трусики женские украина

На головну

 Документ система - Діловодство

Міністерство освіти Російської Федерації

Далекосхідний державний технічний університет

Кафедра економіки та управління.

Реферат на тему: Документ як система.

Виконала:

студентка групи у- 0621 Мелентьєва Е.А Перевірила:

Устікова Н.М

Владивосток

2004

Зміст.

1Введеніе 3

2Свойства документів 4-6

2.1 Ознаки документа 7-8

2.2 Функції документа 9-11

2.3 Матеріальні носії інформації 12

2.4 Реквізити документів 13-19

3 Висновок 20

4 Список використаної літератури. 21

1. Введення

Діловодство сьогодні визначається стандартом як "галузь діяльності", забезпечує документування і організацію роботи з документами "(ГОСТ Р51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.), Тобто весь процес від моменту створення документа й до його знищення або передачі на зберігання в архів.

З'являється термін спочатку в усному мовленні (приблизно в XVII в.) І означає сам процес рішення (виробництва) справи - "справа виробляти" (вирішувати питання). Так як в ході вирішення будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуту домовленість, своє рішення (бо усне слово короткочасно, може бути забуте, перекручене при передачі чи ні зрозуміло), уже в XVI в. вживається слово справу як "збори документів, які стосуються якому або справі, питання". Вперше в цьому понятті слово "справа" зафіксовано в документах в 1584 р

Документ виник передусім щоб зафіксувати інформацію та надати їй юридичну силу. Латинське documentum - доказ, свідоцтво.

2. Властивості документа

Як і всякий об'єкт, документ має безліч властивостей (відмітних якостей). Прийнято виділяти кілька основних властивостей документа, які характеризуються відповідними ознаками: юридична сила, оригінальність, справжність.

Юридична сила документа. Яка властивість документа можна назвати юридичною силою? Це властивість бути справжнім доказом тих фактів, подій і дій, які відображені в документі.

Що впливає на придбання документом юридичної сили?

1. Дотримання організацією, її посадовими особами, які готують документ, положень чинного законодавства.

2. Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації. Ці правила специфічні для кожного типу документів і регламентуються ГОСТами та іншими нормативно-методичними матеріалами.

Юридична сила документа - властивість офіційного документа, повідомляє йому чинним законодавством, компетенцією видав органу і встановленим порядком його оформлення.

Юридична сила документа може бути забезпечена встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів, тобто обов'язкових елементів оформлення документів: найменування організації - автора документа, підпис, дата, реєстраційний номер документа, гриф затвердження, друк та ін.

Оригінальність документа. Слово "оригінал" походить від латинського слова "originalis", що означає - початковий, самобутній. Ознакою оригіналу є його унікальність.

Нерідкі "помножені оригінали", тобто оригінали, що складаються в декількох примірниках. Наприклад, договір між державами з найдавніших часів складається у кількості примірників, відповідних числу договірних сторін, при цьому кожен примірник є оригіналом.

Оригінали документів за своїм зовнішнім виглядом можуть бути чистовик і чернетками.

Чернетка - це документ в попередньої редакції. Чорновий документ: рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора або редактора над його текстом.

Чистовик - це остання, переписана або передрукована набіло редакція документа. Бєлової документ: рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень.

Для службових документів оригіналом є чистовик, підписаний посадовими особами, з додатком, в ряді випадків, печатки.

Оригінали службових документів можуть друкуватися на бланках.

Розрізняють автографи - документи, переписані або правління (після передруку або листування) рукою автора.

Справжність документа. Як синонім слова оригінал вживається оригінал, що в перекладі з латинської означає достовірний. Справжній документ: документ, відомості про автора, час і місце створення якого, що містяться в самому документі або виявлені іншим шляхом, підтверджують достовірність його походження. Таким чином, документ в остаточній редакції, відповідним чином оформлений і підписаний, називається оригіналом офіційного документа. Це може бути перший або одиничний екземпляр оригінального документа. Дублікат документа: повторний екземпляр оригіналу документа, що має юридичну силу.

Копійность документів. Копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, не має юридичну силу.

Повторне, точне відтворення оригіналів (з метою розмноження) є копією. Саме поняття копія (лат. Сopia - безліч) пов'язане з розмноженням оригіналу будь-якого виду.

Серед копій розрізняються:

Виписка - копія частини документа. Виписка повинна містити відтворення повного тексту рішення з певного питання. Юридичну силу виписка набуває після її запевнення посадовою особою організації або нотаріусом. Особливий вид - фото і светокопіі, відмінною рисою яких є точне відтворення оригіналу. Вони є видом факсимільних, автоматичних копій. Крім копій, знятих безпосередньо з оригіналу або отриманих автоматично, тобто одночасно з оригіналом, можуть бути кратні копії: копія з копії.

Юридична сила копій:

1) копія повинна містити точний текст першотвору (включаючи і бланк, на якому підготовлений документ), розшифровку печаток, підписів посадових осіб.

2) свідоцтво юридичної сили копії документа - позначка про її завіренні.

Завірення копій має виробляється самою організацією або, за потребою, нотаріусом. Нотаріального завірення зазвичай вимагають для копій установчих документів організації, які представляються в різні державні структури (судові, податкові та ліцензійні органи, комітети з управління майном і т.д.) Але в принципі будь-яка копія документа, який не суперечить закону і має юридичне значення, може бути завірена нотаріально. Нотаріус звіряє оригінал з копією і завіряє її. Забороняється нотаріальне засвідчення копій паспортів, військових квитків, службових посвідчень.

Самі організації мають право завірення документів, що створюються в цих організаціях. Також організації можуть посвідчувати документи громадян при прийомі на роботу (диплом, атестат, посвідчення на пільги і т.д.)

Копії завіряються керівником організації або уповноваженою посадовою особою (наприклад, начальником відділу кадрів або зав. Канцелярією). Завірені копії, що направляються в організації, засвідчуються печаткою.

2.1 Ознаки документа.

Документ, який створений у суспільстві входить у відповідну систему документації як її елемента. Окремі види і різновиди документів складають систему документації. До теперішнього часу в документоведении немає несуперечливої ??наукової класифікації видів і різновидів документів.

Найважливішою ознакою для класифікації документів є його зміст. Службові документи можуть підрозділятися: з адміністративних питань; матеріально-технічного постачання; плануванню; оперативної діяльності; бухгалтерського обліку; підготовки і розстановки кадрів; фінансово-кредитними та зовнішньоторговельним питань і т.д.

Всі документи, що обертаються на підприємстві, можуть класифікуватися за такими ознаками.

По найменуванню існує безліч різновидів документів. Наведемо лише деякі: накази, розпорядження, плани і звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні, пояснювальні записки, службові листи, телеграми, стандарти, технічні умови, платіжні вимоги і доручення, довіреності і т.д.

За способом фіксації інформації документи бувають письмові (рукописні, машинописні, друкарські, підготовлені на розмножувальних апаратах, надруковані на персональних комп'ютерах), графічні та фотофон-кінодокументи.

За ступенем складності документи класифікують на прості і складні. Прості - це документи, в яких розглядається одне питання, в складних висвітлюється кілька питань.

За ступенем гласності розрізняють документи відкриті (несекретні) та документи з обмеженим доступом. Документи з обмеженим доступом бувають різного ступеня секретності: цілком таємні, секретні, документи для службового користування (ДСК), з грифом "конфіденційно".

За юридичною силою документи поділяють на справжні і підроблені. Справжні документи бувають дійсні та недійсні. Недійсним документ стає в результаті закінчення терміну дії або скасування його іншим документом.

За строками виконання документи класифікуються на термінові і нетермінові. Терміновими є документи з термінами виконання, встановленими законом та відповідними правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом "терміново".

За походженням документи класифікують на службові, підготовлені на підприємствах, в організаціях, і особисті (листи громадян з викладенням скарг, пропозицій, прохань).

За термінами зберігання документи діляться на документи тимчасового і постійного терміну зберігання. Документи тимчасового зберігання в свою чергу поділяються на документи з терміном зберігання до 10 років і понад 10 років.

За ступенем обов'язковості документи бувають інформаційні, містять відомості і факти про виробничої та іншої діяльності організацій, і директивні - обов'язкові для виконання, що носять характер юридичної або технічної норми.

За ступенем уніфікації розрізняють документи індивідуальні, типові, трафаретні, зразкові і уніфіковані у вигляді анкети і таблиці.

Індивідуальні документи розробляються конкретними організаціями для внутрішнього користування.

Типовими є документи, створювані вищестоящими органами для організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер.

Трафаретні документи мають заздалегідь надрукований текст із пробілами, які заповнюються при остаточному оформленні документа залежно від конкретної ситуації. Такі документи перспективні, тому економлять час на підготовку.

Зразкові документи носять орієнтовний характер і використовуються для складання та оформлення документів по аналогії.

Анкета - спосіб представлення уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині листа, а змінна вноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа.

Таблиця - документ, в якому постійна інформація розміщується в заголовках граф і боковика (заголовки рядків), а змінна (в цифровому або словесному вираженні) - на перетині відповідних граф і рядків.

Текст, представлений у вигляді таблиці, має великої інформаційної ємністю, дозволяє строго класифікувати і кодувати інформацію і легко підсумувати аналогічні дані. У табличній формі оформляються штатний розклад, план, графік відпусток та інші документи.

2.2 Функції документів.

Будь-який документ документ поліфункціонален (багатофункціональний), тобто містить в собі різні функції, які з плином часу змінюють своє домінуюче значення. Виділяються функції загальні та спеціальні. Загальні - це інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна; спеціальні - управлінська, правова, функція історичного джерела, функція обліку

Рис 1

Функції документа

Інформаційна функція визначається потребою в запечатлении інформації з метою збереження і передачі і притаманна всім без винятку документам. Причина появи будь-якого документа - необхідність фіксувати інформацію про факти, події, явища, практичної і розумової діяльності.

Інформацію, що міститься в документах можна поділити на: 1) ретроспективну (що відноситься до минулого); 2) оперативну (поточну); 3) перспективну (що відноситься до майбутнього). Існують і інші класифікації інформації. Наприклад, поділ на первинну і вторинну; за жанрами; видами; носіям і проч.

Кожен документ має інформаційну ємність (або інформаційний потенціал), тобто кількість і якість інформації.

Інформаційна ємність характеризується такими показниками: повнота, об'єктивність, достовірність, оптимальність, актуальність інформації, її корисність і новизна. Чим вище ці показники, тим цінніше документ.

Соціальна функція теж притаманна багатьом документам, т.к. створюються вони для задоволення різних потреб як суспільства в цілому, так і окремих його членів. Документ також сам може впливати на соціальні відносини них в залежності від призначення, ролі в даному суспільстві, причому може не тільки стимулювати їх розвиток соціальних процесів, але й гальмувати.

Комунікативна функція виконує завдання передачі інформації у часі і просторі, інформаційного зв'язку між членами суспільства. Без обміну відомостями, думками, ідеями соціальні зв'язки не можуть підтримуватися. Можна виділити дві категорії документів, в яких яскраво виражена комунікативна функція:

1) документи, орієнтовані в одному напрямку (закони, укази, розпорядження, накази, інструкції, скарги, доповідні записки та ін.);

2) документи двосторонньої дії (ділова та особисте листування, договірні документи тощо).

Культурна функція - здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, фотографія, науково-технічний документ та ін.).

Управлінська функція виконується офіційними документами, які спеціально створені для цілей і в процесі управління (закони, положення, статути, протоколи, рішення, зведення, звіти та ін.). Ці документи відіграють велику роль в інформаційному забезпеченні управління, вони різноманітні, відбивають різні рівні прийняття рішень.

Правова функція властива документам, в яких закріплюються зміни правових норм і правопорушень. Можна виділити дві категорії документів, наділених правової функцією: спочатку володіють нею і набувають її на час.

У першу групу входять всі документи, що встановлюють, закріплюють, змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, що тягнуть за собою юридичні наслідки. Сюди відносяться всі правові акти органів державної влади (закони, укази, постанови та ін.), Судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти, всі договірні, посвідчувальні документи (паспорти, перепустки, посвідчення і т.д.) і виправдально-фінансові документи (накладні, прибуткові ордери, лічильно-платіжні вимоги тощо)

До другої категорії відносяться документи, які на час набувають цю функцію, будучи доказом будь-яких фактів в суді, органах слідства та прокуратури, нотаріаті, арбітражі. В принципі будь-який документ може бути доказом і тим самим тимчасово буде наділений правової функцією.

Функція історичного джерела вивчається історичною наукою. Існує дві точки зору: перша - документ стає історичним джерелом з моменту передачі його на архівне зберігання; друга - документ наділяється цією функцією з моменту його виникнення, але усвідомлюється ця функція людиною лише коли документ надходить до архіву. Таким чином, ця функція починає домінувати в документі, якщо він виступає як джерело інформації для історика, що досліджує ту чи іншу проблему.

Функція обліку дає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу та контролю. Основні види обліку - статистичний, бухгалтерський, оперативний відображаються в статистичних та фінансово-економічних документах, планової, звітної, документації.

Автор документа, як правило, наділяє його якоюсь однією функцією, об'єктивно ж цей документ несе й інші функції і з плином часу питома вага тієї чи іншої функції змінюється. Перераховані функції можна поділити на функції оперативного характеру, час дії яких обмежена (управлінська, правова, обліку) і функції постійно діючі (інформаційна, соціальна, історичного джерела). Наприклад, атестат зрілості містить інформаційну, культурну, соціальну, правову і функцію історичного джерела, ін. Приклади.

.

2.3 Матеріальні носії інформації

Для створення документів використовуються різні матеріальні об'єкти (папір, магнітні та оптичні диски, кіноплівка та ін.), Які служать для закріплення та зберігання на них мовної, звуковий чи образотворчої інформації. Одна з можливих класифікацій носіїв інформації може бути представлена ??наступним чином: 1) паперові носії (носії інформації на папері несветочувствітельние, носії для репрографічних процесів - термопапір, Диазобумага, фотоплівка, калька і т.д.), 2) микроносителей візуальної інформації, 3) звуконосіїв, 4) відеоносії, 5) магнітні носії, 6) перфоносители магнітні для запису кодованої інформації.

Інформатизація суспільства, бурхливий розвиток мікрографії, комп'ютерної техніки і проникнення її в усі сфери людської діяльності визначили поява документів на новітніх, нетрадиційних, тобто непаперових носіях інформації.

Поняття "новітній" і "нетрадиційний" документ багато в чому умовні і служать для назви групи документів, які на відміну від традиційних, тобто паперових, як правило, вимагають для відтворення інформації використання технічних засобів. До цієї групи належать документи у вигляді фільмів, мікрофіш, звукових магнітних записів, а також у вигляді діскетних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет) і т.п.

Документи на новітніх носіях інформації відносяться до класу технічно-кодованих, містять запис, доступний для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворювальною, проекційної апаратури або комп'ютера.

Документи на новітніх носіях інформації ділять на:

1. Документи на перфорованих носіях інформації (перфострічки, перфокарти та ін.)

2. Документи на магнітних носіях (магнітні карти, стрічки, дискети та жорсткі диски, відеодиски)

3. Документи на оптичних носіях інформації (оптичні документи) - мікрографічні документи (мікрофільми, мікродиски, мікрокарти) і оптичні диски, інформація, з яких зчитується за допомогою лазерного променя (CD-ROM, аудиокомпакт-диски, відеодиски, магнітооптичні диски).

4. Документи на галографических носіях інформації (галограмми) .2.4 РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА

Кожен документ складається з елементів, які називаються реквізитами. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розташованих у документі, становить формуляр цього документа. Формуляри, характерні для певного виду документів називаються типовими. Графічні моделі або схеми побудови документів мають назву "формуляробразец".

Всього існує 5-ть груп реквізитів, в які входить 31 реквізит. Зразок розміщення реквізитів на аркуші паперу формату А4

I група

«Реквізити назви документів»

У неї входять реквізити: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.Реквізіт № 1 «Державний герб»

Написання - ставиться у вигляді гербової печатки на бланках документів органів державної влади, інших державних органів, міністерств, відомостей, а також підприємств, організацій у передбачених законодавством випадках. Коло підвідомчих установ, які можуть носити державний герб на бланки своїх документів, визначає кожне міністерство (відомство).

Розташування на документі - у верхньому лівому кутку. Вживається для затвердження прав певних осіб, при фіксації фактів використання грошей і матеріальних цінностей. Проставляти цей реквізит на документах суб'єктів підприємницької діяльності недержавної форми власності запрещается.Реквізіт № 2 «Емблема організації або підприємства»

Написання - символічне, графічне зображення, яке відкриває, напрям діяльності фірми, підприємства. Знак полегшує пошук документа, але не замінює найменування організації.

Розташування - у верхньому полі документа правіше від першого реквізіта.Реквізіт № 3 «Зображення нагород»

Написання - застосовується замість внесення назв орденів в найменування установи. Покращує вид документа. Зменшує обсяг заголовка.

Розташування - у верхньому, лівому полі документа правіше від другого реквізіта.Реквізіт № 4 «Код підприємства, установи, організації за УКПО»

Розташування - у верхньому правому углу.Реквізіт № 5 «Код форми документа по УКУД»

Розташування - на другому рядку під четвертим реквізитом.

Написання - четвертий і п'ятий реквізити вказуються у разі необхідності згідно з відповідними классіфікаторамі.Реквізіт № 6 «Назва міністерства або відомства»

Написання - відзначається найменування міністерства або відомства (вищої організації, або засновника).

Розташування - у верхній частині документа, під третім реквізітом.Реквізіт № 7 «Назва установи»

Написання - повна назва установи, організації або підприємства - автора документа.

Розташування - у верхній частині документа під шостим реквізітом.Реквізіт № 8 «Назви структурного підрозділу»

Написання - пишеться цей реквізит, якщо є необхідність. Повна назва структурного підрозділу (шостий, сьомий, восьмий реквізити пишуться в називному відмінку).

Розташування - пишеться під сьомим реквізитом.

Реквізит № 9 «Адреса відправника»

Написання - пишеться індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунку в банку. Порядок і форма записів відомостей про поштовий і телеграфний адреси організацій повинні відповідати поштовим правилам. Цей реквізит розміщується тільки на бланках для листів.

Розташування - під восьмим реквізітом.Реквізіт № 10 «Назва виду документа»

Написання - визначається як найменування сукупності документів, які виконують однорідні функції (наказ, протокол, акт, довідка) - це один з обов'язкових реквізитів, які відповідають прискореному вивченню документа. Назва виду ділової папери (відсутня тільки на службових листах) дає перше уявлення про його призначення, оскільки певні управлінські рішення повинні оформлятися відповідними видами документів.

Розташування - у верхній частині формуляра документа, під дев'ятим реквізитом, на шостому рядку.

Реквізит № 15 «Гриф секретності»

Написання - проставляється для засекречування документів. Документ з грифом секретності - з обмеженим доступом, призначений для певних особ.

Розташування - у верхній правій частині документа, на третьому рядку під п'ятим реквізитом.

II група

«Реквізити датування та індексації документів»

У неї входять реквізити: 11, 12, 13, 14.

Реквізит № 11 «Дата»

Написання - дата є обов'язковим реквізитом документа, без дати документ втрачає юридичну силу. Дата підписання або затвердження може стати датою документа. Датою листа або наказу є день їх підписання, датою плану чи інструкції - день затвердження. Окрему групу становлять такі документи, як протокол, акт, датою яких є час фіксування в них фактів, явищ, вчинків.

Датою документа, який приймається колегіальним органом, є дата його прийняття. Датою набрання чинності розпорядчого документа - день його одержання адресатом, якщо документ не обговорений іншим терміном. Елементи дати пишуться трьома парами арабських цифр, в один ряд, в послідовності: число, місяць, рік. Обов'язковому датированию і підписанню підлягають усі службові документні позначки пов'язані з їхнім походженням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Розташування - проставляється дата підписання документа у його лівій верхній стороні разом з вихідним номером (лівіше від нього) на сьомому рядку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче лівіше.

Реквізит № 12 «Індекс документа» (Вихідний номер)

Написання - часто включає три пари арабських чисел, де перша пара - індекс структурного підрозділу автора документа, друга - номер справи де знаходиться (зберігається) копія документа, третя - порядковий номер за журналом обліку.

Розташування - в лівій верхній частині документа на сьомий рядку правіше від одинадцятого реквізиту.

Реквізит № 13 «Посилання на документ»

Написання - включає в себе дату і індекс, зазначені установою, яка видало документ, на який дається відповідь. Зазначений реквізит листується особливої, яка складає документ з ініціативного документа.

Розташування - пишеться на восьмій сходинці під одинадцятим реквізитом.

Реквізит № 14 «Місце складання або видання документа»

Написання - включає в себе назву населеного пункту, де видається документ.

Розташування - проставляється правіше від тринадцятого реквізиту.

III група

«Реквізити оформлення тексту»

У неї входять реквізити: 16, 19, 21.

Реквізит № 16 «Адресат» (кому призначений документ)

Написання - документи можуть бути адресовані установі, її структурним підрозділам, або конкретної службової особи, їх найменування пишуться в називному відмінку.

Розташування - на дев'ятому рядку документа, по середині.

Реквізит № 19 «Назва до тексту» (наказ)

Написання - невід'ємна частина тексту документа, незалежно від його виду та призначення (крім телеграм, телефонограм, і відповідей на листи громадян). Цей реквізит відбиває головну ідею тексту. Назва має бути лаконічною і точним. Друкується заголовок маленькими літерами через один міжрядковий інтервал. Наприкінці заголовка крапка не ставиться.

Розташування - пишеться на дев'ятій сходинці в лівій стороні.

Реквізит № 21 «Текст документа»

Написання - головний реквізит документа заради якого створюється документ. Приступаючи до складання тексту, в першу чергу необхідно визначити його мету, переконатися у відповідності змісту компетенції обраного установи, правильно визначити вид документа для фіксації управлінського рішення. Зв'язковий текст документа може також складатися на основі трафарету, або макета, які розміщують постійну інформацію і мають пропуски для внесення зміненої інформації.

Розташування - посередині документа, на десятому рядку, під реквізитом номер шістнадцять.

IV група

«Реквізити затвердження документа»

У неї входять реквізити: 17, 23, 24, 25, 26,

Реквізит № 17 «Гриф затвердження»

Написання - якщо документ затверджується конкретною особливої ??(службової), то гриф затвердження містить також елементи: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. В затверджені документи не можна вносити будь - які поправки, виправлення або доповнення без дозволу особи, що їх затвердила.

Розташування - у правій верхній стороні бланка на четвертому рядку, навпаки восьмого реквізиту.

Реквізит № 23 «Підпис»

Написання - обов'язковий реквізит службового документа. В установах, що функціонують на основі єдиноначальної, документ підписує одна службова особа - її керівник, його заступник або керівник структурного підрозділу. Право підпису встановлюється наказом керівника установи або інструкцією з діловодства.

Документи, які відправляються у вищі організації, а також розпорядчі і найважливіші внутрішні, підписує керівник установи, або його заступник. До складу підпису входить: визначення посади (повна, якщо документ надрукований не на бланку), особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ.

Розташування - підпис ставиться на нижньому полі документа, у правій частині на дванадцятому рядку.

Реквізит № 24 «Гриф погодження»

Написання - оформлюється згідно з відповідними вимогами в двох варіантах: узгодження з конкретною посадовою особою; узгодження з колегіальним органом. У першому випадку після слова «ПОГОДЖЕНО» визначаться найменування посади службової особи. Включають назву твердження, з яким узгоджується документ, особистий підпис, розшифрування підпису і дата. У другому випадку після слова «ПОГОДЖЕНО» визначається вид документа, його номер і дата. Слово «ПОГОДЖЕНО» друкується великими літерами без лапок на лицьовій сторінці документа.

Розташування - ставиться в правій нижній частині документа. Під двадцять третім реквізитом.

Реквізит № 25 «Віза»

Написання - складається з особистого підпису особи, яка візує і дати. У разі необхідності зазначається посада того, хто візує, а підпис розшифровується, тобто вказується прізвище, ім'я, по батькові.

Розташування - на документі внутрішнього використання віза ставиться на першому примірнику, розташована на тринадцятої рядку правіше від двадцять четвертого реквізиту в нижньому полі документа.

Реквізит № 26 «Друк»

Написання - підпис відповідальної особи стверджується печаткою на документах, які вимагають затвердження прав громадян та юридичних осіб, фіксації факту витрати грошей і матеріальних цінностей, а також передбачених актами (трудові книжки, титульні списки). Крім того, друк проставляється на статутах (положеннях) установ, договорах, дорученнях. Печатки ставляться на копіях документів, які відсилаються в іншу установу. Відбиток печатки треба ставити так, щоб він накривав частина найменування посади особи, підписавши документ.

Розташування - проставляється печатка в нижньому правому полі документа правіше від двадцять третього реквізиту.

V група

«Реквізити про отримання та виконання документів».

У неї входять реквізити: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31.

Реквізит № 18 «Резолюція»

Написання - напис на документі сделаная керівником установи або його підрозділу, який містить вказівки для виконання документа. Складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, підпис, дата. У резолюціях на документі з типовими строками виконання, які не вимагають спеціальних (додаткових) вказівок для виконання, відзначається виконавець, ставиться підпис автора резолюції, дата.

Розташування - ставиться на шостому рядку у верхній полі документа, лівіше від десятого реквізиту (вид документа).

Реквізит № 20 «Постанова документа на контроль»

Написання - відзначається словом «КОНТРОЛЬ» або буквою «К», її можна писати від руки (червоним, синім або зеленим кольором), або робити за допомогою гумового штемпеля.

Розташування проставляється в лівому верхньому полі на сьомому рядку на самому краї бланка.

Реквізит № 22 «Відмітка про програму»

Написання - докладання доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. При наявності додатків, доповнення зазначається у тексті або після тексту документа, перед підписом. Доповнення повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

Розташування - в нижньому правому полі документа над двадцять третім реквізитом.

Реквізит № 27 «Відмітка про копії» (виготовленні та затвердження)

Написання - реквізит містить дані про копії (їх кількості), місце їх знаходження, адресати тих, кому вони були направлені. Кількість копій визначається нормативними актами (особливо для документів з обмеженим доступом) або диктується практичною необхідністю.

Розташування - ставиться в правому нижньому полі документа правіше двадцять другого реквізиту.

Реквізит № 28 «Відмітка про виконавця даного документа»

Написання - містить прізвище безпосереднього виконавця і номер його робочого телефону.

Розташування - проставляється на зворотному боці документа в нижній частині (на останньому рядку ліворуч).

Реквізит № 29 «Відмітка про виконання документа і відправлення його до справи»

Написання - складається з короткої довідки про виконання (якщо немає документа про виконання), слів «У справу» і номери справи, і номери справи, до якої документ буде підшитий, дати направлення його до справи і підпису виконавця. Цей реквізит свідчить про те, що робота над документом завершена.

Розташування - ставиться в нижньому лівому полі в лівому кутку на останньому рядку.

Реквізит № 30 «Відмітка про перенесення інформації на ЕОМ»

Написання - включає інформацію, перенесену на ЕОМ, дату перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

Розташування - проставляється в нижній частині документа, на останньому рядку, (посередині).

Реквізит № 31 «Позначка про отримання документа» (вхідний номер)

Написання - ця позначка містить такі елементи: скорочена назва установи, дата отримання документа, індекс документа. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля організації.

Розташування - проставляється в нижньому правому полі документа, на останньому рядку, у правому кутку.

3. Висновок.

У висновку хотілося б сказати що документ являє собою систему.

Він відображає факти, події, предмети, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Він створюється за допомогою листа, графіки, малюнка, фотографії, звуко- та відеозапису. Документ виготовляється на спеціальному матеріалі (папері, фотоплівці тощо).

Щоб документ мав юридичну силу, процес його створення регламентується і здійснюється за встановленими правилами. Це підкреслено і у визначенні терміна документ у законі "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації": "документована інформація (документ) -зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати".

Документ, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечує її збереження та накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повернення до інформації в часі.

Як носій інформації документ виступає як неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці, так як прийняте рішення записується, закріплюється в документі.

Список використаної літератури.

1. Сучасне діловодство Кірсанова М.В

М: Инфра - М 2000.

2.Документоведеніе. Кушнаренко Н.М, Київ.: Знання 2000

3.Зіновьева Н.Б., Сояпіна Н.А ...

Документ комунікації і сприйняття. Лекції з курсу «документознавство». Краснодар: 95г.

4. Діловодство. Кузнєцова Т.В М: 2003р.

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка