокументи упаковують в стандартні металеві (жерстяні) коробки, які розташовують у горизонтальному положенні стопками по 5-6 штук. У металевих коробках зберігаються і мікрофільми. Металеві антикорозійні коробки або ящики для рулонів кінострічок і мікрофільмів є основним засобом зберігання в кіноархівах і в спеціалізованих сховищах державних архівів. Металеві коробки і контейнери мають високу механічну міцність. При зберіганні в них магнітних стрічок вони є також своєрідним екраном, що захищає фонодокументи від впливу магнітних полів. Найбільш оптимальним матеріалом для виготовлення металевих коробок є сплав, що складається з 20% заліза і 80% нікелю.

Застосування комбінованих матеріалів дозволяє виготовити міцні водонепроникні упаковки (чотирьохшарові коробки з поліетилену, картону, станіолі і металу).

В даний час розроблені нові типи коробок для пакування та зберігання документів з ударостійких пластмас. Пластмасові коробки пиленепроникні, не схильні до впливу вологи, зручні для серійного виробництва. Для більшої герметизації упаковки коробки можуть бути забезпечені м'якими гумовими або пластмасовим ущільнювачем між кришкою і підставою.

З А К Л Ю Ч Е Н Н

У зв'язку з швидкими і глобальними змінами, що відбулися і відбуваються в нашій країні і суспільстві, зростанням і підвищенням науково-технічного та організаційно-економічного рівня незмірно зросла роль документаційного багатства, чіткіше визначаються основні функції архівних та інших інформаційних установ: зберігання, необхідної суспільству, ретроспективної інформації та забезпечення користувачів цією інформацією. З цієї точки зору інформаційний центр, бібліотека або музей, як сховища ретроспективної інформації, мало відрізняються від архіву. З іншого боку, організація читальних і виставкових залів в архівних установах та надання користувачам необхідної інформації робить архіви схожими на інформаційні центри, бібліотеки, музеї. Однак є й принципові відмінності архівів від інших інформаційних установ. Архіви - це унікальні хранителі "пам'яті людства", державні центри зосередження документальних пам'ятників історії, науки і культури.

У нашій країні налічується понад 4 тис. Державних архівів і тисячі відомчих архівів, що утворюють розгалужену мережу. В інших галузях функціонують аналогічні документальні мережі, зокрема, інформаційна та бібліотечна.

Забезпечення збереження документів є науково-технічною проблемою, включаючи питання науково-дослідного, організаційного та методичного характеру. Основна увага архівні установи зосередили на підвищенні наукового рівня, ефективності та якості роботи, зміцненні матеріально-технічної бази, впровадженні технічних досягнень в практику. Пильна увага концентрується на пріоритетних напрямах архівної галузі, і насамперед на оновленні основних виробничих фондів, технічному переозброєнні і реконструкції діючих установ і лабораторій, а також будівництві сучасних архівосховищ.

Обмежені можливості традиційних методів обробки великих обсягів архівної інформації зумовили необхідність вдосконалення та розвитку системи науково-довідкового апарату Державного Архівного Фонду РФ на базі інформаційних технологій, орієнтованих на застосуванні організаційної та обчислювальної техніки. Велике значення надається розробці прогресивних технологій автоматизованої реставрації та відтворення документів на базі мікропроцесорної техніки.

У даній роботі проаналізовано основні сучасні методи та тенденції в галузі забезпечення схоронності документів з урахуванням розробок архівної практики. З науково-технічної точки зору розглянуті питання механізму старіння і довговічності документів на різних носіях; технологія зберігання та захисту інформації від передчасних руйнувань; методи і засоби реставрації та консервації документів; конструктивний ремонт будівель, обладнання та освітлення сховищ; традиційні й автоматизовані системи зберігання; засоби транспортування документів; системи та засоби протипожежного захисту; контрольно-вимірювальні прилади для вимірювання мікроклімату в приміщенні. А також досліджено основні параметри оптимізації фізичної схоронності документів, техніка кондиціонування та способи автоматичного регулювання клімату в сховище.

На основі нашої роботи показані оптимальні умови схоронності документів на різних носіях, які слід враховувати в перспективі економічного уніфікованого підходу до проектування і будівництва архівів.

Додаток 1

ВОГНЕГАСНИКИ

.

Вогнегасник хімічний пінний ОХП-10 Вогнегасник повітряно-пінний (ОВП)

 1 - корпус; 2 - кислотний стакан; 3 - бічна ручка;

 4 - горловина; 5 - рукоятка; б - шток; 7 - кришка;

 8 - сопло; 9 - клапан; 10 -предохранітель; 11 - нижня ручка

 1 - корпус; 2 - пінний насадок; 3 - трубка;

 4 - кришка; 5 - рукоятка; б - пусковий важіль; 7 - шток; 8 - балончик зі стисненим повітрям; 9 - сифонная трубка

 Вогнегасник вуглекислотний ОУ-2

 Вогнегасники угяекіслотно-брометіловий і аерозольний: ОУБ-3

 1 -корпус; 2- балончик; 3- рукоятка; 4 - сифонная трубка

ПРИСТРІЙ стаціонарних установок пожежогасіння

Схема автоматичної установки водяного пожежогасіння:

1 - сповіщувач; 2 - зрошувач

Додаток 2

СИСТЕМИ КОМПАКТНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

 I - стелажі поздовжнього переміщення з ручним приводом;

 II - стелажі шафового типу, що обертаються на петлях;

 III - стелажі поперечного переміщення з ручним приводом;

 IV - стелажі поїзного типу з електроприводом "Компактус"

Система стелажів поздовжнього переміщення "Компактус"

Список літератури

1. ГОСТ Р 6.30-97 УСД УСОРД. Вимоги до оформлення документів. - М., 1998р.-19с.

2. СТП УРПК-1-2000. Вимоги до оформлення текстової документації. - Новоуральськ, 2000.-27с.

3. Основні правила роботи державних архівів СРСР. - М., 1984.-174с.

4. Основні правила роботи відомчих архівів. - М., 1989 - 205с.

5. Крайська З.В., Челліні Е.В. Архівознавство. - М .: Изд-во «Норма», 1996. - 224с.

6. Сергазін Ж.Н. Основи забезпечення схоронності документів. - М., 1986 - 208с.

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка