На головну

 Лекції з діловодства - Діловодство

 1стор.

Доповідні записки.

-це документ адресований керівникові або вищестоящому установі та інформує його про сформовану ситуацію, мали місце явище чи факті, про виконану роботу, а так само містить висновку і пропозиція укладача.

Д.З. включає такі реквізити:

1. Найменування структурного підрозділу

2. Форма документа

3. Дата, номер

4. Місце складання або видання

5. Заголовок до тексту

6. Текст

7. Підпис

Д.З. бувають зовнішні і внутрішні.

 (0 табуляція)

Внутрішні доповідну підписує укладач, зовнішньою, адресовану вище стоїть інстанції і оформленої на загальному бланку установи, підписує керівник установи.

ПРИКЛАД внутрішньої доповідної записки:

Загальний відділ Генеральному директору

об'єднання

Доповідна записка

Н.К. Іванову

25.10.2002 №36

Рязань

Про заміну друкарських машин

Доводжу до вашого відома, що машінбюро в нині оснащено котрі пишуть машинами застарілого зразка, багато з яких мають надійні експлуатаційні якості.

Прошу розглянути в-с про придбання шести нових машинок і одного комп'ютера з принтером.

Зав. машінбюро Г.Н. Колбасин

ПРИКЛАД зовнішньої доповідної записки:

Міністерство загального Генеральному директору

та професійного заводу .......................................

освіти РФ ................................................

Новосибірське обласне І.І. Петрову

управління народного

освіти

Жовтневий відділ

народної освіти

Доповідна записка

25.10.2002 №15

Новосибірськ

Про перевірку технічного стану житлових приміщень бази відпочинку

Згідно з дорученням голови адміністрації Жовтневого району про перевірку готовності баз відпочинку для дітей і визначення кількості школярів, які можуть відпочити влітку 2002 року.

Мною 13 травня цього року бал проведений огляд житлових приміщень бази відпочинку Вашого заводу.

Всі житлові корпуси в задовільному стані, однак, в корпусі №1 необхідно вставити скла, корпус №2 потребує ремонту.

Зав. району Н.І. Пирогов

Пояснювальна записка

-це док-т, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) або пояснює причини якої-небудь події, факту, вчинку.

Пояснювальна записка ділиться на 2-е групи:

1 гр. - Це док-ти, найчастіше супроводжують основний документ і пояснюють зміст його окремих положень. Оформляються на загальному бланку установ.

2 Гр. - Це записки з приводу будь-яких подій, сформованих ситуацій, вчинків і поводжень працівників.

ПРИКЛАД:

Пояснювальна записка Директору центру

«Кадри»

01.11.2002 №21 Н.І. Іванову

Про зрив занять у групі секретарів-референтів

31 жовтня 2002 на заняття з діловодства прийшло тільки 3 слухача зі складу групи 19 осіб

 2стор.

Викладач Г.І. Григор'єва

Пр. зовнішньої пояснювальної записки - по одному підприємству, що має безліч структурних підрозділів:

Найменування організації

Виробничий відділ

Пояснювальна записка Ген. Директору

об'єднання

01.11.2002 №14 А.А. Зуеву

Про встановлення обладнання

Зведений звіт про встановлення обладнання для виробництва аміаку, переданий в вище стоящею організацію згідно з домовленістю 30.10.2002г.

Начальник відділу А.Є. Йолкін

Пр. зовнішньої пояснювальної записки, адресована у вище стоїть організацію:

Виробниче об'єднання

З видобутку залізної руди

«Кримчермет»

Шахта «Юзівська»

Пояснювальна записка Ген. Директору

об'єднання

01.11.2002 №10 К.Є. Матвєєву

Про порушення виробничої дисципліни

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, ТЕКСТ ,,,,,,, ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

Гірничий майстер В.І. Софроній

ФАКСИ

- Відносяться до оперативних засобів зв'язку - максимальна зв'язок. Ф. - це док-т, отриманий за допомогою спеціального апарату або факсу, по телефонних каналах зв'язку, Ф. є копією переданого документа будь-якого виду з додатком у вигляді таблиць, схем, креслень, фотографій. Ф. є різновидом листування між діловими партнерами. Оформляється аналогічно діловій письма.

Додатковими даними факсу явл. дані, які проставляє сам апарат - вказівку (код) відправника; дата і час передачі; номертелефаксу (апарату), з якого Передат інформація; кількість сторінок.

Відправник факсу повинен отримати підтвердження про те, що інформація дійшла до одержувача, в якому вказується код фірми одержувача, № телефаксу одержувача, дата і час тривалості передачі, кол-во отриманих сторінок; результат.

Велика частина комерційної листування зберігається 3 роки, в тому числі і факси і передачі на архівне зберігання не підлягає. Листування з іноземними фірмами з найбільш важливих питань (експорт, імпорт) гарантії зберігається 10 років.

ТЕЛЕГРАММА

- Це док-т, що передається по каналах зв'язку.

Зразок міжнародної телеграми:

МІЖНАРОДНА ТЕЛЕГРАММА

МАКСИМОВ АТТАШЕ З ТОРГІВЛІ

ПОСОЛЬСТВО РФ У БЛГАРІІ

Вул.Краснова 5 СОФІЯ БОЛГАРІЯ

ПРЕДСТАВНИКИ МІНІСТЕРСТВА АНІСІМОВ ЗПТ КАНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 БЕРЕЗНЯ 1999 РОКУ В Софію ДЛЯ прведення ПЕРЕГОВОРІВ

ЗАМ МІНІСТРА ВЕС

100121, Москва, вул. Краснопресненська, 20, МЗЕЗ, 15-23-08 / 02

10.01.99

Разіна 235 41 38

ДОВІДКИ

- Це док-т містить опис і підтвердження фактів і подій. Довідки найчастіше складаються про підтвердження роботи або оплати праці співробітників. Керівництво підприємства зобов'язане видавати на прохання співробітника довідку про роботу в даній організації із зазначенням спеціальності, посади, кваліфікації, часу роботи і розміру з / п (стаття 40 ТКРФ).

 3стор.

Довідки готуються на бланку формату А5 має адресні дані підприємства і трафаретний текст. Довідки починаються з вказівки в називному відмінку П.І.Б. (Повністю) особи про яку даються відомості, його посади, з / п. У правому верхньому куті вказується місце надання довідки (наприклад: шк. №49; ТЕУ №3). На довідці повинна обов'язково стояти дата підписання. Якщо ведеться облік видачі довідок за журналом, ставлять порядковий номер довідки поруч з датою. Довідки складаються в 1 прим. Одним з варіантів довідки явл-ся довідка за запитом керівництва містить інформацію з виробничої тематики, такі довідки можуть бути внутрішніми і зовнішніми. Довідки для керівництва не виходять за межі підприємства складає і підписує укладач (укладач). Зовнішні довідки за запитом зовнішніх організацій підписуються керівником підприємства. Така довідка повинна мати заголовок до тексту, дату і період часу до відомостей належать до довідці. Якщо довідка дається з кількох питань, то її текст ділять на розділи. Вони повинні мати заголовок і нумерацію арабськими цифрами. Довідки, які мають цифрові показники можуть бути оформлені у вигляді таблиці.

Довідки за виробничою тематикою складаються в 2-х прим .:

1. адресату

2. підшивається до справи

При наявності в довідці відомостей фінансового хар-ра, вона підписується керівником, гол. бухгалтером і завіряється печаткою. У всіх зовнішніх довідках печатку обов'язкове.

Приклад зовнішньої довідки:

Найменування підприємства Місце надання

довідки

Адреса підприємства

Тел.

Факс

ДОВІДКА

00.00.00 №

Леонтьєва Оксана Анатоліївна працює економістом відділу маркетингу в АТ «Комета» з окладом 3500 (три тисячі п'ятсот) рублів на місяць.

Директор І.О. Прізвище

Головний бухгалтер І.О. Прізвище

М.П.

Мішин 243382

ДОГОВОРИ

Д. - це юр. документ встановлює права, обов'язки договірних сторін і відповідальність за їх виконання. Договору можуть бути укладені між організаціями чи організацією і громадянином чи громадянами між собою. Якщо в договірні відносини вступає організація та громадянин договір називають трудовим угодою. Існують такі договори як: Д. про постачання, Д. про матеріальну відповідальність, Д. оренди, Д. банківського рахунку і т.п.

Д. вважається укладеним, якщо між сторонами досягнуто угоди за всіма пунктами.

Реквізити договору:

1) назву док-та: договір

2) дата, номер і місце складання

3) заголовок до тексту

4) текст: складається з вступної частини: 1-найменування сторін

2-посади і прізвища осіб підписують договір

3-предмет договору

4-виклад порядку розгляду питань

5-загальна сума договору

5) Юр. адреси сторін

6) Підписи і печатки сторін

Д. складається у кількох примірниках в залежності від потреб ділянок (найчастіше їх буває 2)

Текст договору поділяють на розділи та підрозділи. Кожна частина нумерується арабськими цифрами. Часто договори фін. призначення візуються юрист-консульт.

КОНТРАКТ

К. являє собою особливу форму строкового трудового договору, укладеного між підприємством в особі директора і працівником. Контракт встановлює умови найму організації, оплату праці, взаємні зобов'язання, права, відповідальність сторін та підстави для дострокового розірвання контракту.

Порівняно з трудовим договором контракт дозволяє більш чітко і конкретно сформулювати умови, організацію та оплату праці з урахуванням індивідуальної особливості працівника.

Контракт може укластися на час виконання роботи або на певний термін. Після закінчення дії контракту він може переукласти на новий термін або продовжуватися.

Зміст договору:

1. найменування сторін та їх реквізити

2. мета і предмет укладання контракту

3. вимоги до результатів роботи

4.

 4стор.

термін дії

5. умови організації праці (правила внутрішнього розпорядку, тривалість відпустки і т.д.)

6. умови оплати праці (не можуть бути нижчими min з / п, повинен бути встановлений порядок виплати, вимоги та ін. Питання, а так само винагороди)

7. зобов'язання сторін і відповідальність за їх порушення.

8. порядок вирішення питань (не повинен суперечити законодавству)

9. основу і умови для термінового розірвання контракту

10.адреса сторін і підписи

© 8ref.com - українські реферати
8ref.com