трусики женские украина

На головну

 Створення шаблонів організаційно-розпорядчої документації - Валютні відносини

ХАРКІВСЬКИЙ ГУМАНІТАРНИЙ ІНСТИТУТ

«Народна Українська Академія»

Факультет «Референт-перекладач»

Кафедра «Документознавство та інформаційна діяльність»

Термін зберігання КР

до __________ року

Курсова робота

з дисципліни «Комп'ютерне діловодство»

Тема: Створення шаблонів

організаційно-розпорядчої документації.

Складання доповідних записок

Реєстр. № ____

Здана на кафедру __________

 Допуск до захисту

 _________________

 Виконала:

 студентка 2-го курсу

 групи РПА - 27

 Підвальна О.В.

 Оцінка за результатами захисту

 _____________________________

 «____» __________________ 1999

 Перевірив:

 науковий керівник

 кандидат тех. наук,

 старший викладач

 Ситникова П.Е.

Харків 1999

Зміст

ВВЕДЕНИЕ.................................................................................................. 3

З ІСТОРІЇ ДІЛОВОДСТВА ............................................... ... 4

Діловодство в Київській Русі ..................................... 5

ЕТАПИ РОЗВИТКУ ДІЛОВОДСТВА ...................................... 7

Актове діловодство ................................................ ................. 7

Наказове діловодство ................................................ .......... 10

Колегіальне діловодство ................................................ ... 12

Процедура видання розпорядчих документів 17

Основні способи застосування шаблонів при оформленні документов......................................................................................... 21

створення шаблону доповідної записки .......................... 23

Приклад оформлення зовнішньої доповідної записки: ..................... 30

Заключение......................................................................................... 31

Литература:.......................................................................................... 32

ВСТУП

З давніх часів люди намагалися передавати свої знання і досвід з покоління в покоління. Спочатку, в первісному суспільстві; за допомогою нечленороздільних звуків, міміки і жестів. Потім з'явилися наскальні зображення, трохи пізніше, з появою мови, накопиченням знань і досвіду, виникає необхідність фіксації інформації. І з'являються берестяні листи, одні з перших носіїв інформації. На наступних етапах це вже написання на папері талмудів, щоденників, книг ...

А в наш час можна виділити конкретну галузь управлінської діяльності, що займається фіксуванням і обробкою інформації (документуванням). Це дуже важкий, кропітка праця, що вимагає великої уваги і напруги.

Однак науково-технічний прогрес не стоїть на місці і з його розвитком процес документування автоматизовані. Спочатку з виникненням механічних та електричних друкарських машин, а пізніше ЕОМ і, зокрема, комп'ютера.

У нашій країні розвиток науки, техніки та освоєння досягнень цих галузей, на жаль, набагато відстає від західного, де комп'ютер займав важливе місце в житті людини ще на початку 80- х років. Але, нарешті, ця хвиля комп'ютеризації дійшла і до нас.

Зрозуміло, що комп'ютер відразу не став універсальним вирішенням всіх проблем. Але поступово і самі машини, і програми удосконалювалися. І от компанія Microsoft створює пакет програм Windows 3.1, а потім і ще більш опрацьовану і доповнену версію Windows 95.

З найбільшою користю, на мій погляд, досягнення комп'ютерної техніки позначилися на діловодстві, рішення задач якого значно спростилося, а швидкість роботи помітно підвищилася.

І мені здається особливо актуальним вивчення комп'ютерної техніки саме на даному етапі, коли користувачеві спростили роботу з ПК до не можна; коли на багатьох підприємствах, у фірмах і організаціях комп'ютер вже став незамінним помічником; коли з кожним днем ??він все глибше і глибше впроваджується в нашу монотонне життя, роблячи її яскравіше і цікавіше.

Я думаю, що вже на початку XXI століття комп'ютери будуть мати величезне значення, і цілком можливо, грати глобальну роль всього человечества.ІЗ ІСТОРІЇ ДІЛОВОДСТВА

З давніх часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми маємо можливість дізнатися історію своєї країни, її героїчне минуле, особливості побуту свого народу, правові форми та етичні норми взаємовідносини між суспільством і державою, а також між людьми.

Необхідність створення документів виникла одночасно з появою писемності. Більше того, вважають, що саме потреба у створенні різних документів (угод ,, договорів тощо) та спричинила появу писемності як способу викладу інформації не тільки особистого, але й державного значення.

Вже в V а. до ріллі ери давньоримський плебс вимагав введення чітких "писаних" законів. Створення зафіксованих на папері законів та правил було також головною вимогою середньовічних повстань. Коли ж з'явилися закони, від діловода була потрібна абсолютна точність формулювань і бездоганне знання форми викладу, інакше документ втрачав силу.

З розвитком писемності документи стали способом спілкування і передачі інформації. Дійшли до нас лист про філософську доктрині Епікура, листи давньоримських державних діячів Цицерона і Плінія. У посланні індійського царя Іоанна до грецького царя Маіуілу, яке в пору хрестових походів було відоме як сказання про індійський царстві, описується сильне і багате азійська держава, яка прийде на допомогу християнської Европе.Делопроізводство в Київській Русі

Після утворення давньоруської держави писемність стала необхідною для ведення листування з іншими країнами, а також для укладення міждержавних договорів. В умовах формування класового суспільства виникла необхідність в складанні заповітів, записах про борги, висновку торгівельних контрактів, в написах на вазах про їх призначення і т.п. Важливі документи давньоруські князі зберігали краще, ніж коштовності. Відомо, що за часів Ярослава Мудрого збори найбільш давніх грамот і договорів Русі зберігалося у Михайлівському приділі Софіївського собору. Вчені припускають, що саме тут були зосереджені і документи до володимирських часів. Одним з найбільш відомих сховищ є також Києво-Печерський монастир, заснований вихідцем з Чернігівщини преподобним Антонієм ще при Ярославі Мудрому.

Через пожежі, княжих між усобиць і монголо-татарської навали велика частина пам'яток давньоруських часів погібла- До нашого часу дійшли лише окремі пам'ятки, доля яких виявилася більш вдалою.

Серед цих документів найбільш древні рукописні книги "Гостро-світово Євангеліє" 1056-1057 рр. і "Збірник Святослава" 1073 і 1076 рр. твори оригінальної давньоруської літератури "Повчання до братії" єпископа Луки, "Слово про закон і благодать" першого нашого митрополита Іларіона, "Житіє Бориса і Гліба" і т.п. Всі вони на сьогоднішній день є не тільки пам'ятками писемності і літератури, а й документами тієї епохи.

Одним із стародавніх і важливих документів норм права є "Правда Руська" або, за прийнятим в науці назві, "Російська правда" (термін "правда" тут означає закон). Цей документ не зберігся. До нашого часу дійшли лише численні (близько 300) списки, тобто копії, з яких найбільш старовинні датуються XIII в.

Важливими документами тієї епохи були "княжі устави" і "уроки", а також церковні статути. Княжі статути були направлені на доповнення або зміцнення внутрішніх державних норм і порядків, як, наприклад, "Статут Володимира Мономаха", який став доповненням і своєрідною частиною "Руської правди". Під "уроками" маються на увазі постанови князів переважно фінансового характеру про податки. Церковні статути мали мету упорядкувати правове положення церкви в державі, а також церковні суди і забезпечити церкву матеріально. Збереглися церковні статути князів Володимира і Ярослава. Перший відомий в копії XIII ст., Другий - XIV ст.

Найбільш важливим історичним документом є "Повість временних літ", який дійшов до нас не в оригіналі, а в більш пізніх списках. Одним з них є Лаврентіївський список, названий по імені ченця Лаврентія, який склав його в 1377 р, і Іпатіївський список (від Іпатіївського монастиря в Костромі, де він був знайдений), датований початком XV в, Саме в цьому літописі містяться відомості про перші міжнародні акти - договори Русі з іноземними державами. Зокрема, тут є відомостей про чотири договори Русі з могутньою державою того часу - Візантією (угоди 907 і 911 рр. Князя Олега, 947 р - князя Ігоря і 971 р - князя Святослава),

Уже в ті давні часи документ служив гарантією виконання обов'язків і йому надавалося велике значення. У договорі з Візантією (947 р) читаємо: "Відтепер ж нехай приходять до князя російському з грамотою, в якій будуть свідчити про своїх мирних намірах ... Якщо ж прийдуть без грамоти, то нехай утримуються під вартою, поки не сповістимо про них князя Ігоря ".

Яким же тоді була мова документів? Адже Київська і Переяславська землі вже в XII в. іменуються України. Ще М. Максимович довів, що мова селян Київщини XIX в. - Це і мова київських князів. Мова документів Київської Русі - старослов'янська. Як свідчить "Повість минулих літ", велика частина українських слів кількісно змішувалася з масивом старослов'янських слов.ЕТАПИ РОЗВИТКУ ДІЛОВОДСТВА Актове діловодство

Як форму ведення діловодства актові книги почали застосовувати на території західних слов'янських земель вже в XIII столітті. На західноукраїнських землях, як зазначали у своїх роботах відомі українські історики О.І. Левицький та В.О. Романовський ", актові книги з'явилися в другій половині XIV століття. Я.Р. Дашкевич" вважає, що при вивченні проблеми генезису цієї форми діловодства не можна ігнорувати наявність актових книг в італійських, західнонімецьких і чесько-моравських центрах, як можливих шляхах їх проникнення в Україну .

Великий масив актових книг з'явився в результаті діяльності гродських (польськ. Grod - фортеця) і земських судів. Відомо, що на землях Правобережної України, які поступово входили до складу Великого Князівства Литовського, судова і адміністративна влада до середини XVI століття здійснювалася через старост і воєвод. Згідно з Першим Литовським Статутом 1529 гродський суд вів староста в кожній волості воєводства від імені князя Литовського.

У зв'язку з невдоволенням дорожнечею цього суду в 1564 р була проведена судова реформа, відповідно до якої вся територія Князівства була розділена на волості з чітко визначеними кордонами. У кожній волості діяли по три судові установи: гродський, земський і подкоморний суди.

Земський суд складався з судді, підсудка, писаря і обирався поміщиками. Поміщики мали право обирати по чотири "електа" (кандидата) на суддівство, подсудство і писарство, з яких король стверджував по одному кандидату на відповідну посаду. При судах існувала також посада "возного", обов'язком якого було вручати повідомлення про виклик до суду і виконувати його рішення.

У Статуті 1588 була введена посада "возного генерала" як старшого над "возним". Обраний на цю посаду давав присягу королю.

Спочатку суди мали чітко виражений коло своєї діяльності. Земський суд розглядав цивільні справи, його канцелярія мала так зване "право вічності", тобто право надання юридичної сили різним документам (умовам операції, контрактам, Тестамент, купчим і т.п.). До компетенції градского суду входили кримінальні справи. Подкоморний ж суди займалися вирішенням граничних суперечок землевласників.

Надалі в практичній діяльності судів сталося змішення їх функцій. Так, санкція майнових справ поступово перейшла до гродським судам, цьому сприяло й та обставина, що діяли вони постійно в той час, як земський засідав лише три рази на рік.

Все, що відбувалося в судах, заносилося в актові книги. Залежно від характеру розглянутих справ вони ділилися на: декретні, записні і поточні. У декретні книги, які велися лише під час судових сесій - "Рочка", вносили виключно протоколи кримінальних і цивільних справ. Записні - мали деяку аналогію з нотаріальними книгами. У них вносили різні особово-правові документи: дарчі, купчі, боргові, продажні, а також контракти, умови і т.п. У них же, крім того, вносилися королівські дарчі грамоти і "прівйлеі", сеймові конституції, люстрації і т.п. Поточні книги призначалися для скарг, свідчень і "реляцій" возних, заяв, "протестацію" та інших повідомлень різнопланового характеру. Більшість книг велося за подвійною системою: спочатку акти записувалися в "чернетку" - "протокол", скорочено, без вступних і заключних формул, а потім переписувалися в чистовик - "індукту". Акти, як правило, вписувалися в "секстерні" - зошити, складені з 4-6 аркушів паперу, які за підсумками року зшивалися в актові книги. Якщо документів було багато, книги з їх тематики формувалися в томи.

Для полегшення пошуку і впорядкування листів останнє слово на кожному з них заносилося першим на подальшому. Якщо ж на сторінці залишалося вільне місце, на ньому писалася буква "Z" або слово "Vacua".

Правильність написання актів перевірялася, про що говорять "маргіналії" - позначки на полях, наприклад: "Той аркуш порядней треба б переписати". Нумерація актів (слов'янська і арабська) проводилася по місяцях; нумерація сторінок була введена значно пізніше.

Свій подальший розвиток актове діловодство в судах отримало згідно Статуту 1566, який передбачав ведення всіх документів "Слово росіянами". У документах тих часів простежується прагнення дотримуватися канцелярського стилю викладу, хоча і зустрічаються елементи живої розмовної мови, характерного для представників феодального суспільства.

Враховуючи значимість актових книг, завжди приймалися заходи для їх збереження. Статут зобов'язував поміщиків кожного повіту "збудовать таке місце, де б Завжди книги земські безпечне від всякої придатний були еаховани" і зберігалися у "скринях Моцного за трьома-замками" ".

На жаль, велика частина актових книг загинула. Нині загальна кількість актових книг складає 7,5 тис. Томів, які вміщають близько 5 млн. Документів-записів '".

Актове діловодство проіснувало на території Правобережної України до кінця XVIII века.Пріказное діловодство

До XV століття в Московському князівстві система управління мала палацово-вотчинний характер. Органами управління держави були так звані шляхи: сокольничий, ловчий, конюший, Стольнічій, Чашнічій. Сама держава поділялося на повіти, стани і волості на чолі з намісниками і волосними, компетенція яких поширювалася і на панські вотчини. Діловодство вели дяки, а при намісників - писарі та поддьячие.

Створення Російського централізованого держави зажадало розвиненіших форм державного управління. У зв'язку з цим відбувалася поступова перебудова органів великокнязівського управління. В кінці XV - початку XVI століть склалася система наказів - центральних органів державного правління, які відали окремими галузями в якості відомчих установ. Так, Посольський наказ відав зовнішніми відносинами, Разрядний- військовими, Поместний- земельними справами; існували Холопський, Ямській, Розбійний та інші накази. Коли Україна в 1654 увійшла до складу Росії, при Посольському наказі спочатку була створена канцелярія малоруських справ, а в 1663 - Малоросійський приказ.

Всього було близько 80 наказів, кожен з яких налічував від 3 до 400 "наказових людей". На чолі наказу стояв суддя, що керував разом з "товаришами" (заступниками та помічниками) дяками. Дяки з простих писарів ставали начальниками приказних канцелярій і займалися всіма повсякденними справами і діловодством. Для цього вони мали у своєму розпорядженні "письмовий голови" різних рангів: під-дяче (старших, середньої руки і молодших), писарів, переписувачів, а також перекладачів, сторожів приставів.

Канцелярії функціонували при кожному державному, духовному чи цивільній установі, документи в них оформлялися по певних загальних правилах, які успадковувалися традиційно.

Діяльність канцелярій, робота їх окремих службовців зі створення офіційних текстів добре видно за реквізитами створюваних документів. Так, на кожному документі, який доставлявся в наказ, ставилася дата реєстрації. Дяк в необхідних випадках ставив відмітку "виписати", тобто навести довідку. Справа готували до доповіді і обговорювали, після чого виносили "присуд" і розпорядження про підготовку листа-відповіді.

Проект документа складали за вказівкою дяка старші поддьячие. Дяк редагував цей проект, роблячи позначки на полях або зворотній стороні аркуша. Виправлений документ молодший поддьячему переписував заново - "білил" і передавав поддьячему, який звіряв його з чернеткою і візував: ставив підпис на зворотному боці в нижній частині аркуша, підтверджуючи правильність написаного. Перевірений документ підписувався дяком розтягнуто по всій його ширині, наприклад: "А грамоту писав дяк Семен Грач '".

Писали на вузьких (15-17 см) смугах папери, які у разі потреби склеювали, залишаючи зворотну сторону чистою. До першого документа підклеювали послідовно інші і довгу паперову смугу згортали в рулон. При читанні смуга волочилася; звідси і з'явилася народний вислів - тяганина, що означає невчасне вирішення того чи іншого питання ".

У діяльності наказів XV-XVIII ст. виробився певний процес роботи з документами, який і отримав назву наказове діловодство. У практиці діяльності наказів з'явилися певні формули складових частин документів, порядок їх оформлення та переміщення як в самих наказах, так і між ними. Документи стали розділяти на законодавчі (царські укази, рішення Боярської Думи) і розпорядчі (грамоти та вказівки органів державного правління). Від простих людей в накази поступали чолобитні.

Територія Лівобережної України, на той час входила до складу Росії, була поділена на 16 військових округів або полків, в яких адміністративна, судова і військова влада належала полковникам. Територія кожного полку ділилася на сотні на чолі з сотниками. Очолювали державу гетьман і старшинська рада, а діловодством відав Генеральний Писар разом з Генеральним Суддею.

У травні 1710 гетьманом був обраний Пилип Орлик, який був до того генеральним писарем і автором "Пактів", або так званої "Бендерської Конституції і вільностей Запорізького війська". Цікаво, що вихідним положенням цього документа була теза про незалежність Украіни.Коллегіальное діловодство

Як вже зазначалося в попередніх статтях, діловодство в установах Російської держави до XVIII століття велося згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

У 1717-1718 рр. на зміну застарілій системі наказів було створено 12 колегій, кожна з яких вела певну галузь господарства чи сферу управління і була підпорядкована сенату. Остаточно структуру колегій визначив Генеральний регламент державних колегій, підписаний 27 лютого 1720

Генеральний регламент став основою організації діловодства в державних установах, і в законодавчому порядку була оформлена нова система документування.

Цікава історія створення Генерального регламенту. Ще в 1715 р Петро I направив своїх представників до Швеції, Данії та Німеччини для вивчення існуючої у них колегіальної системи управління та можливості застосування її в Росії. Після вивчення матеріалів було прийнято рішення вибрати шведську модель і, враховуючи особливості російського державного ладу, поступово вводити се. Перший варіант Генерального регламенту був складений Генріхом Фіком, після чого він мав ще 12 редакцій.

У Генеральному регламенті були детально розкриті функції кожного підрозділу колегії, у тому числі був розділ про структуру і функції канцелярії і її секретаря.

Саме секретар становив найбільш важливі документи, всі інші оформлялися канцеляристами за його дорученням. Деякі документи (дипломи, патенти) складалися по "генеральним формуляром", тобто певним обов'язковим формам документів.

У 1722 р виходить у світ "Табель про ранги". Саме цей документ поклав початок системі чинів, звань і титулів, які застосовувалися в діловодстві до 1917 р У цей же період була створена практика офіційного діловодства, існуюча до наших днів.

В остаточній формі питання документаційного забезпечення управління були сформовані в "Установах для управління губерніями" від 7 листопада 1775 Згідно з вищезазначеним документом, процеси діловодства між установами стали ритуалом. Щоб зайняти відповідне місце в бюрократичній системі управління, цей ритуал потрібно було добре знати.

Для відносин між вищою владою і владою на місцях були встановлені відповідні місцю кожної установи види документів. Вищі установи давали вказівки, підлеглі - писали "доноси" про їх виконання. Була створена не тільки ієрархія установі, а й ієрархія документів.

Весь процес проходження документів в установах обов'язково реєструвався в журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому кутку ставили дату надходження та номер згідно з реєстром. Зареєстровані документи розглядалися відповідними виконавцями і заносилися в настільний реєстр. Аналогічно реєструвалися вихідні документи.

Для полегшення знаходження документа до реєстрів складали алфавітку установ та осіб, які мали до цього якесь відношення. Про виконану роботу установи складали звіти, а про кількість і склад заслуханих справ - термінові зведення.

Законодавчі та розпорядчі акти оформлялися указами, регламентами, інструкціями і протоколами. З'явилося безліч форм листування: листи, реляції, доноси, сповіщення.

Саме в період колегіального діловодства були встановлені початки організації обліку, проходження та зберігання документів, тоді ж вперше з'явився термін "архів".

Росія все більше обмежувала самоврядування в Україні, хоча ще залишалася влада гетьмана. Гетьман безпосередньо управляв державою за допомогою генеральної старшини, зокрема генерального обозного (відповідав за артилерію і військові запаси), генерального судді (керував судочинством), генерального осавула, який був помічником у військових справах, і генерального писаря, який очолював гетьманську канцелярію.

Гетьман видавав універсали - письмові розпорядженні, які повинні були виконуватися всім народом України.

Своїх законний про державний устрій, суді, право на землю, веденні діловодства в Україні розробити не встигли. Судили, і основному, за польськими законами. А в Січі жили за своїми, неписаними законами.

Символами гетьманської влади в державі були клейноди? "Булава, корогв, бунчук і литаври. Особливе значення мала печатку з гербом, на якому зображувався козак з рушницею на плечі. Одночасно гетьман користувався особистим друком з фамільним гербом.

Після поразки гетьмана Мазепи російські правителі отримали право нагляду над судами і навіть канцелярією гетьмана, землі роздавалися російським дворянам. У 1722 р у м Глухонс була створена Малоросійська колегія, яка поперемінно управляла Україною маєте з гетьманами до 1764 У 1783 р iimccto полкового діленні було створено три намісництва (пізніше - губернії) е центрами в Києві, Чернігові та Новгород-Сіверському , які разом складали Малоросійське генерал-губернаторство. Україна остаточно втратила свої права, свою волю, закінчило своє існування вільне українське козацьке государство.Ісполнітельное діловодство

Чергові реформи російського центрального державного апарату були проведені в 1810-1811 рр. '' У 1810 р затверджений вищий державний орган - Державна Рада (Дума), а в 1811 р створені центральні органи державного правління - міністерства. Міністерства мали багатоступінчасту структуру. Складалися вони з департаментів, які ділилися на відділи, а відділи - на столи.

Керівники структурних підрозділів мали право отримувати і підписувати документи відповідно посаді кожного. Документи поступали зверху вниз: від царя - маніфести, високі накази і рескрипти, від сенату - укази і розпорядження. Міністри і керівники департаментів підписували циркуляри і накази, губернські влади - вказівки і т.д.

Створення міністерств завершило процес чіткого поділу державного апарату. Це призвело до швидкого зростання шару чиновників-бюрократів, які повністю залежали від милості царя. Апарат все більше розростався чисельно і прагнув забезпечити свої права, а також матеріальні і моральні привілеї і почесті. У 1812 р було затверджено вже вісім міністерств, і їх кількість збільшувалася. Постановою "Загальна установа міністерств" передбачалося єдність створення документів за наведеними зразками. Кожен важливий документ складався з трьох частин: введення з викладом суті справи, обгрунтування з посиланням на законодавство та нормативні акти, клопотання або прохання.

Порядок проходження - документів по інстанціях строго регламентувався правилами, які вимагали, щоб документи не відхилялися від свого встановленого шляху. У кожній установі вхідні і вихідні документи повинні були реєструватися в журналах, що складаються з трьох частин: для реєстрації документів вищої влади, для звичайних документів і для секретних. Справи, які розглядалися в департаментах, розділяли такі на три категорії: термінові; невідкладні (розгляд яких пов'язане із застосуванням невідкладних рішень) і поточні.

Багато уваги і зусиль приділяв цілісності діловодства і звітності відомий державний діяч того часу М.М. Сперанський, роботи якого внесли вагомий внесок у уніфікацію документів.

В цей же час виникла практика складання різноманітних пісьмовников, що стали вітчизняною традицією. Потрібно підкреслити, що, хоча ці збірники і носили назву пісьмовников, вміщували вони всі види документів: розпорядження, вказівки, циркуляри і т.п.

Досить було знайти в Письмовник зразок потрібного документа або, ще краще, замінивши прізвище, дату та адресу, переписати документ заново. Завдяки Письмовник можна було також, використовуючи типові звернення або формуляр потрібного документа, скласти по ньому новий.

Режим Тимчасового уряду через нетривалість свого існування не вніс істотних змін у практику підготовки документів. У практиці документаційного забезпечення управління ще залишався мовний ритуал. Перед самою революцією в 1917 р вийшла постанова "Про удосконалення форм офіційних відношенні і паперів", в якому були скасовані "тітулірованіе і заключні формули ввічливості в ділових листах" .Процедура видання розпорядчих документів

Процедура видання розпорядчих документів в умовах одноосібного прийняття рішень - наказів, вказівок, розпоряджень включає наступні стадії:

1. Ініціювання рішення - обгрунтування необхідності видання розпорядчого документа.

2. Збір та аналіз інформації з питання.

3. Підготовка проекту розпорядчого документа.

4. Узгодження проекту документа.

5. Внесення проекту розпорядчого документа на розгляд керівництва.

6. Прийняття рішення (підписання документа).

7. Доведення розпорядчого документа до виконавців.

Процедура документування виступає організуючим початком у підготовці та виданні розпорядчого документа і покликана забезпечити його відповідність чинному законодавству.

Проекти розпорядчих документів готуються на плановій основі (відповідно до раніше розробленого плану або програмою), за дорученням керівництва організації, за ініціативою керівників структурних підрозділів або підвідомчих організацій, а також окремих фахівців. Обґрунтування необхідності видання розпорядчого документа може викладатися в доповідній записці, службовій записці, довідці аналітичного або інформаційного змісту, реченні, ув'язненні, акті, службовому листі. Ці документи виступають в якості ініціюючих рішення.

Проекти розпорядчих документів готуються фахівцями структурних підрозділів. Якщо проект документа зачіпає інтереси різних підрозділів, за рішенням керівництва організації створюється тимчасова комісія або призначається група працівників ^ я підготовки проекту розпорядчого документа.

На другій стадії здійснюється збір і аналіз інформації, необхідної для прийняття якісного рішення. Найважливіша умова ефективності управлінського рішення - об'єктивність, достатність і своєчасність інформації, на основі якої готується проект документа. Для цього необхідно визначити джерела такої інформації. Це може бути: оперативна документація установи; документи, що надходять з вищестоящих і підвідомчих установ; законодавчі акти, нормативна документація, наукові дані та ін. Підсумком збору та аналізу інформації з питання є вироблення управлінського рішення, причому, як правило, в процесі аналізу інформації опрацьовуються різні варіанти рішень і після всебічної їх оцінки вибирається одне, найбільш прийнятне.

Третя стадія полягає в оформленні виробленого рішення у вигляді проекту розпорядчого документа. Оформлення проекту здійснюється за тими ж правилами, що передбачені для оформлення документа, але не на бланку, а на стандартному аркуші паперу, з нанесенням усіх необхідних реквізитів і проставлянням на верхньому полі справа слова «Проект». Текст проекту розпорядчого документа повинен складатися так, як якщо б це був остаточний варіант документа.

Четверта стадія - узгодження проекту документа - складається з візування (якщо для видання документа досить внутрішнього узгодження) і зовнішнього узгодження, якщо необхідно провести експертизу рішення в інших установах. Зазвичай зовнішнє узгодження проводиться при підготовці розпорядчих документів вищими і федеральними органами виконавчої влади. Зовнішнє узгодження проекту розпорядчого документа проводиться на окремому аркуші - «Аркуші узгодження».

Внутрішнє узгодження (візування) проводиться з керівниками всіх зацікавлених підрозділів організації, головними і провідними фахівцями, якщо розпорядчий документ стосується питань їх діяльності; з профспілковою організацією, якщо в проекті документа зачіпаються питання праці і кадрів організації; з головним бухгалтером, якщо мова йде про фінансові питання; з юридичною службою - на предмет відповідності проекту документа чинному законодавству, а також із заступниками керівника організації.

У процесі узгодження можуть бути висловлені зауваження і доповнення до проекту документа. Вони можуть бути внесені безпосередньо в представлений проект документа або оформлені на окремому аркуші як особлива думка або зауваження. В останньому випадку при візуванні на проекті документа проставляється відмітка: «Особлива думка додається» або «Зауваження додаються». Особлива думка, оформлене на окремому аркуші, прикладається до проекту документа і повертається розробникам проекту розпорядчого документа. Це особлива думка має надійти разом з остаточно оформленим проектом документа керівникові на підписання.

П'ята стадія - внесення проекту розпорядчого документа на розгляд керівництва - передбачає внесення зауважень до проекту документа за результатами узгодження, остаточне оформлення погодженого проекту документа на бланку організації і представлення його керівникові на підписання. Ця стадія має особливе значення, якщо проект розпорядчого документа готується за дорученням вищестоящої організації. У цьому випадку проект документа оформляється не на бланку організації, а на стандартних аркушах паперу і прямує у вищестоящу організацію з супровідним листом та пояснювальною запискою.

На шостій стадії приймається рішення, що виражається в підписанні розпорядчого документа керівником. Це вирішальна стадія підготовки розпорядчого документа. Підпис керівника перетворює проект документа в повноцінний, що володіє юридичною силою документ.

Сьома стадія покликана забезпечити доведення розпорядчого документа до виконавців. На цій стадії проводиться тиражування документа, його розсилка або передача всім виконавцям. Розсилка розпорядчого документа повинна проводитися в можливо стислі срокі.Основние способи застосування шаблонів при оформленні документів

Діловодство - галузь управлінської діяльності, пов'язана з роботою над документами. Завдання діловодства полягають у:

· Фіксуванні інформації (створенні текстових документів у сфері управління),

· Організації роботи з документами (створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів в процесі діловодства).

Перші документи виникли на тому етапі розвитку, коли людина навчилася писати. Документ (від лат.doceo- «вчу» або «сповіщаю») означає «доказ», «свідоцтво».

«Документ-

1. Ділова папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь.

2. Письмове свідоцтво яких або історичних подій. »[1]

А Поль Отле в книзі «Керівництво до адміністрування», виданої в 1924 р дає таке формулювання: «документ-все те, що служить для реєстрації, передачі або збереження спогадів.»

Так чи інакше з появою документів почалася регламентація роботи з ними, яку зараз прийнято називати діловодством.

Класифікація документів відбувається по багатьом факторам: по видам, за формою, за змістом походженню, по сокам зберігання і т.д .. Кожен документ має певну форму і реквізити, причому для багатьох документів число реквізитів суворо обмежено. Дуже важливо правильно оформити документ, оскільки відсутність або неправильне зазначення реквізитів робить документ недійсним. Правила складання та оформлення реквізитів викладені в Гості 6.38- 90, де в певній послідовності перераховуються реквізити, притаманні всім видам документів.

Я хочу звернутися до доповідними записками.

Доповідна записка - документ, адресований керівнику даного чи вищого установи та інформує його про сформовану ситуацію, що мав місце явищі або факті, про виконану роботу, а також містить висновки та пропозиції укладача. Доповідна записка готується як з ініціативи самого працівника, так і за вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника прийняти певне рішення. Тому текст її чітко ділиться на дві частини. У першій, констатуючій (описовою), викладаються що мали місце факти або описується ситуація, в другій викладаються пропозиції, прохання. Докладним записками інформують керівника про хід робіт. Такі записки видаються регулярно.

Тексту доповідної записки обов'язково передує заголовок, що починається з прийменника «про» («про»). Як і оформлення довідок, оформлення цього виду документа залежить від адресата. Доповідні записки, що подаються керівнику структурного підрозділу або керівнику установи, оформляються на простому аркуші паперу. Машинописним способом відтворюються реквізити бланка:

найменування структурного підрозділу, вид документа (доповідна записка), дата. Підписує внутрішню доповідну записку укладач. Зовнішня доповідна записка, адресована у вищі інстанції, оформляється на загальному бланку установи і підписується його керівником.

створення шаблону доповідної записки

Процес створення та оформлення документів досить не простий. Однак така програма як текстовий процесор Microsoft Word на багато полегшує і спрощує його.

Так, на приклад в текстовому процесорі Microsoft Word існує таке поняття, як шаблони.

Шаблони - зразки або моделі документів. Вони являють собою план тексту, графіки і форматування документа. При створенні документа використовуючи шаблони, все, що потрібно користувачеві - впечатать текст, тому стандартні елементи шаблону включаються в документ автоматично.

Шаблони мають фундаментальне значення, дають користувачеві більше можливості щодо їх застосування. Шаблони можна використовувати в їх первинному вигляді, змінювати або брати за основу при створенні нових шаблонів.

Шаблони визначають вид документа в цілому, а стилі форматування - зовнішній вигляд окремих символів і абзаців.

Кожен документ, створюваний у текстовому процесорі Microsoft Word, базується на певному шаблоні, основу якого складають текст і графіка.

Створення шаблону

У шаблонах зберігаються стандартні тексти, настроюються панелі інструментів, макроси, сполучення клавіш, стилі й елементи списку автотексту. Найбільш простий спосіб створити шаблон - це відкрити документ, що містить елементи, які потрібно використовувати повторно, і зберегти його як шаблон.

Якщо зберегти шаблон у папці «Шаблони», то він з'явиться на вкладці Загальні при виборі команди Створити (меню Файл).

Якщо зберегти шаблон в одній з папок, вкладених в папку Шаблони, наприклад Записки або Звіти, то при виборі команди Створити він з'явиться на вкладці з відповідною назвою.

1 Щоб створити новий шаблон на основі існуючого документа, виберіть команду Відкрити в меню Файл, а потім відкрийте потрібний документ.

Щоб створити новий шаблон на основі існуючого шаблону, виберіть команду Створити в меню Файл. Виберіть шаблон, схожий на новостворюваний, встановіть перемикач Новий документ в положення Шаблон, а потім натисніть кнопку OK.

2 Виберіть команду Зберегти як в меню Файл.

3 Виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файлу. Це значення автоматично з'явиться при збереженні файлу, для якого при створенні був встановлений тип Шаблон.

4 За умовчанням в полі Папка відкриється папка Шаблони. Щоб побачити список шаблонів на окремій вкладці в діалоговому вікні Створення документа, відкрийте одну з папок, вкладених в папку Шаблони.

5 Введіть ім'я для нового шаблона в полі Ім'я файлу та натисніть кнопку Зберегти.

6 Додайте текст чи малюнки, які повинні з'являтися у всіх нових документах, заснованих на цьому шаблоні, і видалите всі елементи, які не повинні з'являтися в документах.

7 Внесіть необхідні зміни в розміри полів і сторінок, визначте орієнтацію сторінок, стилі й інші параметри форматування.

8 Натисніть кнопку Зберегти, а потім виберіть команду Закрити в меню Файл. [2]

Примітка. Щоб зробити елементи списку автотексту і макроси доступними тільки для документів, заснованих на новому шаблоні, збережете їх у новому шаблоні, а не шаблоні Звичайний.

Приклад оформлення зовнішньої доповідної записки:

 Міністерство загального

 та професійного

 освіти РФ

 Генеральному директору

 Заводу точного

 машинобудування

 Петрову І.І.

Новосибірське обласне

управління народного

освіти

Жовтневий відділ

народної освіти

Доповідна записка

19.05.97 №15

Новосибірськ перевірці технічного

стану житлових приміщень

бази відпочинку для дітей.

Згідно доручення голови адміністрації Жовтневого району про перевірку готовності баз відпочинку для дітей та визначення кількості школярів, які зможуть відпочити влітку 1997, мною 13 травня ц.р. був проведений огляд житлових приміщення бази відпочинку вашого заводу.

Всі житлові корпуси в задовільному стані, однак в корпусі № 1 необхідно вставити скла, корпус № 2 потребує ремонту.

Прошу взяти на контроль підготовку бази до прийому дітей на відпочинок.

Зав. райвно Підпис Н.І. Пирогова

Висновок

При написанні курсової роботи я вивчила шаблони і їх складові, освоїла роботу по створенню, зміні шаблонів, а також оформлення документів, зокрема договорів, на основі шаблонів. Я освоїла копіювання елементів різних шаблонів через діалог Організатор.

В роботі я зіткнулася з розглядом завдань, які вирішує діловодство. І тепер, підбиваючи підсумки, можу сказати з повною упевненістю, що комп'ютер полегшує і спрощує вирішення діловодних завдань: збільшує швидкість створення й обробки документації, а також пошуку документів.

Дуже шкода, що цей «помічник» стає частиною нашого життя так пізно. Але я сподіваюся, що наступні покоління матимуть можливість працювати з комп'ютером з дитинства і до старості, і що він істотно полегшить вирішення тих нелегких завдань, які будуть поставлені перед ними.

Література:

1. Курицький Б.Я. Організація діловодства та управління в офісі .- Санкт-Петербург: BVH, 1997.

2. Головач А.С. Оформлення документів .- Київ- Донецьк: Вища школа, 1983.

3. Васильєв Д.В. Діловодство на комп'ютері .- М. Пріор, 1997.

4. Практичний посібник з підприємницької діяльності. / Колектив авторів .- Запоріжжя: Українська поліграфічна промисловість, 1995.

5. Дашков Л.П. Комерційний договір: від Укладення до виконан .- К .: А.Л.Д., 1996.

6. Машинопис та основи діловодства / Упоряд. А.П. Корнєєва та А.М. Ашеліна.- М .: Просвещение, 1987.

7. Рассел Борланд. Running Microsoft Word 6 для Windows в 2т. / Пер. з англ.- М .: Видавничий відділ «Російська редакція» ТОВ «Channel Trading Ltd» - 1995.

8. Денисов В. Word 97 c самого початку.-СПб: Питер, 1997.

9. Веселов П-В. Сучасне ділове лист і промисловості. - М-. 1990.

10. Демидова А, К., Смирнов Е.Л. Російська комерційна кореспонденція. - М .: Російська мова, 1985.

[1] Тлумачний словник російської мови /

С.І. Ожегов.- М .: Азбуковник, 1997.- С. 172

[2] Довідка по текстовому процесору Microsoft Word

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка