трусики женские украина

На головну

Офісна техніка - Діловодство

ЗМІСТ

ВВЕДЕННЯ....................................................................................................................................... 2

1. КЛАСИФІКАЦІЯ ОФІСНОЇ ТЕХНІКИ........................................................................ 2

2. КОШТИ ВИГОТОВЛЕННЯ, ЗБЕРІГАННЯ, ТРАНСПОРТУВАННЯ І

ОБРОБКИ ДОКУМЕНТІВ................................................................................................... 4

2.1 ЗАСОБИ СКЛАДАННЯ І ВИГОТОВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ......................... 4

2.2 ЗАСОБИ ТРАНСПОРТУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ............................................... 6

2.3 ЗАСОБИ ОБРОБКИ ДОКУМЕНТІВ...................................................................... 7

3. КОШТИ КОПІЮВАННЯ І РОЗМНОЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ............................. 10

3.1 ЗАСОБИ КОПІЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ............................................................ 10

3.2 ЗАСОБИ ОПЕРАТИВНОЇ ПОЛІГРАФІЇ............................................................. 12

4. КОШТИ АДМІНІСТРАТИВНО-УПРАВЛІНСЬКОГО ЗВ'ЯЗКУ.............................. 17

5. КОМП'ЮТЕРНІ СИСТЕМИ В ОРГТЕХНІЦІ............................................................. 19

5.1 СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ........................ 19

5.2 КОМП'ЮТЕРНІ СИСТЕМИ АДМІНІСТРАТИВНО-УПРАВЛІНСЬКОГО

ЗВ'ЯЗКУ........................................................................................... 22

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ............................................................................................................. 25

ВВЕДЕННЯ

Офісна техніка - невід'ємна частина технічного обладнання будь-якого офісу. Слабе застосування засобів оргтехніки приводить до зниження продуктивність труда і ефективність роботи управлінського і технічного персоналу.

До офісної техніки в широкому значенні можна віднести будь-які технічні засоби, що полегшують роботу в офісі, починаючи від олівців і авторучок і кінчаючи комп'ютерами і їх мережами. До офісної техніки у вузькому значенні відносять лише технічні засоби, що використовуються в паперовому діловодстві, і кошти адміністративно-управлінського зв'язку.

Мета роботи - розглянути основні кошти офісної оргтехніки і можливості їх ефективного применения.1. КЛАСИФІКАЦІЯ ОФІСНОЇ ТЕХНІКИ

До оргтехніки в широкому значенні можна віднести будь-які прилади, пристрої, технічні інструменти і пристосування, машини, меблі і т.п., починаючи від олівців і точилка для них і кінчаючи обчислювальними машинами і системами.

У більш вузькому значенні слова під оргтехнікою часто розуміють лише технічні засоби, що використовуються в діловодстві для створення інформаційних паперових документів, їх копіювання, розмноження, обробки, зберігання, транспортування, і засобу адміністративно-управлінського зв'язку.

Офісна організаційна техніка (оргтехніка) - технічні засоби, вживані для механізації і автоматизації управлінських і інженерно-технічних робіт.

Організаційна техніка складає матеріальну базу прогресивних систем управління. Слабе використання оргтехніки в управлінні приводить до зниження продуктивність труда і ефективність роботи управлінського персоналу, до недопустимих затримок при розв'язанні оперативних питань, а часто і до невірних їх рішень в зв'язку з відсутністю необхідної інформації, і до інших негативних наслідків.

З чого починається будь-який бізнес, і великий, і малий? З чого починаються організація і діяльність будь-якої фірми, і виробничої, і комерційної? З ділових паперів! Безліч різних договорів, юридичних паперів, службових інструкцій, бухгалтерських бланків, рекламних проспектів і афіш, технічних завдань і технічної документації, не говорячи вже про візитки, етикетки і т.д. і т.п. Море паперів різного призначення. Саме паперів.

Хоч ідея безпаперового діловодства народилася вже років 20 тому і захопила розуми багатьох фахівців з інформатики, діловий мир ще і сьогодні насышенной саме паперовою інформацією. Опит багатьох фірм США в 1994 р. показав, що в 40% з них 95% всієї ділової інформації зберігається в паперовому вигляді, в 55% - паперова інформація становить 50 - 95% і тільки 5% всіх обстежених компаній змогли перевести понад 50% інформації в електронний формат. Загалом в цих фірмах 92% інформації зберігається на папері, 5% - на мікрофільмах, 2% - на магнітній стрічці і 1% - на дисках. При цьому, за оцінкою експертів, співробітники ділових фірм втрачають до 15% документації і тратять до 30% робочого часу на пошуки потрібного документа.

У зв'язку з вищесказаним правомірний висновок: актуальність традиційної, орієнтованої на "паперову інформатику" техніки залишається вельми високою.

Кошти оргтехніки для офісу солідної фірми можуть включати в свій склад, наприклад, такі пристрої і обладнання: персональний комп'ютер, організаційний автомат, пишучі машинки, телефонні і радиотелефонные апарати, мини-АТС, директорський комутатор, громкоговорящее телефонний переговорний пристрій, пейджинговую систему, телетайп, факсимільний апарат, копіювальний апарат, ризограф, диктофони, проекційну апаратуру, адресовальную машину, маркірувальну машину, ламинатор, штемпелювальний апарат, машину для знищення документів, конвертовскрывающую машину, сшиватель документів, картотечне обладнання, стелажі і шафи для зберігання документів, сейф, возик, пневмопочту і інш.

Нижче розглянуті технічні засоби механізації діловодства і засобу і дминистративно-управлінської зв'язки, що становлять основне ядро коштів офісної оргтехники.2. КОШТИ ВИГОТОВЛЕННЯ, ЗБЕРІГАННЯ, ТРАНСПОРТУВАННЯ І ОБРОБКИ ДОКУМЕНТІВ 2.1 ЗАСОБУ СКЛАДАННЯ І ВИГОТОВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Пишучі машинки

Цей недавно ще незамінний вигляд конторського обладнання все більш витісняється персональними комп'ютерами, оснащеними принтерами. Однак вони ще широко застосовуються для виготовлення документів через істотно меншу вартість в порівнянні з комп'ютерами

Пишучі машинки повинні забезпечувати:

· високу продуктивність труда при мінімальних витратах;

· висока якість друку;

· простоту управління;

· максимальна кількість копій, що одночасно отримуються;

· надійність роботи.

Механічні пишучі машинки самі прості і дешеві, але і самі не зручні в роботі.

Електричні пишучі машинки вимагають від друкарки мінімальних зусиль при натисненні клавіш, забезпечують в той же час велику кількість копій (до 12) Стомлюваність друкарки на електричній пишучій машинці знижується, а продуктивність труда значно збільшується.

Електронні пишучі машинки, володіючи всіма достоїнствами електричних, мають ще і пам'ять (наприклад, Роботрон С6130 має пам'ять ємністю 6500 зн., Евмолпія - 402000 зн.), що наближає їх по ефективності до організаційних автоматів. Пам'ять електронних пишучих машинок може бути як внутрішня (електронна, магнітна), так і зовнішня (магнітні карти, стрічки, дискети). У цій пам'яті зберігається різноманітна інформація: стандартні текстышаблоны, адреси, форматные документи. Інформація, що Друкується також може записуватися в пам'ять для подальшого аналізу і використання. Природно, витягуваний з пам'яті інформацію можна безпосередньо при друці редагувати: змінювати адреси, прізвища і будь-які інші фрагменти текстів. Електронні пишучі машинки можуть мати дисплей для попереднього виведення на екран і редагування інформації, що друкується; можуть бути підключені до комп'ютера для вводавывода необхідної інформації і редагування текстів за допомогою більш довершених комп'ютерних редакторів.

Канцелярські пишучі машинки настільні, труднопереносимые; серед них є і механічні, і електричні, і електронні.

Портативні або дорожні пишучі машинки частіше за все бувають механічними.

До спеціалізованих пишучих машинок в залежності від призначення відносяться: пишучі машинки з шрифтом для сліпих, наборнопишущие машини і автомати (Веритайпер, Джексорайтер) для підготовки форм для подальшого тиражування, стенографічні машини (Стеноки) і префікси для формування стенографічних звітів про наради, плоскопечатающие пишучі машинки для впечатывания текстів в паспорти і бланки (Еріка 70) і нанесення написів на креслення (МПК1, Ротрінг) і інш.

Крім того, пишучі машинки розрізнюються по конструкції друкуючих механізмів і шрифтоносителей. Наприклад: шрифтоносителями у них можуть бути: літерні гарчали, сферичні (кульові) головки, літерні диски ( "ромашки"). Рычажные машинки вельми інерційні, швидкість друку у них не перевищує 1015 зн,/з. "Кулі" і "ромашки" забезпечують швидкість до 40 зн./з, у них простіше зміна шрифтів, вони більш безшумні.

Організаційні автомати

Це агрегированный комплекс электромеханических і електронних пристроїв, призначених для автоматизації процесу складання, редагування і виготовлення текстоых і табличних документів. Оргавтоматы включають в себе швидкодіючі друкуючі пристрої, різні запам'ятовуючі пристрої, мікропроцесори або інакші пристрої управління, дисплеї і інш.

Функціональні можливості оргавтоматов ширше, ніж у електронних пишучих машинок:

· великі об'єми оперативної пам'яті (до 1000 сторінок тексту);

· ємна зовнішня пам'ять (мегабайти);

· більш зручне редагування, що наближається до можливостей компьююрных редакторів.

· Широко використовуються такі оргавтоматы: Оргтекст Д, Оптіма 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 і 2301.

Диктофонная техніка

Потрібно особливо відмітити доцільність застосування диктофонной техніки як проміжна ланка реєстрації інформації при створенні машинописних документів. Статистика показує, що витрати труда на складання документа з проміжної задиктовкой тексту на диктофон і подальшим друком з диктофона в 2 3 рази менше, ніж при рукописній підготовці і подальшому друці з чернетки. При великих об'ємах регулярних машинописних робіт в організаціях доцільно створювати диктофонномашинописные бюро.2.2 ЗАСОБУ ТРАНСПОРТУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Транспортування документів між службовими приміщеннями фірми, банку, бібліотеки або іншої організації може здійснюватися за допомогою возиків, конвейєрів, ліфтів, пневмопочты і інш.

Возики універсальне, але не завжди зручний засіб транспортування. У умовах регулярного переміщення великих об'ємів документації, книг, журналів і т.п. використовуються автоматизовані транспортні засоби: конвейєри, ліфти, пневмопочта.

Чаші інших використовуються тросові і стрічкові конвейєри.

Грейферные транспортери тросові конвейєри, найбільш прості по пристрою; вантажі, що перевозяться кріпляться до троса клипсовыми затисками або вміщуються в спеціальних патронів, закріплених на тросі.

Стрічкові транспортери можуть досягати великої протяжності (до 500 м), мати швидкість руху до 1 м/з, найбільший підйом 20°. Просторові стрічкові конвейєри здатні здійснювати переміщення документів у всіх напрямах в горизонтальній і похилій площині, з автоматичним виконанням складного маршруту. Так само, як і у тросових, у стрічкових конвейєрів існують два різновиди організації транспортування: документ без використання додаткових контейнерів закріпляється на стрічці (наприклад, магнітом); документ вміщується в транспортний контейнер: касету, коробку, папку і т. д. Заслуговують уваги стрічкові конвейєри з вузькою вертикально розташованою стрічкою, до якої кріпляться документоносители кишені з програматором, що автоматично скидає кишені в місці призначення.

Ліфтові транспортери (або підйомники) застосовуються для вертикального переміщення документів. За принципом дії вони можуть бути дискретні і безперервні. Якщо ліфти мають безперервне переміщення, тоді на їх платформах (піддонах) використовуються пристрої автоматичного вивантаження, що програмуються і захвата вантажу.

Пневматична пошта забезпечує переміщення документів по пневмотрубопроводу з великою швидкістю і на великі відстані. Багато які пневмопочты забезпечують передачу вантажів в різних напрямах з автоматичною маршрутизацією по заданій програмі; "пневмопочта Аеропост", наприклад, має 18 модифікацій.

Приклад. Пневмопочта "Дуплекс" передає по пневмотрубопроводу патрона діаметром 45 мм і довжиною 320 мм на відстань 250 м з швидкістю 8 м/з; "Транз1П, "Магістраль" такі ж патрони на відстань 400 м. "Пневмопочта Аеротранс" пересилає вантажі до 500 р. 2.3 ЗАСОБУ ОБРОБКИ ДОКУМЕНТІВ

Адресовальние машини широко використовуються для впечатывания в документи локальних фрагментів текстів, частіше за все стандартних: адрес клієнтів, заголовків рахунків, заяв, сповіщень, платіжних документів. Адресовальная машина копіює на документи або на етикетки для подальшої наклейки фрагмент тексту, оперативно вибираний з великого числа текстів, що зберігаються або в пам'яті машини, або у вигляді друкарських форм в картотеці штемпелейшаблонов, часто вставлених для зручності ручного вибору в різнокольорові стандартні рамки. У адресовальных машинах використовуються спеціальні форми для плоскої, а іноді і високого друку. Тексти для роздруку можуть бути також отримані з комп'ютера.

Маркірувальні машини (франкировальные машини) замість марок на конвертах друкують поштові штампи з вказівкою дати поштового відправлення і суми оплати. При друкуванні на лічильнику франкировальной машини нагромаджуються суми платежів, належних виконанню. Такий поштовий штамп може містити коротке рекламне оголошення, найменування організації, її адресу, телефони.

Штемпелювальні пристрої (нумераторы) служать для друкування на документах коротких цифрових повідомлень: номерів, індексів, дати і т. п.

Ламинаторы - машини для захисту документів від вологи, пилу, масла і від недбалого зберігання шляхом нанесення на поверхню документа захисного покриття. Документ вставляється в машину, де він зазнає термообробки, внаслідок якої на документ наноситься з двох сторін захисна плівка, або на поверхню документа просто приклеюється липка прозора плівка. Ламінувати доцільно цінні папери, оголошення, обкладинки книг і звітів, меню і багато які інші документи.

Фальцевальные машини пристрою для виконання різних видів фальцювання (згинання) паперів по заданому формату і акуратного складання їх. Фальцевальные машини виконують всі стандартні види фальцювання: одинарного, типу листа, зигзаг, двійчастого паралельного і інш. Розміри полів встановлюються оператором по заданій схемі. Продуктивність фальцевальной машини FKS FG 3500 до 20000 листів в годину.

Брошюровальные машини пристрою для автоматичного фальцювання і скріплення брошур за допомогою металевих скріпок. Випускаються і більш прості ручні і електрифіковані сшиватели паперів.

Приклад. Брошюровальная машина DC Mini HF скріпляє двічі внакидку блоки формату АЕА4, брошурує до 100 сторінок формату А4А5. продуктивність до 1500 брошур в годину має інтерфейс з листоподборщиком; машина DC Mini SR скріпляє підібрані блоки зліва вгорі і може пробивати бічні отвори підлога скорозшивач.

Листоподборочные машини (коллаторы) автомати для підбірки (сортування) друкованих листів в блоки, наприклад для подальшого виготовлення книг, брошур і тп. Комплекс апаратури дозволяє підбирати тиражі будь-якого об'єму і при цьому автоматично обробляти готові блоки і отримувати на виході готову до використання підібрану, сфальцованную і скріплену продукцію.

· Листоукладочные машини вібраційний машини, що вирівнюють пачки паперів.

· Пачковязальяые машини служать для обвязки пачок шпагатом або стрічкою що зварюється, липкою і інш.

· Палітурні машини виконують: скріплення блоку паперів пластмасовими або металевими пружинами, пластиковими пластинами; переплетення блоку паперів з допомогою термообложек клейовим способом.

· Паперорізальний обладнання (різаки) призначене для різання рулонного або інакшого паперу на листи споживчих форматів (формати в міліметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3 297х420) і обрізання (вирівнювання) країв готових книг і брошур. Номенклатура різаків вельми велика: від ручних різаків настільних (наприклад, фірми IDEAL 1034, 1071, 2035), підлогових (1080, 1110), підлогових гільйотин (3905, 4700) до автоматичних гільйотин (3915, 4810, 6550, 7228), що програмуються, що мають довжину розрізу від 340 до 1100 мм і що розрізають одночасно від 20 до 200 листів.

· Машини для знищення секретних і конфіденційних документів шляхом їх найдрібнішого розрізання і микроизмельчения забезпечені автоматичним приводом і контейнерами для документів, що знищуються і відходів у вигляді паперового пилу (машина МК2 "Таємниця") або брикетів (Destroyer). Види уничтожителей: офісні (подовжнє різання), промислові (перехресне різання), секретні (різання в паперовий пил), спеціальні (подрібнюють папір разом з металевим кріпленням, упаковують відходи у вологі паперові брикети).

· Конвертовскрывающие машини обрізають край конверта зазделегідь встановленої міліметрової ширини.

· Конвертозаклеивающие машини наносять клей на клапан конверта і заклеюють его.3. КОШТИ КОПІЮВАННЯ І РОЗМНОЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Операції копіювання і розмноження документів (статей, оголошень, рекламних проспектів і інш.) вельми поширені в діловому бізнесі і інших областях трудової і суспільної діяльності. Для цілей копіювання і розмноження документів використовуються спеціальні технічні засоби. Дня отримання невеликої кількості копій (до 25 экз.) доцільно користуватися коштами копіювання документації (репрографии), при великому тиражуванні (більше за 25 экз.) - коштами розмноження документів (оперативної або малої поліграфії).

Принципова відмінність коштів копіювання від коштів малої поліграфії полягає в тому, що при копіюванні копія знімається безпосередньо з документа-оригіналу, а при розмноженні - з проміжної друкарської форми, виготовленої з документа ЗАСОБУ КОПІЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Електрографічеськоє копіювання. Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копіювання є в цей час найбільш поширеним способом копіювання. Більше за 70% світових парки копіювального обладнання складають электрографические копіювальні апарати (ЭГКА), за допомогою яких виготовляється понад 50% всіх копій, що отримуються в світі.

Основні переваги электрографического копіювання:

· високі оперативність, продуктивність і якість копіювання;

· можливість масштабування і редагування документа при копіюванні;

· отримання копій з листових і сброшюрованных документів;

· отримання копій з різних штриховых, полутоновых, одне- і багатоколірних оригіналів;

· отримання копій на звичайному папері, кальці, пластиковій плівці, алюмінієвій фользі і інш.;

· порівняно невисока вартість апаратів і витратних матеріалів, легкість обслуговування.

Электрографическое копіювання включає в себе наступні процедури:

1) светоэкспозиция: проектування документа на поверхню заздалегідь нарядженого фотополупроводникового покриття барабана або пластини, зухвале стікти заряду з освітлених дільниць напівпровідникового (на світлу провідного) покриття і формування невидимого електростатичного зображення документа;

2) вияв зображення: перетворення прихованого електростатичного зображення у видиме в процесі налипання фарбувального порошку (тонера) на заряджені дільниці;

3) друк: перенесення фарбувального порошку з барабана або пластини на папір або інакшу основу копії;

4) закріплення: розчинення фарбувального порошку на копії в парах ацетона.

Приклад 7.5. Вітчизняні ЭГКА: ЕРА. РЭМ, ЭФКА, ЕР-11, ЕР-12. Кращі зарубіжні зразки: Xerox 5380, Ricon FT-4220, MiB DC-1755, Konica 112, Sharp SF-7800, Canon NP-6020 і інш.

Вітчизняні ЭГКА істотно поступаються за якістю копіювання зарубіжним. Якщо для вітчизняних ЭГКА справедливий образний висновок: текст на копії добре розбірливий, то для зарубіжних: копії краще за оригінали, малюнки об'ємні, кольори яскраві при умові використання фірмового паперу.

Вибір ЭГКА в основному залежить від типу і форматів документів, що копіюються і від кількості копій, яка планується виготовляти.

Термографическое копіювання. Це самий оперативний спосіб копіювання (десятки метрів в хвилину), що дозволяє отримувати копію на спеціальному досить дорогому термореактивной папері або на звичайному папері, але через термокопировальную папір. Недоліки термокопирования: невисока якість, невеликий термін зберігання копій (темніють), дорогий папір. Використовуються апарати: Блискавка, ТЭКА-1, ТЭКА-2, ТР-4, ТЭКА-13 і інш.

Фотографічне копіювання. Цей спосіб копіювання - самий давній. Він забезпечує саме високу якість, але вимагає дорогих витратних матеріалів і тривалого процесу (експозиція, вияв, промивка, сушка) отримання копії. Важливий, вельми поширений різновид фотографічного копіювання - микрофотокопирование, засноване на микрофильмировании документів. Використовуються особливо констрастні фотопапір і плівки, звичайні фотографічні апарати, апарати для контактного (рефлексного) фотографування і друку. Моделі: комплект ОРК, апарати КП-10, КРН, ДокуфоБФ-101 і інш.

Електронно-графічне копіювання. Воно засноване на оптичному ліченні документів (фотодіоди перетворюють зображення документа, що проектується на них в електричні сигнали) і электроискровой реєстрації інформації на спеціального носія копії. Копії частіше за все отримують на электрофотопленке і на термореактивной папері, Копії на электрофотопленке служать основою для подальшого тиражування документів коштами трафаретного друку, і в аспекті підготовки високоякісних трафаретних друкарських форм електронно-графічне копіювання вельми ефективно і широко використовується. Поширені апарати: Іскра, Еліка З-11, Rex-Rotary, BE-I02, Electrocop-18, Gestetner.

Диазографнческое копіювання. Диазографическое світлокопіювання - диазография, синькография. Застосовується переважно для копіювання большеформатной креслярсько-технічної документації. Оригінал повинен бути виконаний на світлопроникному папері, кальці. Процес полягає в експонуванні оригіналу контактним способом на світлочутливу диазобумагу і відбілити паперу яскравим світлом в місцях, де немає зображення. Зображення виявляється в парах розчинника (аміаку) у витяжних шафах, Якість диазотипного світлокопіювання середня. Використовуються апарати:СКА-1. СКА-2, СКН-2, ВА-140, ВА-102, КВС-100 і інш. 3.2 ЗАСОБУ ОПЕРАТИВНОЇ ПОЛІГРАФІЇ

Оперативна поліграфія забезпечує швидке отримання якісної поліграфічної продукції в значних тиражах в умовах звичайної установи, офісу. Оперативну поліграфію можна віднести до найбільш істотних досягнень другої половини XX в., бо вона є наймогутнішим засобом впливу на суспільство: це найважливіший інструмент реклами, пропаганди, важливий чинник розвитку національної культури і освіти. Існує багато різних способів друку в поліграфії: висока, глибока, трафаретна, гектографическая, офсетна і інш. Високий і глибокий друк самі довершені способи друку для масового тиражування книг, брошур; в них використовуються об'ємні друкарські форми, опуклі при високому друці і поглиблені при глибокій. У оперативній поліграфії застосовуються, як правило, плоскі друкарські форми.

Гектографическая друк. Принцип її заснований на виготовленні друкарської форми з великим запасом фарби, яка поступово розчиняється спиртом (звідси поширена її назва - спиртовий друк) і витрачається, переносячись на копії.

Друкарська форма виготовляється на мелованной папері шляхом перенесення на неї за допомогою спеціального копіювального паперу дзеркального зображення документа. Друк виконується на гектографах шляхом зволоження паперу спиртом і контактного перенесення тонкого шара фарби з друкарської форми на цей папір. З однієї друкарської форми можна отримати 100 - 200 відтиснень. Гектографическая друк застосовується при невеликому тиражуванні 25 - 250 экз.

Достоїнства цього друку: можливість багатоколірного друку, низька вартість витратних матеріалів, недоліки: низька якість копій і їх вицвітання згодом.

Гектографическая друк застосовується для дешевого швидкого тиражування матеріалів невисокої якості.

Приклади гектографов: Янтар, ГС, Grammaprint, Drester і інш.

Офсетний друк. У основі офсетного друку лежить принцип несмешиваемости масла і води. Друк виконується з плоскої поверхні (форми), обробленої таким чином, щоб дільниці, відповідні зображенню, що наноситься, втримували фарбу на масляній основі і відштовхували воду, а інша поверхня втримувала воду і відштовхувала фарбу.

Друкарська форма виготовляється на металевій (фольга) або гидрофильной паперовій пластині шляхом друкування на пишучій машинці (принтері) або электрографическим або термографическим копіюванням документа, але з обов'язковим використанням жирового барвника. При друці на ротапринт на пластину накочується фарба, що налипає на жирні місця, а потім контактним способом через проміжну еластичну ланку (офсетний барабан) фарба переноситься на папір для отримання копії.

Достоїнства:

· висока якість друку;

· можливість великого тиражування - 5 тыс, відтиснень з металевої форми н 400 - 1500 з паперовою;

· простота редагування друкарської форми (спеціальною офсетною гумкою або знежирюючим засобом);

· можливість повторного використання (до 5-7 разів) пластини з фольги;

· можливість багатоколірного друку. Недоліки:

· складність виготовлення друкарської форми і процесу копіювання;

· висока вартість обладнання.

Ротапринт: ПІДЛОГА-35, КРЦ-3, РЦ-2, Офсету 11, ГЕКА, ftominor, Gestetner. Plate-master і інш.

Трафаретний друк. Друкарська форма - трафарет, виготовляється на листі воскового, желатинового або колоїдного паперу або на плівці шляхом пробиття в ній микроотверстий на спеціальних пишучих машинках або методом електронно-графічного копіювання. Процес друку полягає в продавливании фарби через трафарет на машинах, званих ротаторами

Достоїнства:

· хороша якість друку;

· тиражування - 400 - 1500 відтиснень з однієї форми;

· простота виготовлення друкарських форм.

Недоліки:

· неможливість редагування друкарських форм;

· необхідність декількох трафаретів при багатоколірному друці,

Приклади ротаторів: РС (ДАР-50), Циклос МХП, Прогрес 1011, Gestetner 480, Rex Rotary 4500.

Електронно-трафаретний друк. Особливої уваги заслуговує, безумовно, самий ефективний і перспективний варіант оперативної поліграфії на ризографах, що використовує останні досягнення цифрової електроніки і істотно поліпшуючий все характерно гики трафаретного друку. Ризографы - порівняно новий тип копіювально-розмножувальної техніки; вони суміщають традиційний трафаретний друк з сучасними цифровими методами виготовлення і обробки електронних документів. Підключивши ризограф до комп'ютера через паралельний порт, його можна використати для оперативного створення, редагування і розмноження будь-яких поліграфічних видань.

Ризограф був винайдений і створений в 1980 г, в Японії, а вже до початку 1995 р. більше за 70% японських шкіл були оснащені ризографами; в Росії перші ризографы з'явилися l; 1992 р., в 1995 р. їх кількість у нас перевищило 3000. а загальні потреби російського ринку становлять, за оцінкою фахівців, 200 тис. шт.

Процес копіювання складається з двох етапів:

· підготовка робочої матриці (займає 15 - 20 з);

· копіювання по матриці (за 10 - 20 мін можна отримати декілька тисяч якісних відтиснень).

При підготовці матриці оригінал документа, що тиражується вміщують на вбудований сканер. Сканер прочитує інформацію, кодує її і створює відповідний цифровий файл. Після обробки спеціальної багатошарової майстра-плівки термоголовкой, керованої цим цифровим файлом, створюється робоча матриця, вмісна зображення, що копіюється або текст у вигляді микроотверстий у зовнішньому шарі плівки. Потім робоча матриця просочується спеціальним барвником, що поглинається внутрішнім шаром плівки, і використовується як трафарет для тиражування документа. З однієї робочої матриці можна отримати не менше за 4000 відтиснень хорошої якості. Всі названі процедури виконуються автоматично.

Достоїнства ризографа;

· використання для копіювання паперу будь-якого типу і якості;

· висока продуктивність: перша копія виходить через 20 - 30 з, подальший процес копіювання йде з швидкістю 60 - 130 відтиснень в хвилину;

· висока якість копіювання: в текстовому режимі дозвіл до 16 точок/мм, в фоторежиме відображення 256 відтінків і градацій яскравості;

· можливість копіювання кольорових документів за декілька прогонів;

· можливість збільшення або зменшення копій в 2 рази;

· висока економічність при великому тиражуванні: якщо вартість отримання 10 копій, наприклад, на ризографе і ксероксі приблизно однакова, то виготовлення 500 відтиснень на ризографе обходиться в 6 - 8 разів дешевше;

· можливість спільної роботи з ПК і, зокрема, використання ПК для створення і редагування документів;

· автоматизація всіх процесів, зручність управління, наявність дисплея.

Ризографы випускаються в двох конфігураціях:

1) роликової (ризографы RA 4050, 4200, 4300, 4900, OR 1700, 1750);

2) планшетной (ризографы RA 5900, 6300, GR 2710. 2750, 3750, SR 7200).

Планшетные ризографы дозволяють копіювати як листові, так і сброшюрованные матеріали. Але вони звичайно без автоматичної подачі оригіналу. Ризографы забезпечуються дизайнерським планшетом для оформительских робіт. За допомогою цього планшета who без ножиць і клею макетувати оригінал і оформити копії краще, ніж оригінал. У оригіналі, вміщеному на планшет, можна спеціальним олівцем відмітити поля, належні зміні, і для кожного поля указати вигляд обробки. Розмітка оригіналу везеться в діалоговому режимі, при цьому асові поля відображаються на дисплеї планшета.

Види обробки полів:

· кольорове виділення;

· фонова закраска;

· інверсне зображення;

· контурний шрифт,

· видалення поля;

· текстовий або фоторежим відображення поля.

4. КОШТИ АДМІНІСТРАТИВНО-УПРАВЛІНСЬКОГО ЗВ'ЯЗКУ

У системах адміністративного управління інформація передається як шляхом перенесення (перевезення) інформаційних документів кур'єром (або поштою ), так і з використанням систем автоматизованої передачі інформації по каналах зв'язку.

Ручне і механічне перевезення документів - вельми поширений спосіб передачі інформації в установах. Цей спосіб при мінімальних капітальних витратах повністю забезпечує достовірність передачі інформації, заздалегідь зафіксованої на документах і проконтрольованої безпосередньо в пунктах її реєстрації Оперативність (швидкість) передачі дуже низька і може задовольнити лише дуже невибагливого користувача. Для оперативної передачі інформації використовують системи автоматизованої передачі інформації - системи адміністративно-управлінського зв'язку.

Сукупність всіх коштів, службовців для передачі інформації, будемо називав системою передачі інформації (СП).

Джерело і споживач інформації є абонентами системи передачі. Лицентами можуть бути ЕОМ, системи зберігання інформації, різного роду датчики і виконавчі пристрої, а також люди. У складі структури СП можна виділити: кану передачі (канал зв'язку), передавач інформації, приймач інформації.

Передавач служить для перетворення поступаючого від абонента повідомлення в сигнал, що передається по каналу зв'язку; приймач - для зворотного перетворення сигналу в повідомлення, що поступає абоненту.

У ідеальному випадку при передачі повинна бути однозначна відповідність між повідомленнями, що передається що і отримується. Однак під дією перешкод, виникаючих в каналі зв'язку, в приймачі і передавачі, ця відповідність може бути порушена, і тоді говорять про недостовірну передачу інформації.

Основними якісними показниками системи передачі інформації є:

· пропускна спроможність,

· достовірність,

· надійність роботи.

Пропускна спроможність системи передачі інформації - найбільша теоретично досяжна кількість інформації, яка може бути передане за системою за одиницю часу. Пропускна спроможність системи зумовлюється швидкістю перетворення інформації в передавачі і приймачі і допустимою швидкістю передачі інформації по каналу зв'язку, визначуваною фізичними властивостями каналу зв'язку і сигналу,

Достовірність передачі інформації - передача інформації без її спотворення.

Надійність каналу зв'язку - повне і правильне виконання системою всіх своїх функцій.

Швидкість передачі дискретної інформації по каналу зв'язку вимірюється в бодах. Один бод - це така швидкість, коли передається один біт в секунду (1 бод = 1 біт/з; 1 Кбод = 103бет/з; 1Мбод=106бит/з).

Канали зв'язку

Канали зв'язку (КС) є загальною ланкою будь-якої системи передачі інформації. За фізичною природою канали зв'язку діляться таким чином:

- механічні - використовуються для передачі матеріальних носіїв інформації;

- акустичні -передають звуковий сигнал;

- оптичні - передають світловий сигнал;

- електричні - передають електричний сигнал.

Електричні канали зв'язку можуть бути проводные і беспроводные (або радіоканали).

За формою представлення інформації, що передається канали зв'язку діляться на аналогові і дискретні. По аналогових каналах передається інформація, представлена в безперервній формі, тобто у вигляді безперервного ряду значень якої-небудь фізичної величини. По дискретних каналах передається інформація, представлена у вигляді дискретних (цифрових, імпульсних) сигналів тієї або інакшої фізичної природи.

У системах адміністративно-управлінського зв'язку частіше за все використовуються електричні проводные канали зв'язку. По пропускній спроможності їх можна класифікувати на вигляд:

- низкоскоростные, швидкість передачі інформації в яких від 50 до 200 бод; це дискретні (телеграфні) канали зв'язку, як комутоване (абонентський телеграф), так і некомутовані;

- среднескоростные, що використовують аналогові (телефонні) лінії зв'язку; швидкість передачі в них від 300 до 9600 бод, а в нових стандартах МККТТ до 33600 бод (стандарт V.34 біс);

- високошвидкісні (широкосмуговий), забезпечуючі швидкість передачі інформації вище за 36000 бод; по цих каналах зв'язку можна передавати і дискретну, і аналогову інформацію.

Фізичною середою передачі інформації в низкоскоростных і среднескоростных. До звичайно є групи або паралельних проводів, або скручених проводів, званої пара, що виється (скручування проводів зменшує вплив зовнішніх перешкод).

У широкосмуговий КС використовуються коаксіальні кабелі, оптоволоконні кабелі радиоволноводы. До широкосмуговий відносяться і беспроводные радіоканали зв'язку. Можливості широкосмуговий каналів зв'язку величезні. Наприклад, по одному каналу-радиволноводу для міліметрових хвиль можна одночасно організувати трохи тисяч телефонних каналів, декілька тисяч видеотелефонных і біля тисячі телевізійних, при цьому швидкість передачі може становити декілька мільйонів бод. Не менше можливості і у волоконно-оптичних каналів.

Телефонні канали зв'язку є найбільш розгалуженими і що широко використовуються. По телефонним КС здійснюється передача звукових (тональних) і факсимільних повідомлень, вони є основою побудови інформаційно-довідкових систем, систем електронної пошти і обчислювальних мереж (в тому числі таких глобальних, як Internet, FidoNet, UseNet, Relcom).5. КОМП'ЮТЕРНІ СИСТЕМИ В ОРГТЕХНІЦІ 5.1 СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Система управління електронними документами - це набір пристроїв і програм, що дозволяють ефективно організовувати процедури створення, зберігання, маніпулювання і пересилок електронних документів.

Створення електронних документів. Створення простих текстових документів може виконуватися на пишучих машинках різного вигляду з подальшим введенням тексту з паперового документа в ПК за допомогою сканера. Але, безумовно, ефективніше навіть прості документи створювати безпосередньо на ПК з використанням широкого арсеналу програмних засобів, що забезпечують зручний і високоефективний сервіс. Тим більше цей сервіс важливий при створенні складних высокохудожественных документів, призначених для подальшого тиражування. Складання таких складних документів вимагає виконання процедур набору тексту, редагування, коректури, підготовки ілюстрацій, макетування і верстки сторінок, друку.

Часто безпосередніми джерелами матеріалів для документів служать системи) сканування зображень, факси, електронна пошта, електронні таблиці, графіки, креслення і т.п.

Всі процедури створення документа можна ефективно виконати на ПК, оснащеної сканером і набором проблемно-орієнтованих ППП, насамперед програм текстового редагування або настільної видавничої системи. Сканер може використовуватися для введення в документ окремо підготовлених фрагментів: малюнків, фотографій, схем, печатей, підписів і інш.

Приклад 7.23. У системах управління електронними документами можна використати; текстові редактори: Лексикон, Muiti Edit, Word Perfect, Word 7.0; художні редактори: Page Maker, Water Mark Professional; видавничі системи; Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; редактори зображень, що отримуються від сканерів: Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop, і багато які інші програмні продукти.

Зберігання електронних документів. Система зберігання електронних документів повинна забезпечити ефективне зберігання і актуалізацію документів у зовнішній пам'яті ЕОМ, а також їх ефективний пошук і конфіденційний доступ до них. Сховищем спеціальним образом організованої інформації, в тому числі і електронних документів, у зовнішній пам'яті ЕОМ є бази даних. Для створення і обслуговування баз даних призначені системи управління базами даних, які детально розглянуті в гл.15.

Маніпулювання електронними документами. Основними функціями цієї підсистеми є: організація роботи з електронними документами, контроль виконання документів, їх електронне поширення, роздрук і тиражування.

Вітчизняна система "Справа 1" (АТ "Електронні офісні системи") забезпечує зручну організацію роботи з документами і повний контроль за їх переміщенням і виконанням в будь-якій організації, що має локальну обчислювальну мережу. Зокрема, система надає наступні можливості:

· реєстрацію електронних документів, на які заводяться електронні картки;

· пересилку електронних документів і їх електронних карток на робочі місця виконавців;

· накопичення документів в поштових ящиках виконавців;

· контроль переміщення і виконання документів з оперативним отриманням відповідної нформации;

· ведіння списків; користувачів, класифікаторів документів, видів їх доставки, файлів, що використовуються в документообігу.

Система підтримує роботу з текстовими, рукописними, графічними документами, факсами, телефонограмами, телевізійними зображеннями і інш.

Існують інтегровані програмні системи (Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3,0 for Windows), що дозволяють працювати з документами різного формату.

Широко відома система Microsoft Office for Windows, що включає в себе СУБД Access 2.0, табличний процесор Excel 5.0, текстовий редактор Word 6.0, електронну пошту Mail і її розширення Form Designer, програми обслуговування факс-модемів At Work PC Fax і техніки для презентацій Power Point і багато що інше.

Використовуючи програмні засоби Microsoft Office, можна забезпечити:

· обробку вхідної і вихідної інформації;

· створення і редагування електронних документів;

· збір і аналіз даних (наприклад, звітності) з наочним представленням результатів у вигляді графіків, діаграм і пр.;

· зберігання електронних документів в базах даних із зручним пошуком і доступом;

· маршрутизацію і розсилку електронних документів по електронній пошті і факсимільному зв'язку;

· функції диспетчеризації проходження документів і електронного секретаря;

· зручне форматування і роздрук електронних документів і інш.

Інтегрована система Team Office - повна офісна відкрита інформаційна система, що забезпечує користувачам доступ до електронних документів, оперативний зв'язок між собою і зручну робочу середу. Вона підтримує роботу з багатьма актуальними текстовими процесорами, системами ділової графіки, табличними процесорами, системами управління базами даних; має програми, организующие свою обширну бібліотеку (Team Library), електронну пошту (Team Mail), систему телеконференцій і дошку оголошень (Team Forum), де можна тиражувати інформацію, електронний тижневик (Team Calendar) для планування різних заходів, електронний координатор ділових процедур і маршрутизатор інформації між користувачами (Team Flow) і багато що інше.

Всі ці програми входять в область програмного забезпечення, що найбільш інтенсивно розвивається, орієнтованого на робочі групи - так звані groupware-продукти (groupware - програмне забезпечення для реалізації спільної роботи з електронними документами багатьох користувачів).5.2 КОМП'ЮТЕРНІ СИСТЕМИ АДМІНІСТРАТИВНО-УПРАВЛІНСЬКОГО ЗВ'ЯЗКУ

Як випливає з вищесказаного, комп'ютер з могутнього обчислювача перетворюється в могутній засіб управління електронними документами і могутній комунікаційний засіб. Дійсно, по різноманітних інформаційно-обчислювальних мережах можна відправляти (і отримувати) повідомлення в самі віддалені пункти всього світу, обмінюватися даними і програмами з сотнями і тисячами абонентів, отримувати будь-яку довідкову інформацію з систем оперативних послуг.

Комп'ютер може бути підключений до абонентської телефонної мережі і отримати доступ до інших абонентів цієї мережі, до електронної пошти, до телетайпів і телефаксів, працюючих з цією мережею (подібні сервісні мережі вже є: мережі "Роснет", RJEX 400 і інш.),

Для підключення до всіх цих мереж необхідний модем. Модем встановлюється в слот (роз'єм) материнської плати ПК або автономно підключається до її послідовному) порту. Комп'ютерний модем часто має два зовнішніх роз'єм: один використовується для включення в телефонну мережу, другої - для підключення паралельно модему телефонного апарату. Для комп'ютерів потрібно використати високошвидкісні модеми (14400, 28800 і 33600 бод), бо вони, крім усього іншого, істотно зекономлять витрати на оренду каналів зв'язку: передача 1 Мбайта даних з швидкістю 300 бод займає біля 3 ч, а з швидкістю 28800 бод - менше за 2 мін.

Комп'ютер з факс-модемом працює набагато надійніше (не "зажевывает" папір) і стійкіше телефаксу, забезпечує багато додаткових сервісних послуг: істотно більш зручна і ефективна автоматизація підготовки текстів факсу з використанням всього арсеналу комп'ютерних коштів, інтеграція з електронною поштою, телексом і базою даних комп'ютера, наявність більше об'ємної електронної довідкової книги, вмісної саму різноманітну корисну інформацію, розмежування права доступу співробітників і зовнішніх абонентів до факсу, контроль проходження кореспонденції, докладна статистика роботи з факсом і т. п. (так чому ж не замінити факсимільний апарат на персональний комп'ютер з модемом, сканером і принтером, тим більше що ПК н так є на столі у секретаря будь-якої поважаючої себе фірми?).

Вже випускаються клавіатури комп'ютерів, з яких можна безпосередньо набирати номер телефону абонента (клавіатура Compu Phone 2000), вже з'явилися комп'ютери, обладнані відеокамерою і мікрофоном (фірми AT&Т), що дозволяють не тільки обмінюватися факсами з партнером, але і бачити його, і розмовляти з ним.

Очікується поява многофункциональной консолі, об'єднуючої в собі мініатюрний комп'ютер, телефон, факс і відеофони і виконаної у вигляді наручних годин (зараз є подібна конструкція у вигляді нарукавної пов'язки). Справді вже не можна буде розраховувати на неінформованого бізнесмена: всі рішення будуть прийматися на основі електронної інформації.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1. Алферов А.В., Матлін Е.М. Средства складання і розмноження документації. -М.: Зв'язок, 1989.

2. Обчислювальні машини, системи і мережі: Підручник/ Під ред. А.П. Пятібратова. - М.: Фінанси і статистика,.. 1996.

3. Куликовский Л.Ф., Морозів В.К. Основи Інформаційної техніки: Підручник. - М.: Вища школа, 1997.

4. Ложе І. Інформационние системи. Методи і кошти. - М.: Мир, 1987.

5. Милютина И.А. Технічеськиє засобу комп'ютерних інформаційних технологій. - М: АТ "Московські підручники і Картометографія", 1997.

6. Саямов Э.А. Средства відтворення відображення інформації: Учбова допомога. М.: Вища школа, 1990.

7. Підручник / Г.А.Тіторенко, Н.Г. Черняк, Л.В. Ерешин і др; під редакцією В.П.Косарева, А.Ю. Корольова. - М.: Фінанси і статистика, 1998.

8. Фигурнов В.Э. IBM PC для користувача. Изд.7-е, перераб. і доп.- М: ИНФРА-М, 1997.

9. Харрісон Дж. Організація роботи секретаря установи: Пер. з англ. - М.: Економіка, 1999.

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка