трусики женские украина

На головну

 Діловий лист - Діловодство

Міністерство освіти республіки Татарстан.Учебно-виробничий комбінат Творчий проект За профілем «Секретар-референт» на тему: «Діловий лист» Виконала: Виконала: учениця 11Акласса

школи № 17

Мордвинова М.Ю. Перевірила: Артемова А.І.

Зміст

1. Оформлення стандартного листа. Адреса, дата, звернення, закінчення, підпис, додаток. Спеціальні поштові відправлення. 3

2. Мета листа. Текст листа. Загальні правила. 4

2.1. Представлення компанії. 5

План листи 5

2.2. Відповідь на лист-пропозицію 6

Позитивна відповідь на лист з пропозицією про співпрацю 6

План листи 7

2.3. Запит, вимога 7

План письма: 7

2.4. Відповідь на запит, вимога 8

План письма. 8

2.5. Замовлення 8

План письма: 8

2.6. Відповідь на лист-замовлення. 9

План письма: 9

2.7. Скарга 9

План листи 9

2.8. Відповідь на скаргу 10

План письма: 10

3. Деякі приклади ділового листування. 10

Супровідний лист до контракту 10

Припинення контракту 11

4. Факси, телеграми. 11

5. Електронна пошта. Загальні правила. 11

Висновок 13

Список літератури 14

Листи пишуть різні:

Слізні, нещасні,

Іноді прекрасні,

Частіше - марні.

К. Сімонов.1. Оформлення стандартного листа. Адреса, дата, звернення, закінчення, підпис, додаток. Спеціальні поштові відправлення.

Зустрічають, як відомо, по одягу. Тому "одяг" Вашого листа, тобто конверт і папір, повинна бути бездоганною. Інакше Ваш лист ризикує опинитися в кошику з макулатурою непрочитаним, навіть якщо в ньому міститься найцінніша для одержувача інформація. Особливо це актуально для таких листів, як представлення компанії, пропозиція продуктів, товарів, послуг і заяву про прийом на роботу. Конверт повинен бути щільним, непрозорим, стандартного розміру з білого паперу. Адреса на конверті має бути обов'язково надрукований блоком або видно з прозорого віконця. Тут немає ніяких обмежень і строгих правил. Іноді при оголошенні про прийом на роботу в деяких країнах вимагається, щоб супровідний лист або резюме було написано від руки. У такому випадку корисно і конверт надписати акуратним і чітким почерком.

Якщо Ви збираєтеся запросити інформацію, замовити товари, послуги, то і конверт, і папір можуть бути не найдорожчими, але все-таки хорошої якості.

Папір, якщо Ви не користуєтеся стандартним бланком вашої компанії, теж повинна задовольняти найсуворішим вимогам: формат А4, біла, щільна, лист без дефектів і плям. Особливо якщо Ви пропонуєте співробітництво, уявляєте свою компанію або наймаєтеся на роботу. Підпис має бути виконана так, щоб у одержувача не виникло сумнівів, що у Вас немає пристойної авторучки або Ви недостатньо впевнено можете відтворити свій підпис. Авторучку краще взяти з чорнилом.

Золоте правило

Ваш лист з першого погляду повинно зробити солідне враження

Стандартне ділове лист у найповнішому вигляді має виглядати наступним чином:

2. Мета листа. Текст листа. Загальні правила.

У самому загальному випадку ділові листи поділяються на дві великі групи: листи з пропозиціями продати (пропозиція продуктів, товарів, послуг, заяву про прийом на роботу та ін.) І листи про пропозиціями купити (продукти, послуги та ін.). Решта функціональні листи (скарга, нагадування про сплату рахунку та ін.) Можна віднести до похідних або результатами листів перших двох категорій.

Тому і стратегія, і стиль таких листів різний. Найбільш важкою справою, звичайно, є категорія листів про продаж, тому продати щось завжди набагато важче, ніж купити.

Золоте правило

Ніколи не намагайтеся перевести лист дослівно зі своєї рідної мови на іноземну. Стандарти скрізь різні. Приготуйте банк даних з листів, за якими Ви вчилися, які Ви отримували, які представляються вам зразковими. Вам залишиться тільки адаптувати вихідний текст до поточного моменту і отримати готове пісьмо2.1. Представлення компанії.

План листи з пропозицією співпраці, продуктів і послуг компанії та ін. Можна представити в наступному вигляді: План листи

Золоте правило

Ділове формальне лист має бути написано як особисте, тільки йому одному, одержувачу, адресоване. Ніяких холодних, формальних фраз! Весь світовий бізнес побудований на особистих взаєминах і їх треба будувати!

1. Короткий представлення вашої компанії, продукту.

Золоте правило

Перераховувати всі досягнення, переваги вашої компанії, продукту, сервісу, ваші особисті потрібно чесно, без зайвих перебільшень. Будь-яку інформацію можна легко перевірити.

2. Перерахування основних достоїнств, нововведень, переваг пропонованого продукту, послуг.

3. Визначення сегмента ринку, на якому ви пропонуєте представити ваш продукт. Визначення потенційних споживачів.

4. Конкретна пропозиція про співпрацю: оптова чи роздрібна продаж, ліцензійна угода, створення дистриб'юторської мережі та ін.

5. Якщо ви докладаєте зразки продукту, необхідно пояснити, які це продукти із серії пропонованих.

6. Висловити готовність відповісти на всі питання, які можуть виникнути в процесі оцінки продукту.

7. Закінчити лист стандартною фразою, висловити надію на співпрацю.

Золоте правило

Лист повинен бути як інформативним, так і лаконічним і займати не більше однієї сторінки Пам'ятаєте, більше однієї сторінки ніхто не стане читати.

Закінчити лист слід прямою вказівкою, що Ви очікуєте від цієї компанії. Саме ця заключна фраза запам'ятається найбільше.

8. Підпис, ваше ім'я та посаду.

Золоте правило

При написанні будь-яких листів следуется завжди руководствовать англійської формулою:

KISS = Keep It Short and Simple (Коротко і по справі) 2.2. Відповідь на лист-пропозицію

Відповідь на лист з пропозицією про співпрацю може бути позитивним, негативним або нейтральним, якщо одержувач не цілком впевнений в результаті передбачуваної співпраці, проте хотів би з'ясувати деякі питання, які допоможуть йому прийняти остаточне решеніе.Позітівний відповідь на лист з пропозицією про співпрацю

Якщо Ви пишете позитивний або нейтральний відповідь на лист-пропозицію, план листа повинен бути такім.План листи

1. Подякувати за лист-пропозицію, вказавши продукти, товари, послуги тощо., Які були запропоновані Вашій увазі.

2. Повідомити про позитивні результаті експертизи запропонованих товарів, проведених у Вашій компанії.

3. Перерахувати питання, які ви вважаєте важливими для укладення контракту.

4. Запропонувати зустріч з Вашим потенційним партнером для обговорення деталей контракту.

5. Висловити сподівання на майбутнє взаємовигідне співробітництво. Закінчити лист стандартною фразою.

6. Підпис, Ваше ім'я, посада.

Золоте правило

Постарайтеся відповісти по можливості терміново на привабливу пропозицію про співпрацю. Якщо пропозиція чогось варта, його автор напевно послав пропозиції також вашим конкурентам.2.3. Запит, вимога

Мета таких листів - отримати інформацію, допомогу etc, тобто якесь бажане для вас дію з боку Вашого адресата.План листа:

1. Дати посилання на джерело, з якого ви отримали інформацію про компанію.

2. Уявити коротко себе, свою фірму.

3. Пояснити, чому Ви пишете цей лист, висловити ваш інтерес.

4. Пояснити, що б ви хотіли отримати від адресата.

5. Закінчити лист стандартною фразою.

6. Підпис, ім'я та посаду автора пісьма.2.4. Відповідь на запит, вимога

Відповідь на запит або вимога зазвичай пишуться за таким плану.План письма.

1. Посилання на лист із запитом.

2. Вкажіть Ваші дії, які були зроблені на прохання автора листа.

3. Зверніть увагу адресата на особливо важливу для нього інформацію.

4. Вкажіть додаткову можливість, яка допоможе адресату зробити вибір на користь пропонованого вами продукту, послуги та ін.

5. Повідомте про Вашу готовність дати додаткову інформацію по продукту.

6. Заключна фраза. Може бути продовженням попереднього абзацу.

7. Ваш підпис, ім'я, должность.2.5. Замовлення

Листи із замовленням продукту пишуться у відповідності з наступним планом.План листа:

1. Посилання на попередній лист, за яким проводиться замовлення продукту.

2. Повторити умови, на яких Ви замовляєте продукт- ціна, якість, кількість, знижки, умови платежу, умови доставки.

3. Підтвердження замовлення, вказівка, що бланк із замовленням додається.

4. Пропозиція умов платежів.

5. Вказати терміни і умови доставки.

6. Стандартне закінчення листа.

7. Ваш підпис, ім'я, посада.

Золоте правило

Починаючи з п.2.5 Замовлення рядок Тема листа = Subject line стає обов'язковою! 2.6. Відповідь на лист-замовлення.

Для таких листів теж існують стандартний план.План листа:

1. Висловіть подяку за замовлення продукту.

2. Підтвердіть можливість поставки, розміри знижки, інші важливі умови угоди, особливо якщо по них були розбіжності.

3. Вкажіть, що відвантаження товару проведуть, як тільки банк дасть підтвердження про оплату замовлення. Повідомте про відвантаження товарів, якщо вона вже проведена. Зверніть увагу замовника на важливі подробиці, які можуть бути корисними.

4. Стандартне закінчення листи з надією на спільний бізнес у майбутньому.

5. Підпис, ім'я, должность.2.7. Скарга

Листи зі скаргою щодо продуктів, сервісу, доставки та ін. Належать до категорії найбільш важких листів. Мета листа-скарги не просто "випустити пар", а отримати компенсацію за невиконання ділових зобов'язань. План листи- скарги можна представити в наступному віде.План листи

1. Поясніть, з якого приводу Ви скаржитеся, спираючись на фактичний матеріал (дати, суми, номер замовлення та ін.).

2. Поясніть Ваш резон для скарги, порівнюючи обіцяні ділові зобов'язання (послуги, сервіс, виконання замовлення та ін.) І реальні обставини.

3. Допускається висловити свої почуття з приводу того, що сталося, припустити причини, які викликали дану проблему.

4. Якщо це доречно, опишіть Ваші власні дії, які Ви зробили, щоб вирішити виниклу проблему.

5. Вимагайте від компанії, не виконала свої зобов'язання, роз'яснень, компенсації за заподіяну шкоду, відшкодування моральних і матеріальних витрат.

6. Повідомте про заходи, які будуть вжиті в тому випадку, якщо Ваші вимоги не будуть задоволені.

7. Стандартне закінчення листа.

8. Підпис, ім'я, должность.2.8. Відповідь на скаргу

Відповідь на скаргу клієнта / партнера по бізнесу також відноситься до "важким" листів, оскільки в ньому треба буде дати вичерпне пояснення причин, що викликали невдоволення клієнта / партнера, зберігши при цьому обличчя своєї компаніі.План листа:

1. Посилання на лист-скаргу.

2. Поясніть, що викликало проблему.

3. Перелічіть Ваші дії, які були Вами зроблені, щоб вирішити виниклу проблему негайно.

4. Повідомте, які заходи були вжиті, щоб не повторити подібну помилку в майбутньому.

5. Принесіть свої вибачення за принесені незручності.

6. Закінчіть лист в оптимістичному тоне.3. Деякі приклади ділового листування. Супровідний лист до контракту

Мета супровідного листа до контракту - чисто правова. Оскільки всі контракти повинні бути надіслані як мінімум рекомендованою поштою, то дуже часто термін дії контракту починається з моменту одержання листа. Такий лист містить дуже короткий виклад суті контракту, який додається до зазначеного листа. Наприкінці такого листа вельми доречно буде висловити надію на взаємовигідну сотруднічество.Прекращеніе контракту

Лист про припинення контракту пишеться за такою ж схемою, як і попереднє і має таке ж правове значення. Зазвичай умови припинення контракту обговорюються заздалегідь і записуються спеціальним розділом в тексті контракту. Вид поштового відправлення (замовне, експрес-пошта, кур'єрська доставка та ін.) Для супровідних листів до контракту зазвичай зазначений в контракте.4. Факси, телеграми.

Факси, по суті справи, є просто швидкими листами, тому до них застосувати всі вимоги, що пред'являються до листів. Більш того, в деяких випадках факсове повідомлення підтверджується відправкою оригіналу зі звичайною поштою. Факси бувають двох видів - дуже короткі повідомлення, що вимагають термінового відповіді, і довші. У першому випадку повідомлення пишеться на стандартному бланку передачі факсу. Текст такого повідомлення коротко - інформативний. У випадку, коли по факсу передається довге повідомлення, то на стандартному бланку необхідно вказувати, кому адресована інформація і повідомлення про зміст прикладеного документа (контракту, замовлення, копії рахунки, платіжні документи та ін.)

Сучасні засоби повідомлення, такі, як факс, телекс або навіть давно відома телеграма вважаються швидкими не тільки тому, що вони доходять по адресата швидко, але також і тому, що вимагають швидкої відповіді. Для цих засобів комунікації існує навіть свій особливий мову, дозволяє зробити спілкування не тільки швидким, але і еффектівним.5. Електронна пошта. Загальні правила.

Електронна пошта - абсолютно особливий вид комунікацій, що дозволяє при бажанні спілкуватися в діалоговому режимі, в режимі телеконференцій і т.п. і представляє як величезні можливості, так і великі труднощі через специфіки ведення електронного листування. З одного боку, електронні листи майже нічим не відрізняються від своїх звичайних попередників - паперових листів. В електронного листа є адреса одержувача і адресу відправника, в системних повідомленнях "зашиті" дата та час відправлення і одержання повідомлення, текст листа і підпис відправника, зберігається рядок "Subject" або тема повідомлення, є можливість надіслати копію, прикладений файл виконує функції команди Додаток . Проте виникають всякого роду нові, дуже специфічні особливості листування, яких не було раніше при листуванні на папері.

Спілкування всякого роду та електронна ділова переписка, зокрема, виявляє те, що називається "culture" або "cultural differences". Під цим маються на увазі культура і ще більше традиції, притаманні даному народу, соціальному рівню і навіть області бізнесу. Будьте готові до того, що американець може досить швидко перейти на майже неформальний рівень спілкування, що ніяк не говорить на користь того, що Ваш бізнес для нього є пріоритетним, просто у них "так прийнято". Європейці ж, крім італійців, навпаки, будуть тримати дистанцію просто "до останнього", і теж з тієї ж причини. Вони не гірше і не краще, вони всі різні і у кожного народу існує свій час встановлення неформальних відносин.

Як вести себе і який стиль спілкування вибрати, щоб не відчувати себе "бідним родичем" або не виглядати нечемним партнером? Напевно, найбільш оптимальним буде еволюційний або поступовий розвиток ставлення від суворо формальних до більш неформальним.

Слід, однак, пам'ятати, що, Ви пишете ділові листи від імені Вашої компанії, а не особисті послання. Тому і стиль, і форма таких швидких повідомлень, принаймні на початку листування, повинні бути витримані в офіційному стилі.

Крім того, слід особливо підкреслити, що Ваше електронне повідомлення, перш ніж потрапити в поштову скриньку адресата, подорожує по багатьом серверам і доступно увазі багатьох людей і навіть спецслужб різних країн. Тому при роботі з електронною поштою буде корисно наступне

Золоте правило

Ваше електронного листа ні за яких обставин не повинно компрометувати ні Вас, ні Вашу компанію, ні Вашого адресата. Пишіть обачно, щоб Ваш лист не могло бути використане проти Вас, Вашого бізнесу! Висновок

Рекомендації щодо складання ділових листів, звичайно, не вичерпуються вищевикладеним. Для складання документів, у тому числі і ділових листів, потрібні певний рівень культури, особливі навички. Але це вміння діловій людині необхідно розвивати.

Крім того, ділові листи, як і інші документи, мають складатися відповідно до вимог державних стандартів, дія яких поширюється не тільки на органи державної і виконавчої влади Російської Федерації, а й на всі організації незалежно від їх організаційно-правової форми та виду діяльності.

Список літератури

1. ГОСТ Р 6.30-97 Державний стандарт Російської Федерації Уніфіковані системи документації Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації Вимоги до оформлення документів

2. Довідник секретаря-друкарки під. ред. Машановой М.Ю., М., «Машинобудування», 1986

3. карт В.В. «Система докуметооборота на підприємстві», М., «Іма-прес», 2000

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка