трусики женские украина

На головну

 Основи діловодства - Діловодство

Зміст

Введення .. 3

Структура та призначення номенклатурних справ .. 13

Вимоги до формування справ .. 14

Правила зберігання справ .. 22

Експертиза цінності документів .. 25

Оформлення справ .. 27

Складання описів справ .. 28

Порядок передачі справ до архіву .. 30

Архівне зберігання документів в електронній формі .. 31

Додатки .. 33

Введення

Приступаючи до вивчення курсу, насамперед слід ознайомитися з основними професійними термінами і визначеннями, постійно зустрічаються в роботі з документами.

Діловодство - галузь діяльності, забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Спочатку термін з'явився в усному мовленні (приблизно в XVII в.) І означав процес рішення (виробництва) справи: «справа виробляти» - вирішувати питання. У ході вирішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього спрадавна і створювали документи, оскільки усне слово короткочасно, може бути забуте, перекручене при передачі чи ні зрозуміло. Вже в XVI ст. вживається слово справу як збори документів, які стосуються якої-небудь справи, питання. Вперше в цьому понятті слово «справа» зафіксовано в документах в 1584 р

Сучасне діловодство включає:

- Забезпечення своєчасного і правильного створення документів (документування);

- Організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здачі в архів, знищення).

Паралельно з терміном «діловодство» в останні десятиліття використовується термін документаційне забезпечення управління (ДОП). Його поява пов'язана з впровадженням в управління комп'ютерних систем та їх організаційним, програмним та інформаційним забезпеченням для наближення до термінології, що вживається в комп'ютерних програмах та літератури. В даний час терміни «діловодство» та «документаційне забезпечення управління» є синонімами і застосовуються для позначення однієї і тієї ж діяльності. І той, і інший термін можна зустріти, наприклад, в назвах документів, що регламентують організацію документаційних процесів: «Державна система документаційного забезпечення управління» і «Типова інструкція з діловодства у міністерствах і відомствах Російської Федерації».

Документування - це процес створення та оформлення документа. Державний стандарт визначає документування як «запис інформації на різних носіях за встановленими правилами».

Необхідність фіксувати інформацію з'явилася у людей в глибоку давнину. До нашого часу дійшли «документи» різних епох, створені на глиняних табличках, бересті, кам'яних стелах і т.д. Способи нанесення інформації також були різними: малюнок, графіка, лист. В даний час в управлінській практиці використовують головним чином документи, створені будь-яким способом листи - рукописним, машинописним, друкарським, комп'ютерним, а також з використанням графіки, малюнка, фотографії, звуко- та відеозапису і на спеціальному матеріалі (папері, кіно- і фотоплівці, магнітній стрічці, диску та ін.). Вивченням розвитку способів документування носіїв інформації займається наукова дисципліна - документознавство.

Організація роботи з документами - це забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання в довідкових цілях і зберігання. Термін визначається державним стандартом як «організація документообігу, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи».

Документообігом стандарт називає рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. У технологію роботи з документами входить:

- Прийом і первинна обробка документів;

- Їх попередній розгляд і розподіл;

- Реєстрація документів;

- Контроль виконання документів;

- Інформаційно-довідкова робота;

- Виконання документів;

- Їх відправка;

- Систематизація (формування справ) і поточне зберігання документів.

Розкриємо деякі з перерахованих понять. Так, реєстрація означає запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання, контроль виконання документів - сукупність дій, які забезпечують їх своєчасне виконання, формування справи - групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ (систематизованим переліком найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформленим у встановленому порядку) і систематизація документів усередині справи.

Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації поданого питання або керованого об'єкта. Інформація тотожна поняттям: «дані», «відомості», «показники». Законодавчо закріплено наступний термін:

«Інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання».

У кожній області людської діяльності інформація має свою специфіку і тому вона відповідно підрозділяється на медичну, наукову, технічну, технологічну та ін. У федеральних органах влади і управління, в установах, організаціях і на підприємствах (незалежно від напрямку діяльності та форми власності) обов'язково виникає управлінська інформація, яка використовується для цілей управління будь-яким об'єктом або структурами. До управлінської інформації пред'являється ряд вимог: повнота, оперативність, достовірність, точність, адресність, доступність для сприйняття людиною.

Документи використовуються в різних областях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ є насамперед способом докази або свідоцтва чого-небудь, для історика - історичним джерелом, кібернетика-документаліста - носієм інформації, а I фахівці в галузі управління вважають його засобом фіксації і передачі управлінських рішень.

У Федеральному законі «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріплено наступне визначення поняття «документ»:

Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Це ж визначення дано і в державному стандарті на терміни та визначення «Діловодство та архівна справа». Для більш повної характеристики поняття «документ» слід розкрити і поняття «реквізит».

Кожен документ складається з ряду складових його елементів, які називаються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис і т.д.). ГОСТ закріплює наступне визначення:

Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа?

Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів визначається цілями створення документа, його I призначенням, вимогами до змісту і форми даного документа. Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Для низки документів число і склад реквізитів встановлені законодавчими та нормативними актами. Але в будь-якому випадку, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, повинна бути обов'язково оформлена шляхом проставлення необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом.

У документоведении документ розглядається як результат закріплення (відображення) фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини будь-яким зручним способом на спеціальному матеріалі.

Документи, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечують її збереження та накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повторне та неодноразове повернення до неї в часі. Вони зачіпають різні сфери діяльності людини і поділяються на текстові та графічні, традиційні (рукописні, машинописні) і на машинних носіях, наукові, технічні, особисті та офіційні та ін.

Офіційні документи - це документи, створені юридичними або фізичними особами, оформлені і засвідчені у встановленому порядку. Серед них особливу категорію складають службові (управлінські) документи, які визначаються державним стандартом як офіційні документи, що використовуються в поточній діяльності організації.

Як носії інформації документи виступають в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, будь-якої фірми, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин і окремих співробітників. Вони є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень та аналізу, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці.

Багато форм управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів: розпорядча діяльність - виданням різних розпорядчих документів; планування - за допомогою підготовки різних планів; облік - у вигляді складання й обробки статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації; контроль - шляхом збору відомостей у письмовому вигляді і т.д. Тому документи можна класифікувати відповідно до їх призначення як засобу:

- Регламентації діяльності (статути, положення, регламенти, правила, інструкції та ін.);

- Розпорядчої діяльності (накази, вказівки, постанови, рішення, розпорядження та ін.);

- Накопичення та узагальнення інформації (звіти, акти, доповіді та ін.);

- Передачі інформації (листи, телеграми, телефонограми та ін.).

Крім того, важливу роль у сфері управління грають документи, що відображають діяльність різних колегіальних органів (протоколи), які можуть виступати і засобом здійснення розпорядчої діяльності, і засобом накопичення та узагальнення інформації.

Документ виник передусім, щоб зафіксувати інформацію та надати їй юридичну силу. Значення латинського слова «документ» (documentum) - доказ, свідоцтво. В даний час безперечність документа також визначається поняттям «юридична сила документа».

Для управлінської діяльності юридична сила документів надзвичайно важлива, оскільки означає, що документи можуть служити справжнім доказом укладеної в них інформації. Юридична сила офіційного документа передбачає його обов'язковість для тих, кому він адресований, або для кола учасників управлінських дій (органів управління, їх структурних підрозділів, громадських організацій, посадові осіб і громадян), які керуються документом і засновують на ньому свою діяльність або утримуються від неї .

Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, повідомляє йому чинним законодавством компетенцією видав органу і встановленим порядком оформленія1. З цього визначення випливає, що орган управління або посадові особи, що випускають документ, зобов'язані:

- Дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;

- Видавати документи тільки в межах своєї компетенції;

- Дотримуватися діючих в певний час загальнодержавні правила складання та оформлення документів.

До числа найбільш юридично значимих реквізитів відносяться: найменування організації, дата і реєстраційним номер документа, підпис, печатка, грифи погодження та затвердження.

В управлінській практиці прийнято розрізняти документи за ступенем їх достовірності на чорнові, чистові, оригінали, копії.

Чорновий документ, виготовлений рукописним, машинописним способом або роздрукований з комп'ютера, відображає роботу автора над його змістом. Він може містити тільки текст і не володіє юридичною силою.

Бєлової документ - це рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень.

Документ, в якому містяться відомості, що підтверджують його достовірність (про автора, час і місце створення) вважається справжнім. Оригінал офіційного документа - це перший (або одиничний) примірник документа, що володіє юридичною силою.

Копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. Копія документа може бути факсимільного чи вільною. Факсимільна копія повністю відтворює зміст документа і всі його зовнішні ознаки (що містяться в оригіналі реквізити, включаючи підпис і печатка) або частину їх, особливості їх розташування. Факсимільна копія виготовляється на копіювальній техніці, з використанням фотографії, апаратів факсимільного зв'язку, принтерів. Для документів, виготовлених на друкарських машинках, факсимільного копією є другий і наступні екземпляри документів, отримані через копіювальний папір. Вони, як правило, залишаються у справах установи. Застаріла назва таких копій - відпустку. Вільна копія містить всі реквізити документа, але не обов'язково повторює його форму.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.

Типові управлінські функції в кожному управлінському апараті реалізуються на основі використання документів, що відносяться до різних систем документації. Співвідношення документів з різних систем в діловодстві різних установ та організацій неоднаково, тому що залежить від конкретної діяльності того чи іншого закладу, його масштабності, місця в системі федерального управління і ряду інших причин. Але, незалежно від цього, в будь-якій організації використовуються документи, що відображають організаційну, розпорядчу та виконавчу діяльність. Їх сукупність становить систему організаційно-розпорядчої документації. Державний стандарт визначає організаційно-розпорядчі документи як письмові документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб. Таким чином, система організаційно-розпорядчої документації в силу свого повсюдного застосування має велике значення для документування управлінської діяльності.

Крім загальних для всіх установ і підприємств функціональних систем документації виділяють також галузеві системи, які використовуються при документуванні відповідних видів діяльності та відображають їх специфіку. Це, наприклад, системи документації по охороні здоров'я, освіті (загальному і спеціальному), нотаріальні, судові та ін. Організаційно-розпорядча документація тісно пов'язана як з галузевими, так і з функціональними системами. З одного боку, вона представляє для інших систем правову основу, а з іншого - в ній знаходять відображення питання керівництва, контролю, планування, обліку, звітності і т.д.

Основним напрямком удосконалення документації є уніфікація і стандартизація.

Стандартизація - це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів». Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом. Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості створюваного вироби (в даному випадку документа). У Росії діяльність по стандартизації координується державними органами стандартизації.

Стандартизація - складний процес. До її складу входять такі елементи, як типізація, уніфікація, агрегування. З одного боку, це методи стандартизації, з іншого - види робіт, які можуть здійснюватися як самостійні. Наприклад, в широкому сенсі типізація - це розробка типових конструкцій чи технологічних процесів на основі загальних для ряду виробів (процесів) технічних характеристик. У документоведении цей метод використовується для створення типових форм документів і типових текстів, тобто зразків або еталонів, на основі яких створюються конкретні документи.

Типовий текст - це текст-зразок, на основі якого в подальшому створюються тексти аналогічного змісту.

Під уніфікацією розуміється «приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості». За офіційним визначенням уніфікація - це вибір оптимального числа різновидів продукції, процесів та послуг, значень їх параметрів і розмірів. Виходячи з цього випливає, що, по-перше, в процесі уніфікації повинно проводитися раціональне скорочення елементів вихідного безлічі об'єктів (наприклад, форм або видів документів, їх показників і реквізитів). А по-друге, уніфікація обов'язково призводить до встановлення оптимального (на якийсь досить тривалий час) однаковості в будь-якій області діяльності, у тому числі і в документуванні. Управлінські документи, використовувані в різних сферах і органах управління, повинні оформлятися одноманітно. Це дозволяє включати документи в єдину для країни систему діловодства, сприяє їх оперативної обробки і виконання, скорочує витрати часу на роботу з документами не тільки діловодного персоналу, а й усіх працівників управлінського апарату - від керівників до рядових співробітників.

Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Безпосередні розробники конкретних форм документів і систем документації - міністерства (відомства), здійснюють координацію тієї чи іншої галузі діяльності. Ними ж затверджуються уніфіковані форми документів. Так, міністерство фінансів відповідає за бухгалтерські документи, міністерство охорони здоров'я РФ - за медичні, Державний комітет РФ по статистиці - за форми первинної облікової та статистичної документації, Росархів РФ - за систему організаційно-розпорядчої документації.

Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки. Вони обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях і на підприємствах незалежно від їх підпорядкованості та форми власності.

Структура та призначення номенклатурних справ

Після виконання документи певний час зберігаються в організації. Для того щоб їх можна було швидко знаходити і використовувати, необхідна систематизація виконаних документів, тобто угруповання їх у справи. Державний стандарт визначає справу як «сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку».

Щоб правильно сформувати справи і забезпечити можливість використання потрібної інформації, документи класифікують: розділяють їх на групи з різними термінами зберігання. Спеціальним класифікаційним довідником, що дозволяє визначити порядок розподілу документів у справи, є номенклатура справ.

Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.

Номенклатура справ - це багатофункціональний документ, який використовується для різних цілей:

- Номенклатура використовується як схема класифікації при розподілі і угрупуванню виконаних документів у справи (папки). Заголовки справ, закріплені в ній, переносяться потім на обкладинки справ;

- Кожна справа, включена до номенклатури, має вказівку терміну зберігання документів, включених до нього. Таким чином з її допомогою намічають орієнтовні терміни зберігання документів, що є першим етапом експертизи цінності документів;

- Номенклатура справ використовується при побудові інформаційно-пошукової системи за документами підприємства. При реєстрації документів в реєстраційний індекс часто включають індекс справи за номенклатурою. Крім того, класифікаційна схема номенклатури може бути використана при формуванні довідкової картотеки на виконані документи;

- Номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при здачі в архів справ з термінами зберігання до 10 років включно. Вона ж служить основою для складання описів на справи з термінами зберігання понад 10 років і постійного;

- Номенклатура має довідкове значення при вивченні структури установи, організації, підприємства.

Загальні вимоги до номенклатури. Номенклатура справ як один з основних інструментів організації діловодства повинна відповідати певним вимогам, найважливіші з яких:

- Охоплення всіх документів, одержуваних і створюваних у процесі діяльності організації;

- Роздільна угруповання у справи документів постійного і тимчасового термінів зберігання;

- Конкретна і чітка формулювання заголовка справи, яка повністю відображає склад і зміст документів у ньому і виключає можливість включення у справу документів, які не відповідають його змісту і терміну зберігання;

- Систематизація справ всередині розділів номенклатури відповідно до ступеня важливості і терміном зберігання документаціі.Требованія до формування справ

Розробка номенклатури справ складається з декількох етапів:

- Визначення кола документів для включення в номенклатуру;

- Складання заголовків (найменувань) справ;

- Розробка класифікаційної схеми номенклатури, тобто порядку розташування справ;

- Визначення строків зберігання справ;

- Визначення системи індексації та встановлення індексів справ;

- Оформлення і посвідчення номенклатури справ.

Визначення кола документів для включення в номенклатуру. Основна вимога до номенклатури - охоплення всіх документів, що утворюються в процесі діяльності організації-При цьому повинна враховуватися документація, як створювана в самій організації, так і отримується від інших організацій та осіб, включаючи реєстраційні картки, журнали обліку, різні картотеки.

У номенклатуру повинні бути внесені і документи тимчасово діючих комісій, груп, створених для вирішення якої-небудь конкретного завдання, документи громадських організацій.

У номенклатуру справ включаються також документи, які не закінчені діловодством, які надійшли з інших організацій для продовження або закінчення вирішення питання; справи з питань, триваючим більше одного року (так звані перехідні справи). Вони вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього терміну вирішення питання. Протягом року номенклатура може бути доповнена справами, утвореними після початку року в результаті появи в діяльності організації нових питань. Для таких справ наприкінці кожного розділу номенклатури передбачають кілька резервних номерів.

Не включаються до номенклатури друковані видання (збірки, довідники тощо).

Складання заголовків справ. Це найскладніша частина роботи при складанні номенклатури справ.

Заголовок справи повинен в узагальненій формі коротко, чітко і однозначно відображати основний зміст документів комплексу, оскільки саме по заголовку справи виробляється пошук документів. Тема містить вказівку на рід заводяться справи (справа, документи, листування) або назва виду документа (накази, акти та ін.), Уточнюючі дані про зміст документів, кореспондентах, датах, а також вказівку автентичності, копийности і т.д. У заголовках справ не вживаються формулювання типу «Різні матеріали», «Загальна листування» і т.п.

Заголовки справ, що містять планові або звітні документи, повинні включати вказівку на вид і характер документів, їх періодичність, наприклад: «Річний звіт про науково-дослідницької діяльності інституту», «Місячні звіти про відвантаження товарів».

У заголовку справи, що містить статистичні форми, вказуються назви форм, їх номер або умовне позначення (шифр): «Річний звіт за окремими показниками фінансової діяльності підприємства (організації) (ф. 10-ф)».

Розробка класифікаційної схеми. Після складання заголовків справ проводиться їх систематизація, тобто визначається порядок розташування заголовків в номенклатурі справ. Він заснований на обліку організаційно-структурної побудови апарату управління і виконуваних ним функцій.

У номенклатурі справ невеликої організації, яка не має структурного поділу, а також в номенклатурі справ структурного підрозділу великої організації справи систематизують за ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв'язку документів.

Першими поміщаються справи, що включають організаційно-розпорядчі документи директивних та вищих органів, потім - справи, що містять організаційну документацію, що стосується діяльності організації в цілому (статут, положення) або структурного підрозділу, якщо складається номенклатура справ структурного підрозділу. Далі розташовують справи з розпорядчою документацією самої установи або організації (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ слідують справи з плановими і звітними документами (річними, квартальними, місячними), листуванням та іншими документами.

Визначення термінів зберігання справ. Терміни зберігання справ встановлюють для забезпечення збереження цінних документів. Терміни зберігання - важлива підстава для групування документів у справи, оскільки документи з постійним терміном зберігання, термінами зберігання до 10 років і понад 10 років не можуть поміщатися в одну справу.

Терміни зберігання встановлюються за переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання або експертним шляхом провідними фахівцями організації.

Терміни зберігання документів - постійні або тимчасові (один, три, п'ять, десять, 15 років і т.д.) - встановлюються в залежності від значимості документів. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання різної цінності і, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання всього справи встановлюється для найбільш цінної документації, тобто більший. Наприклад, якщо в справі перебувають документи з термінами зберігання один рік, три роки і п'ять років, вся справа зберігається п'ять років.

Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи. Наприклад, термін зберігання: справи, закінченого діловодством в 1998 р, обчислюється з 1 січня 1999

Індексація справ. Для практичного використання номенклатури справ велике значення мають умовні позначення, що привласнюються справах - індекси справ.

Якщо організація невелика і не має структурних частин, її номенклатура будується за виробничою або функціональної схемою. У цьому випадку індексом справи буде його порядковий номер в номенклатурі: 01, 02, 03 і т.д.

У зведеній номенклатурі в індекс кожної справи входить умовне позначення структурного підрозділу та порядковий номер справи в межах структурного підрозділу. Наприклад, індекс справи 03-02 означає, що справа було сформовано у структурному підрозділі, якому присвоєно індекс «03», і в номенклатурі справ цього підрозділу заголовок справи розташовується під номером «2» (02).

Індексація структурних підрозділів має бути постійною і повторюватися з року в рік. Перехідні справи вносяться в номенклатуру кожного разу під одним і тим же індексом.

Порядок оформлення та посвідчення номенклатури справ. Номенклатура справ складається за уніфікованою формою, яка розроблена архівними органами і закріплена в Державній системі документаційного забезпечення управління та Основних правилах роботи відомчих архівів.

Форма номенклатури є таблицю з п'яти граф: індекси справ, заголовки справ, кількість томів, терміни зберігання та примітки.

 Назва розділу

 Індекс справи Заголовок справи Кількість справ (томів, частин) Строк зберігання справи (тому, частини) і № статті за Переліком Примітка

 01-02 01-03

 Статут фірми

 Штатний розклад Пост., Ст. 37 Пост., Ст.52

У першій графі проставляють індекс справи, включеного в номенклатуру. В кінці кожного розділу номенклатури залишають резервні номери для закладу додаткових, не передбачених заздалегідь справ у разі їх появи.

Друга графа - назви заголовків справ.

Кожна справа може становити один або декілька томів. Це стає відомо по закінченні діловодного року. Тому третя графа - кількість справ (томів, частин) - заповнюється саме тоді.

У графі «Терміни зберігання і статті за Переліком» вказують термін зберігання конкретного справи і роблять посилання на Перелік (типовий або відомчий). Для деяких документів не встановлюють конкретні терміни зберігання, а зберігають «до відпадання потреби» (наприклад, інструктивні листи вищестоящих організацій, надіслані до відома) або «до заміни новими» (наприклад, положення, інструкції). У цьому випадку в графі проставляють саме ці позначки. Тут же може бути проставлена ??відмітка «ЕК», яка означає, що після закінчення діловодного року справа має бути піддано експертизі цінності з можливим виділенням деяких документів на постійне зберігання.

У графі «Примітки» протягом усього терміну дії номенклатури справ своєчасно проставляються відмітки про заклад нових справ, про передачу справ в архів, про перехідні справи, про виділення справ до знищення і т.п.

В кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії та кількість заведених і включених до номенклатури справ.

Підсумкова запис про категорії та кількість справ:

 За строками зберігання Всього У тому числі перехідних

 Постійного 8 січня

 Тимчасового (понад 10 років) 14 червня

 Тимчасового (до 10 років включно) 25

 Разом 47 7

У підсумковій записи окремо вказується кількість справ постійного зберігання, з терміном зберігання понад 10 років і з терміном зберігання до 10 років включно. Крім того, вказується кількість справ, що переходять на наступний рік.

Після підсумкової записи оформляється підпис особи, яка склала номенклатуру, і проставляється дата складання.

Номенклатура складається службою або особою, відповідальною за документаційне забезпечення, і узгоджується з архівом підприємства, організації. Підписує її керівник служби і затверджує керівник підприємства. Якщо документи надходять на державне зберігання, номенклатура справ направляється на погодження до державного архіву, що приймає справи даної організації, і тільки після цього затверджується керівником організації.

Номенклатура справ структурного підрозділу повинна складатися у трьох примірниках. Один примірник зберігається в службі ДОП, другий - в архіві, третій використовується в структурному підрозділі в якості довідкового посібника з формування справ.

Номенклатура справ організації (зведена) повинна складатися у чотирьох примірниках. Погоджують і затверджують два примірники, з яких один зберігається в службі ДОП організації та є документом постійного зберігання. Цей екземпляр включається в зведену номенклатуру в розділ служби ДОУ. Другий примірник зберігається в державному архіві, з яким номенклатура узгоджувалася, третій є робочим, а четвертий використовують для виписок, які завіряються службою ДОП і направляються у відповідні структурні підрозділи для закладу справ.

Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справу заводиться окрема папка (папка-швидкозшивач або папка-реєстратор).

Робота з формування справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконаних документів по теках (справам); розташування документів всередині справ у певній послідовності; оформлення обкладинок справ.

Формуванням справи називається групування виконаних документів у депо відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи.

Після того як документи виконані, вони поміщаються у відповідні справи і систематизуються всередині них. Справа вважається заведеним з моменту появи в ньому першого виконаного документа.

Правильний розподіл документів у справи має величезне значення, оскільки забезпечує швидкий пошук необхідних документів та їх збереження.

Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справу заводиться окрема папка (папка-швидкозшивач або папка-реєстратор).

Робота з формування справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконавчих документів по папках (справах); розташування документів всередині справ у певній послідовності; оформлення обкладинок справ.

Велике значення має правильне розташування документів всередині справи. Від того в якій послідовності вони розташовуються, багато в чому залежить час пошуку необхідної інформації.

Документи систематизуються в справах відповідно до певними принципами. Найбільш суттєвими і практично найбільш зручними є: питально-логічний, хронологічний, алфавітний, нумераційний. Вони можуть варіюватися і комбінуватися.

Частіше за інших використовується питальний (питально-логічний) принцип, згідно з яким документи розташовують у справах в логічній послідовності вирішення того чи іншого питання. Така систематизація збігається з хронологічним розташуванням документів.

При алфавітній систематизації документів використовують прізвища їх авторів, назви установ-кореспондентів, найменування адміністративно-територіальних одиниць і т.д. Копії наказів про накладення стягнень, заохочення ".

У нумераційного порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (протоколи, накази, квитанції, накладні і т.д.).

Копії наказів про накладення стягнень, заохочення, зміну прізвища і т.д. в приватне справа не підшивають, так ти, як ці відомості записуються в доповнення до особового листка по обліку кадрів.

Поряд з принципами систематизації документів при формуванні справ слід дотримуватися основних правил, загальних для всіх категорій документів:

- У справи підшиваються тільки виконані документи. Невиконані, а також підлягають поверненню документи підшивати у справу забороняється;

- Кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів та інших нормативних актів. Тому до підшивки документа в справу обов'язково перевіряється правильність його оформлення: наявність необхідних підписів, віз, індексу, дат, відміток і т.д .;

- У справу включаються документи в одному екземплярі. Чернетки, розмножені копії разом з оригіналами НЕ підшиваються. Виняток можуть становити лише чернетки особливо цінних документів або копії, на яких є відмітки, візи тощо, що доповнюють зміст перших примірників;

- Документи постійного і тимчасового термінів зберігання групуються в окремі справи;

- У справи групуються документи одного календарного року, за винятком перехідних справ. Крім того, окремі категорії справ мають свої особливості формування. Так, особисті справи формуються протягом усього періоду роботи особи в організації; справи виборних органів і їх постійних комісій формують за період скликання; документація навчальних закладів формується у справи по навчальним років;

- Документи поміщаються у справу з усіма відносяться до них додатками і додатковими матеріалами. Якщо додатки мають великий обсяг, з них формують самостійну справу.

Товщина кожного справи не повинна перевищувати 30-40 мм, що становить приблизно 250 аркушів. Якщо документів більше, справа поділяється на томи. Кількість томів кожної справи вказується в номенклатурі справ наприкінці року.

Правильна угруповання документів у справи та їх систематизація в справі значно полегшують проведення експертизи цінності документів, підготовку документів до подальшого зберігання і іспользованію.Правіла зберігання справ

Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів організації. У невеликій фірмі справи зберігаються секретарем.

Справи повинні розміщуватися в шафах, що замикаються, сейфах або елеваторних картотеках, що забезпечує їх збереження і захист від пилу і світла.

Справи розташовуються на полицях вертикально в послідовності, яка відповідає послідовності їх розташування в номенклатурі. На корінці кожного справи вказується його індекс за номенклатурою. Номенклатура справ прикріплюється на внутрішній дверцятах шафи.

Для швидкого пошуку документа спочатку знаходять потрібний номер справи за номенклатурою, а потім за номером справи - потрібну папку з документами.

Для обліку документів певних категорій справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається внутрішній опис.

Внутрішній опис документів справи - це обліковий документ, що містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів аркушів.

ВНУТРІШНЯ ОПИС документів справи №

 п / п Індекс документа

 Дата

 документа Заголовок документа Номери аркушів справи Примітка

 1 2 3 4 5 6

Внутрішній опис складається для справ, що містять особливо цінні документи, документи обмеженого доступу, для особистих справ, а також справ, сформованих за видами документів і вложних за змістом. Необхідність її складання визначається інструкцією з діловодства установи, організації чи підприємства.

Внутрішній опис поміщається на початку справи, і в неї вписуються дані про кожного підшивається документі. Після закінчення формування справи складається підсумковий, запис внутрішньої опису із зазначенням кількості включених до неї документів та кількості аркушів самої опису:

 Разом _____________________________ документів.

 (Цифрами і прописом)

 Кількість аркушів внутрішнього опису _____________________

 (Цифрами і прописом)

 Найменування посади особи,

 що склав внутрішній опис

 документів справи

 Підпис підпису

 Розшифровка

 Дата

Документи, вже включені в справу, можуть протягом року знадобитися працівникові установи, організації. У цьому випадку вони можуть бути вийняті з справи тільки відповідальним за формування та зберігання справ. На їх місце закладається лист-заступник, в якому вказується, коли, кому і на який термін видано документ.

Після завершення діловодного року видача окремих документів зі справи не допускається. При необхідності у тимчасове користування може бути видано справу цілком.

Якщо потрібно видати цілком вся справа, заповнюється карт3заместітель, в якій зазначаються номер виданого справи, дата видачі, кому видано справу, на який термін, розписи в отриманні та прийомі після повернення документів.

Карта-заступник поміщається на місці виданого справи.

Дозвіл на видачу справ в інші організації може бути дано тільки керівником установи, підприємства.

Вилучення документів із справ на вимогу компетентних органів (наприклад, прокуратури і т.д.) може проводитися тільки на підставі письмового розпорядження цих органів, з дозволу керівництва. У цьому випадку обов'язково складається акт про вилучення оригіналу документа, а на його місце в справу підшивається завірена копія.

 Експертиза цінності документів

Завершальний етап роботи з документами в діловодстві - обробка справ для їх подальшого зберігання та використання. Обробка справ для зберігання включає проведення експертизи наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) строків зберігання.

Експертиза цінності документів - це відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання основі прийнятих критеріїв.

В узагальненому вигляді завдання експертизи цінності документів полягають у наступному:

- Відбір документів, що мають політичне, господарське, наукове, культурне значення, для подальшої передачі їх на постійне зберігання до державних архівів Російської Федерації;

- Відбір на тимчасове зберігання документів, що не представляють науково-історичної цінності, але які зберігали практичне значення;

- Виділення до знищення документів, що не мають наукової цінності і втратили практичне значення;

- Встановлення або зміна строків зберігання документів. Документи оцінюються на підставі принципів історизму,

системності, цілісності. Критеріями оцінки документів є їх походження, зміст і зовнішні особливості.

Експертні комісії. Експертиза цінності в діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ, при формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ, а також при підготовці справ до подальшого зберігання і при виділенні справ на знищення.

Для організації та проведення експертизи цінності документів, їх відбору на зберігання і знищення в установі створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК). У міністерствах і відомствах, центральних органах громадських організацій для відбору і передачі документів на державне зберігання, а також для контролю і надання методичної допомоги підвідомчим організаціям створюються центральні експертні комісії (ЦЕК).

ЦЕК і ЕК - дорадчі органи. Вони працюють у постійному контакті з експертно-перевірочними комісіями (ЕПК) відповідної архівної установи, від якого отримують вказівки організаційно-методичного характеру.

Проведення експертизи цінності. Щорічно в діловодстві організацій проводять відбір документів на постійне та тимчасове зберігання, а також для знищення. Цей відбір проводить персонал структурних підрозділів за участю співробітників відомчого, архіву. Він передбачає аналіз фактичного змісту документів, що знаходяться у справі. Не тільки на основі заголовків справ, а шляхом полистного перегляду документів визначається їх наукова і практична цінність і відповідні терміни зберігання.

В результаті роботи експертної комісії утворюються чотири групи документів з різними термінами зберігання:

1) постійного зберігання в державних архівах;

2) тимчасового зберігання у відомчому архіві (понад 10 років);

3) тимчасового зберігання (до 10 років);

4) підлягають знищенню в зв'язку з закінченням терміну зберігання.

У відомчий архів передаються справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передача відбувається тільки по описам. Справи тимчасового (до 10 років) зберігання не підлягають здачі у відомчий архів. Вони зберігаються централізовано службою документаційного забезпечення або в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню.

Після затвердження описів на справи постійного зберігання архівної установи дозволяє установі знищити документи з тимчасовими термінами зберігання. Знищення документів оформляється актами. Акт про виділення до знищення документів і справ підписують голова та члени ЕК, стверджує керівник учрежденія.Оформленіе справ

Оформлення справи - це підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил.

Оформлення справи передбачає комплекс робіт по підшивці документів, нумерації аркушів, складання засвідчувального напису, складання (у деяких випадках) внутрішнього опису документів, внесенню уточнень в реквізити обкладинки справи: уточнення назви організації, діловодного індексу та заголовка справи, дати справи та ін.

Оформлення справ починається з моменту їхнього закладу в діловодстві і завершується в процесі підготовки до здачі в відомчий архів. Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення організації та структурних підрозділів. Оформлення може бути часткове або повне. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) обробляються спрощено (частково). Вони залишаються в скоросшивателях, аркуші не нумеруються і здаються в архів за номенклатурою справ. Але справи можуть і не здаватися в архів, а зберігатися в структурних підрозділах для використання в довідковій роботі.

Для обліку кількості аркушів у справах постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається засвідчувальний напис. Вона складається на окремому аркуші-засвідчувач, який розташовується в кінці кожної справи. У ній цифрами і прописом вказується число пронумерованих аркушів справи і окремо через знак «+» - число аркушів внутрішнього опису, якщо вона є.

Складати заверительную напис на обкладинці справи або зворотному боці останнього аркуша забороняється.

Засвідчувальний напис пишеться розбірливо. У ній вказуються дата складання, посада та прізвище укладача, який потім ставить свій підпис.

Після підшивки документів і нумерації листів проводиться оформлення обкладинки справи. Вимоги до оформлення закріплені ГОСТ 17914-72.

Якщо справа розпочато в одній організації, а закінчено в інший, на обкладинці проставляються три дати: дата заведення справи в одній організації, дата надходження справи в іншу організацію та дата закінчення справи в другій організації.

Важливим реквізитом обкладинки справи є вказівка ??кількості листів у справі, яка проставляється на підставі засвідчувального напису справи.

Термін зберігання проставляється на обкладинці справи за номенклатурою справ організації після звіряння її з відомчим переліком документів із зазначенням строків зберігання або після уточнення терміну зберігання за рішенням ЕК організації. На справах постійного зберігання пишеться: «Зберігати постійно».

Архівний шифр справи оформляється, як правило, в архіві організації. У ньому вказуються номер фонду, номер опису і номер дела.Составленіе описів справ

На справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складаються описи справ. Складання опису - це завершальний етап роботи з документами в діловодстві.

Опис справ - це архівний довідник, що представляє собою систематизований перелік заголовків справ і призначений для розкриття складу та змісту справ, закріплення їх систематизації усередині фонду й обліку справ.

Опис справ одночасно є обліковим документом і основним видом науково-довідкового апарату до документів, що забезпечує оперативний пошук документів. Таким чином, опис є обліковим документом і довідником за змістом справ.

У діловодстві описи на справи складаються в кожному структурному підрозділі працівниками служби документаційного забезпечення управління. Відповідальність за якісне та своєчасне складання описів справ структурних підрозділів несуть їх керівники.

Річні розділи описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу складаються за встановленою формою. Сукупність елементів опису кожної справи в опису називається описової статтею. Описова стаття опису справ структурного підрозділу повинна включати в себе наступні елементи:

- Порядковий номер справи (тому, частини) по опису;

- Індекс справи (тому, частини);

- Заголовок справи (тому, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;

- Дату справи (тому, частини);

- Число аркушів у справі (томі, частині);

- Термін зберігання;

- Примітка.

У описах справ постійного зберігання графа термін зберігання опускається.

Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. За наявності декількох томів (частин) кожен з них також має свій порядковий номер. Систематизацію справ в описі і присвоєння номера опису структурного підрозділу здійснює архів організації.

У кінці опису робиться підсумковий запис. У ній вказується цифрами і прописом число справ, що значаться за описом, перший і останній номер справ за описом.

Річний розділ описів на справи постійного зберігання, призначений для подальшої передачі в державний архів, підлягає затвердженню ЕПК. архівної установи. Він друкується у чотирьох примірниках, завіряється керівником служби документаційного забезпечення управління, підписується головою ЕК (після затвердження опису комісією) і узгоджується з керівником організації.

Відповідно до затверджених річних розділами опису організація зобов'язана у встановлені терміни здати, а державний архів прийняти на зберігання внесені в опис дела.Порядок передачі справ в архів

В архів організації передаються всі справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Передача справ здійснюється лише з описів та відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівником організації. Разом зі справами в архів передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи. Заголовок кожної картотеки потрібно включити в опис.

Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів організації, як правило, не передаються.

Беручи справи, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи. Завідувач архівом розписується у прийомі справ на всіх примірниках річних розділів опису, вказує дату прийому і кількість прийнятих справ. Один примірник річних розділів описів повертається здавачеві, інші залишаються в архіві.

При здачі справ на державне зберігання організація представляє в державний архів:

- Відношення на ім'я керівництва державного архіву із зазначенням назви організації, загальної кількості справ і крайніх дат документів;

- Опису в трьох примірниках, затверджені ЕПК архівного відділу;

- Історичну довідку організації, якщо справи здаються на державне зберігання вперше;

- Довідку про неповної схоронності документів (якщо які-небудь справи втрачені).

Потім справи шифруються. Шифровка включає в себе вказівку на обкладинці справи номера фонду, номера опису, номера справи.

Звірені з описом і зашифровані справи пов'язують в архівні зв'язки. Здача справ оформляється актом. Організація-здавальник і державний архів розписуються на всіх примірниках описів та акту здачі документів.

Два примірники опису та один примірник акта залишаються в державному архіві, третій примірник опису і другий примірник акта повертаються організації та зберігаються постійно в діловодної службе.Архівное зберігання документів в електронній формі

Особливість електронного зберігання полягає у спрямуванні документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і (при необхідності) з використанням віддаленого доступу (по телефону і через Internet).

База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.

Терміни зберігання документів не залежать від форми їх існування - паперовій або електронній - і визначаються, як уже сказано вище, спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням термінів зберігання (типовим і відомчими). Крім того, в кожній організації є номенклатура справ. Вона також вноситься в комп'ютер і є самостійною таблицею в базі даних про документи організації.

Терміни зберігання, закладені в номенклатурі справ, дозволяють при виборі в реєстраційній картці документа номера справи, в яке поміщається документ, автоматично визначати його термін зберігання та ініціювати переміщення або копіювання документа у відповідний розділ архіву.

Після закінчення діловодного року виробляється сортування по справах всієї бази даних про документи установи, що сформувалася протягом року в процесі реєстрації документів. Дані про документи організації за минулий рік використовуються для складання опису всіх документів, згрупованих у справах. Всередині справи документи розташовуються по порядку надходження (в основному в хронологічному порядку). Для справ постійного і довготривалого зберігання такий список документів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису і підшивається на початку справи.

Архівні правила передбачають складання описів справ постійного і довгострокового термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє складати подокументно опису, неможливі раніше при традиційної паперової технології зважаючи на їх трудомісткості. Такі описи значно полегшують і прискорюють пошук необхідних документів в архіві, забезпечують їх облік і збереження.

У разі передачі документів на державне зберігання на вимогу архівних органів на основі подокументно описів легко можуть бути сформовані узагальнені описи на справи постійного і довгострокового термінів зберігання.

Додатки

Форма підсумкового запису до номенклатури справ організації

Підсумкова запис про категорії та кількість справ, заведених у _____ році в організації

 За строками зберігання Всього У тому числі:

 перехідних з відміткою ЕПК

 1 2 3 4

 Постійного

 Тимчасового (понад 10 років)

 Тимчасового (до 10 років включно)

 Разом

Найменування посади керівника служби діловодної організації

Підпис Розшифровка

підписи

Дата

Підсумкові відомості передано у відомчий архів

Найменування посади

передав відомості Підпис Розшифровка

підписи

 СХВАЛЕНО

 Протокол ЦЕК (ЕК)

 Від _______________ № _____

 _______________

 СОГЛАСОВАНО

 Протокол ЕПК архівної установи

 Від _______________ № _____

Форма номенклатури справ

 Найменування організації

 НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

 _____ № _______________

 ______________________

 (Місце складання)

 ЗАТВЕРДЖУЮ

 Найменування посади

 керівника організації

 Підпис Розшифровка

 підписи

Підсумкова запис про категорії та кількість справ, заведених у _____ році в організації

 Індекс справи Заголовок справи (тому, частини) Кількість справ (томів, частин) Строк зберігання справи (тому, частини) і № статей за переліком Примітка

 1 2 3 4 травень

Найменування посади керівника служби діловодної організації

Підпис Розшифровка

підписи

Дата

Віза зав. відомчим архівом

(Особи, відповідальної за архів)

 СХВАЛЕНО

 Протокол ЦЕК (ЕК)

 Від _______________ № _____

 _______________

 СОГЛАСОВАНО

 Протокол ЕПК архівної установи

 Від _______________ № _____

Форма опису справ постійного зберігання

 ЗАТВЕРДЖУЮ

 Найменування посади

 керівника міністерства (відомства)

 Підпис Розшифровка

 підписи

Фонд № _________________

Опис № ______________

справ постійного зберігання

за ________ рік

_______________________________________________________________

назва розділу

 № п / п Індекс справи (тому, частини) Заголовок справи (тому, частини) Кількість аркушів у справі (томі, частині) Примітка

 1 2 3 4 травень

В даний розділ опису внесено _________________________________ справ

(Цифрами і прописом)

з № ___________ по № ________________, в тому числі:

літерні номери:

пропущені номери:

Найменування посади

упорядника опису

Підпис Розшифровка

Підписи

Завідувач центральним архівом (особа, відповідальна за архів)

Підпис Розшифровка

Підписи

Дата

 СОГЛАСОВАНО

 Протокол ЦЕК міністерства (відомства)

 від _______________ № _____

 ЗАТВЕРДЖЕНО

 Протокол ЕПК архівної установи

 від _______________ № _____

Форма опису справ довготривалого зберігання (понад 10 років)

 ЗАТВЕРДЖУЮ

 Найменування посади

 керівника міністерства (відомства)

 Підпис Розшифровка

 підписи

Фонд № _________________

Опис № ______________

справ довготривалого зберігання

за ________ рік

_______________________________________________________________

назва розділу

 № п / п Індекс справи (тому, частини) Заголовок справи (тому, частини) Кількість аркушів у справі (томі, частині) Термін зберігання справи (тому, частини) Примітка

 1 2 3 4 5 6

В даний розділ опису внесено _________________________________ справ

(Цифрами і прописом)

з № ___________ по № ________________, в тому числі:

літерні номери:

пропущені номери:

Найменування посади

упорядника опису

Підпис Розшифровка

Підписи

Завідувач центральним архівом (особа, відповідальна за архів)

Підпис Розшифровка

Підписи

Дата

Зразок листа заступника

 Лист-заступник

 Документ № _____ від _______, що надійшов

 (Найменування кореспонденції)

 З питання _______________________

 Виданий _______________ _________________

 коли кому

 Видав ________________ Отримав ____________________

Зразок картки - заступника

 КАРТА-заступник

 Справа № _____ 2002

 Структурний підрозділ

 Дата видачі Кількість листів Кому видано Розписка одержувача Дата повернення Розписка про прийом

Зразок листа завірителя справи

 Лист-засвідчувач

 У справу підшито (вкладено) і пронумеровано 210 (двісті десять) аркушів, у тому числі: літерні аркуші 50а, 112а, 112б + 2 листи внутрішнього опису.

 Лист 5 має фізичні ушкодження - розрив і склейка.

 Секретар Підпис Розшифровка підпису

 Дата

Зразок річний опису справ

ОПИС № __________________________________________

Назва розділу

 № п / п Індекс справи (тому, частини) Заголовок справи (тому, частини) Дата справи (тому, частини) Кількість аркушів у справі (томі, частині) Термін зберігання справи (тому, частини) Примітка

 1 2 3 4 5 6 7

До цієї опис внесено ___________ справ з № ______, у тому числі:

літерні номери:

пропущені номери:

форма внутрішнього опису документів справ

ВНУТРІШНЯ ОПИС

документів справи № ____________

 № п / п Індекс документів Дата документів Заголовок документа Номери аркушів справи Примітка

 1 2 3 4 5 6

Разом ______________________________________________ документів

цифрами і прописом

Кількість аркушів внутрішнього опису ____________________________

цифрами і прописом

Посада підпис І. О. Прізвище

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка