трусики женские украина

На головну

 Секретарська справа - Діловодство

Введення

1. ТЕХНІЧНІ ЗАСОБИ секретаря-референта

Технічними засобами, якими найчастіше користується секретар, є: персональний комп'ютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для знищення паперів і копіювальний апарат. Секретар повинен знати, вміти і максимально використовувати наявні засоби для підвищення оперативності та ефективності своєї праці.

1.1. Комп'ютер

Комп'ютер став незамінним в практиці секретаря і по праву займає місце "номер один" на його робочому столі. Секретарю він допомагає виконувати широке коло завдань:

- Складання і редагування документів;

- Реєстрація та контроль виконання документів;

- Збереження і пошук документів, іншої корисної інформації;

- Прийом та передача документів каналами зв'язку;

- Архівне зберігання документів;

- Організація свого робочого часу і часу керівника та ін.

Сучасні комп'ютери відрізняються за архітектурою і продуктивності.

Основу архітектури комп'ютера становлять: системний блок, дисплей і клавіатура.

Головним елементом системного блоку є процесор. Ринок завоювали наступні види процесорів: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процесора визначає марку комп'ютера. Чим вище номер, тим вище можливості комп'ютера. Марка комп'ютера на робочому столі секретаря є показником рівня технічної оснащеності фірми.

Дисплей (монітор) призначений для відображення на екрані інформації, необхідної для користувача, про що відбуваються в комп'ютері процесах.

Клавіатура призначена для введення інформації. На клавіатурі знаходяться клавіші чотирьох видів:

- Алфавітно-цифрові;

- Функціональні;

- Зі стрілками;

- Керуючі.

У правій частині клавіатури розташовані клавіші, які можуть виконувати дві функції: клавіатури калькулятора та управління курсором на екрані.

Алфавітна клавіша може відтворювати або букву російського алфавіту, або латинського. Для перемикання використовуються програми

драйвери клавіатури. Перемикання здійснюється натисканням певного поєднання клавіш, відповідного використовуваному драйверу. Додатково до комп'ютера можуть бути підключені миша, принтер, модем, факс-модем, сканер, стример, пристрій архівації даних, інші пристрої і пристосування, що дозволяють розширювати можливості комп'ютера (збільшувати швидкодію або пам'ять, модернізувати введення / виведення інформації і т. П.) .

Миша є маніпулятор для введення інформації в комп'ютер. В основному використовуються миші з двома або трьома клавішами. Одну з кращих моделей миші пропонує фірма Microsoft. Для роботи з мишею необхідний спеціальний килимок для запобігання її прослизання за рахунок надійного зчеплення кульки миші з поверхнею килимка.

Принтер призначений для виведення інформації з пам'яті комп'ютера на паперовий носій. Найчастіше використовуються струменеві та лазерні принтери. Найкраща якість друку забезпечують лазерні принтери. У них для друку використовується принцип ксерографии: зображення переноситься на папір зі спеціального барабана, до якого електрично притягуються частинки фарби. Друкує барабан електризується за допомогою лазера за командами з комп'ютера. Принтери можуть здійснювати чорно-білу або кольоровий друк. Вони здатні друкувати як на звичайному папері, так і на прозорих плівках, конвертах, листівках .. Надійними, з високою швидкодією і гарною якістю друку є лазерні принтери фірми Hewlett-Packard.

Факс-модем використовується для здійснення передачі електронних документів, що зберігаються в пам'яті комп'ютера (введених з клавіатури, або сканованих з паперового носія, або отриманих електронною поштою). Конструктивно факсмодем може бути виконаний

у вигляді плати, яка встановлюється всередині комп'ютера, або у вигляді зовнішнього пристрою, що підключається до комп'ютера через послідовний порт. В даний час широке застосування отримали факс-модеми Zyxel і Motorola, які забезпечують швидкість, якість прийому / передачі повідомлень, а також інші можливості, достатні для повноцінної роботи в мережі Інтернет.

Сканер здійснює введення інформації з паперового носія в пам'ять комп'ютера. У секретарської практиці використовуються сканери двох типів: протяжні для сканування окремих листів і планшетні для сканування книг та інших зброшурованих або переплетених документів.

Стример - пристрій резервного копіювання, призначений для збереження інформації на жорсткому диску за допомогою запису її на касети з магнітною стрічкою (ємність більше 60 Мб).

Пристрій архівації здійснює зберігання великого обсягу інформації та доступ до неї з великою пропускною здатністю. Пристрій підключається до комп'ютера через порт. Запис інформації проводиться на магнітооптичні диски МО, Zip Drive (100 Мб), Jazz Drive (1 Гб). У локальній мережі один пристрій архівації може обслуговувати всі комп'ютери.

Можливості комп'ютера визначають:

- Тип і тактова частота процесора;

- Обсяг оперативної пам'яті і жорсткого диска;

- Характеристики материнської плати;

- Характеристики відеокарти;

- Наявність CD-ROM і звукової плати;

- Можливість підключення додаткових пристроїв;

- Можливість енергозбереження.

Комп'ютер секретаря-референта повинен мати достатні можливості для роботи з редакторами текстів, електронними таблицями, базами даних і з Інтернетом, бажано використовувати операційну систему Windows 98 і пакет Microsoft Office 97 або 2000. Для цих цілей потрібно процесор Pentium® III 500 МГц або Celeron 466 МГц з оперативною пам'яттю 64 Мб, об'ємом жорсткого диска 6-10 Гб, графічним акселератором обсягом пам'яті 4 Мб, 17 дюймовим монітором з кроком маски не більше 0,26 мм і роздільною здатністю 1024x768 пікселів при частоті кадрів не менше 85 Гц1. Необхідні CD-ROM, модем з підтримкою стандарту V.90 і K56flex і мережева карта 10/100 Ethernet, миша з підтримкою технології IntelliMouse. Для створення якісних документів повинен бути лазерний принтер HP LJ 1100. Така конфігурація комп'ютера, орієнтовною вартістю 2000S, відповідає сучасним вимогам офісної практики.

На ринку комп'ютерів і комп'ютерних компонентів відбувається

безперервний процес оновлення елементної бази та програмного забезпечення, що призводить до швидкого морального старіння навіть самого, здавалося б, сучасного на даний момент обладнання.

1.2. Комп'ютерна мережа. Електронна пошта. Інтернет

Комп'ютерна мережа створюється для ефективного використання декількох комп'ютерів, що виконують обробку однотипної документації. Комп'ютери з'єднуються в мережу за допомогою кабелю (телефонного, коаксіального) або за допомогою існуючої телефонної мережі. У деяких мережах кабелі не використовуються: комп'ютери спілкуються з допомогою радіосигналів і світлових хвиль.

Комп'ютерна мережа дозволяє використовувати загальні ресурси, включені до складу мережі: програми, бази даних, периферійні пристрої (дискові пристрої великої ємності, сканери, принтери і т. Д.). У мережі один комп'ютер великої продуктивності виконує роль файлового сервера, керуючого передачею даних і поділом периферійних пристроїв. Інші комп'ютери є робочими місцями комп'ютерної мережі. Сервер здійснює збір і передачу інформації до центральної бази даних, що охоплює не тільки управлінську, а й кадрову, бухгалтерську документацію. Це дозволить керівнику підприємства звертатися до документів секретаря-референта, бухгалтера і фахівців підприємства, виводити їх на екран, проводити обробку документів, зведень, таблиць, обмінюватися документами і повідомленнями зі співробітниками підприємства і з партнерами-контрагентами (за наявності в комп'ютерній мережі спеціальних пристроїв - модемів або факс-модемів).

Організації, розташовані в одній будівлі, встановлюють локальну комп'ютерну мережу (LAN). Коли мережа поширюється за межі офісу, вона називається глобальної комп'ютерної мережею (WAN).

Обмін електронними документами здійснюється за допомогою електронної пошти. Електронною поштою називають пересилку повідомлень з комп'ютера на комп'ютер на електронну адресу, включений у комп'ютерну мережу. Доступ в комп'ютерну мережу забезпечує зв'язка комп'ютер - модем - телефонна мережа - модем - комп'ютер. Адреса електронної пошти повинен мати позначку E-mail. За такою адресою можна направити повідомлення з комп'ютера одній або кільком абонентам (адресатам) одночасно

Електронна пошта надає користувачам наступні можливості:

- Відправляти документи адресатам, що входять в автоматизовану

інформаційну систему;

- Отримувати підтвердження доставки документів за призначенням;

- Виводити на екран дисплея отримані документи;

- Змінювати і редагувати документи, зберігати їх у пам'яті ПК і пересилати іншій особі;

- Роздруковувати отримані документи у необхідній кількості примірників;

- Відправляти документи одному користувачеві або групі користувачів системи за списком;

- Розставляти пріоритети, щоб починати роботу з найбільш важливою отриманої кореспонденцією;

- Складати і "прикріплювати" до документів резолюції, інші службові позначки про необхідність тих чи інших дій і терміни

виконання.

Повідомлення, лист або замовлена ??інформація можуть бути покладені в ваш електронну поштову скриньку. Подивитися прийшла вам кореспонденцію можна, сидячи в офісі за своїм комп'ютером, зі своєї квартири за допомогою домашнього комп'ютера, з будь-якого іншого місця або іншого комп'ютера з модемом через телефонну мережу. Цікаву інформацію можна залишити в пам'яті комп'ютера, перенести на дискету або CD, роздрукувати за необхідності на принтері. Електронна пошта - один з найбільш оперативних і щодо дешевих видів зв'язку.

Інтернет - глобальна мережа незліченної безлічі різноманітних мереж, яка охоплює всю нашу планету. За даними дослідницької корпорації IDC, послугами Інтернет користуються близько 90 млн. Чоловік у світі і число користувачів постійно зростає. Персональний комп'ютер, локальна і глобальна комп'ютерні мережі можуть бути частиною мережі Інтернет.

Суть створення такої мережі - швидкий пошук та отримання необхідної інформації, а також поширення відомостей про себе практично у світовому масштабі.

Мережа складається з величезної кількості серверів, підключених до мережі, тобто комп'ютерів, на яких зберігається і надається користувачам інформація. Інформація зберігається у вигляді графічних документів, так званих "інтернетівських сторінок" (Web-site). Інтернет-сервер може відкрити будь-яка фірма або приватна особа, розташувавши інформацію про себе та свою діяльність. Цей сервер має своє конкретне ім'я, наприклад, сервер компанії Microsoft -www.microsoft.com. Користувач Інтернет може "подорожувати" від одного сервера до іншого або з одного Web-сторінки до іншої.

підключення до Інтернет забезпечують фірми-провайдери. Можна користуватися базовими послугами Інтернет, такими як електронна пошта, робота з World Wide Web (WWW) і Gopher, а також вести переговори з мережевої телефонного зв'язку.

Електронна пошта Інтернет - це найбільш популярна і часто використовувана послуга Інтернет. Кожен користувач мережі Інтернет отримує при реєстрації свою поштову адресу. Електронна пошта використовується для ведення ділової переписки; для передачі повідомлень; для ведення дискусій з однією людиною або з невеликою групою людей з різних тем (можна передплатити будь-яку групу новин Usenet).

Мільйони користувачів мережі Інтернет з усіх можливостей Інтернет найчастіше використовують тільки електронну пошту.

WWW - Всесвітня інформаційна мережа, яка дозволяє знаходити будь-яку інформацію на різних серверах і використовувати гіпертекстові документи, що мають посилання на інші пов'язані з ним документи.

Gopher - служба мережі Інтернет, заснована на використанні меню, що дозволяє здійснювати пошук інформації по заголовку.

Для орієнтування в WWW- або Gopher-просторі по тій чи іншій темі створюється і підтримується віртуальна бібліотека. Кожна сторінка такий бібліотеки містить електронну адресу упорядника розділу бібліотеки, який досконально знає, що і як можна знайти по конкретній темі.

Програми, що забезпечують переговори через Інтернет, дають можливість користувачеві Інтернет-телефону подзвонити не тільки по конкретному номеру, але і з'єднатися через віртуальний сервер з випадковими абонентами, а також передати співрозмовнику візуальну інформацію.

1.3. Телефон. Радіотелефон. Пейджер. Стільниковий зв'язок

Сучасний телефон недарма називають комп'ютеризованим. Багатофункціональний телефон може мати багатьма корисними для роботи секретаря функціями, які потрібно враховувати при виборі телефону для вашої фірми, наприклад:

- Автоматично додзвониться по потрібному номеру;

- Автоматично набере номер, наявний у пам'яті;

- Спростить і прискорить дозванивание до абонента в іншому місті;

- Автоматично додзвониться до абонента у вказаний вами час;

- Попросить абонента передзвонити за вказаною вами номером;

- Запише інформацію, передану абонентом на автовідповідач;

- Запам'ятає час і дату дзвінка;

- Покаже тривалість розмови;

- Містить в пам'яті необхідні вам номери телефонів (в запіснойкніжке);

- Покаже вам день тижня, число, місяць, рік і точний час;

- 8 будильників нагадають про необхідність зателефонувати за телефоном і самі вироблять набір номера;

- Забезпечить конфіденційність при знятої трубці телефону, якщо секретарю знадобилося відійти на час;

- Вбудований гучномовець дозволить вести розмову при покладеній трубці.

В даний час багато фірм перейшли на радіотелефони. У цих телефонах сигнал на шляху від АТС до абонента проходить деяку відстань не по дротах, а по радіо. Тому відстань, на якій можлива зв'язок, залежить від безлічі факторів, що впливають на поширення радіохвиль, таких як розташування передавального чи приймаючої устрою на місцевості (в западині або на пагорбі, всередині залізобетонного будівлі або серед багатьох будівель, що заважають проходженню радіохвиль). Зв'язок погіршується, якщо радіотелефон виявляється поруч із високовольтною лінією, під час грози і навіть під час сильного дощу чи снігопаду.

Радіотелефон - не така вже новинка. Він з'явився ще в п'ятдесяті роки, але широкого розповсюдження тоді не отримав через біль-щлх габаритів та ваги.

Радіотелефон - це телефонний апарат, сполучений з радіостанцією, який з'єднується з телефонною станцією не по дротах, а по радіоканалу. Дальність дії радіотелефону визначається в основному потужністю вбудованого в нього передавача, розмірами і розташуванням його антени, а також антени центрального вузла. Зазвичай ця дальність становить 60 - 100 км, тобто покриває велике місто з передмістями. Всі радіотелефони у цій зоні використовують порівняно невелике (не більше декількох сотень) число каналів (робочих частот), по одному розмови на кожному каналі. Оскільки лише деякі абоненти використовують телефон майже безперервно, число телефонів може перевищувати число доступних каналів в п'ять - десять разів і складати кілька тисяч.

Радіотелефони зручно встановлювати на автомобілях.

Оплата за розмови по радіотелефону, найчастіше, стягується щохвилини. Іноді в абонентську плату включається вартість певного відрізку часу, наприклад, 30 хвилин щодоби. У цьому випадку ви додатково оплачуєте тільки те час, на який перевищили поточний ліміт.

Для оперативної передачі повідомлень може використовуватися також пейджер.

Пейджер - це малогабаритний цифровий приймач інформації з екраном для виведення прийнятих повідомлень. Повідомлення, адресоване пейджеру, він приймає в пам'ять і звуковим сигналом інформує про це власника. Ви можете переглянути повідомлення на екрані відразу або зробити це пізніше. Якщо ви придбали двомовний пейджер компанії Multi Page з російською та латинською алфавітами, необхідно знати, що крім послуг (інформації про курс валют, погоду, пробки на дорогах) абонент отримує можливість передати повідомлення не тільки російською, а й англійською мовами. Передане повідомлення російською мовою ваш іноземний партнер відразу отримує англійською, так як операторами компанії працюють синхронні перекладачі. У пам'яті пейджера може зберігатися кілька повідомлень, так що якщо ви не зможете прочитати повідомлення відразу ж, воно не буде затерто знову надійшли. Зона дії пейджингового зв'язку - до 100 км. Можна також використовувати пейджинговий зв'язок для міжміських повідомлень (роумінг). Для передачі інформації на пейджер в цьому випадку необхідно набрати міжміський номер. Деякі пей-джінговие компанії пропонують інший варіант міжміського зв'язку:

раутінг. У цьому випадку номер телефону фірми залишається московським, а оператор сам посилає інформацію в інше місто.

Крім того, пейджинговая зв'язок дозволяє відсилати повідомлення безпосередньо з комп'ютера, не вдаючись до допомоги оператора, тим самим забезпечуючи конфіденційність комерційної інформації.

Однією з кращих компаній, що забезпечують якісну і надійний зв'язок на велику відстань, є Moscom Paging

Основна відмінність стільникового радіотелефону від звичайного в тому, що територія, яку обслуговує стільникового радіозв'язком, розбивається на багато невеликих зон радіусом у кілька сотень метрів до кількох кілометрів, кожна з яких обслуговується своїм передавачем. Ці зони на плані міста та передмістя нагадують малюнок бджолиних сот, від чого і пішла назва цього виду зв'язку. Оскільки, в порівнянні зі звичайним радіотелефоном, зв'язок встановлюється на значно меншу відстань, передавач стільникового телефону може мати набагато меншу потужність, а отже, і габарити. Стільниковий радіотелефон зазвичай виконаний у вигляді телефонної трубки. Стільниковий радіотелефонний мережа забезпечує надійний зв'язок, конфіденційність, вихід на міську телефонну мережу, на міжміські та міжнародні лінії зв'язку, велику зону обслуговування не тільки в місті, а й за його межами (у заміських будинках, в санаторії, віддаленому промисловому об'єкті), куди прокладка кабелю економічно недоцільна.

Уже в найближчому майбутньому планується впровадження нової системи зв'язку, передавальної не тільки звукову інформацію, а й цифрову, електронну Таким чином можна з'єднати комп'ютери абонентів в єдину інформаційну систему не за допомогою кабелю, а за допомогою радіохвиль.

1.4. Факс

В даний час, з урахуванням вимог оперативності у бізнесі, все частіше використовується факсимільний зв'язок Якщо ви не в змозі вислати контракт негайно, замовник може знайти іншого виконавця Якщо ви не можете продемонструвати новий ескіз відразу після його розробки чи терміново переслати прайс-лист, ви ризикуєте втратити клієнта Незаперечними перевагами факсу є оперативність і простота в експлуатації. Факсимільний апарат - це, по суті, копіювальний апарат, який надає можливість копіювати будь-який документ на відстані, задіюючи звичайні телефонні канали.

Недорогі і тому найпоширеніші моделі телефаксів

використовують рулонну термобумагу. Сигнали, що надійшли на приймач факсу по телефонній лінії, несуть інформацію про переданій документі. Після обробки сигналу формується копія документа і

за допомогою точкового нагріву спеціальної термочувствительной паперу відбувається роздруківка отриманого документа. Так як термопапір випускається в рулонах, то і роздрукований документ скручується що робить роботу з ним не зовсім зручною. Такий документ необхідно оберігати від сонця, нагрівальних приладів, так як від нагрівання термопапір темніє. Контрастність і читаність такого паперу погіршується і при тривалому зберіганні. У багатьох сучасних моделях факсів використовується більш щільна "супертермобумага", яка менше скручується, витримує сильніший нагрівання і дозволяє отримати більш яскраву копію

Після передачі факсимільного повідомлення багато факси передають автоматичний звіт-підтвердження про те, що повідомлення було надіслано і отримано за призначенням Крім того, завжди можна роздрукувати повний звіт про отриманих та переданих повідомленнях

Багато телефакси, особливо складні і дорогі моделі, забезпечують безліч додаткових функцій, таких як:

- Висновок документа на звичайну папір,

- Режим корекції помилок (факс затребувана повторну передачу рядки, у якій виявлена ??помилка),

- Відкладена передача, яка дозволяє, підготувавши документ до передачі, відправити його в заданий час, наприклад, вночі, коли тарифи на міжміські переговори значно нижче,

- Пам'ять на кілька десятків сторінок, в яку приймаються факси, якщо папір вийнята або закінчилася, з наступною роздруківкою, у цю ж пам'ять можна завантажити документи для подальшої їх передачі у вказаний вами час або розсилки декільком адресатам,

- Відхилення непотрібних викликів - ігнорування викликів, зроблених з телефонів, які не містяться в пам'яті швидкого набору

Як приклад такого "супертелефакса" можна навести останні моделі фірми "XEROX" Ці апарати з лазерним друкуючим пристроєм, що використовують звичайний папір, мають всі описані вище можливості, а також безліч інших Пам'ять вміщує 35 сторінок з можливістю розширення до 180 Лоток на 250 аркушів практично виключає можливість витрачення всієї папери навіть при великому обсязі надійшли факсів Крім того, можна закласти в пам'ять для відкладеної розсилки до восьми різних документів, кожен зі своїм списком розсилки

При передачі конфіденційних документів факсом на вашому і приймаючому апараті повинні бути ідентифікаційні коди для запобігання несанкціонованого доступу та отримання секретної інформації Якщо коди передавального і приймаючої апаратів не збігаються, передача не відбудеться. У факсах використовується також функ-ція опитування (Polling), яка дозволяє викликати передачу повідомлення з іншого апарату шляхом простого дзвінка йому. Функція захищеного опитування забезпечить конфіденційність при прийомі документів: щоб отримати документ з іншого апарату, потрібно знання його коду.

Заслуговує на увагу багатофункціональний пристрій "MEDLEY", що складається з кольорового принтера, сканера і факсимільного апарату. Такий факс / сканер / принтер сконструйований для підключення! до персонального комп'ютера, з тим щоб весь набір офісних процедур (сканування, друк, копіювання, зберігання в пам'яті ПК і передачу документів) здійснювати за допомогою одного пристрою. Цікавими для користувача можуть бути мопіри (mopier) HP OfficeJet 590, поєднують можливості передачі факсимільних повідомлень, копіювання документів, їх сканування з можливостями кольорового струменевого принтера

1.5. Копіювальні пристрої

Для копіювання документів найчастіше застосовуються апарати фірми "XEROX", добре зарекомендували себе, тому більшість копіювальних коштів зазвичай називають ксероксами

Робота на ксероксі бракує особливих труднощів Якщо апарат не включений, увімкніть його та дайте час на його прогрів Залежно від марки апарату воно може бути від 20 секунд до 1 - 2 хвилин. Потім необхідно:

- Підняти кришку, покласти оригінал копируемого документа лицьовою стороною на скло. Оригінал формату А4 кладеться, як правило, в лівий верхній кут скла,

- Перевірити розмір копії. Якщо копія потрібна без зменшення або збільшення, розмір встановлюється 1.1 або 100%;

- Переконайтеся, що в апараті є папір для копій;

- Натисніть зелену кнопку <|>,

- Візьміть готову копію з вихідного лотка і не забудьте взяти оригінал.

Копіювання можна перервати в будь-який момент натисненням червоної кнопки "СТОП".

Майже всі ксерокси дозволяють виготовити копію збільшеного чи зменшеного розміру. Збільшення і зменшення задається двома способами: вибором однієї з фіксованих величин збільшення (зменшення), наприклад, А5-> А4 або А4-> АЗ, чи безпосереднім завданням величини масштабування у відсотках.

Щоб використовувати один з фіксованих коефіцієнтів масштабування, виберіть його, натискаючи кнопку, розташовану під поруч цих коефіцієнтів. Можна задати потрібну вам ступінь збільшення / зменшення і натисканням кнопок "вниз" і "вгору", розташованих під індикатором масштабування. При виготовленні збільшених (або зменшених) копій оригінал і аркуш паперу, що подаються в апарат, обов'язково повинні бути орієнтовані однаково. Якщо ви хочете на аркуші формату А4 зробити копію з аркуша формату A3, ви повинні використовувати обхідний лоток і розташувати аркуш для копії горизонтально.

Все ширше використовуються ксерокси, які можуть робити кольорові копії. Недоліком таких копірів є не завжди задовільний суміщення кольорових зображень.

У сфері малого бізнесу використовуються портативні копіювальні апарати фірми "CANON", які відрізняються високою якістю і надійністю.

Копіри Canon FC 210 і FC 230 досить легкі (вага - 7, 6 кг) і дуже компактні апарати, що мають спеціальну ручку для перенесення. Вони не вимагають попереднього нагрівання і мають автоматичне відключення. Швидкість роботи - 4 копії на хвилину. Оригіналами можуть бути листи, книги, альбоми формату не більше А4. Копії виконуються на папері щільністю до 128 г / м2, кальці, поштовій листівці, плівці для діапроекторів, призначеної для презентації.

Апарат FC 230 має не тільки ручну, а й автоматичну подачу папери зі стосу до 50 аркушів, а також автоматичне керування насиченістю копій.

Більш потужні копіри моделі FC 770 працюють із швидкістю 12 копій в хвилину. Автоматична подача папір виробляється з стопки до 250 аркушів. Можливо збільшення і зменшення копії від 70% до 141%.

1.6. Пристрій для знищення паперів

Важливе місце в комплексі заходів щодо захисту фінансової, комерційної та іншої інформації, що містить конфіденційні відомості, займає проблема знищення всіляких носіїв інформації: паперових документів, копіювального паперу, картриджів від пишучих машин і принтерів і т. Д., При утилізації яких потрібне ретельне подрібнення. Для цього використовуються спеціальні пристрої для знищення паперів - шредери.

Шредери фірми "ЄВА" поєднують сучасний підхід до утилізації носіїв і забезпечують збереження конфіденційності інформації Такі пристрої, як PERSONAL 1022 S, DINO, CENTRAL 8061 SP, SPECIAL 4032 С, TEAM 3139 З можуть переробляти папір шириною від 220 мм до 610 мм з разової завантаженням від 8 до 350 листів в залежності від обраної моделі При цьому ступінь подрібнення носіїв інформації (ширина різання) від 3,8 мм до 0,6 мм, що забезпечує достатній рівень секретності. 7.7. Основні правила техніки безпеки

При використанні будь-якого устаткування необхідно дотримуватися основних правил техніки безпеки:

- Перш ніж приступити до експлуатації технічного засобу, потрібно прочитати інструкцію і дотримуватися її;

- Вимикати вилки з розеток у разі тривалих перерв у роботі і обов'язково при відході з приміщення;

- Проводити профілактичний ремонт технічних засобів сервісною службою;

- Усувати великі неполадки або пошкодження обладнання тільки фахівцями;

- Знати і вміти, де і як можна відключити електроживлення у разі надзвичайних обставин;

- Не використовувати в роботі зламані вимикачі, розетки, дроти з поганою ізоляцією, нещільні з'єднання електроприладів, незаземленого обладнання.

2. РОБОЧИЙ ДЕНЬ СЕКРЕТАРЯ

Робочий день секретаря піддається різким змінам, які важко передбачити або прогнозувати. І все ж не слід пускати його на самоплив. Практика показує, що робочий день, побудований за принципом "спочатку сплячка, потім розгойдування, а потім гарячка", не дає бажаних результатів. Головними умовами успішної діяльності секретаря-референта залишаються: - планування майбутніх справ; - Встановлення оптимального ритму праці; - Поступове входження в роботу і обов'язкове чергування праці та відпочинку.

2.1. Планування

Планування може бути на день або тиждень, місячне або квартальне, річне. При плануванні роботи на день необхідно враховувати наступне. Не можна починати робочий день "з місця і в кар'єр". Як досвідчений автолюбитель перед поїздкою прогріває мотор машини, так і секретар спочатку повинен обміркувати майбутній день і скласти план, виділивши самі термінові і важливі справи.

Повторювані день у день роботи рекомендується планувати на один і той же час робочого дня, наприклад, обробка отриманої кореспонденції доводиться, як правило, на ранок.

Необхідно свій робочий день організувати таким чином, щоб протягом усього робочого часу допомагати керівникові у виконанні намічених їм заходів. Інформувати керівника про щось краще заздалегідь: за годину, а якщо захід важливе, то і за день. Це можливо лише в тих випадках, коли плани секретаря координуються і погоджуються з планами керівника. Основна інформація, як правило, передається з ранку. Протягом дня повідомляється лише щось екстрене.

У багатьох країнах світу секретарі застосовують спеціальні плоскі папки-гармошки, сторінки яких розписані по днях місяця. Крізь вирізи у правому кутку папки видно вкладені туди документи, записки-нагадування, доручення шефа, які треба виконати до певного терміну.

2.2. Оптимальний ритм роботи

Науково доведено, що продуктивність роботи залежить від дня тижня і від часу доби. При плануванні робіт секретар повинен знати, що найбільш сприятливий час для виконання творчих або важких завдань з 10 години ранку і до 12 годин. Потім слід деякий спад активності і в другій половині дня працездатність найбільш висока від 14 до 17 годин. Після чого вона неухильно падає, і, якщо ви

починаєте копітку роботу з перевірки документа після 18 годин не дивуйтеся, що вранці шеф виявить у ньому помилки.

Корисно знати, що робоча тиждень теж має свій цикл. Понеділок є днем ??входження в робочий ритм. У цей день не варто починати важливі справи. Не забувайте приказку "Понеділок - день важкий"! Мовами народів інших країн є маса подібних висловів. Пік робочої активності припадає на вівторок з 10 до 13 годин потім працездатність поступово знижується.

Вівторок, середа і четвер є найбільш продуктивними днями тижня, а до п'ятниці накопичується втома, і в цей день у багатьох думки зайняті тим, як краще відпочити в майбутні вихідні.

Тому важливі справи (переговори, зустрічі) призначають на середину тижня.

Система роботи "запоєм" кілька годин поспіль без перепочинку, а потім такий же відпочинок - шкідлива і безглузда звичка! Має бути певний ритм із чергуванням праці та відпочинку. Ритмічна, розмірене робота не викликає великий втоми, а віддача від неї більш висока.

Не варто забувати про втому очей. При великому обсязі робіт з документами або на ПК очі дуже швидко втомлюються. Непогано знімає напругу очей спеціальна очна гімнастика, очні краплі "Vizine" або таблетки "Strix", виготовлені з екстракту чорниці.

В ідеалі секретар повинен чергувати кожні 45 хвилин роботи на ПК з 15-хвилинною перервою, при цьому тривалість щоденної роботи на комп'ютері не повинна перевищувати 4 години.

Не рекомендується також братися за всі справи відразу, оскільки неможливо зробити одночасно дві роботи однаково добре, і тоді неминучі конфліктні ситуації. Важливо також навчитися виробляти в собі якийсь автоматизм дій: в обробці вхідних і вихідних документів, у роботі на персональному комп'ютері, у виконанні інших технічних завдань.

Професія секретаря передбачає понаднормову роботу. Більшість фахівців з менеджменту вважають, що, якщо вам необхідний додатковий час дуже часто, значить ви не змогли організувати свій день так, щоб все встигнути в строк або виконуєте занадто великий обсяг роботи.

Але часом трапляється, що у секретаря немає роботи. У такі моменти просто постарайтеся виглядати ділової, неважливо - зайняті ви чи ні. Головне, не виглядати так, ніби вам нікуди себе подіти.

2.3. Орієнтовна схема робочого дня секретаря

ПЕРША ПОЛОВИНА РОБОЧОГО ДНЯ

1. Прийти на роботу за 15 хв. до приходу керівника для того, «щоб привести себе в порядок, перевірити стан робочих місць (свого і керівника), скласти або уточнити план на майбутній

день.

2. Підібрати відповідно до плану потрібні документи і справи.

3. Отримати кореспонденцію, ознайомитися зі змістом і зареєструвати. Відкласти документи, що вимагають першочергового рішення керівника.

4. По інших документам (якщо є відповідний досвід) підготувати варіанти можливих відповідей або розподілити по виконавцях. Досвідчений секретар ніколи не покладе на стіл керівнику всю кореспонденцію, попередньо не пропрацювавши її. Рекомендується для полегшення ознайомлення керівника з кореспонденцією виділяти основну думку шляхом підкреслення фломастером або марці ром. Крім того, секретар повинен підібрати документи, що відносяться до питань, що містяться в кореспонденції, щоб керівник міг глибше вивчити питання і прийняти правильне рішення.

5. Переглянути надійшли огляди, звіти, відомчі видання, запрошення, а також повідомлення про конференції, зустрічі, ювілейних урочистостях та інших заходах. Дати та час проведення всіх заходів записати у своєму календарі-органайзері.

6. Розкласти надійшла кореспонденцію в залежності від терміновості виконання. Телеграми, термінові факси негайно передати керівнику.

7. Залишити у себе документи, необхідні для поточної інформаційно-довідкової роботи.

8. Доповісти керівнику про отриманої кореспонденції.

9. Уточнити разом з керівником зміст намічуваних заходів на поточний день (і наступного). Якщо виникають зміни, то секретар повинен зробити відповідні позначки у своїх записах. Потрібно уточнити відповідність записів у своєму щоденнику і щоденнику керівника. Послідовність заходів повинна бути однаковою. Різниця буде в заходах секретаря по виконанню наміченого. Наприклад, якщо в керівника зроблений запис "в 15:00 бути на нараді", то у секретаря вона буде виглядати так: "14:20 - нагадати про нараду, повідомити водієві (телефон), щоб

подав машину не пізніше 14:30 ".

10. Передати по телефону (або особисто) вказівки керівника відповідним виконавцям про стікали терміни виконання документів.

11. Робота з відвідувачами, телефонні переговори (протягом

всього дня).

12.Подшівка виконаних документів у справи.

13.Виполненіе робіт на комп'ютері.

14. Організація копіювання документів відповідно до вказівок керівника.

ДРУГА ПОЛОВИНА РОБОЧОГО ДНЯ

15.Продолженіе роботи з відвідувачами і на телефоні.

16.Сбор та підготовка для підпису виконаних документів.

17. Доповісти керівнику про виконаних документах, взяти в керівника відпрацьовані їм документи.

18. Обробити і відправити вихідні документи адресатам.

19. Намітити заходи на наступний день.

Кінець робочого дня

20. Переглянути свій щоденник і проінформувати відповідні відділи про необхідність підготовки до проведення певних заходів (прийом делегації, підготовка до наради, замовлення готелю і т. П.).

21. Якщо керівник залишається працювати після закінчення робочого дня, забезпечити його всією необхідною інформацією, матеріалами.

22. Привести в порядок своє робоче місце, прибрати документи, закрити на ключ сейф, все шафи з документами, вимкнути з мережі технічні засоби.

2.4. Використання комп'ютера для планування робочого дня

Хорошим помічником секретаря при плануванні робочого дня може служити ПК. На ринку програмних продуктів пропонується багато цікавих розробок, які надають в розпорядження користувача: календар, телефонний довідник, перелік завдань, блокнот і т. П. Найбільш популярними серед них є інформаційні системи Lotus Organizer і Outlook.

Програма Lotus Organizer надає безліч можливостей для ефективної організації робочого часу секретаря і його керівника:

- У режимі "Календар" можна планувати заходи, встановлювати їх тривалість, переносити на інші дні, а також в режимі оповіщення доводити відомості про захід до його учасників.

- Режим "Дела" дозволяє проводити короткочасне і довготривале планування, а також відстеження термінів виконання запланованих подій. У цьому режимі можна змінювати дати початку і закінчення подій, встановлювати пріоритети їх виконання, відображати заплановані справи в календарі, відзначати виконані заходи.

. Режим "Адреси" призначений для пошуку інформації по іменах, адресами, посади та іншим реквізитами, що містяться в картці адресної книги. - Режим "Блокнот" призначений для введення записів. На сторінці

блокнота можна поміщати малюнки, таблиці, графіки і т. д.. Режим "Планувальник" призначений для відстеження запланованого події (поїздки, конференції і т. Д.) На готовому календарному плані.

- Режим "Дата" дозволяє відзначати різні важливі дати, ювілеї і т. Д., Робити короткі коментарі до них.

Зручним засобом роботи з інформацією, що має простий доступ до Інтернет є настільний інформаційний менеджер Microsoft Outlook. Це програмне засіб допомагає працювати з повідомленнями, контактними особами, переглядати спільні документи а також дозволяє планувати зустрічі, поїздки та організувати виконання завдань, відстежувати діяльність свою і співробітників. Основна панель Outlook містить такі розділи: Вхідні, Календар, Контакти, Завдання, Щоденник, Нотатки та ін.

Вхідні - підтримує кілька систем електронної пошти (у тому числі Internet Mail, Microsoft травня, Exchange Server і Microsoft Network), дає можливість посилати і отримувати повідомлення, запрошення на збори і отримувати запити на виконання завдань.

Календар - контролює розклад і планує зустрічі з іншими людьми. Ви можете переглянути звіти, огляди за день, тиждень, місяць. Крім того, нова функція (Автодата) дозволяє вводити дату на розмовній мові (наприклад, в наступну середу) і отримувати її перетворення - 7 липня 1999 Outlook може нагадати про майбутній зустрічі звуковим сигналом. При організації зборів, наради "Планувальник зборів" вибере найбільш зручний для всіх час і поінформує у потрібний момент про цей захід.

Контакти - зберігає і постійно оновлює відомості про ділові контакти. Ця папка є потужною базою даних контактів. Ці відомості можна знаходити і сортувати будь-яким способом. Можна відразу перейти на сторінку Web будь-якого партнера, можна зв'язатися з адресатом по модему, послати електронну пошту.

Завдання - містить список справ, які необхідно виконати. Їх можна розставляти по пріоритетах і доручати іншим виконавцям. Тут можна не тільки сформулювати завдання, а й послати вказівку електронною поштою виконавцю. При прийомі такого доручення папка "Завдання" кожного виконавця

оновлюється автоматично.

Щоденник - веде облік важливих подій, дій і контролює їх виконання. Колонка часу показує, коли виконувалося конкретне дію. Можна задати, щоб Щоденник показував, коли проводилася робота з документами і як довго. Ця функція незамінна для контролю виконання документів.

Нотатки - електронний замінник блокнота з відривними листками, куди заносяться оперативні питання, цінні думки, нагадування, вказівки і багато іншого

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка