трусики женские украина

На головну

 Контрольна робота - Діловодство

Володимирський заочний сільськогосподарський технікум

 Контрольна робота

з дисципліни: Діловодство учня 42 групи

відділення правознавства

Смирнова А.Г.

Шифр ______

Володимир 2002р.

Зміст:

1. Експертиза цінності документів. Етапи та порядок її проведення. Експертні комісії.

2. Організація відправлення документів.

3. Практичні завдання:

1) Скласти службовий лист конкретної організації з кутовим і поздовжнім розташуванням реквізитів.

2) Оформити особисту заяву про прийом на роботу і наказ по ньому.

3) Оформити довідку, протокол.

4) Оформити рішення (розпорядження, вказівка) з конкретних питань.

5) Оформити протокол проведення зборів, зробити виписки з неї.

6) Скласти акт про виділення справ до знищення.

4. Література.

1. Експертиза цінності документів. Етапи та порядок її проведення. Експертні комісії.

Документи, що створюються в процесі діяльності установ, організацій, підприємств, фірм містять інформацію, цінність якої різна. Значна частина документів несе інформацію, що має разове значення, після використання якої до документів більше не повертаються. Інші документи містять інформацію, яка може знадобитися протягом багатьох років. Наприклад, інформація про громадян, їх роботі, навчанні і т.п. має соціальне значення і повинна зберігатися на всьому протязі життя людини. І, нарешті, певна група документів містить інформацію, цінну в наукових і практичних цілях. Такі документи повинні зберігатися постійно.

З економічної точки зору зберігати всі документи недоцільно, оскільки для них потрібні великі приміщення, обладнання, штати спеціальних працівників. Та й знайти потрібний цінний документ в такій кількості паперів буде дуже складно. Тому систематично проводиться експертиза цінності документів - визначення політичного, економічного, соціально-культурного, практичного та іншого значення документів «з метою відбору документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв» (ГОСТ Р51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення.)

Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в державному архіві.

Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли як би визначаються терміни зберігання створюваних документів.

Другий раз експертиза цінності вже самих документів проводиться через два роки, коли документи вийшли з оперативної роботи, при підготовці документів до тривалого зберігання або здачі в архів установи.

І третій раз знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи в Державний архів.

Експертиза цінності документів в установах проводиться під керівництвом експертної комісії (ЕК), що діє постійно. У великих установах зі складною структурою діють центральні експертні комісії (ЦЕК), які об'єднують і координують роботу експертних комісій структурних підрозділів підлеглих або підвідомчих установ. Загальний порядок організації роботи ЦЕК (ЕК) та їх функції можна знайти в «Основних правилах роботи відомчих архівів». 19 січня 1995 і 17 березня 1998 наказами Федеральної архівної служби Росії були затверджені «Примірні положення про постійно діючу експертну комісію організації» та «Примірне положення про центральну експертну комісію (ЦЕК) міністерства (відомства) Російської Федерації». На основі Зразкових додатків повинно бути розроблено положення про експертну комісію (ЦЕК) конкретної організації, фірми, підприємства. Експертна комісія створюється наказом керівника з числа найбільш кваліфікованих працівників, які мають великий досвід роботи і добре знають галузь, а також завідувача канцелярією, відомчим архівом і керівника бухгалтерії. У невеликих установах, фірмах до складу експертної комісії входять секретар і бухгалтер.

До складу ЦЕК входить також представник державної архівної служби, який курирує дану організацію. Очолювати комісію повинен один з керівних працівників організації. Зазвичай комісія складається з 3-5 осіб.

З основних завдань експертної комісії виділимо:

- Розгляд проектів номенклатур справ установи та її структурних підрозділів;

- Організація щорічного відбору документів на зберігання та знищення;

- Розгляд актів про виділення до знищення документів і справ, сік зберігання яких закінчився.

Експертні комісії є колегіальними органами, їх рішення приймаються більшістю голосів, засідання протоколюються. Протоколи підписує голова і секретар комісії ми стверджує керівник організації.

Значно полегшує експертизу цінності документів поділ їх на три групи:

- Основна документація, найбільш повно відображає діяльність установи, підприємства, фірми з виконання основних функцій і завдань (положення, накази, плани, звіти, доповіді, огляди, протоколи зборів і нарад, листування з органами влади, з вищестоящими організаціями з питань діяльності). Ці документи в основному підлягають постійному зберіганню;

- Оперативна документація містить відомості, необхідні для поточної практичної діяльності (документи з бухгалтерського обліку та звітності, постачання та побуті, адміністративно-господарських питань і т.д.). Для цієї категорії документів встановлюються тимчасові терміни зберігання;

- Документація з особового складу (накази, особові картки робітників і службовців, книги обліку особового складу, особові рахунки нарахування заробітної плати робітникам і службовцям і т.д.). Ця документація має тривалий термін зберігання, до неї часто звертаються для наведення довідок за заявами громадян про трудовий стаж, заробітну плату та ін. Питанням, вона зберігається в установі, на підприємстві, у фірмі або в організації довготривало.

Проведення експертизи слід починати з перегляду документів канцелярії чи секретаріату керівництва, потім таких функціональних структурних підрозділів, як виробничі відділи та бухгалтерія. У межах кожного підрозділу переглядають спочатку найбільш важливі та узагальнюючі матеріали і відбирають на постійне зберігання оригінали документів, найбільш повно характеризують основну діяльність установи: положення, накази, перспективні плани, звіти, доповіді і т.д.

Якщо з якої-небудь причини оригінали документів постійного строку зберігання відсутні, на зберігання залишають завірені копії цих документів.

Дублетних документація підлягає знищенню. На постійне зберігання відправляється тільки оригінал в тому структурному підрозділі, де він був складений. Однак якщо на дублетних документі є які-небудь цінні позначки, відсутні на оригіналі, або оригінал знаходиться в поганому фізичному стані, його так само слід залишити на зберігання.

Конкретні терміни зберігання документів встановлюються за допомогою спеціально розроблених і затверджених архівними установи документів із зазначенням термінів зберігання різних категорій документів.

Архівними установами розроблені типові переліки. Вони встановлюють терміни зберігання документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств, і відображають загальні функції і питання їх діяльності.

У процесі проведення експертизи можуть бути використані кілька видів типових переліків:

- Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання;

- Перелік документів, які підлягають прийому в державні архіви;

- Перелік науково-технічної документації, що підлягає прийому в державні архіви.

Звичайно, типові переліки не можуть охопити всю документацію різних галузей. Тому на базі типових переліків розробляються міністерствами і відомствами переліки, що охоплюють документацію установ їх системи. Відомчі переліки дають найбільш повне і систематичне перерахування документації, що утворюються в діяльності відомчої системи. Тому, якщо відомчий перелік є, то їм слід скористатися при проведенні експертизи в першу чергу, і тільки при його відсутності звернутися до типових переліків.

У залежності від значимості документів терміни їх зберігання встановлюються постійні чи тимчасові.

Термін зберігання обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи.

Поряд з перерахуваннями при проведенні експертизи можна використовувати номенклатури справ, так як в них зазначені терміни зберігання кожної справи і дані посилання на відповідні статті переліків.

У процесі експертизи цінності документів виділяють чотири групи справ:

- Постійного зберігання, що підлягають в подальшому передачі в державний архів;

- Тривалого зберігання в архіві установи (понад 10 років);

- Тимчасового зберігання (до 10 років);

- Підлягають знищенню в зв'язку з простроченим терміном зберігання.

На справи з термінами зберігання, відпрацьовані до знищення, складають акт. Форма актів про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, типізовані.

Акт розглядається і схвалюється на засіданні ЕК (ЦЕК) організації, затверджується ЕПК відповідного закладу архівної служби, потім керівником організації, після чого організація має право знищити справи, включені в акт.

За затвердженими актам справи з термінами зберігання здаються в контори вторсировини.

2. Організація відправлення документів.

Обробка і відправлення вихідних документів так само, як прийом і обробка вхідних, проводяться зазвичай централізовано або секретарем, або в експедиції (експедитором).

Отримавши документ до відправки, перш за все перевіряють правильність його оформлення:

- Наявність підпису;

- Наявність дати (якщо її немає на отправляемом документі, її проставляють);

- Наявність заголовка;

- Правильність адресування;

- Якщо документ призначений разовому кореспонденту, наявність адреси;

- Наявність всіх сторінок в документі і всіх зазначених програм.

Ці елементи оформлення обов'язкові при відправленні документа як поштою, так і факсом. Якщо документ оформлений не правильно чи представлений не в повному комплекті, він повертається виконавцю для доопрацювання.

При відправці документа поштою він конвертується. Документи відправляються на одну адресу, вкладаються разом в один конверт. Конверти адресуються і маркуються. Для постійних кореспондентів конверти заготовлюються заздалегідь. Все оформлення документів, призначених до поштової оформленню, проводиться в суворій відповідності до вимог правил надання послуг поштового зв'язку.

Однак в останні роки з розвитком передачі документів по телефонних каналах зв'язку (факс, електронна пошта) кількість кореспонденції, пересилається традиційними поштовими відправленнями, постійно зменшується.

Передача документів з використанням електронної пошти значно скорочує час на передачу інформації і підвищує надійність доставки.

Разом з тим не слід забувати, що передача документів по електронній пошті ставить проблему посвідчення достовірності підпису (авторизації документа), тобто застосування спеціальної програми «електронного підпису» та укладення спеціальної угоди про авторизацію з кожним кореспондентом.

3. Практичні завдання:

1. Скласти службовий лист конкретної організації з кутовим і поздовжнім розташуванням реквізитів.

а) Приклад бланка листа з кутовим розташуванням реквізитів:

ТОВ «Клімат-Сервіс»

Росія,

600000, м Володимир,

вул. Ілліча 5

Тел. / Факс: (0922) 32-34-32

________ № ________

На № _____ від _____

[]

б) Приклад бланка листа з поздовжнім розташуванням реквізитів:

ТОВ «Клімат-Сервіс»

Росія,

600000, м Володимир,

вул. Ілліча 5

Тел. / Факс: (0922) 32-34-32

________ № ________

Володимир

[]

2. Оформити особисту заяву про прийом на роботу і наказ по ньому.

Директору ТОВ «Клімат-Сервіс»

Пронькову М.А.

Від Сидорова Олександра Івановича

Проживаючого, м Володимир,

Вул. Північна д.45, кв. 5ЗАЯВЛЕНІЕ

Прошу прийняти мене на роботу на посаду інженера з 21.01.2001г.

20.01.2001г. Сидоров А.І.

ТОВ «Клімат-Сервіс»

НАКАЗ

12.01.2001г. № 7 л / с

Володимир

З особового складу

1. Прийняти:

1.1. Сидорова Олександра Івановича на посаду інженера з 21.01.2001г. з окладом 10.000 руб. в місяць, згідно особистої заяви.

Підстава: особиста заява від 20.01.2001г.

З наказом ознайомлений: Сидоров А.І.

Директор ТОВ «Клімат-Сервіс» Пронько М.А.

Види узгодження

Зацікавлених

Посадових осіб

У справу 12-23

3. Оформити довідку, протокол.

ТОВ «Клімат-Сервіс»

Росія,

600000, м Володимир,

вул. Ілліча 5

Тел. / Факс: (0922) 32-34-32

ДОВІДКА

№ 31

13.01.2001г.

Орлов Ігор Миколайович працює інженером з експлуатації технічного відділу ТОВ «Клімат - Сервіс» з окладом 3500 рублів.

Директор підпис І.О. Прізвище

Головний бухгалтер підпис І.О. Прізвище

М.П.

ТОВ «Клімат-Сервіс»

ПРОТОКОЛ

№ 31

13.01.2001г.

засідання Ради директорів

Голова: А.Р. Сєров

Секретар: І.В. Розова

Були присутні: А.В. Громов, І.С. Караєв, М.І. Шувалов, М.А. Ярів.

Порядок денний:

1. Про організацію філії підприємства в м Дубні. Доповідач А.В. Громов.

2. ...

1. СЛУХАЛИ:

Ярова М.А. - Короткий виклад змісту виступу.

ВИСТУПИЛИ:

Караєв І.С. - Виклад змісту виступу або питання.

Громов А.В. - Виклад змісту виступу або питання.

УХВАЛИЛИ:

1.1 Підготувати необхідну документацію для організації філії підприємства до 30.01.2001г. (Відп. М.І. Шувалов)

1.2 Доопрацювати бізнес-план філії підприємства з урахуванням доповнень А.В. Громова 30.01.2001г. (Відп. І.С. Караєв)

2. СЛУХАЛИ:

(Пункт 2 оформляється так само, як і пункт 1)

Голова підпис А.Р. Сєров

Секретар підпис І.В. Розова

4. Оформити рішення (розпорядження, вказівка) з конкретних питань.

ТОВ «Клімат-Сервіс»

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

№ 31

13.01.2001г.

Про перерозподіл

службових приміщень

У зв'язку з виробничою необхідністю:

1. Відділу маркетингу перемістити співробітників з кімнати № 17 в кімнату № 21.

Відповідальний - поч. відділу Смирнов А.И.

Термін виконання - 15.01.2001г.

2. Відділу реклами звільнити кімнату № 21, розмістивши співробітників на наявних площах.

Відповідальний - поч. відділу Антонов В.І.

3. Контроль за виконанням розпорядження покласти на головного інженера Терехова А.В.

Директор підпис І.О. Прізвище.

5. Оформити протокол проведення зборів, зробити виписки з неї.

ТОВ «Клімат-Сервіс»

ПРОТОКОЛ

№ 31

13.01.2001г.

засідання Ради директорів

Голова: А.Р. Сєров

Секретар: І.В. Розова

Були присутні: А.В. Громов, І.С. Караєв, М.І. Шувалов, М.А. Ярів.

Порядок денний:

3. Про організацію філії підприємства в м Дубні. Доповідач А.В. Громов.

4. ...

3. СЛУХАЛИ:

Ярова М.А. - Короткий виклад змісту виступу.

ВИСТУПИЛИ:

Караєв І.С. - Виклад змісту виступу або питання.

Громов А.В. - Виклад змісту виступу або питання.

УХВАЛИЛИ:

3.1 Підготувати необхідну документацію для організації філії підприємства до 30.01.2001г. (Відп. М.І. Шувалов)

3.2 Доопрацювати бізнес-план філії підприємства з урахуванням доповнень А.В. Громова 30.01.2001г. (Відп. І.С. Караєв)

4. СЛУХАЛИ:

(Пункт 2 оформляється так само, як і пункт 1)

Голова підпис А.Р. Сєров

Секретар підпис І.В. Розова

6. Скласти акт про виділення справ до знищення.

 ТОВ «Клімат-Сервіс»

 ПРОТОКОЛ

 № 31

 13.01.2001г.

 ЗАТВЕРДЖУЮ

 Найменування посади

 керівника організації

 Підпис Розшифровка

 Підписи

 Дата

Про виділення до знищення документів,

що не підлягають зберіганню

На підставі _______________________________________________________

Назва та вихідні дані переліку документів

____________________________________________________________________

із зазначенням термінів їх зберігання

відібрані до знищення як не мають науково-історичної цінності

та втратили практичне значення документи фонду № ______________

 № п / п Заголовок справи або груповий заголовок справ Дата справи або крайні дати справ Номери описів Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номером справи за описом Кількість справ (томів, частин) Терміни зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком Примітки

 1 2 3 4 5 6 7 8

Разом ____________________ справ за ___________________ роки

Описи справ постійного зберігання за __________ роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК _______________________________________

(Протокол від __________ № __________)

Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності документів

Дата Підпис Розшифровка підпису

СХВАЛЕНО

Протокол ЦЕК (ЕК)

Від __________ № _________

3. Література:

1. "Гроші та кредит", №6 / 1996, А.Ю.Сімановскій, стаття "Державний борг: тягар цивілізації"

2. "Ринок цінних паперів", №12 / 1995, Олексій Грабаров, стаття "Нові інструменти на ринку державного боргу"

3. "Фінанси", №7 / 1995, Г.П.Рибалко, стаття "Про зовнішні запозичення Росії"

4. Страхова справа. Підручник під редакцією професора Рейтмана Л. І. М., 1992

5. Страховий портфель. Рубіна Ю. Б., Солдаткін В. І. - М.: "СОМИНТЕК", 1994 р

6. Федеральний закон РФ від 27.11.1992 р № 4015-1 "Про страхування"

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка