трусики женские украина

На головну

Загальні вимоги до оформлення документів - Діловодство

ВВЕДЕННЯ......................................................................................................... 4

1. ВИМОГИ ДО СТРУКТУРИ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА............................ 4

2. ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА..................... 8

3. ОФОРМЛЕННЯ ТАБЛИЦЬ............................................................................ 10

4. ПРИКЛАД ОФОРМЛЕННЯ БЛАНКА ЗРАЗКА НАКАЗУ

ПО ОСНОВНІЙ ДІЯЛЬНОСТІ........................................................... 11

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ................................................................................ 13

ВВЕДЕННЯ

Управління підприємством неминуче вимагає створення багатьох видів документів. Саме документи, тобто зафіксована на матеріальному носії інформація, має юридичну силу.

У даній роботі ми торкнемося питання вимог, що пред'являються до тексту документа і оформлення в документі таблиць.

Від того, як оформлений текст документа, залежить стислість, ясність і виразність думки в документе.1. ВИМОГИ До СТРУКТУРИ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Заголовок узгодиться з найменуванням вигляду документа. Заголовок може відповідати на питання:

· про що (про кого), наприклад: Наказ про створення атестаційної комісії;

· чого (кого), наприклад: Посадова інструкція секретаря - референта.

До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок можна не складати.

Текст документа складають на російській або національній мові відповідно до законодавства РФ і суб'єктів РФ про державні мови.

Тексти документів пишуть тільки на російській мові при напрямі їх:

· до федеральних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів РФ;

· на підприємства, в організації і їх об'єднання, що не знаходяться у ведінні даного суб'єкта РФ або розташовані на території інших суб'єктів РФ.

Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, пов'язаного тексту або у вигляді з'єднання цих структур.

При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак об'єкта, що характеризується повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку або словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього часу або минулого часу ( "маєте", "володієте" або "були", "знаходилися" і т.д.). Характеристики, виражені словесно, повинні узгоджуватися з найменуваннями ознак.

Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені із заголовками. Якщо таблиця друкується більш ніж на одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані, і на наступних сторінках друкуються тільки номери цих граф.

Пов'язаний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, основи, цілі складання документа, у другій (заключної) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації.

Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядливу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення; довідки, доповідні записки - оцінку фактів, висновки).

У тексті документа, підготовленого на основі документів інших організацій або раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.

Якщо текст містить декілька рішень, висновків і т.д., то його потрібно розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.

У розпорядливих документах (наказ, розпорядження і т.д.) організацій, діючих на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих керівництву організації, виклад тексту повинно йти від першого імені однини ( "наказую", "пропоную", "прошу").

У розпорядливих документах колегіальних органів текст викладають від третього імені однини ( "постановляє", "вирішив").

У спільних розпорядливих документах текст викладають від першого імені множини ( "наказуємо", "вирішили").

Текст протоколу викладають від третього імені множини ( "слухали", "виступили", "постановили").

У документах, що встановлюють права і обов'язок організацій, їх структурні підрозділи (положення, інструкція), а також вмісних опис, оцінку фактів або висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третього імені або множинної однини ( "відділ здійснює функції", "в склад об'єднання входять", "комісія встановила").

У листах використовують наступні форми викладу:

· від першого імені множини ( "просимо направити", "направляємо на розгляд");

· від першого імені однини ( "вважаю необхідним", прошу виділити");

· від третього імені однини ( "міністерство не заперечує", "ВНИИДАД вважає можливим").

Узгодження документа оформляється візою, що включає підпис і посаду що візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання.

Наприклад:

Начальник юридичного відділу

Особистий підпис А.С. Орлов

25.01.2000

При наявності зауважень до документа візу оформляють таким чином:

Зауваження додаються

Начальник юридичного відділу

Особистий підпис А.С. Орлов

25.01.2000

Зауваження викладаються на окремому листі, підписуються і додаються до документа.

Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляються в нижній частині оборотної сторони останнього листа оригіналу документа. Для документа, оригінал якого відправляється з організації, візи проставляються в нижній частині лицьової сторони копії документа, що відправляється. Можливе оформлення віз документа на окремому листі узгодження. Допускається, по розсуду організації, полистное візування документа і його додатку.

Гриф узгодження документа складається з слова УЗГОДЖЕНО, посади особи, з якою узгоджується документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифровки підпису (ініціалів, прізвища) і дат узгодження, наприклад:

УЗГОДЖЕНО

Ректор Фінансової академії

при Уряді Російської Федерації

Особистий підпис А.Г. Грязнова

23.04.2000

Якщо узгодження здійснюють листом, протоколом і інш., гриф узгодження оформляють за наступною формою:

УЗГОДЖЕНИЙ

Лист Російської академії

медичних наук

від 30.10.2000 N 451-805

або

УЗГОДЖЕНО

Протокол засідання

Правління страхової

компанії "Планета"

від 21.06.2000 N 102. ВИМОГИ До ОФОРМЛЕННЯ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

Текст документа друкується через 1,5 міжрядкових інтервалу. Для документів формату А5 допускається друкування тексту через один міжрядковий інтервал.

Перший рядок кожного абзацу тексту потрібно друкувати, відступивши на 5 знаків від межі лівого поля.

Реквізити (крім тексту), що складаються з декількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф твердження», «Відмітка про наявність додатку», «Гриф об узгодження» відділяють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

УЗГОДЖЕНЕ

↕ 1,5 інтервали

Директор підприємства

↕ 1 інтервал

«Контакт»

↕ 2 інтервали

А.Н. Іванов

Реквізити документа відділяють один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

Розшифровку підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його допускається продовжувати до межі правого поля. Точку в кінці заголовка не ставлять.

При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табулятора пишучої машинки:

від межі лівого поля для друкування реквізитів

0. «Заголовок до тексту», «Текст» (без абзацев), «Відмітка про наявність додатку», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і напрям його в справу», найменування посади в реквізитах «Підпис» і «Гриф узгодження», засвідчувального напису «Вірно», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ПРОПОНУЮ»;

1. після 5 друкарських знаків для початку абзацев в тексті;

2. після 16 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів;

3. після 24 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів;

4. після 32 друкарських знаків для реквізиту «Адресат»;

5. після 40 друкарських знаків для реквізиту «Гриф твердження», «Гриф обмеження доступу до документа»;

6. після 48 друкарських знаків для розшифровки підпису в реквізиті «Підпис»;

7. після 56 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів, для простановки кодів по ОКПО і ОКУД, для друкування слова «Копія» при знятті копій з документів про освіту, зі свідоцтв про шлюбі і з інших особистих документів громадян.

При наявності трохи грифів твердження і узгодження їх мають на одному рівні в своєму розпорядженні вертикальні ряди, починаючи від нульового і п'ятого положення табулятора.

При наявності в тексті приміток або виділеного в самостійний абзац посилання на документ, що послужив основою до його видання, слова «Примітку» і «Основу» друкують від нульового положення табулятора, а текст, що відноситься до них через один міжрядковий інтервал.

У документах, оформлених на двох і більш листах, нумеруються другої і подальші листи. Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля листа арабськими цифрами без слова «сторінка» (стор.) на відстані не менше за 10 мм від верхнього краю листа.3. ОФОРМЛЕННЯ ТАБЛИЦЬ

Форма таблиці застосовується при викладі цифрової або словесної інформації про декількох об'єктів по ряду ознак. Табличні тексти застосовуються в планових документах, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядливих і інш. Таблиці мають два рівні розчленовування тексту: вертикальний - граф і горизонтальний - рядки. Графи таблиць повинні бути пронумеровані, якщо таблиця друкується більш ніж на одній сторінці: на подальших сторінках друкуються номери граф. Заголовки і підзаголовки граф і рядків таблиці повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються тільки загальноприйняті скорочення і умовні позначення (по ГОСТ 1.5-85). У таблицях і анкетах, призначених для обробки коштами обчислювальної техніки, об'єкти, ознаки і їх показники при необхідності кодуються з ОКТЭИ.

При великій кількості граф таблиці допустиме повторення заголовків граф.4. ПРИКЛАД ОФОРМЛЕННЯ БЛАНКА ЗРАЗКА НАКАЗУ ПО ОСНОВНІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

ТОО "Маяк"

НАКАЗ

08.01.02 №2

Москва

Про введення Інструкції по діловодству

З метою вдосконалення роботи з документами на підприємстві і забезпечення їх збереження

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію по ведінню діловодства в апараті ТОО.

2. Ввести в дію Інструкцію по діловодству з 01.02.02.

3. Всім структурним підрозділам і співробітникам ТОО з 01.02.02 керуватися правилами роботи з документами, закріпленими в Інструкції по діловодству.

4. Секретарю-референту Іванової А.И. спільно із завідуючим копіювально-розмножувальною службою Петровим Г.О. забезпечити тиражування Інструкції по діловодству і її передачу в структурні підрозділи до 01.02.02.

5. Контроль за виконанням справжнього наказу покласти на заступника директора підприємства Егорова П.А.

Директор підприємства Особистий С.Т. Борісов

підпис

Візи

В справу 01-08

Підпис 10.01.02.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1. Андреєва В.И. Делопроїзводство. М.: АТ Бізнес-школа «Інтел-Синтез», 1995.

2. Богатеев Р.Х. Основи діловодства. М.: Технолюкс, 1999

3. Кузнецова Т.В. Документи і діловодство: Довідкова допомога М.: Справа ЛТД. 2001.

4. Овчинникова Н.В. Правіла складання і оформлення службових документів. М.: Справа ЛТД. 2001

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка