трусики женские украина

На головну

 Організація і технологія документаційного забезпечення на конкретному підприємстві - Діловодство

Міністерство освіти Російської Федерації

Російський державний гуманітарний університет

Історико-архівний інститут

Факультет Документознавства

Кафедра Документознавства

Руденко Дар'я Володимирівна

Організація і технологія документаційного забезпечення ЗАТ «Будівельна Компанія« Дружба »

Дипломна робота

Студентки 5 курсу денного відділення

Допущена до захисту на ГАКНаучний керівник

Завідуюча кафедрою ______________________

ПрофессорТ.В. Кузнєцова ______________________

«___» ____________ 2002р. «___» _____________2002 Р

Москва 2002

ЗМІСТ

Введення

Історія створення ТОВ «ДІН» і структура діловодної служби

Введення

В умовах стрімкого прогресу, ринкових відносин та конкурентної економіки своєчасне і правильне рішення стратегічних і тактичних завдань визначає життєздатність фірми, організації.

Документована інформація складають основу управління, його ефективність значною мірою базуються на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального і політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. У сучасних умовах для підвищення ефективності управління необхідно приділяти достатню увагу вдосконаленню роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому. Ділова інформація представляється у вигляді різного роду документів, дослідження показують, що 75% робочого часу співробітників організацій витрачається на їх підготовку, супровід, заповнення, копіювання і передачу [1]. За даними ISO (International Standards Organization), управління документами стає одним з головних чинників конкурентоспроможності будь-якого підприємства [2]. Воно означає особливу організації роботи з документами та даними, координацію процесів створення, зміни поширення. Правильно організоване управління справами знижує час необхідне для пошуку, підвищує точність і своєчасність інформації, усуває її надмірність.

Під час ринкових відносин важливе значення надається механізації і автоматизації діловодних процесів, які збільшують продуктивність праці працівників зайнятих в управлінні. Раціоналізації документаційного забезпечення управління в підприємствах будь-якої форми власності необхідно приділити велику увагу, тому, що недоліки в постановці цієї роботи призводять до серйозних труднощів у роботі керівника і підприємства в цілому. За рахунок більш досконалої системи документаційного забезпечення управління досягається швидше рухається і виконання службових документів, їх збереження, використання та правильний відбір на державне зберігання.

Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі будь-яка робота сьогодні, тримається на засадах наукової організації праці. Кожен процес роботи може бути методично розкладено на свої складові частини, до найпростіших операцій. З продуманих, правильно організованих операцій і будується повна ланцюжок науково-організаційної роботи.

Принцип роботи з інформаційно-документаційного обслуговування зводиться до набору одних і тих же операцій. Тільки в організаціях вони виконуються вручну, в інших - за допомогою засобів механізації, в третій - ці процеси повністю автоматизовані. Але всі ці етапи діловодного циклу роботи з документами аналогічні. Тому грамотний працівник управлінського апарату повинен вміти не тільки правильно складати і оформляти самі документи, а й знати, які види робіт виконуються з цими документами.

На жаль, багато керівників підприємств, працівники, відповідальні за документаційне забезпечення управління, не знайомі з основами сучасного діловодства, а тим більше - з тонкощами ведення документації.

Разом з тим, правильне складання та оформлення документів відповідно до нових нормативів - найважливіший обов'язок працівників діловодних служб.

Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційну форму і переміщають в часі і просторі. Документи і документний інформація лежать в основі управлінських рішень і є їх матеріальним втіленням, забезпечують юридичною силою. Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок, щоб працівники не відволікалися від головних виробничих цілей підприємства.

Актуальність обраної теми обумовлюється недостатньою опрацюванням проблеми документаційного забезпечення управління в організаціях. Рішення проблеми управління документацією в сучасних умовах дозволить цілеспрямовано формувати інформаційні ресурси організацій, забезпечувати їх ефективне функціонування, а також відкрити доступ споживачам до інформаційних ресурсів з найменшими витратами часу, праці і коштів.

В ході дипломної роботи були вивчені та проаналізовані організація і технологія документаційного забезпечення діяльності Закритого акціонерного товариства «Будівельна Компанія« Дружба ».

Метою написання дипломної роботи є аналіз організаційного забезпечення діяльності ТОВ «ДИН», а також розробка внесення раціональних пропозицій щодо її вдосконалення.

Виходячи з цього, вибудовується ряд завдань, а саме:

- Ознайомлення з організаційною структурою Компанії;

- Вивчення функцій, завдань, основних видів діяльності Компанії;

- Розгляд місця та значення служби документаційного забезпечення в діяльності ТОВ «ДИН»;

- Вивчення організації служби документаційного забезпечення управління Компанії, її структури та обсягів роботи, а також аналіз документообігу;

- Вивчення та аналіз нормативних документів, що регламентують організацію діловодства;

- Розробка пропозицій щодо вдосконалення роботи з документами з урахуванням рекомендацій нормативно-методичних документів та спеціальної літератури;

- Внесення пропозицій з автоматизації діловодства та документообігу.

З урахуванням недостатньої розробки теми, при написанні цієї дипломної роботи був використаний широкий круг джерел. Проводячи огляд цих видань, слід поділити їх на дві великі категорії. У першу слід віднести видання, містять загальнодержавну нормативну базу з питань управління документацією, архівної справи, діловодства та стандартизації. Комплекс федеральних нормативно - методичних матеріалів з документаційного забезпечення складають:

Державна система документаційного забезпечення управління. [3] Цей документ являє собою сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління. Це один з основних федеральних нормативних актів, що містить комплекс вимог і положень, сприяють розробці єдиних підходів не тільки до традиційного, але й автоматизованого управління документацією - інформаційного менеджменту. ГСДОУ впорядковує організаційну структуру управління документаційне забезпечення в організаціях шляхом вирішення питань побудови типових служб ДОП, організацію технологічного процесу створення та обробки документації. ГСДОУ сприяє вирішенню ряду проблем автоматизації, створення і обробки документів і включає нормативні положення і правила загальнодержавного масштабу і значення. Разом з тим, будучи державною по суті, система орієнтована і на застосування в недержавних структурах у всіх своїх аспектах.

Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади [4] сприяє вирішенню технологічних завдань документування. Цей стандарт встановлює склад реквізитів, правила оформлення організаційно-розпорядчих документів, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань. Типова інструкція, пред'являючи вимоги до уніфікації елементів оформлення документації, значною мірою полегшує створення типових, уніфікованих і єдиних процесів як традиційного, так і автоматизованого документування, збереження і передачі документованої інформації.

ГОСТ Р 51141-98. «Діловодство і архівну справу. Терміни та визначення ». [5] Цей стандарт, є, важливим етапом оновлення нормативно-методичної бази діловодства та архівної справи у відповідності з федеральним законодавством і сучасним рівнем розвитку даної відросли. Терміни, встановлені цим стандартом, повинні бути використані у всіх видах документації. Змістовну основу стандарту становлять три розділи: «Загальні поняття», «Діловодство» і «Архівна справа».

Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням строків зберігання [6] включає документи, що утворюються при документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних установами, організаціями та підприємствами, незалежно від їх функцій, рівня і масштабу діяльності, форм власності. Перелік служить цілям збереження, організації та поповнення Архівного фонду Російської Федерації, призначений для визначення термінів зберігання документів, відбору їх на постійне зберігання або знищення. Він повинен використовуватися також при підготовці номенклатур справ, формуванні справ, при розробці схем класифікації документів при створенні пошукових систем в діловодстві, при розробці відомчих переліків.

Для написання даної дипломної роботи залучалися такі законодавчі акти, що регламентують роботу з документами:

Федеральний закон «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» [7]. Справжній закон регулює відносини, що виникають при формуванні та використанні інформаційних ресурсів на основі створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку, розповсюдження і надання споживачеві документованої інформації; створенні та використанні інформаційних технологій та засобів їх забезпечення; захисту інформації, прав суб'єктів, що у інформаційних процесах та інформатизації. Закон містить визначення, що стосуються інформації та її документування.

Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис». [8]

Метою цього закону є забезпечення правових умов використання електронного цифрового підпису в електронних документах, при дотриманні яких електронний цифровий підпис в електронному документі визнається рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії. У цьому законі визначено умови використання електронного цифрового підпису, особливості її використання.

До другої категорії видань належить наукова література. При написанні дипломної роботи були вивчені праці авторитетних фахівців в області документознавства професора Т.В. Кузнєцової, доцента Л.В. Санкіна, к.і.н. С.Л. Кузнєцова, старшого викладача О. В. Мосягиной, к.і.н. Н.В. Шатиной, старшого викладача В.С. Иритикова.

У виданні "Секретарська справа" Кузнєцова Т.В. приділяє велику увагу поліпшенню роботи з документами, наукової організації секретарської праці. [9]

Це видання містить численні зразки та форми документів. Наприкінці наведений великий список законодавчих актів, нормативно-методичних матеріалів та літератури. У кожному розділі, крім організаційних моментів, викладаються вимоги до складання та обробці спеціальних документів (трудовий договір, лист, протокол, наказ). Наведено також велика кількість обліково-реєстраційних форм, на яких грунтуються спеціальні інформаційно-пошукові системи.

Даються детальні характеристики федеральних нормативних актів, що регламентують документаційне забезпечення спеціальних функцій управління.

У виданні Т.В. Кузнєцової «Діловодство (документаційне забезпечення управління)» [10] розглядаються способи документування, а також нормативно-методична база діловодства; викладені основи діловодства, докладно описується організація роботи з документами та бездокументационное обслуговування. Цей посібник охоплює широкий комплекс питань з секретарській справі.

У довідковому виданні М.В. Стенюкова «Довідник з діловодства» [11] зібрані найважливіші правила і норми щодо складання документів відповідно до існуючих стандартів. Дано також зразки найбільш використовуваних видів документів, рекомендації з організації документообігу на підприємстві, раціональної систематизації документів та забезпечення їх зберігання. Довідковий посібник включає в себе керівництво по складанню і правильному оформленню різних документів з урахуванням вимог існуючих стандартів.

У дипломній роботі використовувалася інформація на основі аналізу дисертаційної роботи доктора історичних наук М.В.Ларина «Управління документацією в організаціях (проблеми історії та методології)» [12]. Автор у своїй роботі вирішує наукову проблему управління документацією з метою нових інформаційних технологій в організаціях різного типу, формування концепції та методології управління документаційному ресурсами для прийняття рішень на базі інформаційного менеджменту в історичному розвитку.

У процесі підготовки дипломної роботи були використані численні періодичні публікації в журналах «Секретарська справа», «Діловодство», «Вітчизняні архіви».

1. У журналі «Секретарська справа», у статті «Рекомендації щодо розробки посадових інструкцій» [13] В.С. Иритикова дуже докладно описала всі розділи посадової інструкції. У статтях Л.В. Санкіна і Т.В. Кузнєцової - «Посадова інструкція секретаря-референта», [14] «Посадова інструкція секретаря керівника» [15], «Посадова інструкція: рекомендації щодо складання» [16] і, відповідно, «Як скласти посадову інструкцію секретаря» [17] викладено рекомендації по складанню посадової інструкції секретаря-референта. Ці статті написані на основі практичних розробок і носять рекомендаційний характер.

Конкретизовано етапи діловодства розглядаються в наступних статтях:

1. Тему реєстрації документів піднімається в статтях Т.В. Кузнєцової «Реєстрація - ключовий момент роботи секретаря з документами» [18], И.Л.Артамоновой «З досвіду впровадження автоматизованої системи реєстрації». [19]

2. Етапи, методи і терміни контролю за виконанням документів описуються в статтях Т.В. Кузнєцової «Ведення контролю за строками виконання - найважливіше завдання секретаря» [20], Е.А. Степанова «Контроль виконання документів і доручень» [21], С.Л. Кузнєцова «Автоматизований контроль виконання - важлива умова успішної роботи офісу». [22]

3. Етапу складання номенклатури справ, підготовки та передачі документів на архівне зберігання присвячені статті Є.В. Алексєєвої, П.П. Афанасьєвої, Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной «Архівні аспекти в діловодстві: організація документів і справ у межах архіву» [23] і «Архівні аспекти в діловодстві: переліки документів» [24]; Н.В. Басакіна - «Організація підготовки та передачі на архівне зберігання документів установ різних форм власності» [25], В.Д. Банасюкевича «Новий типовий перелік» [26]. Цю тему продовжують Н.В. Шатина «Складання номенклатури справ» [27], Е.М. Емишева «Методика складання номенклатури справ» [28]. У даних статтях описується хід роботи з підготовки та передачі справ в архів, складання номенклатури справ з урахуванням строків зберігання за новим переліком [29].

У статті М.П. Бобильової «На шляху до інформаційного менеджменту (питання оцінки діяльності служб документаційного забезпечення управління в умовах автоматизації документообігу)» [30] і в статті М.П. Бобильової і В.А. Гуськова «Питання ведення номенклатури справ в умовах автоматизації діловодства» [31] розглядаються різні аспекти діловодної роботи при впровадженні системи автоматизації документообігу: питанням нормативно-методичного забезпечення стосовно діяльності великої ієрархічної організації; критеріям оцінки, показниками діяльності служб ДОП, впливу кожного з критеріїв на постановку діловодства.

Актуальна для Росії тема автоматизації діловодства та документообігу знайшла відображення в статтях А. Казуто - «Шість питань на тему автоматизації діловодства» [32], А.В. Бадьиной - «Електронний документообіг фірми» [33], Бобильової М.П. - «Питання аналізу документообігу організації в умовах використання автоматизованих систем» [34], С. Короткого «Сучасні технології корпоративного документообігу» [35]. Автори даних статей описують можливі шляхи автоматизації документообігу, особливості автоматизації російських підприємств, сучасний стан та перспективи розвитку ринку систем електронного діловодства.

Переваги комп'ютерних технологій перед традиційними розглядаються в статтях С.Л. Кузнєцова «Автоматизація діловодства.

Повний текст реферату

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка