трусики женские украина

На головну

 Діловодство та ПК - Діловодство

С-Пб технічний коледж управління і комерції. Курсова з діловодства за темою діловодства та ПК. виконала студентка гр.9д-31 Буднікова ольга. 2004

ВСТУП

Управлінська діяльність в Росії, як і в усіх розвинених країнах, здійснюється за допомогою документів, які одночасно є джерелом, результатом і інструментом цієї діяльності.

У сучасному закладі основними технологічними інструментами роботи з документами є комп'ютери, встановлені на робочих місцях виконавців та об'єднані в мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплює всі робочі місця діловодного персоналу в структурних підрозділах організації, то з'являється можливість використовувати мережу для переміщення документів.

Повне скасування паперового документообігу зараз неможливо: консерватизм персоналу, низька освіченість, небажання навчатися і перенавчатися, боязнь прозорості власної діяльності для керівництва, яка виникає після впровадження системи електронного документообігу; фактор директора «радянського типу» - небажання безпосередньо працювати з комп'ютером, переглядати і редагувати документи. З іншого боку, відсутність закону про електронний документ передбачає обов'язкову наявність паперового оригіналу будь-якого значимого документа навіть при існуванні електронного варіанту. Сьогоднішні стандарти діловодства не враховують особливостей роботи з електронними документами. Коли говорять про автоматизації діловодства або документообігу, то зазвичай мають на увазі будь-які інформаційні технології, пов'язані з обробкою документів - від використання текстових процесорів до систем управління потоком робіт і управління базами даних. В результаті в цю категорію потрапляє дуже широкий спектр програмних продуктів:

Системи управління документами, точніше - з файлами документів на машинних носіях. Існує величезна кількість програмних продуктів, дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні та інші типи документів.

Принципи автоматизації діловодства

Автоматизовані системи діловодства діляться на два класи. До першого належать системи управління електронними архівами. Їх основні функції: реєстрація нових документів, зберігання, пошук і їх вилучення з метою передачі в додатки, які вміють з ними працювати. До другого класу відносяться системи управління електронним документообігом. На них покладено функції управління документами на шляху проходження від одного користувача - посадової особи до іншої з можливістю контролю за їх переміщенням з фіксацією всіх змін та супроводжуючих резолюцій.

В даний час основна концепція автоматизації документообігу базується на принципах управління бізнес-процесами, в ході виконання яких створюються і рухаються документи. Іншими словами, це організація і управління процесами створення документів на основі послідовної обробки різними користувачами інших раніше існуючих документів. Діловодних процесів організації повинні бути строго структуровані, що зустрічається далеко не завжди. Тому система повинна мати функцію, що дозволяє організувати і спланувати виконання робіт з документами, як за заздалегідь визначеним маршрутним технологічним схемам, так і з наданням виконавцям певної свободи в ухваленні рішення на своєму рівні.

Найважливішими характеристиками фахівці зазвичай виділяють наступні:

- Програмна платформа (система, що забезпечує зберігання і пошук документів, а також система обміну повідомленнями. В даний час використовується архітектура «клієнт / сервер»);

- Підтримка розподіленої обробки інформації;

- Можливості масштабування (набір підтримуваних платформ; максимальне число користувачів; число рівнів вкладеності структур);

- Відкритість архітектури і можливість інтеграції з іншими додатками;

- Типи документів, з якими працює система (формати документів; підтримка роботи з складеними документами і кількома версіями документа; зв'язку документів (один документ може бути відповіддю на інший або може бути породжений при виконанні попереднього документа); спільне використання електронних і звичайних (паперових) документів);

- Колективна робота групи виконавців над одним (або кількома) документами;

- Можливість роботи з "вільної" схемою (без жорсткої фіксації маршрутів);

- Засоби для визначення маршрутних схем проходження документів;

- Можливості контролю за проходженням документів;

- Спосіб оповіщення посадових осіб;

- Особливості налаштування продукту для потреб конкретного замовника (наприклад, реєстраційна картка повинна містити всі необхідні реквізити); наявність локалізованого (русифікованого) інтерфейсу;

- Кошти регламентації доступу і криптозахисту;

- Засоби оповіщення про порушення в регламенті проходження документів;

- Орієнтація на традиційну російську концепцію документообігу.

Системи управління електронними архівами характеризуються наступними функціями:

Введення.

Система повинна забезпечувати введення, обробку, зберігання, реєстрацію документів, отриманих від множинних джерел: по мережі, з дисків, модемів і сканерів.

Зберігання.

Централізоване сховище даних дозволяє вирішити цілий ряд проблем:

- Можливість оперативного отримання цілісної і несуперечливої ??інформації;

- Організація збору, зберігання та актуалізації розрізненої інформації;

- Висока надійність і керованість системи, швидкий і підконтрольний доступ користувачів до інформації;

- Економію коштів за рахунок зосередження обслуговуючого персоналу в одному місці;

- Можливість централізованого розвитку обчислювальних средств.Прінціпи технології електронного документообігу.

Організація роботи з документами - ключова технологія управління в будь-якій установі: від офісу невеликого підприємства до федерального відомства або величезної корпорації. Природно, ефективне управління вимагає деякої системи роботи з документами. Чим ширше сфера і масштаби діяльності організації, тим більш важливу і самостійну роль відіграє власне система діловодства. Вона передбачає не тільки єдині правила документування - оформлення документів, а й єдиний порядок документообігу.

Відсутність дієвої технології управління документообігом призводить, в кінцевому рахунку, до того, що, як правило, в довільний момент часу неможливо точно сказати, над якими документами працює установа, яка історія і поточний стан того чи іншого питання, чим конкретно зайняті виконавці.

Загальнодержавні норми регламентують лише форму готових - офіційних документів, але не технологію їх підготовки: роботу з проектами і неофіційними робітниками документами. Тому на етапі підготовки документів можуть бути застосовані довільні інформаційні технології - від текстових процесорів до систем колективної роботи. Коли ж ми говоримо про нормативному документообіг, то слід врахувати ряд найбільш характерних особливостей. Це дуже чітко окреслена і вельми специфічна предметна область.

До об'єктів системи управління документообігом відносяться структури даних, над якими проводяться операції. До них відносяться картотеки, реєстраційно-контрольні картки, файли документів, повідомлення та папки. Кожен документ повинен бути зареєстрований в системі. У процесі реєстрації в реєстраційну картку заносяться реквізити документа, що характеризують власне документ і стан його обробки. Передбачається можливість ієрархічних двонаправлених гіпертекстових зв'язків між документами.

Картотеки - це віртуальне підмножина документів. Картотека є повним аналогом картотеки / журналу підрозділи організації. Власне документ може існувати поза автоматизованої системи, наприклад на папері. При наявності одного або декількох машинних файлів, що містять електронну версію документа, система зберігає посилання на відповідні файли документа і програми їх читання / редагування. Таким чином, користувач системи має можливість працювати з електронними документами.

При пересиланні документа від користувача до користувача формується повідомлення, що містить реквізити адресата, кореспондента, дату і власне текст супровідного повідомлення / резолюції. Для контролю виконання документів використовуються контрольні картки, які можуть створюватися для всього контрольованого документа або для його розділів.

Папки документів призначені для групування реєстраційних карток документів по якомусь ознакою, наприклад технологічного, тематичним і т. Д.

Інформаційна модель передбачає також можливість взаємопов'язаного функціонування декількох систем автоматизації документообігу. У цьому випадку обмін документами між системами здійснюється за допомогою будь-якої системи електронної пошти. Системи управління документообігом на основі web-технологій

Настала епоха Internet. Стали необхідні системи, які, по-перше, забезпечать спільне використання документів співробітниками підприємств і взаємодія між відділеннями, по-друге, нададуть можливість публікації документів на Web-вузлі і, по-третє, підтримають електронну торгівлю з бізнес-партнерами та замовниками. Компанії, що мають власні интрасети на базі протоколу IP, мають можливість використовувати їх для подальшого розвитку систем управління та обробки електронних документів. Наприклад, можна перетворити всі паперові документи в електронні і зосередити їх в базі даних головного офісу, забезпечивши до них доступ по інтрамережі всім співробітникам фірми, а по Internet - її клієнтам. Це дозволить знизити витрати на поширення паперової документації за рахунок публікації необхідної інформації в Internet і інтрамережі і підвищити ефективність роботи з документами службовців компанії.

Останні десять років розвитку мережевих засобів показали, що сучасні підприємства не можуть обійтися без систем на базі web-технологій, оскільки саме вони дозволяють остаточно перейти до безпаперової технології, забезпечивши віддалений доступ до документів. Системи управління документами, використовувані в даний час в корпоративних мережах, виконують завантаження і обробку всього потоку документів, що циркулюють в межах підприємства, т. Е. Інформації, що пересилається між службовцями і відділеннями, а також забезпечують обмін документами з споживачами, постачальниками, клієнтами та дистриб'юторами Основні функції системи управління документами - класифікація інформації, розміщення її в бібліотеках баз даних і надання користувачам інтерактивного доступу до документів. Право на роботу з документами визначається за допомогою ідентифікатора користувача і вхідного пароля, а можливість обробки інформації забезпечується програмними засобами, які дозволяють редагувати документи, колективно працювати з ними, а також обмінюватися ними по каналах електронної пошти. Досі такі системи впроваджувалися досить повільно і не користувалися успіхом у споживачів через те, що не могли запропонувати користувачам таких широких можливостей, які змусили б їх змінити звичні методи ведення бізнесу. Нові системи управління документами на базі Web мають всі шанси привернути увагу підприємств, причому головна причина їхньої популярності полягає в тому, що в якості клієнтської частини ці програми, клієнт / сервер використовують стандартний Web-броузер. За допомогою таких систем службовці, що працюють вдома, можуть миттєво отримати будь-які зміни, внесені керівництвом в документи компанії, підключившись до корпоративного сервера за допомогою модему або мережевої карти і броузера і знайшовши необхідний звіт у бібліотеці бази даних. Замовники отримують можливість звернутися до Web-сайту підприємства і, клацнувши мишею по піктограмі, відповідної засобам обслуговування клієнтів, автоматично підключитися до бібліотеці бази даних, щоб перевірити, відправлені чи замовлені вироби. У колишніх, традиційних системах управління документами на комп'ютері потрібно встановити клієнтську частину цього додатка, що обмежувало можливості використання даного продукту. Крім того, для кожного користувача, що приймає участь у колективній роботі з документами, компанія повинна була придбати у постачальника ліцензію, що призводило до значних матеріальних витрат. Системи управління документами на базі Web не вимагають витрат на клієнтське програмне, дозволяючи економити значні кошти.

Найбільш приваблива сторона систем управління документами на базі Web - економія коштів. У кінцевому рахунку Web-системи управління документами можуть також виконувати функції автоматизації ділових процедур, здійснюючи не тільки поділ документів на категорії та взаємодія з бібліотеками баз даних, а й маршрутизацію документів. Ще одна функція майбутніх систем управління документами полягає у наданні доступу до корпоративних інформаційних бібліотекам як співробітникам підприємств, так і компаніям-партнерам, які зможуть отримати специфікації на продукцію, графіки поставки виробів та іншу інформацію, не представляє комерційної таємниці. Основні причини, які можуть сповільнити розвиток засобів управління документами на базі Web, - це ризик, пов'язаний з недостатнім захистом інформації в системі Web, і складність розробки розвинених додатків на основі моделі "слабкий клієнт / потужний сервер".

Оскільки документи стають все більш різноманітними і орієнтованими на Internet, користувачам потрібно засоби, які здатні маніпулювати як текстами, так і зображеннями, відеоінформацією і звуком.

Internet виконує дві функції - по-перше, служить проводить середовищем для обміну інформацією між організаціями, що працюють в галузі стандартизації, і, по-друге, виступає в ролі середовища для швидкої розробки додатків. Інтрамережа доступна лише структурним підрозділам організації, зовнішні користувачі мають доступ тільки на Web-вузол.

Найбільш складною є проблема захисту інформації. Якщо мова йде про одностороннє доступі до інформації, забезпечити надійний захист легко: достатньо надати зовнішнім користувачам, які звертаються до бібліотек документів через Web, право тільки шукати і читати дані. Такий вид доступу означає, що компанія дозволяє стороннім особам отримати певну внутрішню інформацію без реєстрації в корпоративній мережі і без отримання будь-яких прав на керування даними. Це значно знижує небезпеку внесення несанкціонованих змін до відповідальну інформацію. У цьому випадку користувач за допомогою Web-броузера може лише ознайомитися з даними, розміщеними на Web-сервері, який встановлений між ним і внутрішньою мережею корпорації.

Коли система управління документами застосовується для двостороннього доступу до інформації, а саме цей спосіб спільного використання документів особливо приваблює підприємства, проблема захисту ускладнюється. Тепер для забезпечення безпеки корпоративної бази даних потрібні спеціальні програми, що регламентує права доступу. Крім того, на клієнтському комп'ютері повинно бути встановлено спеціальний додаток, підтримує зв'язок з сервером підприємства і дозволяє йому реєструвати документи, до яких звертається користувач, і зміни, що вносяться останнім. В даний час більшість систем, призначених для управління документами в системі Web, включають розвинене серверне програмне забезпечення і невелику клієнтську частину, розраховану на так званого "слабкого" клієнта, т. Е. Пристрій, яке має потужного процесора і здатне забезпечити тільки перегляд інформації з допомогою Web-броузера. Ці системи не дозволяють повністю контролювати доступ користувачів до інформації.

Хоча проблеми з захистом даних поки не вирішені, Web-додатки для роботи з документами можуть отримати широке поширення не через 5-10 років, а набагато раніше. Система управління документами на базі Web - універсальний інструмент для більшості підприємств, оскільки в ній використовується єдиний інтерфейс (Web-броузер), що забезпечує зв'язок між різними платформами. Звичайно, дана технологія потребує додаткових коштів захисту, проте переваги універсального доступу до інформації переважують цей недолік. У той же час швидкий технічний прогрес дозволяє сподіватися, що надійні засоби захисту для систем управління документами на базі Web з'являться незабаром. Традиційним засобом захисту інформації в інтрамережі служить брандмауер, розташований між Інтернетом і Internet. Для перевірки прав користувачів застосовуються ідентифікаційні картки з кодуванням, а також ідентифікатори і паролі. Пересилати документи через брандмауер на зовнішні Web-сайти дозволено обмеженому колу службовців корпорації. Всі ці заходи плюс засоби захисту серверів і повна заборона на доступ до мережі із зовнішніх Web-вузлів створюють умови для безпечної і зручної роботи персоналу.

Стратегічно важливі дані можна зберігати на мейнфрейми, чи не підключеному до інтрамережі і Internet. Починати впровадження слід з найбільш простого варіанту системи - перевірити її в інтрамережі компанії, і тільки після цього організовувати зовнішні зв'язки через Web-сервер.

Разом, з метою забезпечення безпеки від несанкціонованого доступу через Internet, можна використовувати також такі заходи:

1. Вбудовування в центральний вузол програмно-апаратний комплекс, який виконує функції брандмауера.

2. Фільтрація пакетів і аутентифікація користувачів

3. Забезпечення внутрішнього зв'язку між вузлами за допомогою корпоративної інтрамережі, що має локальні IP-адреси, не зареєстровані в Internet і, отже, недоступні із зовнішнього світу.

4. Огорожа виходу в зовнішню мережу proxy-сервером, який перетворює внутрішні IP-адреси в глобальні, обмежує вхідний і вихідний трафік, виконує реєстрацію зовнішніх Web-вузлів, відвідуваних користувачами.

5. Застосування різних протоколів на локальних серверах, містять особливо важливі бази даних, і на Web-серверах, що ускладнює несанкціонований доступ до баз даних. Це може дещо зменшити переваги web-технології.

6. Впровадження механізмів управління доступом в саму систему управління документообігом (список управління доступом, рівні доступу, ролі, групи користувачів, шифрування і т. Д.).

Використання електронної пошти.

У випадку, якщо документ необхідно зробити загальнодоступним, це відбувається двома основними шляхами, або через систему електронної пошти, шляхом розсилки, або через Internet, шляхом публікації на Web-сервері. Другий спосіб застосовується у випадку, якщо особи, яким може знадобитися документ, заздалегідь невідомі. Використання електронної пошти ж більш підходить для направлення документів до виконавців.

Системою, що забезпечує маршрутизацію документів є система електронної пошти, яка здійснює паралельне поширення документів. Маршрутизація відрізняється від поширення чи розсилки тим, що маршрутизациї документ повертається в початок маршруту, наприклад до ініціатора, а розсилається документ іде виконавцю без контролю факту повернення. За допомогою додаткових додатків система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

Для кожного користувача створюється поштову скриньку. Передачу повідомлень між поштовими скриньками всередині локальної мережі здійснює програмний модуль-марштурізатор. Але користувачі повинні мати можливість не тільки працювати з електронною поштою в межах інтрамережі, але й обмінюватися повідомленнями через Internet.

Отже, електронна пошта виконує такі функції:

- Обмін повідомленнями між користувачами;

- Обмін документами між користувачами;

- Обмін даними між додатками;

- Оповіщення користувачів про настання певних подій.

Система корпоративного електронного архіву.

Але впровадження потужних системи управління електронними документами не завжди призводить до отримання очікуваного ефекту. Причина криється в тому, що величезна кількість оперативної та довідкової інформації як і раніше залишається на паперових носіях. Ручна обробка таких паперових сховищ стає вузьким ланкою функціонування багатьох великих корпорацій. Рішенням може стати використання технології побудови корпоративного електронного архіву.

В рамках галузі або корпорації мова йде навіть не про традиційну автоматизації каталогів бібліотек, а про побудову інтегрованої системи глобального масштабу, що забезпечує ефективний доступ і збереження величезних обсягів документів в електронному вигляді. Причому, технологія повинна включати як засобу створення / наповнення супербанка даних, так і засоби забезпечення його належного функціонування та розвитку. Однак, якщо потреба в такій технології назріла вже багато років тому, то технічна можливість її реалізації з'явилася відносно недавно, як наслідок появи дешевих носіїв, підвищення ефективності високошвидкісних обчислювальних систем і мереж, нові інформаційні технології індексування надвеликих масивів даних, намітилося напрям впровадження засобів штучного інтелекту , що дозволяють моделювати і аналізувати великі масиви інформації.

Загальну ідею можна описати таким чином. Організовується розгортання високопродуктивної мережі, що включає графічні робочі станції і потужні сервери введення та обробки інформації. Для введення документів з паперових носіїв низької якості, використовуються промислові сканери потокового введення. Система забезпечує ефективне індексування і повнотекстовий пошук інформації великого обсягу. Дані, необхідні для пошуку документів, зберігаються в високопродуктивної і відмовостійкої системі пам'яті, а графічні образи документів - у вигляді зображень на носіях, характеризуються тривалим часом зберігання та дешевизною. Специфічна риса корпоративного електронного архіву - забезпечення повнотекстового пошуку. Побудова та підтримка системи атрибутивного пошуку, характерного для систем управління документообігом, виявляється неприйнятним внаслідок тимчасових і вартісних обмежень.

Програмним ядром корпоративного електронного архіву по праву можна вважати технології індексування та пошуку. Перший напрямок, іменоване також корпоративним електронним архівом, відноситься до класу традиційних інформаційно-пошукових систем, заснованих на атрибутном пошуку структурованих даних. Альтернативний напрям електронного архівування базується на принципі повнотекстового індексування неструктурованих даних і включає контекстно-незалежне індексування, не залежне від природної мови, і контекстно-залежне індексування, що дозволяє оптимізувати індексацію і пошук з урахуванням специфіки морфології і семантики природної мови.

Як уже зазначалося, всі дані в системі можуть знаходитися в двох видах: пошуковий образ і образ власне документа. Через високі вимоги до швидкості доступу до пошукового образу документа і його цілісності, він повинен зберігатися в високошвидкісних відмовостійких системах зберігання, наприклад RAID-масивах.

Для зберігання образу документів використання магнітних дискових носіїв не представляється можливим внаслідок їх високої вартості. З урахуванням того, що більшість архівних документів, практично, не підлягають модифікації і видалення, бібліотеки на компакт-дисках можуть бути переважніше. Крім того, компакт-диски зручніше в роботі: їх автономне читання можна здійснювати на будь-якому комп'ютері, що комплектуються приводом CD-ROM.

Microsoft Word

Компанія Microsoft створює пакет програм Windows 3.1, а потім і ще більш опрацьовану і доповнену версію Windows 95, 98, 2000,

Windows xp. З найбільшою користю, на мій погляд, досягнення комп'ютерної техніки позначилися на діловодстві, рішення задач якого значно спростилося, а швидкість роботи помітно підвищилася.

Процес створення та оформлення документів досить не простий. Однак така програма як текстовий процесор Microsoft Word на багато полегшує і спрощує його.

Створення шаблону.

Якщо зберегти шаблон у папці «Шаблони» (Рис.8, 9), то він з'явиться на вкладці Загальні при виборі команди - Створити (меню Файл). (Рис 1)

Якщо зберегти шаблон в одній з папок, вкладених в папку Шаблони, наприклад Записки або Звіти, то при виборі команди - Створити він з'явиться на вкладці з відповідною назвою. (Рис.2)

Щоб створити новий шаблон на основі існуючого документа, виберіть команду - Відкрити в меню Файл, а потім відкрийте потрібний документ.

Щоб створити новий шаблон на основі існуючого шаблону, виберіть команду - Створити в меню Файл. Виберіть шаблон, схожий на новостворюваний, встановіть перемикач Новий документ в положення Шаблон, а потім натисніть кнопку - OK. Виберіть команду - Зберегти меню Файл. (Рис.3)

Виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файлу. Це значення автоматично з'явиться при збереженні файлу, для якого при створенні був встановлений тип шаблону. (Рис.4)

За замовчуванням у поле Папка відкриється папка Шаблони. Щоб побачити список шаблонів на окремій вкладці в діалоговому вікні Створення документа, відкрийте одну з папок, вкладених в папку Шаблони.

Введіть ім'я для нового шаблона в полі Ім'я файлу та натисніть кнопку - Зберегти.

Внесіть необхідні зміни в розміри полів і сторінок, визначте орієнтацію сторінок, стилі й інші параметри форматування. (Рис.5, б, в.) Додайте текст, документа. (Рис.6) Натисніть кнопку - Зберегти, а потім виберіть команду Закрити в меню Файл. (Рис.7)

Microsoft Excel

Створення документа за допомогою Microsoft Excel, дає можливість створювати структурно пов'язані документів, графічного аналізу у вигляді діаграм і графіків, містить операції:

- Зміна параметрів (ширини) рядків і стовпців;

- Робота зі списками;

- Використання абсолютних посилань;

- Побудова діаграм;

- Редагування діаграм;

- Побудова змішаних діаграм і графіків;

- Створення коментарів.

Наприклад, потрібно створити документ про зростання доходів фірми за рік.

Перерахуємо дії, які потрібно виконати самостійно:

1. Створити новий файл.

2. Створити лист на Зростання доходів.

3. Визначити межі аркуша формату А4.

4. У другому рядку написати заголовок "Зростання доходів за рік".

5. У четвертому рядку сформувати "шапку" документа з чотирьох стовпців: розмістити написи стовпців з перенесенням в кілька рядків і відцентрувати їх по висоті і ширині

Створення набору документів, що містять елементи аналізу даних, із застосуванням структуризації і формуванням зведених таблиць включає наступні операції:

- Структуризація таблиць методом автоматичного підведення підсумків;

- Створення зведених таблиць;

- Консолідація в зведеній таблиці даних з декількох інтервалів;

- Використання даних іншої зведеної таблиці;

- Створення діаграм на основі структурованих і зведених таблиць;

- Створення користувацьких списків;

- Застосування користувальницького порядку сортування;

- Використання імен при складанні формул.

Наприклад, для оптового складу медикаментів потрібно розробити систему, що дозволяє реєструвати надходження товарів на склад і заявки на придбання медикаментів замовниками.

В результаті аналізу предметної області (діяльності складу) були виявлені наступні особливості, які повинні бути враховані при реалізації системи.

1. Для обліку товарів необхідно ввести артикул, який забезпечить ідентифікацію товару.

2. Оскільки артикул товару та найменування є повторюваними значеннями в багатьох документах заявки на медикаменти, реєстрація надходжень на склад, то дані про товари і артикулах доцільно скласти у вигляді окремого документа.

3. Документи про надходження товарів на склад і їх відвантаження зі складу (замовлення) мають різні параметри, тому вони повинні бути оформлені у вигляді окремих документів.

4. При оформленні документів на відвантаження зі складу потрібна оперативна інформація про наявність їх на складі, що враховує кількість надходження товару і відвантаженого. Тому доцільно мати ще один документ, який містить інформацію про наявність товарів на складі.

1. Створити новий файл в Ехсеl з ім'ям Склад.

2. Перейменувати робочі листи: Лист 1 - Товари, Лист 2 надходження,

Лист 3 - Відвантаження, Лист 4 - Склад.

Загальні вимоги

1. У всіх документах зафіксувати найменування стовпців.

2. Виконати обрамлення найменувань стовпців документів: зверху і знизу - подвійний лінією, праворуч і ліворуч - одинарної.

Вимоги до оформлення документів

Документ Товари

1. Стовпець Артикул заповнити.

2. Заповнити другий стовпець Найменування видами ліків.

Документ Надходження

Для стовпця Дата.

1. Призначити формат Дата.

2. Використовувати прогресію для заповнення даних:

Для стовпця Артикул.

1. Заповнити комірки стовпчика числовими даними, які будуть входити в інтервал значень відповідного стовпця на аркуші Товари.

2. Розташувати листи Надходження і Товари на одному екрані для зручності реєстрації надходжень.

Для стовпця Найменування.

1. Осередки стовпчика повинні заповнюватися автоматично за значенням артикулу з документа Товари.

Отже, документи Надходження і Товари є пов'язаними документами.

Через меню Сервіс - Майстер вибрати режим Пошук і скласти формулу для пошуку значення артикулу на аркуші Товари. Формулу побудувати за допомогою режиму Майстер, а потім вручну внести зміни. Формула приблизно имет наступний вигляд:

= ЕСЛИ (В5 = "-; -"; Індекстен (Товари! $ А $ 4: $ В $ 12; ПОИСКПОЗ (В5; Товари! $ А $ 4: $ А $ 12;); ПОИСКПОЗ (Найменування "; Товари! $ А $ 4: $ В $ 4;)))

Скопіювати формулу в інші комірки можна з допомогу знака + в нижньому кутку комірки.

Для стовпця Кількість упаковок.

Звернути увагу, що повинно вводитися тільки числове значення, а на екрані воно буде відображатися з одиницями виміру. При складанні формату врахувати особливість: відступ від правої межі комірки.

Документ Відвантаження

Оформлення стовпців Дата, Артикул, Найменування аналогічно оформленню відповідних стовпців на аркуші Надходження.

Скопіюйте значення осередків з листа Надходження на Лист Відвантаження. Вибірково поміняйте значення в стовпцях Дата і Артикул (значення в стовпці Найменування обчислюються автоматично).

Для стовпця Кому.

1. Використовувати режим Перевірка для створення списку значень.

Список значень для стовпця Кому створити на аркуші Відвантаження.

Для стовпця Кількість упаковок.

1. Скласти формат, який відображатиме вводяться числові дані в рублевому форматі з відступом тексту від числової величини.

Для стовпця Сума.

1. Скласти формулу для автоматичного обчислення значень:

Сума = Вартість упаковки * Кількість упаковок.

2. Призначити осередкам цього шпальти грошовий формат з роздільниками розрядів.

Заповнити підготовлені таблиці даними.

В результаті виконаних дій підготовлені документи Надходження і Товари.

1. Призначити користувальницький формат: одиниці виміру - "шт.", Зробити відступ від правого краю стовпця.

Інші дані в стовпці Кількість упаковок поки не вводити, тому що ці значення повинні узгоджуватися з наявністю такого виду товару на складі.

Для стовпця Вартість.

При заповненні стовпчика передбачити такі особливості:

- Один і той же товар може надходити на склад за різною ціною;

- На складі призначають мінімальну відпускну ціну на кожен вид товару.

Враховуючи вищесказане, необхідно зробити доповнення на лист Товари - додати новий стовпець Мінімальна відпускна ціна. Для цього слід:

- Встановити курсор в осередок на аркуші Товари і набрати найменування стовпця;

- Призначити рублевий формат новому стовпцю з відступами від значень і правої межі;

- Вказати а осередку, на яку дату встановлені відпускні ціни.

Повернемося на лист Відвантаження і складемо формулу для заповнення стовпчика Вартість упаковки.

Для стовпця Відсоток.

У стовпці Відсоток обчислюється сума, яка буде стягуватися при відвантаженні товару зі складу за зберігання товару і надані послуги. Ця сума обчислюється залежно від заданої величини. Наприклад. 15% від вартості товару.

Оскільки величина відсотка, що стягується є константою, то доцільно відвести для неї окрему клітинку.

Для стовпця Сума.

Значення в стовпці Сума обчислюються за формулою:

Сума = (Вартість упаковки + Відсоток) * Кількість упаковок.

Ехсеl дозволяє надати таблиці певну структуру, що має до восьми рівнів ієрархії. Структуризація таблиць методом автоматичного підведення підсумків полегшує пересування по рядках даних і використовується для групування даних за певними параметрами з метою проведення аналізу, побудови діаграм або створення звітів.

Підготовка документа до автоматичного підведенню підсумків, перейдіть на лист Надходження.

Потрібно створити проміжні підсумки по кожному виду товару, визначаючи по ним загальна кількість упаковок і суму.

Отже, підсумки підбиватимуться за значеннями стовпчика Найменування.

Підготовка документа включає:

- Визначення параметрів (стовпців), за якими буде проводитися підведення підсумків;

- Сортування рядків за тими параметрами, для яких підбиватимуться підсумки (впорядкувати рядки документа по стовпцю Найменування).

Створення підсумків. Для виконання даної операції потрібно:

- Активізувати будь-яку клітинку документа

- Через меню Дані - Підсумки визначити параметри:

1) найменування стовпця, при зміні значення, в якому потрібно підводити підсумки (Найменування);

2) вказати стовпці, по яким потрібна підведення підсумків (Кількість упаковок і Сума).

В результаті в документі автоматично формуються структура і проміжні підсумки:

Після розрахунку проміжних підсумків при наявності структури можна отримати документ тільки з підсумковими записами груп. При натисканні на кнопку структури зі знаком "мінус" відбувається згортання записів даної групи, при натисканні на кнопку "плюс" виконується розкриття записів. Таким чином, можна формувати документи з різним рівнем вкладеності структури.

Поверніть записи до підсумків та побудуйте діаграму за новим документом:

Використання декількох підсумкових функцій одночасно

Підсумки по стовпцях Кількість упаковок і Сума формувалися на основі використання функції підсумовування.

Потрібно додати ще один проміжний підсумок, який обчислюється як середня величина вартості упаковок. Для цього треба:

- Виділити інтервал осередків, дані якого будуть потрібні для обчислення проміжних підсумків {або активізувати будь-яку клітинку, що відноситься до табличній частині документа);

- Через меню Дані - Підсумки вказати параметри для обчислення проміжних підсумків: вид операції - Середнє по стовпцю Вартість упаковки і зняти опцію Замінити поточні підсумки.

В результаті в документі автоматично формуються структура і проміжні підсумки:

Після розрахунку проміжних підсумків при наявності структури можна отримати документ тільки з підсумковими записами груп. При натисканні на кнопку структури зі знаком "мінус" відбувається згортання записів даної групи, при натисканні на кнопку "плюс" виконується розкриття записів. Таким чином, можна формувати документи з різним рівнем вкладеності структури.

Поверніть записи до підсумків та побудуйте діаграму за новим документом:

Використання декількох підсумкових функцій одночасно

Підсумки по стовпцях Кількість упаковок і Сума формувалися на основі використання функції підсумовування.

Потрібно додати ще один проміжний підсумок, який обчислюється як середня величина вартості упаковок. Для цього треба:

- Виділити інтервал осередків, дані якого будуть потрібні для обчислення проміжних підсумків (або активізувати будь-яку клітинку, що відноситься до табличній частині документа);

- Через меню Дані - Підсумки вказати параметри для обчислення проміжних підсумків: вид операції - Середнє по стовпцю Вартість упаковки і зняти опцію Замінити поточні підсумки.

В результаті додався новий вид проміжних підсумків:

Для продовження роботи з цим документом скасуйте структурування даних.

Скасування структури даних

Для виконання даної операції потрібно:

- Активізувати будь-яку клітинку, що відноситься до структурованої області документа;

- В меню Дані - Підсумки натиснути на кнопку "Прибрати все.

Розглянемо на цьому документі ряд можливостей, які надає Ехсеl з аналізу та організації даних.

Приховайте тимчасово стовпець Вартість упаковки (стовпець О).

Створіть додатково два стовпці - День тижня і Обсяг поставки - в документі "Надходження на склад":

Для комірок стовпчика День тижня складіть формулу, за допомогою якої можна обчислювати день тижня (понеділок, вівторок ....) з дати надходження товару на склад (стовпець Дата).

Активізуйте першу робочу осередок шпальти День тижня (А5).

Використовуючи вбудовані функції, складіть формулу:

= ЕСЛИ (ДЕНЬНЕД (А5) = 1; "понеділок";

ЯКЩО (ДЕНЬНЕД (А5) = 2; "вівторок";

ЯКЩО (ДЕНЬНЕД (А5) = 3; "середовище";

ЯКЩО (ДЕНЬНЕД (А5) = 4; "Четвер";

ЯКЩО (ДЕНЬНЕД (А5) = 5; "П'ятниця";

ЕСЛІСОЕНЬНЕД (А5) -6; "Субота"; "Неділя")))))).

Функція ДЕНЬ НЕД обчислює порядковий номер дня тижня з дати, яка є аргументом функції.

Скопіюйте формулу в інші комірки стовпчика День тижня.

Відсортуйте записи документа по Даті.

Тепер потрібно відсортувати записи документа по стовпцю День тижня. У чому полягає особливість?

Якщо скористатися стандартною сортуванням по спадаючій або зростанню, то записи будуть відсортовані в наступному порядку: неділя, вівторок, понеділок, п'ятниця, середа, субота, неділя. Але завдання полягає в сортуванні записів в порядку чергування днів у тижні: понеділок, вівторок, середа, четвер, п'ятниця, субота, неділя.

Нестандартний порядок сортування називається користувальницькою.

Користувальницький порядок сортування

Для виконання даної операції потрібно:

- Активізувати будь-яку клітинку табличній частині документа, записи якої необхідно відсортувати;

в меню Дані - Сортування вказати: сортувати по полю День тижня і натиснути кнопку Параметри;

- В меню Параметри сортування у вікні Сортування по першому ключу вибрати вид списку, на основі якого буде виконуватися сортування.

Як створюються користувальницькі списки?

Створення користувальницьких списків

Для виконання даної операції потрібно:

- В меню Сервіс Параметри перейти на закладку Списки;

- У вікні Списки активізувати рядок Новий список;

- У вікні Елементи списку перерахувати значення списку або вказати інтервал осередків, значення яких можна використовувати для складання списку;

- Натиснути на кнопку Додати.

Отже, сортування по днях тижня виконана. Для чого створювався цей стовпець? Для проведення аналізу в який день тижня найбільше надходить товарів.

Для реалізації цього завдання потрібно провести наступні дії:

- Структурувати таблицю по стовпцю День тижня;

- Згорнути всі робочі рядки проміжних підсумків;

- Виконати сортування по сумі.

Приклад формування інтервального умови:

- Активізувати першу робочу комірку з шпальти Обсяг поставок;

- Скласти формулу визначення рівня обсягів:

= ЄС Л И (ПРО5 <100; "низький"; ЕСЛИ (И (05> = 100; 05 <= 400); "середній"; "високий")),

особливість якої полягає у використанні логічної зв'язки І (логічне І) для завдання інтервалу значень;

- Скопіювати формулу в інші комірки стовпчика.

В результаті документ буде мати наступний вигляд:

Інтервальні умови

Повернемося до колонку Обсяг поставки. Для осередків цього шпальти потрібно скласти формулу, яка визначатиме рівень поставки за правилом:

Підготовлені зразки документів на реєстрацію вступників товарів і відвантаження товарів зі складу. (Див. Додаток 2)

СПРРВОЧНО-ПОШУКОВА СИСТЕМА (УПС)

Консультант Плюс

Будь-який керівник потребує помічника - секретарі, який відповідає не тільки за діловодство, а й бере на себе організацію інформаційного обслуговування, використовуючи у своїй професійній діяльності сучасну комп'ютерну технологію. На допомогу секретарю для вирішення цього питання приходить довідково-правова система Консультант Плюс, що містить в підсистемі Ділові Папери електронні бібліотечні зразки та шаблони типових документів.

У статті пропонується розглянути функціональні можливості системи, знання і вміння працювати з системою Консультант Плюс.

Основні функції, які роблять систему так необхідної в роботі секретаря:

- Представлені багато типові форми, використовувані в повсякденній діяльності підприємства;

- Представлені документи, з яких користувач може вибрати стандартні фрази, абзаци або цілком пункти при складанні своїх власних документів;

- Дає можливість секретарю, у якого є свій варіант документа, порівняти його з аналогічним документом у системі і використовувати з нього формулювання, які зроблять розроблюваний документ більш коректним і повним.

У систему також включені загальновживані форми та документи, перевірені часом і практикою ділового обороту, наприклад гарантійні листи. Визначити першоджерело таких документів вельми проблематично. Представлені в системі документи можна розділити на дві категорії: офіційно затверджені форми документів і неофіційні форми документів. (Див. Додаток 3)

Документи представлені в системі у вигляді шаблонів (незаповнених форм) або у вигляді зразків (заповнених форм). Якщо є інструкції або рекомендації щодо заповнення форми або у документа є додатки, то це вказується у вигляді гіпертекстового посилання.

Якщо типова форма була змінена, то і в системі форма змінюється. При цьому вказується дата редакції офіційного документа. Іншими словами, у системі завжди представлена ??остання редакція форми документа.

Запуск системи здійснюється подвійним клацанням миші по ярлику програми Консультант Плюс на робочому столі. На екрані з'являється вікно системи Консультант Плюс, в якому користувачам пропонується база Ділові Папери. Якщо клацнути мишею по вкладці Всі системи, то можна побачити:

1. Довідково-правові системи по федеральному законодавству;

2. Довідково-правові системи по регіональному законодавству;

3. Довідкова правова система з міжнародного права;

4. Довідкові системи підтримки прийняття рішень.

Для вибору Бази Ділові Папери необхідно:

у вікні Системи Консультант Плюс підвести курсор миші до назви бази і клацнути мишею по кнопці Відкрити базу.

В результаті на екрані з'явиться вікно База даних Ділові Папери

Коротко охарактеризуємо поля Картки реквізитів і наведемо приклади пошуку документів з використанням цих полів.

Поле Тематика. Словник цього поля є рубрикатор, який був розроблений спеціально для даної системи. Він є підставою для класифікації, як по виду діяльності, так і за видами документів (звітність, документи з інвентаризації, організаційні, розпорядчі документи і т. Д.). Практика показує, що таке "змішання" виправдовує себе в рамках системи з подібною інформацією.

Для перегляду і вибору рубрики необхідно двічі клацнути мишею по полю Тематика і в діалоговому вікні вибрати необхідну рубрику.

Розглянемо приклад пошуку з використанням поля Тематика. Наприклад, давайте знайдемо шаблони Діловий листування. Для цього:

1. У полі Тематика виберемо рубрику Ділове листування (клацнувши два рази по полю мишею).

2. У вікні Тематика знайдемо рубрику Ділове листування, потім в цьому вікні клацнути по кнопці Вибрати

3. В результаті, у вікні База даних Ділові Папери відображається кількість документів відповідних запитом (у нашому випадку - 28 документів).

4. Натиснемо кнопку - Пошук у вікні База даних Ділові Папери

5. В результаті отримуємо список документів, що відповідають запиту.

6. Для входу в текст необхідної форми необхідно двічі клацнути клавішею миші по вибраному документу (наприклад, лист іноземному партнеру). В результаті на екрані з'явиться форма письма, пропонована системою.

Поле Тип документа. Значеннями цього поля є типи документів, а саме: договір, довідка, заява, звіт, розрахунок, протокол і т. П. Використання даного поля дозволяє відразу обмежувати список необхідних документів, якщо відомий тип документа. Наприклад, необхідно знайти форму наказу про проведення інвентаризації майна. Для цього:

1. У полі Тематика виберемо рубрику ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ.

2. Поле Тип документа введемо або виберемо зі списку (після подвійного натискання на поле Тип документа) слово НАКАЗ,

3. Натиснувши кнопку поста «*) до * | РЕ |, знайдемо документ Наказ про проведення інвентаризації, форм № інв-22.

4. Двічі клацнувши мишею по документу "Наказі ...", увійдемо в документ ...

Поле Розробник Значеннями цього поля є або назви органів влади, які розробили або затвердили відповідний документ (наприклад, Міністерство фінансів РФ), або назви професійних об'єднань або фірм, які надали відповідні документи.

Дане поле зручно при пошуку, коли треба знайти затверджену форму, але відомий лише орган затвердив її. Пошуки по цьому полю проводяться аналогічно описаним вище.

Поле Джерело. Значеннями цього поля є або назва професійного об'єднаний! Або фірми, які надали документ, або найменування офіційного документа, яким введена форма документа .. Наприклад, необхідно знайти форми звітності, введені Постановою Держкомстат РФ від 08.08.96 № 96. Для цього:

1. Ввійдемо в словник поля Джерело, натиснемо кнопку Знайти ..., задамо пошуковий вираз ДЕРЖКОМСТАТ РФ ВІД 08.08.96, перевіримо напрямок пошуку Вниз і натиснемо кнопку Шукати. Виберіть * Постанова Держкомстату РФ № 96.

2. Сформуємо список документів по даному запиту.

Для перегляду форми необхідно двічі клацнути мишею по знайденому документу.

Поле Дата останньої зміни. Це попі введено на прохання користувачів. Значеннями поля є дати останнього зміни тексту відповідного документа. Дане поле, зокрема, дозволяє знайти документи, змінені після якоїсь дати. Пошук здійснюється способами, описаними вище.

Поле Текст. Дане поле дозволяє здійснювати контекстний пошук по текстах документів. Робота з ним нічим не відрізняється від роботи з полем Текст документа УПС Консультант Плюс.ЗАКЛЮЧЕНІЕ

В даний час наявність успішно діючої системи автоматизації діловодства та документообігу говорить про благополуччя установи та її керівництва. Це означає повну керованість підлеглих керівництву апарату, їх компетентність, солідарність, дисциплінованість і зацікавленість у максимально успішному виконанні дорученої справи.

Автоматизована система представляє можливість виробляти оперативний і ефективний обмін інформацією між усіма ділянками виробничого процесу, дозволяє скоротити час, необхідний на підготовку конкретних завдань, виключити можливих появ помилок підготовки звітної документації.

Впровадженні автоматизованої системи забезпечить зручність у роботі, раціональну організацію виробництва і зниження психологічних навантажень. Також знизяться фізіологічні навантаження, тому з впровадженням відповідного програмного забезпечення час, витрачений на цю ж роботу, істотно зменшиться. Це позитивно вплине на працездатність працівника, т.к. призведе до зменшення кількості оброблюваної інформації, а також у персоналу з'явиться додатковий час для аналізу і прийняття управлінських рішень.

Список використаної літератури.

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимога до оформлення документів ».

2. В. І, Максимович, Г.Ю. Берестова, Секретарська справа № 4/2003 «Принципи автоматизації діловодства» стор. 24-26.

3. В.Е. Баласанян, Секретарська справа № 2/2002 «Використання електронної пошти» стор. 46-49.

4. Г.А. Сєрова, Секретарська справа № 2/2002 «Застосування комп'ютерних технологій» стор. 52-61.

5. Л.А.Сисоева, Секретарська справа № 2/2002 «Робота з програмою Microsoft Word» стор. 61-66.

6. Л.А.Сисоева, Секретарська справа № 3/2002 «Робота з програмою Microsoft Excel» стор. 35-42.

7. Л.А.Сисоева, Секретарська справа № 3/2003 «Довідково-пошукова система (УПС) Консультант Плюс» стр.50-57.

8. www., Www.peferat.ru.

ДОДАТОК

Додаток 1

(Рис.1)

(Рис.2)

Продовження додатка 1

(Рис.3)

(Рис.4)

Продовження додатка 1

(Рис.5а)

(Ріс.5б)

Продовження додатка 1

ріс.5в

рис.6

Продовження додатка 1

рис.7

продовження додатка 1

 ______________________ № ____________

 На№ __________________ від ____________

 e u

 Рис. 8

Продовження додатка 1

 Рис.9

Додаток 2

продовження додатка 2

Додаток 3

Вікно системи Консультант-Плюс.

Вікно документів.

Ділові папери.

Результат поіска.содержаніе

Введение....................................................................................3

1.Принцип автоматизації діловодства ................................. ... 4-6

2. Принципи технології електронного документообігу .................. ... 6-8

3. Системи управління документообігом на основі web-технологій ... 8-13

4. Використання електронної пошти ............................................. .... 14

5. Система корпоративного електронного архіву ........................... ..15-17

6. Microsoft Word ..................................................................... 17-18

7. Microsoft Excel ............................................................... ... 18-27

8. Довідково-пошукова система (УПС) Консультант Плюс ............ ..27-31

Заключение................................................................................32

Список використаної літератури ................................................... 33

Приложение...............................................................................34

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка