трусики женские украина

На головну

 Системи електронного документообігу. Пакет прикладних програм Documentum - Діловодство

Московський Державний Університет

Економіки, статистики та інформатики

Реферат

Електронні Системи Управління Документооборотом

«Системи електронного документообігу.

Пакет прикладних програм Documentum »Виконав:

студент групи ДММ-201

Лобачев А. А.

Перевірила:

Смирнова Г.Н.

Москва, 2004

Зміст:

1. Основні концепції безпаперової технології управління. 3

2. Поняття економічної системи, її структура, склад та класифікація функцій управління і бізнес-процесів. 4

3. Призначення СДОУ. Структура, функції і види. 8

4. Зміст процедури СЕДО. Контроль виконання документа. 12

5. Поняття економічної інформаційної системи. Класи, структура, особливості ІВ. Особливості корпоративної економічної системи. 16

6. Призначення ЕСУД, принципи побудови, склад модулів. 20

7. Призначення і зміст робіт з модулем СЕДО. Вимоги до програмного і технічного забезпечення. 24

8. Огляд пакета "Documentum" 25

1. Основні концепції безпаперової технології управління

В умовах ринкової економіки і зростання конкурентної боротьби помилки у діяльності будь-якої економічної системи (підприємства, фірми чи корпорації) можуть істотно позначитися на фінансові результати її діяльності і навіть призвести до банкрутства. Це викликає необхідність підвищення ефективності управління за рахунок прийняття оптимальних стратегічних та оперативних управлінських рішень та вдосконалення технології управління. Під управлінням розуміють процес завдання мети функціонування об'єкту і вироблення впливів на цей об'єкт в напрямі досягнення поставленої мети. Мета функціонування підприємства реалізується за допомогою ряду ділових процесів, які з окремих компонент, взаємодія яких задається певним регламентом їх виконання. Об'єктами управління можуть бути: матеріальні, фінансові, трудові або інформаційні ресурси, використовувані при виконанні ділових процесів; самі ділові процеси, що виконуються на підприємстві для досягнення поставленої мети; підрозділи підприємства, де протікають ділові процеси, або все підприємство в цілому.

Щоб стримувати натиск конкуруючих підприємств і організацій, бізнес повинен успішно адаптуватися в мінливому оточенні, тому відзначається прагнення керівництва компаній, з одного боку, до реструктуризації систем управління та вдосконалення процедур управління та ділових процесів, і, з іншого, до зменшення обсягів паперової інформації, зниження вартості обробки інформації та підвищення ефективності управління нею на шляху організації спільного доступу фахівців до інформації, збереження і пошуку документів.

Нові інформаційні технології пропонують засоби для досягнення цих цілей за допомогою двох підходів:

· Реінжинірингу бізнес - процесів;

· Переходу до безпаперової технології управління.

У даній роботі розглядається зміст другого підходу - вибору та застосування методів і засобів організації безпаперової технології управління, яка ґрунтується на використанні трьох основних концепцій: переходу до електронних документів, створенню систем управління документами та системи електронного документообігу.

Концепція електронного документа з'явилася в 80-х роках з появою на ринку мікрокомп'ютерів і першого графічного інтерфейсу користувача (GUI). Як стверджують співробітники компанії Delphi Consulting Group, вже сьогодні в деяких областях діяльності електронним способом обробляється до 90% інформації.

На відміну від документів на паперових носіях з їх жорсткими рамками, статичною формою і обмеженими можливостями перехід до динамічним цифровим електронним документам забезпечує особливі переваги при створенні, спільному використанні, поширенні та зберіганні інформації. Вони можуть збільшити продуктивність безлічі додатків, що використовуються в бізнесі, зменшити вимоги до розмірів накопичувачів, скоротити або повністю вирішити проблему втрат і невірного розміщення документів.

Електронні документи можуть одночасно використовуватися співробітниками в рамках однієї робочої групи, відділу або всього підприємства. Доступ до них здійснюється за кілька секунд, а не хвилин, годин, днів, а іноді і тижнів, що трапляється при використанні документів на паперових носіях. Прискорений доступ до стратегічної інформації разом зі значною економією коштів може забезпечити і важливі конкурентні переваги.

Крім перерахованого, електронні документи дозволяють перемістити центр ваги комп'ютерної технології з традиційних структурованих алфавітно-цифрових даних на потоки даних, доповнені великими обсягами неструктурованого тексту, зображень, звуку, відео і графіки. Такі документи зможуть також включати гіпертекстові зв'язки, перероблені OLE-об'єкти, текстові об'єкти і реляційні дані. Електронний документ буде обмежений такими параметрами, як його вміст, структура даних, формати і стандарти режиму передачі і, найважливіше, характер його використання. При зміні будь-якого з цих параметрів відповідно буде змінюватися документ. Він буде відкритим, гнучким, адаптованим, багатовимірним.

За кілька років концепція електронного документа отримала свій розвиток від звичайного графічного образу документа до ідеї управління документами. Сьогодні електронний документ - це форма знайомого виду, обробка якої відбувається за допомогою послідовного застосування тісно взаємозалежних технологій у рамках так званих Систем Управління Електронними Документами (СУД) або Electronic Document Management Systems (EDMS).

Потужні системи класу EDMS, що працюють найчастіше на розподілених архітектурах, засновані на комбінації технологій збору, зберігання, пошуку і розповсюдження електронних документів. Значне підвищення продуктивності при використанні технології EDMS відзначено в багатьох галузях: уряд, судочинство, юриспруденція, фармацевтика, страхування, фінансові послуги, охорона здоров'я, виробництво і систему вищої освіти.

Можна виділити наступні основні завдання, які покликана вирішувати система управління документами - уміти переводити паперові документи в електронний вигляд і вміти перехоплювати всі створювані електронні документи із усіх джерел надходження:

· З додатків, які створюються текстовими процесорами, електронними таблицями, графічними процесорами, пакетами прикладних програм для настільних видавництв;

· Факсові повідомлення, які прийшли через факс - сервер підприємства;

· Вхідні, вихідні та внутрішні повідомлення, які з електронної пошти;

· Звіти та інші документи, які готують функціональні інформаційні системи, на печатку або відправлені факсом, але їх треба перехопити і відправити в сховищі електронних документів.

Багатофункціональні системи управління документами розвиваються під впливом переходу від обчислювальних середовищ на базі мейнфреймів до систем на базі мікропроцесорів, від монолітних закритих додатків до відкритих і інтегрованим програмним компонентам.

До третьої концепції є розробка системи електронного документообігу (СЕДО), покликаної для інтеграції всіх інформаційних додатків в єдине інформаційне середовище, що забезпечує оперативну взаємодію всіх користувачів при виконанні ними ділових процедур і функцій управління необхідною інформацією. Система електронного документообігу повинна

дозволяти планувати і складати маршрути пересування документів, контролювати це пересування, керувати документообігом і регулювати його.

Ця концепція має стадії свого розвитку від втілення ідеї використання технології "docflow", пов'язаної з плануванням та управлінням документопотоками, до технології "workflow", призначеної для управління діловими процесами і процедурами, при виконанні яких використовуються і створюються документи. Системи, засновані на застосуванні технології "workflow", отримали назву Систем Автоматизації Ділових Процесів (САДП) і призначені для моделювання ділових процесів і процедур, виконуваних на підприємстві, контролю їх виконання, оцінки та аналізу ефективності їх виконання, реструктуризації системи управління фірми.2. Поняття економічної системи, її структура, склад та класифікація функцій управління і бізнес-процесів

Всі підприємства, організації відносяться до категорії систем. Система може бути визначена як сукупність взаємопов'язаних елементів, що має або мета функціонування, або закони свого розвитку відносно ізольована від навколишнього середовища.

Існує декілька підходів до класифікації систем залежно від поставлених цілей.

За принципом виникнення системи можна розділити на штучні, для яких існує мети функціонування, і природні, які характеризуються законами розвитку, які пізнаються людиною і використовуються для створення штучних систем.

За кількістю елементів і зв'язків між ними все штучні системи діляться на великі і малі, за характером поведінки - на прості з детермінованим характером поведінки і складні, що володіють ймовірносними характеристиками поведінки.

За наявністю зв'язків управління можна виділити клас кібернетичних і не кібернетичних систем.

За призначенням штучні системи можна розділити на класи, відповідні видам людської діяльності: соціальні, економічні, інформаційні, технічні системи, медичні та ін.

За рівнем управління, на якому знаходиться економічна система, можна виділити системи державного рівня (наприклад, Центральний Банк РФ), міністерського рівня, рівня об'єднань та корпорацій і рівня конкретних підприємств і фірм.

Економічні системи далі можна розділити за галузями народного господарства: на системи, функціонуючі у комерційній сфері, сільськогосподарські підприємства, підприємства промислової і непромислової сфери.

Тому економічну систему (ЕС) можна трактувати як штучну, велику, складну, кібернетичну систему, господарством і призначену для одержання прибутку шляхом випуску певної продукції або надання послуг у певній галузі народного господарства.

Можна виділити наступні властивості економічних систем:

· Наявність певної мети функціонування - отримання прибутку у певній галузі народного господарства;

· Цілісність системи, завдяки наявності організаційної структури, і відносна ізольованість від навколишнього середовища;

· Властивість гомеостазису, тобто рівноваги системи;

· Властивість стійкості функціонування;

· Властивість керованості для досягнення поставленої мети;

· Властивість адаптованості до зміни вимог навколишнього середовища;

· Властивість навченості за рахунок врахування досвіду своєї роботи в минулому.

Оскільки будь-яка економічна система є кібернетичної системою, то в її складі можна виділити дві основні компоненти (див. Рис. 1): об'єкт управління і апарат управління (система управління).

Рис. 1. Структура економічної системи (ЕС)

Об'єкт управління (ОУ) - це підсистема, у якій протікають матеріальні процеси, т. Е. Процеси переробки сировини, матеріалів та інших ресурсів в готову продукцію або послуги, т. Е. Процеси, пов'язані з переробкою матеріального потоку МП 1 в матеріальний потік МП 2. Крім того, на вхід ОП надходять також зовнішній інформаційний потік ІП 1, який супроводжують матеріальний, наприклад, "Накладні на транспортування", "Рахунки - фактури на оплату" та ін. Те ж можна сказати і про потік ІП 2, які супроводжують відпуск готової продукції або послуг споживачам.

Структурно об'єкт управління може складатися з відділів, цехів, дільниць і складів, де відбуваються процеси перетворення ресурсів в готову продукцію і послуги.

Апарат управління (АУ) - це підсистема, в якій здійснюються інформаційні процеси, пов'язані з виконанням набору функцій, реалізованих в певному порядку, все різноманіття управлінських функцій можна розділити на загальні та конкретні функції. У загальних функціях виражається зміст управління як особливого виду людської діяльності. До основних загальних функцій управління належать такі: прогнозування; планування; обліку; контрольна функція; оперативного управління; аналізу; нормування; організаційна; адміністративна.

Перераховані функції взаємопов'язані між собою і їх можна представити у вигляді топологічної моделі (див. Рис. 2.), що відбиває технологію управління.

Перспективний розвиток підприємства чи прогнозування являє собою процес вироблення стратегічних показників діяльності підприємства на перспективу з використанням даних про внутрішні резерви і про зовнішнє середовище: ринку, конкуренції, технологіях і матеріалах.

Планування - це функція, пов'язана з виробленням програми дій, яка послужить надалі основою формування виробничої системи чи засобом підтримки її ефективного існування. Програма дій - це одночасно кінцева мета, керівна лінія поведінки, етапи майбутнього шляху й кошти, які будуть пущені в хід. Підготовка програми дій є однією з найбільш важливих і важких завдань на усякому підприємстві. Вона приводить в рух всю систему і служить основою успішної реалізації подальших функцій.

Рис. 2. Схема взаємозв'язку функцій управління

Облік - це функція реєстрації, збору, передачі та обробки та узагальненні поточних відомостей у підрозділах об'єкта управління про виконання плану.

Контроль на підприємстві полягає в перевірці - чи протікає згідно з прийнятою програмою, встановленим організаційним принципам і даним розпорядженням. Його метою є виявлення фактів невиконання програми, допущених помилок з метою виправлення та уникнення їх повторення в подальшому. Контроль застосовується до всього: до матеріальних об'єктів, діям, людям. Для того щоб контроль був дієвим, його треба проводити своєчасно й супроводжувати відповідними санкціями. За результатами контролю приймаються управлінські рішення, спрямовані на вироблення нових планів, реорганізацію виробничої системи, активізацію і координацію її діяльності. Таким чином, запускається новий цикл функціонування системи. Мета координації та контролю - ефективно діюча виробнича система.

Оперативне управління. Коли виробнича система підготовлено до роботи і її потрібно активізувати чи коли намічаються збої в її роботі, необхідно змусити діяти неї. Ця функція реалізується шляхом видачі розпоряджень. Зазвичай вона розподіляється між кількома керівниками, причому кожен бере на себе певне коло обов'язків і несе відповідальність за їх виконання. Після активізації виробнича система стає чинною.

Аналіз діяльності системи грунтується на проведенні обробки отриманих зведених даних та визначенні тенденцій у поведінці системи та процесів, що протікають в ній, і отриманні відомостей про ресурси підприємства, які використовуються при складанні нового плану.

Нормування - це функція визначення норм витрати сировини, матеріалів, праці і т.д. для виконання завдань кожного працівника, ділянці і цеху, що розраховуються на основі середньогалузевих норм.

Організація - це забезпечення підприємства всім тим, що необхідно для його благополучного функціонування: сировиною, обладнанням, грошима, персоналом і т. П. Володіючи необхідними ресурсами, воно повинно функціонувати відповідним чином і виконувати поставлені цілі. Результатом виконання даної функції є створена виробнича система. Слід зазначити, що на початковому етапі існування економічної системи організація передбачає розробку моделі виробничої системи, т. Е. Її логічного опису, а також проектування її структури - складу елементів і взаємозв'язків між ними.

Адміністрування передбачає узгодження діяльності всіх учасників процесу таким чином, щоб поліпшити функціонування підприємства і забезпечити його успіх. Це означає - враховувати щодо кожної підсистеми підприємства (технічної, фінансової, комерційної і т. Д.) Ті взаємозв'язки, які існують між нею та її оточенням, і ті наслідки, які надає її

Повний текст реферату

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка