трусики женские украина

На головну

Державне регулирулирование документационного забезпечення управління - Діловодство

Московський Державний Університет

Філія Казанський комерційний інститут торгівлі

Контрольна робота

по предмету: Основи документационного забезпечення управління

по темі: Державне регулювання документационного забезпечення

Виконала:

студентка 4 курсу

заочного відділення

факультет менеджменту

Білалова Марина.

Викладач:

Асистент Снегина

Казань, 2002

План.

Державна система документационного забезпечення управління. Основні положення. 3

Документування управлінської діяльності. 7

Уніфікація і стандартизація управлінських документів. 17

Список літератури. 19

Державна система документационного забезпечення управління. Основні положення.

Державна система документационного забезпечення управління (ГСДОУ) - сукупність принципів і правил, що встановлюють єдині вимоги до документування управлінської діяльності і організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах (об'єднаннях), в установах і громадських організаціях.

ГСДОУ включає в себе справжні Основні положення, загальносоюзні, галузеві і республіканські нормативні і методичні документи з питань документационного забезпечення управління.

Основна мета ГСДОУ - упорядкування документообігу, скорочення кількості і підвищення якості документів, створення умов для ефективного застосування прогресивних технічних засобів і технологій збору, обробки і аналізу інформації, вдосконалення роботи апарату управління.

У розвиток Основних положень ГСДОУ розробляються і затверджуються нормативні і методичні документи по вдосконаленню документационного забезпечення управління:

загальносоюзні - Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР і Державним комітетом СРСР по стандартах:

галузеві - міністерствами і відомствами СРСР і союзних республік;

республіканські - Радами Міністрів союзних республік.

Нормативні документи міністерств і відомств з питань документационного забезпечення управління не повинні обмежувати прав підвідомчих організацій, наданих їм Законом СРСР "Про підприємства в СРСР" і іншими законодавчими актами.

Документационное забезпечення управління в організації здійснюється спеціальною службою, підлеглою безпосередньо керівнику організації.

Посадові особи організацій при роботі з документами керуються вимогами Основних положень ГСДОУ і прийнятих в її розвиток загальносоюзних, галузевих і республіканських нормативних і методичних документів.

Загальні вимоги до документів і служб документационного забезпечення розповсюджуються на всі системи документації органів державного управління Союзу ССР, союзних і автономних республік, суду, прокуратури, арбітражу, а також установ, організацій і підприємств, включаючи документи, що створюються коштами обчислювальної техніки і микрографии.

Загальні вимоги до документів і служб документационного забезпечення є нормативно-методичною базою для вдосконалення на єдиній основі документационного забезпечення управління і підвищення його ефективності шляхом уніфікації складу  і форм документів, підвищення  їх якості, робіт служби документационного забезпечення на базі наукової організації труда і впровадження новітніх технічних засобів.

Загальні вимоги розроблені відповідно до законів СРСР і союзних республік, що встановлюють порядок організації і діяльність державного апарату, актами вищих органів державного управління з питань прийняття і оформлення управлінських рішень, здійснення контролю за виконанням документів, вдосконалення методів управління і організаційних структур і їх інформаційного забезпечення, державними стандартами в області документації і автоматизованої обробки інформації з урахуванням досвіду практичного використання уніфікованих систем документації і загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації.

Єдині вимоги до всіх систем документації впроваджуються шляхом видання державних, республіканських і галузевих стандартів і інструкцій з питань документационного забезпечення управлінської діяльності, що враховують специфіку республіки (галузі), а також галузевих уніфікованих систем документації, типових номенклатур справ, типових переліків документів з вказівкою термінів їх зберігання.

На їх основі підвідомчі організації розробляють нормативні акти, организующие документационное забезпечення управління.

Установи державної архівної служби СРСР надають міністерствам і відомствам організаційно-методичну допомогу у впровадженні ГСДОУ, в організації системи документационного забезпечення, погоджують типові і галузеві нормативні документи за системою документационного забезпечення, вказані в п. 1.5, розробляють методичні документи з окремих питань документационного забезпечення управління.

Документування управлінської діяльності.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) і оформлення необхідною для здійснення управлінських дій інформації на різних носіях за встановленими правилами.

Документування здійснюється на природній мові (рукописні, машинописні документи, в тому числі телеграми, телефонограми, машинограммы), а також на штучних мовах з використанням нових носіїв (перфокарти, перфоленты, магнітні стрічки, карти, диски, кристали і інш.).

Склад управлінських документів

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком розв'язання питань, об'ємом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріпляється в табелі документів.

Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням ГСДОУ, уніфікованих систем документації (УСД) і Загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації (ОКТЭИ).

УСД - комплекс взаимоувязанных документів, створених за єдиними правилами і вимогами, вмісних інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності.

УСД призначені для використання як в умовах застосування засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки інформації.

Загальносоюзні класифікатори являють собою систематизовані переліки найменувань і кодів об'єктів класифікації і класифікаційних угруповань, розроблених і затверджених у встановленому порядку, обов'язкових для застосування при забезпеченні автоматизації процесів обробки інформації.

Порядок затвердження, впровадження, ведіння і реєстрації УСД загальносоюзного призначення, уніфікованих форм документів інших рівнів управління і ОКТЭИ встановлюється Держстандартом СРСР.

Управлінські документи по найменуванню, формі і складу реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ГСДОУ, положенням (статутам) об організацію і інші нормативні документи, вмісну правила документування.

Відповідно до чинного законодавства і компетенції органи управління видають наступні розпорядливі документи:

Ради Міністрів СРСР, союзних і автономних республік: постанови, розпорядження і дають доручення; Міністерства ССР, союзних і автономних республік: накази, інструкції, вказівки; Державні комітети, комітети і комісії: постанови, накази, інструкції, вказівки; Головні управління і управління при Радах Міністрів СРСР, союзних і автономних республік: накази, інструкції, вказівки;  Виконкоми Рад народних депутатів, їх управління і відділи: рішення, розпорядження (виконкоми); накази, інструкції, вказівки (правління і відділи); Адміністрація підприємств (об'єднань), установ, організацій: накази, інструкції, вказівки; Кооперативні організації - рішення. Громадські організації - постанови, розпорядження. Рішення, постанови і накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний або індивідуальний акт з основних питань компетенції організації. Розпорядження, вказівки видаються з оперативних питань і для організації виконання постанов, рішень і наказів.

Спільні розпорядливі документи організацій, що видають однакові за формою документи (накази, постанови і інш.), видаються у відповідній формі (наказ, постанова і інш.).

Спільні розпорядливі документи органів, повноважних видавати різні за формою документи, видаються в формі "спільного рішення", яке має правову силу розпорядливого документа кожної організації, що приймала цей документ.

Доведення до відома підвідомчих організацій, структурних підрозділів документів вищестоящих органів або документів інших організацій здійснюється в формі, встановленій автором документа. Якщо спосіб не вказаний, організація це питання вирішує самостійно.

Протокольні рішення колегіальних органів можуть доводитися до виконавців в формі, встановленій положенням про ці органи.

Розпорядливий документ може бути відмінений (змінений) розпорядливим документом самої організації або вищестоящої.

Дія розпорядливого документа може бути припинена відповідними компетентними органами.

Проекти документів, що зачіпають інтереси інших організацій, повинні заздалегідь узгоджуватися з ними. У разі розбіжностей до проекту прикладаються зауваження або суть розбіжностей вказується в супровідному листі.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах.

Протоколи оформляються на основі запису ходу засідань, стінограма, звукових записів і матеріалів, підготовленого до засідання (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанов або рішень, порядку денного, списків запрошених і інш.).

Якщо хід засідання стенографується, то текст стінограма розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом. У особливих випадках той, що виступав повинен завізувати стінограма свого виступу. Якщо хід засідання записується на магнітну стрічку, вона зберігається відповідно до Основних правил роботи державних архівів з кіно-, фото- і фонодокументами.

У межах своєї компетенції організації всіх рівнів управління можуть направляти листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими і іншими організаціями і окремими громадянами.

Листи, як правило, повинні складатися в тому випадку, коли неможливий або утруднений бездокументний спосіб обміну інформацією: усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктування і інш.

При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми.

Організації на основі положень об них і інші акти, що визначають їх компетенцію, видають і інакші документи: плани робіт, звіти, прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила і інш., перелік яких міститься в Загальносоюзному класифікаторові управлінської документації (ОКУД) і галузевих табелях вживаних форм документів.

Проект управлінського документа повинен бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.

Внутрішнє узгодження проекту документа повинно провестися в наступній черговості: з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими органами, і, при необхідності, громадськими організаціями; працівниками, відповідальними за вирішення функціональних питань (головні, старші фахівці і т.д.); з фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером); з юридичною службою; службою документационного забезпечення; із заступником голови колегіального органу або із заступником керівника організації, відаючими питаннями, що міститься в проекті документа.

Зовнішнє узгодження в залежності від змісту документа повинно здійснюватися в наступній черговості:

з підлеглими і непідлеглими організаціями, коли останні виступають зобов'язаною стороною в правовідносинах, виникаючих внаслідок видання правового акту, або коли зміст документа зачіпає їх безпосередні інтереси; з організаціями і науково-виробничими об'єднаннями, що займаються дослідженнями в тій області, в якій має відношення зміст документа;

з громадськими організаціями - у разах необхідності або передбачених документами цих органів;

з органами, що здійснюють державний надведомственный контроль (нагляд) в певній області (санітарний, протипожежний і т.д.);

з вищестоящими органами загальної або галузевої компетенції - у випадках, коли законодавством передбачається можливість здійснення управлінських дій, тільки з дозволу цих органів.

Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або заміняючим його посадовим обличчям відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами  (статут або положення про організацію, структурний підрозділ, посадова інструкція, наказ про розподіл обов'язків і інш.).

Дві або більше за підпис проставляються в тому випадку, якщо за зміст документа відповідальні декілька посадових осіб.

Документи грошового, матеріального або кредитного характеру, службовці основою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних і інших цінностей, а також змінюючі кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписують керівник організації і гл. бухгалтер (бухгалтер);

спільні документи декількох організацій підписують керівники всіх організацій.

Документи, складені комісією, підписують всі члени комісії. Рішення (постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем.

Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу в единоначальном порядку, мають один підпис.

Право підпису розпорядливих документів в формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, головному інженеру, керівникам структурних підрозділів.

Документи (інструкції, положення, статути і інш.), що Затверджуються підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

Протокол підписує головуючий на засіданні колегіального органу (поради, колегії, зборів, наради) і секретар.

Доповіді, доповідні записки, довідки і інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо питання, що вирішуються в них не вийдуть за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.

Документи - додатки можуть бути трьох видів:

- що затверджуються або що вводяться в дію відповідним розпорядливим документом (додатки до правових актів, що мають самостійне значення);

- що пояснюють або доповнюючі зміст іншого документа;

- що направляються з листом в інші організації.

На додатках до розпорядливих документів і додатках, доповнюючих або що пояснюють зміст іншого документа, в правому верхньому кутку друкують:

Додаток до рішення виконкому

Свердловського обласної

Ради народних депутатів.

...... N. .....

При наявності декількох додатків вони нумеруються. При розсилці додатків без розпорядливих документів на додатках проставляється гриф затвердження з вказівкою найменування розпорядливого документа, його дати і номерів (див. п. 2.3.2.4).

Склад реквізитів і порядок оформлення документів - додатків повинен відповідати вимогам уніфікованої системи документації, до якої відноситься документ - додаток.

З метою скорочення кількості вживаних форм документів міністерства і відомства розробляють галузеві табелі документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і задач організацій. У табель включаються документи як традиційні, так і що створюються коштами обчислювальної техніки. Табель підписується відповідальним за його складання і затверджується керівником відомства. Ведіння табеля, внесення в нього змін здійснюється службою документационного забезпечення. Складання документів, не вказаних в табелі, забороняється.

Уніфікація і стандартизація управлінських документів.

Уніфікація документів полягає у встановленні одноманітності складу і форм управлінських документів, фіксуючої здійснення однотипних управлінських функцій і задач.

Стандартизація документів - форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов'язковості. Встановлені наступні категорії стандартів:

· державні стандарти (ГОСТ).

· галузеві стандарти (ОСТ);

· республіканські стандарти (РСТ).

Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості вживаних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних і суміжних функціях управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

Робота по уніфікації включає:

· розробку УСД, яка здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи документації;

· впровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в республіканських і галузевих УСД:

· впровадження розроблених ОКТЭИ;

· ведіння УСД і ОКТЭИ з метою підтримки достовірності інформації і їх подальший розвиток;

· розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі і що не війшли в УСД, а також їх державну реєстрацію;

· розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відображають специфіку галузі.

Організаційне і методичне керівництво уніфікацією і стандартизацією документів, координацію робіт і контроль здійснює головна організація по координації впровадження і ведіння УСД і ОКТЭИ в республіці. На галузевому рівні цю роботу веде головна організація по впровадженню і ведінню УСД і ОКТЭИ в галузі.

Список літератури.

1. Основні правила роботи відомчих архівів. - М., 1986.

2. Типове положення про ведіння діловодства по пропозиціях, заявах і жалобах громадян в державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях. Затверджено Постановою ГКНТ СРСР, Держстандарту і Главархива СРСР від 30 листопада 1981 р. N 463/162/298.

3. Поштові правила. - М.: Міністерство зв'язку СРСР, 1985.

4. Указ Президії Верховної Поради СРСР від 31.03.80 N 1812-х.

5. Указ Президії Верховної Ради РСФСР від 29.01.81 N 173.

6. Основні правила роботи державних архівів з кіно-, фото- і фонодокументами. - М.: Главархив СРСР, 1980.

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка