Головна
Банківська справа  |  БЖД  |  Біографії  |  Біологія  |  Біохімія  |  Ботаніка та с/г  |  Будівництво  |  Військова кафедра  |  Географія  |  Геологія  |  Екологія  |  Економіка  |  Етика  |  Журналістика  |  Історія техніки  |  Історія  |  Комунікації  |  Кулінарія  |  Культурологія  |  Література  |  Маркетинг  |  Математика  |  Медицина  |  Менеджмент  |  Мистецтво  |  Моделювання  |  Музика  |  Наука і техніка  |  Педагогіка  |  Підприємництво  |  Політекономія  |  Промисловість  |  Психологія, педагогіка  |  Психологія  |  Радіоелектроніка  |  Реклама  |  Релігія  |  Різне  |  Сексологія  |  Соціологія  |  Спорт  |  Технологія  |  Транспорт  |  Фізика  |  Філософія  |  Фінанси  |  Фінансові науки  |  Хімія

Складання ділових листів - Економіка

1. Вибір виду ділового листа.

Чим визначається вибір типу ділового листа?

Потрібний Вам тип ділового листа, насамперед, визначається метою Вашого повідомлення. Чи хочете Ви запропонувати додаткові послуги клієнтам, прискорити оплату виконаних робіт, уточнити умови контракту, уникнути конфлікту з покупцем або пред'явити претензії постачальнику - залежно від конкретних цілей комунікації Вам необхідно вибрати той чи інший формат ділового листа. Тому перш, ніж починати готувати лист подумайте про те, чого саме Ви хочете домогтися в результаті.

Другий важливий аспект, який впливатиме на форму і зміст Вашого повідомлення - це його одержувач. Залежно від того, хто є Вашим адресатом, Ви не просто виберете тип письма, але й, можливо, візьмете більш глобальне рішення з приводу того, чи варто взагалі писати цьому адресату. Може бути, саме йому Ви можете зателефонувати, домовитися про особисту зустріч або використовувати інші засоби комунікації. Як вже зазначалося в попередніх розділах, остаточне рішення залежить від багатьох факторів, і по кожному з них зважуються всі «за» і «проти».

Які види ділових листів найбільш широко використовуються в комунікаційній практиці?

Наступна таблиця являє собою зведений перелік загальновідомих типів ділових листів із зазначенням цілей різних повідомлень і потенційних адресатів.

 Адресат Тип листи Цілі комунікації

 Споживач

 Пропозицію про продаж

 Рекламно-інформаційне

 Лист-анкета

 Кредитний контроль

 Поздоровлення, заохочення

 Стимулювати продажі

 Отримати дані про переваги споживачів

 Прискорити оплату (делікатно)

 Зберегти відданість споживача

 Постачальник

 Контрактні документи

 Претензії

 Вибачення

 Ясно визначити контрактні умови

 Отримати повернення оплати або заміну поставки

 Уникнути конфлікту через запізнення з оплатою

 Найманий працівник

 Інформація про вакансії

 Про прийом на роботу

 Дисциплінарне

 Про скорочення

 Інформувати і залучити потенційних претендентів

 Дати ясну і точну інформацію про умови роботи та оплати

 Інформувати і спонукати змінити поведінку

 Пояснити деталі і запропонувати підтримку

Зразки перерахованих типів листів Ви знайдете в Практикумі по курсу «Стратегія письмових комунікацій».

Корисні поради

ВИБІР ТИПУ ділового листа визначається метою Вашого повідомлення ТА ЙОГО ОДЕРЖУВАЧЕМ.

2. Розробка структури ділового листа.

З чого краще почати підготовку ділового листа?

Яка тема Вашого листа? Хто його буде читати? Чого Ви хочете домогтися цим листом? - Ось питання, на які слід відповісти до того, як Ви почнете підготовку листа. І знову подумайте, чи потрібна Вам і Вашому адресату інформація саме у вигляді листа, оскільки на його підготовку Ви витратите час і кошти.

Якою має бути структура ділового листа?

Кожен лист, навіть найкоротша, має чітко визначену структуру. Типова структура ділового листа наведена на малюнку:

Про стандартних елементах оформлення листів ми докладніше поговоримо в одному з наступних розділів даної глави. Тут ми зупинимося на внутрішній структурі ділового листа. Як видно з наведеної схеми, ця структура завжди містить вступ, головну частину і висновок.

Діловий лист має бути коротким. Навіщо тоді потрібно вступ?

Дійсно, завжди є спокуса відразу перейти до теми повідомлення. Стримаєте його. Уявіть, що Ваш лист вже на столі у одержувача в купі іншої невідкладної кореспонденції. Дзвонить телефон, а біля дверей кабінету очікують відвідувачі. Як допомогти зайнятому одержувачу вибрати час саме для Вашого листа? Ось тут і треба вступ, прочитавши яке, одержувач буде точно знати, про що Ваш лист.

Як краще скласти вступ?

По-перше, включіть у вступ короткий заголовок. Фактично це тема листа, яка повинна якомога коротше ідентифікувати мета листа, будучи надрукованій напівжирним шрифтом. Наприклад:

Про укладення контракту на поставку ксерокса АТ315.

По-друге, не забудьте про персональний зверненні. Ми вже згадували про це в попередньому розділі. При цьому краще все-таки з'ясувати ім'я і посаду співробітника компанії, до якого Ви звертаєтеся. Цю інформацію можна отримати, зателефонувавши по телефону і запитавши, до кого звертатися з даного питання, подивившись домашню сторінку компанії в Інтернеті, використовуючи особисті знайомства і т.д. Перевірте правильність написання імені та посади співробітника! У компанії можуть зустрічатися однофамільці, що займають різні посади. Крім офіційної посади та адреси в «шапці» листи, одержувачу завжди буде приємно побачити своє ім'я у вступній частині. Наприклад, «Шановна Світлана Іванівна!»

По-третє, передбачте зв'язок. Використовуйте початкові рядки листа для посилання на останній контакт з одержувачем, навіть якщо він не був пов'язаний безпосередньо з темою Вашого листа. Типовими початковими рядками можуть бути:

«Не далі, як у своєму листі від 16 березня ...», «Дякую Вам за факс, датований 3 квітня ...», «Звертаюся з листом у зв'язку з вчорашнім нарадою ...».

Як краще структурувати основну частину?

У попередньому розділі ми досить детально зупинялися на принципах і правилах підготовки письмових повідомлень. Повною мірою ці правила поширюються на складання листів. Пам'ятайте, що Ваше повідомлення повинно складатися з ряду внутрішньо пов'язаних пунктів. Вони повинні бути збудовані в логічному порядку по відношенню один до одного. При цьому будь-яка закінчена думка повинна відділятися вставкою нового параграфа. Найбільш важливі, з Вашої точки зору, думки повинні знаходитися в першому і в останньому абзаці основної частини.

Як зазвичай закінчують лист?

Ділові листи прийнято закінчувати так званими завершальними фразами. Залежно від теми листа і від ступеня Вашого особистого знайомства з адресатом, ці фрази можуть дещо відрізнятися.

Якщо Ви не достатньо знаєте адресата і звертаєтеся до нього нейтрально, то закінчити лист краще словами «З повагою», під якими повинна стояти Ваш підпис та посаду.

Якщо Ви вже не перший раз спілкуєтеся з адресатом і звертаєтеся до нього по імені, завершальній фразою може бути прийняте в світовій практиці вираз «Щиро Ваш (а)», під яким також ставиться Ваш підпис та посаду.

Нарешті, якщо за час листування у Вас з кореспондентом встановилися відносини більш теплі, ніж просто формальні, допустимо в кінці написати «З найкращими побажаннями» або «Всього найкращого», а посада не вказувати.

Корисні поради

ВАШЕ ЛИСТ повинні мати чітку внутрішню структуру, включаються ВСТУП, головної частини і ВИСНОВОК.

3. Процес написання і редагування.

Що краще, відразу почати писати текст, або спочатку спробувати накидати основні ідеї листи?

Тут все залежить від того, наскільки великий Ваш досвід у написанні ділових листів і наскільки складне лист Вам належить підготувати. Якщо досвід невеликий, а лист важливе або складне, починайте з підготовки чернетки листа. Для зручності можете скористатися комп'ютером, а потім правити чернетку прямо на екрані монітора.

Мені все одно складно приступити до основної частини листа, навіть в чорновому варіанті. Як бути?

Ваша ситуація досить типова. Її навіть називають «бар'єром письменника», так як багато пишуть впадають в ступор при спробі написати чернетку документа або листа. Спробуйте розібратися, з чим саме пов'язані Ваші складності. Проблеми можуть виникнути, якщо Ви:

не можете сформулювати основну мету листи

погано уявляєте собі, до кого Ви звертаєтесь

не можете визначити, які ідеї необхідно відобразити в листі

не володієте всією інформацією, необхідної для підготовки листа

Далі ми розглянемо кожну з перелічених проблем більш докладно.

Як правильно поставити мета листа?

Якщо на підставі Вашого листа неможливо визначити, чого Ви добивалися від одержувача, значить, Ви не змогли правильно сформулювати мету свого послання. Щоб визначити основну мету Вашого листа, сконцентруєтеся не на тому, що Ви пишете, а на тому, для чого Ви це робите. Якої реакції від одержувача Ви очікуєте?

Більшість комерційних листів ставить метою схилити читача до покупки товару або послуги, або хоча б до замовлення брошури за запропонованим товару. При цьому багато авторів намагаються завуалювати справжні цілі свого послання. Але незалежно від того, чи є очікувана Вами від одержувача реакція очевидною чи завуальованій, справжня мета Вашого листа повинна абсолютно ясно звучати у Вашому власній свідомості. Тому для початку сформулюйте мету послання для себе, а вже потім подумайте, як це повинно звучати для одержувача.

Яку інформацію про одержувача можна зібрати, якщо я готую лист для масової розсилки?

У цьому випадку Вам спочатку необхідно визначити так звані характеристики читацької аудиторії, тобто Ваших потенційних адресатів. Ці характеристики включають:

рід діяльності. Знання професій, представлених в групі Ваших одержувачів, допоможе Вам краще пристосувати стиль послання до передбачуваної аудиторії.

рівень освіти. До читачів краще звертатися на їх рівні. Якщо Ваш лист виявиться занадто складним для розуміння, воно приречене на невдачу.

вік аудиторії. Для успіху Вашого послання часто потрібно підібрати приклади чи ілюстрації, виходячи з віку передбачуваних читачів.

позиція в ієрархії. Якщо Ваше повідомлення адресовано керівникам підприємств, доведеться докласти додаткові зусилля, щоб уникнути фамільярного або запобігливого тони, а також викласти суть послання максимально стисло і енергійно.

компетентність. Наскільки Ваші одержувачі можуть бути знайомі з темою повідомлення? Якщо аудиторія досить велика, можливо, її доведеться розбити на підгрупи, для кожної з яких необхідно буде скласти власний варіант листа. Загальна послання може не знайти відгуку в широкого кола читачів.

До речі, на ті ж характеристики необхідно звернути увагу і у випадку, якщо Ваш лист адресовано конкретному одержувачу.

Як вибрати ідеї, які слід відобразити в листі?

Новачки в написанні листів іноді намагаються з самого початку створити відточену і закінчене послання. Не піддавайтеся таким спонуканням і зосередьтеся на виробленні якомога більшої кількості ідей, що відносяться до предмета. Запишіть всі ідеї, навіть ті, в яких Ви сумніваєтеся. Потім ще раз поверніться до основної мети листи і особливостей потенційних одержувачів. До яких дій спонукають отримувачів Ваші ідеї? Найпривабливіші ідеї включите в остаточний список. Це допоможе Вам у подальшій роботі над текстом листа.

Як підбирається допоміжний фактичний матеріал?

У багатьох ділових листах буває надзвичайно важливо грамотно подати фактичну інформацію, яка послужить підкріпленням основних ідей Вашого листа. Коли список ідей складений, до нього можна і потрібно зібрати додатковий фактичний матеріал: конкретні приклади, дані досліджень, результати випробувань, відгуки споживачів та інші факти, які можуть виявитися корисними у Вашій ситуації. Попрацюйте з внутрішніми документами Вашої компанії, перегляньте публікації в тематичних виданнях та інших ЗМІ. Проведіть аналіз зібраної інформації, щоб бути абсолютно впевненим у достовірності тих фактів, які ляжуть на папір.

Як перейти від ідей до основного тексту листа?

Коли Ви склали список ідей і підібрали необхідний фактичний матеріал, настав час створити начерк, тобто написати попередній варіант Вашого послання.

Якщо мета листа - спонукати адресата зробити що-небудь, то в основному тексті Ви повинні ясно заявити про необхідний дії, щоб одержувач однозначно розумів, чого Ви від нього домагаєтеся і чому. Для цього Ви можете:

Дати коротке пояснення, чому потрібні дії дійсно важливо і невідкладно;

Включити в пояснення ясний і реалістичний термін виконання

Заздалегідь перевірити уповноважений і чи здатний одержувач здійснити те, що потрібно.

І пам'ятайте не тільки про KISS-принципі, але і про ввічливість!

Якщо чернетка листа мене влаштовує, чи має змив його редагувати?

Якщо Вас спокушає можливість пропустити етап редагування, пам'ятайте, що недбало написаний лист в багатьох випадках призводить до витрат для бізнесу. Редакція - це просто змінений варіант Вашого начерку. Змінами можуть бути додавання, видалення, перестановки або заміни.

Іноді редакція включає в себе дещо більше, ніж виправлення декількох граматичних помилок і заміни деяких слів і виразів на синоніми. В інших випадках редакція тягне за собою значні зміни і суттєві переписування з метою домогтися більшої ясності і точності. Якщо Ви новачок в письмових комунікаціях, слід бути готовим до редагування всіх матеріалів, які Ви пишете.

Корисні поради

ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ ТА РЕДАГУВАННЯ ВАШОГО ЛИСТИ:

Чітко позначені МЕТА СВОГО ЛИСТА.

Зібрана інформація про одержувача ЦЬОГО ЛИСТА.

Продуманий і ЗАПИСАТИ ОСНОВНІ ІДЕЇ ЛИСТИ.

Зібравши необхідні фактичний матеріал.

Перевірити ще раз ВСІ ОСНОВНІ ФАКТИ.

РОЗДІЛИТИ ЗМІСТ ЛИСТА НА ВСТУП, основну частину і висновок.

НАПИСАТИ ЧЕРНЕТКА ЛИСТИ.

Переконайтеся, що кожен ТЕМА була освячена в окремий абзац.

ПЕРЕВІРИТИ зв'язності ПРОПОЗИЦІЙ в кожному абзаці.

ВИКОНАТИ редакторську правку ЛИСТИ.

ПІДГОТУВАТИ ОСТАТОЧНИЙ ВАРІАНТ ЛИСТИ.

4. Стиль та оформлення листа.

Що розуміють під стилем ділового листа?

Стиль Вашого листа - це те, як воно написано. Стиль є продуктом цілого ряду факторів і правил, перерахованих у

Повний текст реферату

Петро Перший і Росія
Введення Петро Великий - одна з найяскравіших особистостей в Європі почала сучасній історії. За роки його правління Росія, вирившись з полуазиатской відсталості, знайшла серйозний політичний і військовий вплив на західний мир. Ніщо не викликало у нього більшого неспокою, ніж добробут,

Ева Перон
Марія Ева Дуарте народилася 7 травня 1919 року в Лос-Толдосе , убогій селі в 250 кілометрах від Буенос-Айреса. Вона стала четвертою дитиною у простій поденщіци Хуани Ібаргуєн. Як і її брати, Ева була незаконнонародженої. Дівчинку очікувала доля її матері - жебрацькому оплачувана важка робота

Інтернет і сексуальна культура
Появу Інтернету радикально міняє інформаційну ситуацію у всіх сферах життя, включаючи сексуальність. Уперше в історії люди можуть спілкуватися через голови не тільки своїх безпосередніх начальників, але і урядів, минуя державні межі. Це, безсумнівно, величезне досягнення. Що дає Інтернет для

Нестандартна еротика в житті людини і суспільства
Початок всьому - в дитинстві Практично всі психологи і сексолог сходяться в тому, що джерела відхилень еротичного почуття лежать в дитячих переживаннях. З самого початку життя функціонування людської психіки пов'язане з тілесними виявами. І особливе значення має, звісно, механізм формування

"Стріла" Зенона і типи процесів
"Стріла "Зенона і типи процесів Якщо в кожен момент часу польоту стріли можна чітко вказати її координати, то вона покоїться в кожній точці своєї траєкторії. У такому випадку, як відбувається рух і як воно можливе? Так можна викласти відому апорію Зенона. Дійсно, визначеність координат

Шляхи реалізації особистісно-орієнтованого підходу в профорієнтаційної діагностиці
Ставлення до особистості в сфері освіти в кожному суспільстві, і в будь-який історичний період відповідає пануючій парадигмі. Чи не кожне суспільство визнає особистість як вищу цінність, навіть якщо проявляється інтерес до людини, що виражається у ставленні до підростаючому поколінню і методам

Загальна характеристика ринкової економіки
П.Г. Ермішин 1. Основні форми господарювання суспільного В процесі тривалої еволюції у всіх країнах світу затвердилося панування ринкової економіки як основної і найбільш ефективної форми господарювання. Її основу складає товарне виробництво. Під ним розуміється виробництво продуктів окремими,

© 2014-2022  8ref.com - українські реферати