трусики женские украина

На головну

Історичний, управлінський і правовий аспекти в понятті "документ" - Менеджмент

Вступ

Створення в нашій країні правової держави з ефективно працюючими інститутами представницької, виконавчої, судової влади, виробництва, науки і освіти обумовлюється не тільки всебічним і повноцінним юридичним обгрунтуванням їх діяльності, але і формуванням раціональних, конкретних правил і процедур їх функціонування, в тому числі в області роботи з документами.

Проблеми документування діяльності організацій і управління документацією є так же древніми, як самі документи і управління. У цей час дана проблема актуализируется стрімким розвитком нових інформаційних технологій, прискореною інформатизацією суспільства.

Вибір теми даної курсової роботи зумовлений необхідністю аналізу накопичених досягнень в області теорії і практики документоведения, виявлення тенденцій їх подальшого розвитку.

Якщо західні фахівці орієнтовані на ліквідацію технологічного і організаційного розриву між діловодством і відомчому зберіганням документів, то в Росії існують свої історично що склався традиції в сфері роботи з документами. Саме цим викликана необхідність вивчення проблем еволюції вітчизняної документації і розвитку діловодства, з метою аналізу і оцінки досягнутого рівня для розв'язання питання про можливість і шляхи застосування основних принципів і методів управління документацією.

Міра опрацьованості і изученности теми. Вітчизняним документоведением до теперішнього часу накопичений значний об'єм знань, відображений в наукових трудах МГИАИ і ВНИИДАД, збірниках статей, учбових і методичних посібниках, матеріалах конференцій. Опубліковані роботи мають переважно характер підручників і учбових посібників (роботи Андреєвой В.І[1]., Кузнецової Т.В[2]., Сокової А.Н[3]).

Принципове значення для розробки теми дослідження мають роботи К.Г. Мітяева, який першим запропонував термін «документоведение» і вніс великий теоретичний і практичний внесок в становлення документоведения як наукової дисципліни.

Разом з тим в 70 - 80 - е роки з'явилися учбові допомоги Т.В. Кузнецової, Я.З. Лівшица, М.П. Ілюшенко і інших вчених, які розвивають документоведение як наукову дисципліну і відображають питання термінології документа і систем документації, функції документа і їх розвиток, роль документації в процесах управління, ставлять основоположні для документоведения питання документообразования, розглядають проблеми впливу електронно-обчислювальної техніки на документационное забезпечення управління.

Істотний внесок в дослідження основних категорій документоведения внесли А.С. Малітіков, В.Д. Банаськжевич, К.І. Рудельсон і інші вчені. Багато які сучасні публікації профільних журналів, збірників наукових конференцій направлені на розв'язання актуальних проблем роботи з документами в сучасних умовах, захисти документованої інформації, термінології, історії діловодства, правового забезпечення документування діяльності управлінського апарату, впливу нових інформаційних технологій на організацію документообігу і документування, проблем електронних документів.

Ці роботи освітлюють лише окремі аспекти управління документацією.

Проблему управління документацією неможливо вивчати без аналізу архивоведческой літератури. Учеными-архивоведами пророблена серйозна дослідницька робота. Фахівці в області архивоведения багато зробили для розуміння інформаційних властивостей документа, указавши на зв'язок документний масивів і інформаційних ресурсів. Архивоведческие дослідження виявляють зміну цінності окремих видів документів в ході історичного розвитку, розкривають еволюцію систем документації в зв'язку з розвитком держави і способів його організації.

Повноцінне розв'язання проблеми управління документацією неможливе без правового забезпечення. Очевидно, що посилення ролі права в сучасній Росії є необхідною умовою ефективності державного управління. Область інформації і документації в останні роки стала самостійним об'єктом досліджень вчених-правознавців, сформувалася навіть нова галузь - інформаційне право. У роботі В.А. Копилова систематизовані все діючі правові акти, що стосуються регулювання інформації, документації, архівного зберігання документів[4].

Метою курсової роботи вивчення історичного, управлінського і правового аспекту в понятті «документ».

Основні задачі дослідження:

- аналіз теоретичних основ документационных процесів в суспільстві;

- прослідити еволюцію документа як носія інформації;

- аналіз ролі інформації в управлінні і структури сучасних інформаційних ресурсів в організаціях;

- принципи організації загальнодержавної системи управління документацією і питань її правового забезпечення

Хронологічні рамки дослідження. У деяких напрямах вони охоплюють період з моменту виникнення Російської централізованої держави до цього часу, однак основна частина роботи освітлює проблеми управління документацією останнього десятиріччя.

Источниковая база. При роботі було використане широке коло джерел, в яких зафіксовані правила, норми, рекомендації, нормативи і т.п., що регламентують і регулюючі різні напрями, способи і форми роботи з документами. Це, передусім, законодавчі і урядові акти з питань інформатизації, архівної справи, управління документацією, діловодства і стандартизацій; нормативні і методичні матеріали, державні стандарти; термінологічні словники, методична література.

Представляє інтерес група законодавчих і нормативно-правових актів, дослідження яких дозволяє прослідити еволюцію державного регулювання діловодства.

Основними джерелами діловодства XVIII віку були «формулярники» і «письмовники» (збірники зразків документів). У них регламентувалися склад, форма і зміст документів.

У 1720 г Петром I був затверджений «Генеральний регламент»[5], що визначає структуру і діловодство в канцеляріях, правила реєстрації документів, обов'язки співробітників і т.д. Він уперше в історії Росії поставив діловодство на твердий грунт закону і визначив його основоположні принципи майже на два сторіччя.

Основним правовим актом, що визначає сучасну державну політику і права громадян Росії в сфері информационно-документационного обміну, є Конституція Російської Федерації, в якій записано: «Кожний має право вільно шукати, отримувати, передавати, проводити і розповсюджувати інформацію будь-яким законним способом...»[6].

Системообразующим актом в політики по відношенню до інформації і документації є Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації»[7]. Він визначає правовий режим документування інформації, право власності на окремі документи і окремі масиви документів в інформаційних системах, категорії інформації по рівню доступу до неї, порядок правового захисту інформації. Закон встановлює також відповідальність органів державної влади, організацій і їх посадових облич за правопорушення при роботі з документованою інформацією.

Важливе місце серед законодавчих актів, регулюючих роботу з документами, займає законодавство про Архівний фонд Російській Федерації і архіви.

Важливими джерелами дослідження є нормативні правові акти федеральних органів влади і суб'єктів російської Федерації з питань документационного забезпечення управління (Цивільний кодекс РФ, федеральні закони); відомчі і загальногалузеві нормативні, інструктивні і методичні документи, що видаються органами виконавчої влади різного рівня; інструктивні і методичні матеріали, що встановлюють вимоги до документів, технології їх створення і обробки на рівні окремої організації або її структурного підрозділу.

Мета і задачі дослідження обумовили вибір структури курсової. Курсова робота складається з введення, чотирьох розділів і висновку, списку джерел і літератури.

У першому розділі «Поняття документ. Функції документа» дається визначення терміну документ і його основних функції.

У другому розділі «Історичний аспект в понятті документ» розглядається розвиток терміну «документ».

У третьому розділі «Управлінський аспект» досліджуються роль інформації в управлінні, формування інформаційної інфраструктури організацій, питання створення інформаційних ресурсів.

У четвертому розділі «Правовий аспект» вивчені Законодавчі акти і нормативно-методичні матеріали, що регламентують правила документування і організацію роботи з документами.

У ув'язненні підведені основні підсумки курсової роботи.

Розділ 1. Поняття «документ». Функції документа

документація інформація управління

Зародження, становлення і розвиток соціальної системи можливе тільки за допомогою інформаційних зв'язків, які часто знаходять матеріальне втілення в документованій інформації.

Поняття "документ" є центральним, фундаментальним в понятійній системі документоведения. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, службовців об'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналитико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню і використанню документний інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності.

На міжнародному рівні найбільш загальним визнане визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документационном процесі.

У документоведении застосовується наступне визначення документа: "Документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеною людиною способом для її передачі у часі і просторі".

Згідно з Федеральним законом "Про інформацію, інформатизацію і захист інформації": «документ - зафіксована на матеріальному носії шляхом документування інформація з реквізитами, що дозволяють визначити таку інформацію або у встановлених законадательством Російській Федерації випадках її матеріальний носій»[8].

Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що зумовлюють його відмінність і схожість з іншими матеріальними об'єктами. Ознака відображає зовнішню прикмету; по сукупності ознак можна віднести об'єкт, що спостерігається до документа. На відміну від ознаки властивість відображає якісне, тобто внутрішньо властиве документу відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише міра їх вияву), а набір ознак документа в кожному випадку може бути індивідуальним.

Як і всякий об'єкт, документ володіє безліччю властивостей (відмітних якостей). Найбільш істотні з них наступні:

а) атрибутивность документа, тобто наявність невід'ємних доданків, без яких він існувати не може. Документ як цілісна система складається з двох основних доданків - інформаційної і матеріальної;

б) функціональність документа, тобто його предназначенность для передачі інформації в просторі і часі. Документ - полифункциональный об'єкт, тобто він виконує безліч общесистемных і специфічних функцій, зумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях;

в) структурность документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, забезпечуюча його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах. Саме структура забезпечує ефективність використання і долговременность зберігання документа.

До відмітних ознак документа відносяться:

а) наявність смислового семантичного змісту. Документ - носій значення, який передається сукупністю послідовних знаків;

б) стабільна речовинна форма, що забезпечує довготривале збереження документа, можливість багаторазового (довготривалого) використання і переміщення інформації в просторі і часі;

в) предназначенность для використання в соціальній комунікації. Документи - це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації;

г) завершеність повідомлення. Фрагментарне незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Вимога завершеності є відносною, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (наброски, чернетки, ескізи).

Як і всяка система, документ створюється суспільством лише остільки, оскільки він виконує ті або інакші необхідні суспільству функції.

Документи містять саму різноманітну інформацію про протікаючі в суспільстві процеси, тому соціальна інформація спочатку визначає соціальну природу, суть будь-якого документа. Разом з тим документ одночасно і сам впливає певний чином на формування і характер суспільних відносин.

Соціальна природа документа самим тісним образом пов'язана з функціями документа. Під функцією документа розуміється внутрішньо властиве йому цільове призначення, соціально вироблений спосіб його вживання. Функції документа приречені його суспільно-практичними цілями і задачами, є похідними від них.

Функції документа безпосередньо пов'язані з функціями інформації, які документ приймає на себе після фіксації цієї інформації на матеріальному носії.

Сукупність функцій є засобом досягнення мети і реалізації задач, для рішення яких документ призначений. Функції впливають безпосередній чином на вигляд, різновиди, структуру документів.

Різні функції документа тісно взаємопов'язані і переплетені між собою.

Функції документа можна розділити на загальні і спеціальні, функції первинного і повторного порядку, а також на явні і приховані.

Виникнення документа було зумовлене необхідністю закріплення, збереження і передачі інформації. Саме ці функції є найважливішими в документі і властиві всім документам. Нерідко документоведы об'єднують їх в деяку єдину інформаційну функцію.

Однією з найважливіших функцій будь-якого документа є функція закріплення інформації. Саме вона у вирішальній мірі зумовлює створення документа. У процесі реалізації цієї функції відбувається як би матеріалізація інформації, що створює необхідні передумови для виконання документом ряду інших функцій.

Коммуникативная функція призначена не тільки для рішення задачі трансляції інформації в соціальному просторі, але також і для організації, упорядкування і підтримки інформаційних зв'язків в суспільстві.

Зафіксована на матеріальному носії інформація може бути багато разів запитана. Тому збереження інформації є однією з найважливіших функцій документа.

Зберігання інформації не є самоціллю. Справа в тому, що необхідною умовою існування людського суспільства є знання свого минулого, накопичення інформації про життя попередніх поколінь з подальшою її передачею у часі. Збережена документована інформація активізується головним чином зусиллями історичної науки, що займається моделюванням минулого людського суспільства. У результаті відбувається реалізація функції історичного джерела, яка є різновидом функції зберігання інформації і якої документи потенційно володіють з моменту своєї появи. Ця функція відноситься до числа функцій повторного порядку.

Однією з найважливіших є культурна функція документа. Фактично будь-який документ може розглядатися як своєрідний культурний феномен, в тій або інакшій мірі відображаючий рівень матеріальної, наукової, технічної, язикової культури, рівень утворення, морально-етичного стану суспільства. За допомогою документа здійснюється не тільки закріплення, але і передача від покоління до покоління культурних традицій, системи цінностей, етичних норм, примноження і розвиток цих традицій, накопичення інтелектуальних ресурсів, культурного потенціалу в суспільстві.

Крім розглянутих вище загальних функцій, спочатку властивих практично всім документам, існує ряд функцій, якими документи наділяються в рамках тієї або інакшої конкретної сфери людської діяльності. До їх числа передусім потрібно віднести управлінську функцію документа. Цією функцією володіє значний масив документів, що спеціально створюються для цілей управління і виступаючих як інструмент управлінського труда. Вони функціонують переважно в оперативному середовищі.

Оскільки процес управління виступає в різних формах, має різні рівні, стадії, цикли, остільки і документи, що виконують управлінську функцію, надзвичайно різноманітні: організаційно-розпорядливі, планові, звітні і т.д.

З управлінською тісно пов'язана правова функція документа. Вона полягає в закріпленні правових норм і правовідносин в суспільстві. Цією функцією володіють передусім документи, які встановлюють, закріплюють або змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інакші документи, які можуть спричинити певні юридичні наслідки. Сюди відносяться правові акти органів державної влади; судові, прокурорські, нотаріальні і арбітражні акти; акти управління, манливі за собою певні юридичні наслідки; документи, фіксуючі договірні відносини, а також удостоверительные документи (паспорти, дипломи про освіту, командировочні посвідчення і т.п.).

Історично однією з перших була запитана функція обліку, оскільки ускладнення соціальних зв'язків, розвиток економічних відносин викликав до життя вже на стадії аграрного суспільства потребу в документуванні інформації, тобто реєстрації, обліку населення, землі, урожаю, худоби, боргів і т.п. Ця функція знаходить відображення передусім в бухгалтерській, статистичній, плановій, звітній документації.

Значна частина документів виконує пізнавальну функцію, яка відображає зв'язок документованої інформації з соціальним пізнанням. Ця функція властива передусім науковій документації, оскільки метою наукового пізнання є отримання нової інформації.

Ряд документів володіє політичною функцією, яка тісно пов'язана з функцією управління, оскільки до сфери політики відноситься насамперед діяльність органів державної влади і державного управління. Політична функція знаходить своє вираження передусім в документах, призначених для інформаційного забезпечення внутрішньої і зовнішньої політики держави. Крім того, політичну функцію виконують документи політичних партій, різних суспільно-політичних структур, партійно-політичних об'єднань, блоків, політичних діячів і т.д. (різного роду програмні матеріали, маніфести, політичні заяви, звертання і т.п.).

До політичної примикає ідеологічна функція документа. Вже в древності у людини виникла потреба в фіксації на матеріальних носіях релігійних, етичних, естетичних, філософських і інакших ідей, поглядів, в яких виявлялося його відношення до навколишньої дійсності, знаходили відображення інтереси різних соціальних шарів і груп населення.

Останнім часом вельми актуальною стала проблема захисту інформації. У результаті деякі документоведы не без основ включили до складу функцій документа також і функцію захисту інформації.

Потрібно відмітити гедоническую функцію - здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твору художньої літератури, видання по мистецтву, кінофільми, компакт-диски, магнітні фонограми і т.п.).

Аналіз основних функцій документа дозволяє виділити найважливіші їх особливості.

По-перше, деякі функції властиві документу спочатку, незалежно від волі і бажання автора (функції закріплення, передачі, збереження інформації, культурна функція, функція історичного джерела). Іншими функціями документ наділяється свідомо, в залежності від конкретних соціальних потреб.

По-друге, як вже відмічалося, будь-який документ полифункционален, тобто володіє одночасно декількома функціями, переплетеними між собою, оскільки насправді реальній різні сфери і типи соціальної діяльності тісно взаємопов'язані. Однак при цьому звичайно переважає якась одна функція.

По-третє, функції документа можна розділити на:

- функції оперативного характеру, час дії яких обмежений (управлінська, правова, політична, ідеологічна, функція захисту інформації);

- функції постійно діючі (всі інші), які забезпечують історичну і социокультурную спадкоємність.

Причому з течією часу співвідношення між функціями документа змінюється, оскільки змінюється місце і роль документа в соціальному і інформаційному середовищі, а оперативна інформація перетворюється в ретроспективну. У результаті поступово скорочується питома вага функцій оперативного характеру і зростає значення інших, особливо функції історичного джерела. Зрештою деякі функції документа повністю вичерпуються і витісняються іншими.[9]

Розділ 2. Історичний аспект

з1 Суть поняття документ

Історія документа і документації як сукупностей документів, пов'язаного між собою формально-логічними зв'язками, є однією з найцікавіших тим документоведения і до цього часу все ще недостатньо вивчена. Серед фахівців, які досліджували це питання, потрібно назвати Х. Арітца, Г.Г. Воробйова, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова, А. Суськи, Г.Н. Швецову - Горілку і інш.

Слово «документ» (лати. Documentum - зразок, доказ свідчення) відбувається від дієслова «docere» - вчити, навчати.

Коріння цього слова йде в індоєвропейський праязык, де воно означало жест довгастих рук, пов'язаний з передачею, прийомом або отриманням чого - або.

По іншій версії слово «dek» відбувається від числа «десять» і пов'язано з тим, що на розкритих долонях довгастих рук нараховувалося десять пальців.

Поступово корінь «dek» був замінений на «doc» в слові «doceo» - вчу, навчаю, від якого були освічені слова «doctor» - вчений, «doctrina» - вчення, «documentum» - те, що вчить, повчальний приклад. У цьому значенні слово документ використовувався Цезарем і Цицероном. Пізніше воно придбало юридичне звучання і стало означати «письмовий доказ», «доказ, черпаний з книги, підтверджуючих записів, офіційних актів». У значенні письмового свідчення слово «документ» вживалося від середньовіччя до XIX в.. З латинської мови воно запозичене у всі європейські мови

з2 Становлення і розвиток поняття документ

Одним з найважливіших виявів людської поведінки є комунікація, тобто спілкування з іншими людьми за допомогою певних знаків або символів. Спочатку інформацію про навколишній світ чоловік передавав за допомогою жестів, міміки, крику, дотиків і т.п., найпростіших коштів зорової, слухової, дотикової комунікації. Виникнення осмисленої мови і мови ознаменувало, на думку ряду вчених, появу першої інформаційної технології в історії людського суспільства.

Тим часом по мірі розвитку людини зростала потреба в передачі інформації не тільки в просторі, але також і у часі, тобто в зберіганні інформації. Однак найпростіші кошти комунікації, передачі інформації були недосконалі. Та ж людська мова чутна лише на невеликій відстані і тільки в момент її вимовлення. Важко було зберігати потрібну інформацію, оскільки знання на перших часах ще не були відділені від суб'єкта, який володів ними.

Поява перших документів, тобто зафіксованої на різних носіях інформації, відносять приблизно до XXX віку до н. е.

Відділення інформації від суб'єкта і перші спроби її закріплення були пов'язані із застосуванням сигналізації. Для передачі інформації в просторі використовувалася сигналізація димом, вогнем багать, звуками труб, барабанним боєм, певним чином встановленим гілкою або стрілою і т.п. Використовувалися також предмети, яким надавалося символічне значення.

Пізніше на зміну символічної прийшла умовна сигналізація, в якій предмети використовувалися як умовні знаки за попередньою домовленістю людей про те, що буде означати певний предмет. У результаті з'явилися системи мнемонічних знаків для ведіння рахунку за допомогою предметів, а також більш складний "узелковое лист".

Як умовні знаки використовувалися бирки (дощечки) із зарубками - в торгових, фінансових, кредиторських операціях.

Для закріплення і передачі інформації у часі використовувалися могильні горби, кургани, хрести, нагробки, знаки власності (геральдичні знаки, межові камені, знаки клейма для худоби і т.п.).

Пізніше з'явилося рисуночное, або піктографічне, лист (від лати. «пиктус» - писаний фарбами, греч. - «графо» - пишу). Це були зображення на стінах печер і скелях, в основному ілюструючі події з життя племені.

Спочатку кожний малюнок передавав яку-небудь подію. З течією часу малюнки спрощувалися, в якійсь мірі стандартизувалися і замінювалися знаками, вказуючими слова. Пізніше знаками стали означати складу, а потім і окремі букви. Так виникла ієрогліфічна система. Поступово малюнки ставали схематичными, з'явився скоропис. У єгиптян малюнки скоропису були округлими, хвилястими, у шумеров - загостреними, незграбними (клинопис). Так, незалежно один від одного в різних частинах світу зароджувалися різні системи писемності.

Финикийцам, як торговому народу, потрібна була проста і зручна писемність для складання комерційних документів і вони створили складовий лист, що складається з 22 знаків. Самі древні знайдені финикийские написи відносяться до XIII віку до н. е. З IX віку до н. е. финикийское лист швидко розповсюдився в багатьох країнах і запозичався греками, арабами, євреї.

Греки перетворювали финикийское лист і створили алфавіт, де кожний знак означає не слово або склад, а певний звук (звукова система).

Кирилиця (слов'янська азбука) була створена на основі грецького алфавіта, а потім реформувалася протягом XVI - XIX віків. Сучасний російський алфавіт - результат реформ і поступового виключення невживаних грецьких букв.

Таким чином, всі системи писемності діляться на три типи:

- Рисуночная, або піктографічна, система. Містила ще не тексти, а малюнки, що зображають, про що йде мова.

- Символічна, або идеографическая, система. Один малюнок означає вже не подію, а одне слово (наприклад, древнеегипетские документи, клинописные документи народів Міжріччя).

- Звукова, або буквена, система (наприклад, финикийское і грецький лист).

З течією часу древні системи писемності витіснялися і замінювалися іншими. І сьогодні частина документів не розшифрована.

Всі ранні документи, що дійшли до нашого часу, представляють величезну науково-історичну цінність як культурну спадщину. З їх допомогою стає можливим більше дізнатися про життя древніх народів і цивілізацій.

Поява писемності ознаменувала перехід людства до нової інформаційної технології. За допомогою графічних знакових систем стало можливим відділити інформацію від суб'єкта і зафіксувати її на якому-небудь матеріалі з метою подальшої передачі у часі і просторі. У результаті з'явилася документована інформація, тобто документ.

Інформація, зафіксована на матеріальному носії, виконувала в древності роль свідчення, доказу. Саме на цю найважливішу функцію документа спочатку зверталася основна увага. Важливо помітити, що термін "документ" старіший, ніж термін "інформація". До того ж до початку XX віку поняття інформації було пов'язане передусім з повідомленням, інформуванням, з передачею повідомлень, їх інтерпретацією.

У російську мову слово «документ» прийшло в XVIII в. у часи Петра I, як запозичено з німецької і польської мов, - в значенні письмового свідчення. На всьому протязі XVIII сторіччя у визначенні поняття "документ" виділялося передусім його правове призначення. Зростання числа юридичних документів привело до виникнення у другій половині XVII в. у Франції особливої науки під назвою «дипломатика». Назва науки сталася від грецького слова «diploma»- лист, документ (складання вдвоє). Дипломатика стала вивчати всі публічні (суспільні) документи, на відміну від документів особового походження. Її основоположником вважається Жан Мабільон, що видав в 1681 р. в Парижі «Книгу про мистецтво дипломатики». Базове поняття «документ» тлумачилося в дипломатиці як будь-яке письмове свідчення, службовець «виникненню, доказу виконанню прав або володінню певними правами». Документ виконував одну з трьох функцій:

- затвердження нового правового положення (акт дарування, продажу і т.д.)

- засіб доказу перед судом (письмові свідчення сторін)

- перенесення повноважень з одного лиця на інше (вексель і т.д.).

Поступове накопичення знань про документи привело в XIX в. до виділення, крім правового, також і управлінського аспекту документа, що знайшло відображення в славнозвісному словнику В.І.Даля, де документ визначався як "всякий важливий діловий папір, так само диплом, свідчення"[10].

Таким чином, в кінці XIX в. Спостерігається тенденція до звуження меж поняття «документ»: спочатку воно розглядалося як будь-який предмет, службовець для отримання і доказу, потім - як письмове свідчення, підтверджуюче певні правові відносини. Поняття використовувалося переважно в юридичному значенні.

Поняття документа як письмового джерела, що має юридичну силу, збереглося і в XX в.. Наприклад, в енциклопедичному словнику у Павленкова документом вважається:

1. будь-який папір, складений законним порядком і що може служити доказам прав на що-небудь або на виконання яких небудь обов'язків (умови, договори, боргові зобов'язання);

2. взагалі будь-який лист свідчення[11].

Але вже в нормативних актах дореволюційної Росії XIX в. - початки XX в. по організації управління і діловодства термін "документ" майже не вживається.

У практичній діяльності установ поняття документа також ототожнюється з поняттям "діловий папір", "акт", "справа". Закони і документальні матеріали установ дають можливість визначити, яке значення вкладається в кожне з цих понять.

Якщо в XVII в. у визначення документа входило передусім його правове значення, то в XIX в. виділяється новий аспект - значення документа в управлінні. Документом вважається інформація, зафіксована за формою і призначена для здійснення процесу управління.

Поступово термін "діловий папір" був замінений на "службовий документ".

З початку XX в. в терминосистему вводиться нове, більш широке розуміння поняття «документ»: його ввів відомий бельгійський вчений, основоположник документації - науки про сукупність документів і область практичної діяльності - Поль Отле.

Поль Отле (1868-1944) і його сподвижник, і однодумець Анрі Лафонтен (1854-1943) розробили теорію документації.

П. Отле уперше ввів в науковий оборот поняття «документ» в значенні, близькому до широкого значення поняття «книга». Його основний труд - виданий в 1934 р. фундаментальний «Трактат про документацію».

Пояснюючи поняття «книга» «документ», П. Отле підкреслював, що книга- це термін, уживаний умовно для позначення всього масиву документів. Він об'єднує в собі не одну тільки книгу у власному значенні слова, рукописну або друкарську, але і журнали, газети, рукописи і графічні репродукції, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії і т.д. вчений розглядав поняття «книга» і «документ» як синонимичные.

П. Отле уперше використав комплексний підхід до типологічної класифікації документів, що враховує зміст і форму документа, в «Трактаті про документацію».

Всю сукупність документів вчений розділив на три основних класи:

Документи бібліографічні, тобто тексти, які традиційно вважають творами писемності і друку. Серед них - брошури, монографії, нариси, трактати, керівництво, енциклопедії, словники, періодичні і видання, що продовжуються (журнали, газети, ежегодники і т.п.). Крім перерахованих, до бібліографічних документів відносилися і тексти особистого походження (листи), офіційні повідомлення і облікові (реєстраційні) книги (або журнали), а також знаки - вивіски, лозунги, квитки і інші проїзні документи.

Інші графічні документи, тобто нетекстові документи: картографічні, зображальні, нотні. Серед зображальних названі: иконографические, вмісні друкарське зображення (естампи, гравюри, поштові листівки і інш.); фотографії; документи, що сприймаються через проекційні пристрої (в т.ч. микрокопии). Як особливий різновид виділені «пам'ятники зображальні»: напису, монети, медалі, друку (штемпелі). До графічних документів П. Отле відносив: «манускрипти» - рукописні книги і инкунабулы, а також «архівні документи» (управлінські), древні і сучасні.

Документи - замінники книги: диски, фонограми, кінофільми, і нарівні з цим - радіо віщання (запис, передача звуку), телебачення, в т.ч. телефотографія, радиотелефотография. Особливо місце в цьому класифікаційному ряду зайняли «документи трьох вимірювань»: природні (мінерали, рослини, тваринні) і штучні, створені людиною (матеріали, продукти, технічні об'єкти, а також медалі, макети, рельєфи). До них віднесені також наукові інструменти, дидактичні матеріали, наочні допомоги. Особливо виділені серед них трьохмірні витвори мистецтва: твору архітектури і скульптури.

Саме в такому широкому значенні поняття «документ» використовувалося надалі, коли мова йшла не тільки про фонди бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних служб, але і про соціальні, зокрема, масові комунікації загалом.

Концепція П. Отле розглядає документ як носія соціальної інформації. Однак в довідкових виданнях того часу продовжує існувати вузьке значення цього слова: крім юридичного, вводиться поняття «історичний документ» (фіксоване свідчення про яку небудь епоху, особу т.д.) і «рахунковий документ» (службовець основою для здійснення господарських дій - прийому і видача цінностей). Узагальнююче визначення не дане.

У першій половині XX сторіччя було істотно переглянено зміст поняття "інформація", яке стало зв'язуватися з категорією відображення, як загальною властивістю матерії, первинною по відношенню до інформації. А у другій половині XX в. з розвитком кібернетики, інформатики, обчислювальної техніки розвернулося активне вивчення соціальної суті і інформаційної природи документа, що привело до подальшого розширення і, саме головне, до поглиблення його поняття. Саме в цей період було дане теоретичне обгрунтування нерозривного зв'язку понять "документ" і "інформація".

Починаючи з 1950-х років в офіційній термінології слово "документ" трактується у вузькому, широкому і самому широкому значенні. Вузьке значення зводилося до ділового паперу, письмового посвідчення, історичного джерела. У широкому значенні поняття про документ було особливо поширене в 1960 - 1970-е роки. Документ визначався як матеріальний об'єкт, вмісний інформацію для її поширення в просторі і часі (включаючи і т.н. трьохмірні витвори мистецтва - архітектуру і скульптуру). У 1980 -х - початку 1990 -х років використовується і саме широке тлумачення, згідно з яким документом можна вважати будь-який матеріальний об'єкт, несучий інформацію: від письмового документа, грамплатівок і кінофільмів до витворів мистецтва (архітектурних споруд, графіки, живопису, скульптури), від зразків мінералів, гербаріїв, історичний реліквій до виробів промисловості і техніки (години, автомобіль, гвинтівка) і т.д. Межі поняття стали погано помітні, що ускладнило його використання.

Документалисты і інформатики першими відмовилися від самого широкого значення документа, обмеживши його зміст обов'язковими атрибутивними елементами: наявність інформації і матеріального носія (Г.Г.Воробйов). У 1960 - е роки А.І. Міхайлов, А.І.Черний і Р.С. Гиляревс-кий, крім названих, вводять функціональну ознаку документа. Згідно з їх визначенням, документ - це матеріальний об'єкт, вмісний закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі в просторі і часі.

У Росії на початку 1990-х років практично одночасно, уточнюючи значення поняття "документ" О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров запропонували трактувати його як матеріальний об'єкт - носій соціальної інформації.

Таким чином, за тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно мінялося. І до цього часу застосовуються визначення, то що додають йому самий широке значення, то що звужують його розуміння до одного якого-небудь вигляду документа. Оперуючи поняттям "документ", необхідно всякий раз уточнювати, яке саме значення в нього вкладається, для рішення теоретичних або практичних задач.

Розділ 3. Управлінський аспект

з1 Роль інформації в управлінні

В цей час суспільство переживає інформаційний бум. Будь-яка організація, так само як і кожна людина окремо, можуть існувати тільки обмінюючись інформацією. Всяке управлінське рішення завжди базується на інформації з питання, що розглядається або керованого об'єкта. Носієм інформації виступає документ.

Тому організації роботи з інформацією і з документами як її носіями в економічно розвинених країнах приділяється велика увага. У нас в країні 27.07.2006 м. ухвалений Закон Російської Федерації "Про інформацію, інформаційні технології і захист інформації".

Головною складовою документа виступає інформація, тобто самі різні дані, зведення, повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі комунікації.

Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і захист інформації» дає визначення інформації і документованої інформації.

«Інформація - відомості (повідомлення, дані) незалежно від форми їх уявлення.

Документована інформація (документ) - зафіксована на матеріальному носії шляхом документування інформація з реквізитами, що дозволяють визначити таку інформацію або у встановлених законадательством Російській Федерації випадках її матеріальний носій[12]".

З поняттям «інформація» тісно пов'язано поняття «інформаційна система». «Інформаційні технології - процеси, методи пошуку, збору, зберігання, обробки, надання, поширення інформації і способи здійснення таких процесів і методів[13]».

Інформація є основою управління. З її допомогою реалізовуються зв'язки між керуючою і керованою підсистемами, між окремими ланками організацій.

Документ, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечує її збереження і накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повернення до інформації у часі.

Сама інформація не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова - одна з двох необхідних і обов'язкових доданків документа, без якої він існувати не може. Матеріальна складова документа - це його речовинна (фізична) суть, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі.

Матеріальну складову документа визначає носій інформації (матеріальний носій) - матеріальний об'єкт, спеціально створений людиною і призначений для запису, зберігання і передачі інформації. Існування документа поза матеріальним носієм неможливе.

Отже, матеріальний об'єкт стає документом тільки у разі єдності речовинного носія і укладеній в йому інформації.

Інформація володіє деякими загальними для всіх її видів властивостями[14].

Основною властивістю інформації потрібно вважати її нерозривний зв'язок з певною самоорганизующейся системою. Іншими важливими властивостями інформації є структурированность, значення і цінність. Цінність інформації виражається в таких поняттях, як змістовність, своєчасність, повнота, достовірність, оперативність.

з2 Поняття «управлінський документ»

Документована інформація є фундаментальною основою внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Документована інформація наповнює основну частину документопотоков і інформаційних ресурсів організацій.

Інформація є основою для прийняття управлінських рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. Документування інформації дозволяє зафіксувати її на певному носії, додати їй необхідну організаційну форму, засвідчити автентичність і юридичну силу, постачити необхідними реквізитами для її ідентифікації з метою пошуку і використання, а також здійснити повноцінну інформаційну підтримку управлінських процесів і накопичити інформаційний ресурс з метою розвитку організації і збереження індивідуальної пам'яті про неї у часі і просторі.

Таким чином документація, будучи тісно пов'язана з всіма формами управлінської діяльності, використовується апаратом управління як спосіб і засобу реалізації покладених на нього функцій. Крім того, документування в багатьох випадках є обов'язковим, наказується законом і актами державного управління.

Прийнятий 27 липня 2006 р. Державною Думою Федеральний закон Російської Федерації "Про інформацію, інформаційні технології і захист інформації" вказує: "Документування інформації здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів і їх масивів, безпеку Російської Федерації".[15]

Таким чином, документ є одним з коштів зміцнення законності і контролю.

Всі форми управлінської діяльності знаходять відображення у відповідних документах, які виступають способом і засобом реалізації покладених на апарат управління функцій.

Один документ - це одиничний акт документування. Але діяльність установи оформляється сукупністю певним чином взаємодіючих документів, звичайно відповідних функціям управління.

Ряд функцій управління є типовим, властивим будь-якому управлінському апарату. До таких функцій відносяться, наприклад, прогнозування і планування, організаційно-розпорядлива діяльність, облік і звітність, фінансування, матеріально-технічне забезпечення і інш. Ці функції відбиваються в документах, загальних для всіх установ, фірм. Сукупність документів взаємопов'язаних по ознаках походження, призначення, вигляду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення складає систему документації.

Можна виділити функціональні системи документації, що мають міжгалузеве значення, але можна розглядати і галузеву систему документації загалом. У ній знайде відображення специфіка тієї або інакшої сфери діяльності.

У зв'язку із зростанням обсягу інформації виникла необхідність упорядкування потоків інформації, встановлення необхідної і достатньої кількості видів документів, що виконують роль інформаційного забезпечення функцій управління.

У управлінській діяльності документ виступає і як предмет труда, і як результат труда, так як прийняте рішення записують, закріплюють в документі.

Багато які форми управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів: розпорядлива діяльність - виданням різних розпорядливих документів; планування - за допомогою підготовки різних планів; облік - у вигляді складання і обробки статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації; контроль - шляхом збору відомостей в письмовому вигляді і т.д. Тому документи можна класифікувати відповідно до їх призначення як кошти:

- регламентації діяльності (статути, положення, регламенти, правила, інструкції і інш.);

- розпорядливої діяльності (накази, вказівки, постанови, рішення, розпорядження і інш.);

- накопичення і узагальнення інформації (звіти, акти, доповіді і інш.);

- передачі інформації (листа, телеграми, телефонограми і інш.).

з3 Державна система документационного забезпечення управління (ГСДОУ)

Найбільш повним міжгалузевим документом по організації документационного забезпечення управління є видана в 1990 р. Державна система документационного забезпечення управління - ГСДОУ.

ГСДОУ - це сукупність принципів і правил, що встановлюють єдині вимоги до документування управлінської діяльності і організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах (об'єднаннях), в установах і громадських організаціях.

Основна мета ГСДОУ - упорядкування документообігу організацій, скорочення кількості і підвищення якості документів, створення найбільш сприятливих умов для застосування технічних засобів і сучасних технологій збору, обробки, аналізу інформації, вдосконалення роботи апарату управління. ГСДОУ розповсюджується на всі системи документації органів державного управління, суду, прокуратури, арбітражу, установ, організацій і підприємств, включаючи документи, що створюються коштами обчислювальної техніки.

Основні положення ГСДОУ охоплюють питання документування управлінської діяльності, організації роботи з документами, механізації і автоматизацій роботи з документами, організації служби документационного забезпечення управління.

Положення ГСДОУ впроваджуються в практику документационного забезпечення шляхом розробки і видання стандартів, інструкцій по діловодству (документационному забезпеченню управління), методик, правил, рекомендацій по різних аспектах діловодства, проведення уніфікації складу і форм управлінських документів і інш.

Розділ 4. Правовий аспект

з1 Визначення документа в державному стандарті

Перший Державний стандарт на терміни і визначення у нас в країні був затверджений ще в 1970 р. (ГОСТ 16487-70. Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення). У цьому Держстандарті документ визначався як "засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, подіях, явищах об'єктивної дійсності і мыслительной діяльності людини". Однак вже невдовзі це визначення зазнало критики, оскільки, за справедливим твердженням опонентів, засобом закріплення інформації є не сам документ, а лист, звукозапис і т.п.

Після переробки в 1983 р. з'явився новий Держстандарт (ГОСТ 16487-83. Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення), в якому було записано, що "документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеною людиною способом для її передачі у часі і просторі". Однак і це визначення виявилося вразливим для критики, оскільки акцент тут був зроблений на матеріальному носії інформації.

У затвердженому в 1998 р. новому ГОСТе визначення документа було сформульовано таким чином: "Документ; документована інформація: Зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати".

Тут знайшла відображення передусім інформаційна суть документа, також як і його безпосередній зв'язок з матеріальним носієм. Інакше говорячи, це визначення засноване на двуединстве інформації і матеріального носія. Будучи "закріпленої" на матеріальному носії або навіть "прив'язаної" до нього, інформація тим самим відособляється від її творця. "Документована інформація... є об'єкт матеріальний, а це дає підставу при певних умовах відносити її до категорії речей і розповсюджувати на неї інститут права речової власності".

Разом з тим орієнтація на управлінську, делопроизводственную практику зажадала відомого звуження, уточнення меж документа. Тому в стандартизованому визначенні документа як його основа, крім інформації і матеріального носія, виділений ще і третій компонент - можливість ідентифікації інформації через реквізити. У результаті нове визначення істотно обмежило поняття документа, звівши його по суті до службових, ділових документів, оскільки в тому ж Держстандарті "реквізит" визначається як "обов'язковий елемент оформлення офіційного документа"[16]. Інакше говорячи, тим самим була проведена чітка межа між управлінським документом і будь-якою іншою зафіксованою на матеріальному носії інформацією.

Таким чином, стандартизоване визначення поняття "документ", з одного боку, відображає досягнутий рівень документоведческих досліджень. Але, з іншого боку, документоведение, що вивчає всі види, форми і жанри документів, не може обмежуватися вивченням тільки офіційних документів і залишатися в жорстких рамках державного стандарту. Це суперечить самому статусу документоведения як наукової дисципліни.

з2 Законодавчі акти і нормативно - методичні матеріали, що регламентують правила документування і організацію роботи з документами

Система державних органів управління документацією в країні. У Російській Федерації, якщо оцінювати що склався за минулий період російську державну практику діловодства, відсутній єдиний орган, несучий всебічну юридичну відповідальність за і документацію, що використовується суспільством, що створюється.

У деяких випадках питання роботи з документами регламентуються вищими органами державної влади і управління.

Державна архівна служба Росії (Росархив) і її органи займаються збором і зберіганням документів, що відображають матеріальне і духовне життя її народів, що мають історичне, наукове, соціальне, економічне або культурне значення.

На Росархив покладена відповідальність за організаційно - розпорядливу документацію (ОРД) як відомство - розробника, що передбачає розробку загальних вимог до ОРД, конкретних форм документів, контроль за застосуванням ОРД в різних сферах діяльності, уніфікацію форм документа шляхом створення Уніфікованої системи організаційно - розпорядливої документації (УСОРД). Основи законодавства регулюють формування, організацію зберігання, облік, використання архівів і архівних фондів і управління ними з метою забезпечення збереження архівних документів і їх всебічного використання в інтересах громадян, суспільства і держави.

Місцеві архівні органи виконують відповідні задачі в області управління документацією.

На Комітет РФ по стандартизації, метрології і сертифікації (Держстандарт Росії) покладена відповідальність за нормативне закріплення конкретних вимог до документів і уніфікації шляхом створення ГОСТов, а також участь в міжнародній уніфікації і стандартизації документів. Міністерство труда розробляє документи по труду і охороні труда.

Таким чином, якщо органи влади є вищою інстанцією по нормативному регулюванню діловодства, то Державну архівну службу, Комітет по стандартизації і Міністерство труда можна розглядати як центральна ланка управління документацією.

Наступним рівнем є функціональні міністерства і відомства. Кінцевим рівнем - керівники конкретних організацій, підприємств, виконавчих структур влади.

Склад нормативно-методичної бази діловодства

Нормативно-методична база діловодства - це сукупність законів, нормативних правових актів і методичних документів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів.

Нормативно-методична база діловодства включає в себе:

- законодавчі акти Російської Федерації в сфері інформації і документації;

- укази і розпорядження Президента Російської Федерації, постанови і розпорядження Уряду Російської Федерації, що регламентують питання документационного забезпечення на федеральному рівні;

-  правові акти федеральних органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб, агентств і інш.) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

- правові акти органів представницької і виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації і їх територіальних освіт, регламентуючі питання діловодства;

- правові акти нормативного і інструктивного характеру, методичні документи по діловодству установ, організацій і підприємств;

- державні стандарти на документацію;

-  уніфіковані системи документації;

- общероссийские класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації;

- Державну систему документационного забезпечення управління. Основні вимоги до документів і служб документационного забезпечення (ГСДОУ);

-  нормативні документи по організації управлінського труда і охороні труда;

- нормативні документи по організації архівного зберігання документів.

Законодавство Російської Федерації, правові акти Президента

Уряду Російської Федерації, федеральних органів виконавчої влади в області документационного забезпечення

Документационноє забезпечення - найважливіша сторона діяльності будь-якої установи, організації, підприємства. Законодавство Російської Федерації регламентує загальні принципи організації документационного забезпечення діяльності фізичних (громадян) і юридичних осіб.

Основу цивільного законодавства складає Цивільний кодекс Російської Федерації (ГК РФ). ГК РФ визначає правове положення учасників цивільного обороту, регулює договірні і інакші зобов'язання, а також інші майнові і пов'язані з ними особисті немайнові відносини.

Нарівні з ГК РФ окремі сторони роботи з інформацією і документацією регулюються спеціальними федеральними законами.

- Закон Російської Федерації «Про стандартизацію» 5154-1 від 10 червня 1993 р. встановлює правові основи стандартизації в Російській Федерації, обов'язкові для всіх державних органів управління, підприємств і підприємців, суспільних об'єднань, встановлює порядок проведення робіт по стандартизації, види документів по стандартизації, їх застосування і т. д.

- Федеральний закон Російської Федерації «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» 24-ФЗ від 20 лютого 1995 р. визначає правовий режим документування інформації, право власності на окремі документи в інформаційних системах, категорії інформації по рівню допуску до неї, порядок правового захисту інформації. Документування є обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси. Порядок документування встановлюється органами госвласти, відповідальними за організацію діловодства.

- Федеральний закон «Про участь в міжнародному інформаційному обміні» 85-ФЗ від 4 липня 1996 р. направлений на створення умов для ефективної участі Росії в міжнародному інформаційному обміні в рамках єдиного світового інформаційного простору.

- Закон Російської Федерації «Про державну таємницю» 5485 від 21 липня 1993 р. регулює відносини, виникаючі в зв'язку з віднесенням відомостей до державної таємниці, їх розсекреченням і захистом в інтересах забезпечення безпеки Російській Федерації

- Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російській Федерації і архіви, прийняті Верховною Порадою Російської Федерації 7 липня 1993 р.

Висновок

Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що зумовлюють його відмінність і схожість з іншими матеріальними об'єктами.

У курсовій роботі розглядалися характеристика документа як системного об'єкта, охарактеризована інформаційна складова документа, закономірності розвитку документа; еволюція терміну «документ», нормативні акти, що регламентують правила роботи з документами.

Кожний з нас щодня має справу з різними документами. Документи супроводять людину з першого і до останнього дня його життя. Документ є одним з найважливіших коштів функціонування, управління і самопознания людського суспільства.

У суспільстві постійно створюється і знаходиться в звертанні безліч самих різноманітних документів. Спочатку йде інтенсивна робота по їх підготовці, складанню, узгодженню, посвідченню. Потім документи, обретя необхідну юридичну силу або просто закінчений вигляд, вводяться в дію, виходять на оперативний простір, де можуть впливати як на долю окремої людини, так і на життя мільйонів людей. Це - оперативне середовище існування документів.

Потім, по мірі виконання своїх цілей і задач, документи поступово, хоч і надто нерівномірно, починають втрачати оперативні якості і значущість і осідає в архівах і перейти таким чином в ретроспективну середу, знаходячи переважно історичну цінність.

Вже в древності люди стали усвідомлювати, що створення документів, їх рух і зберігання підкоряються певним закономірностям і правилам. Спочатку це розуміння знаходило закріплення в делопроизводственной практиці, в формуванні звичаїв і традицій роботи з документами. Потім практичні прийоми узагальнювалися, аналізувалися і поступово ставали обов'язковими правилами і нормами, отримуючи закріплення в офіційних законодавчих і нормативних актах. Таким чином, практична діяльність стимулювала теоретичне осмислення питань, пов'язаних з функціонуванням документів в суспільстві. У результаті зародилася наукова дисципліна документоведение.

Еволюція документа, систем діловодства і документационного забезпечення управління відбувається в конкретних історичних умовах і зумовлюється ними.

Роботи дослідників вітчизняної історії, особливо істориків державних установ, висвічують тісний зв'язок реформ діловодства з реформами управління і їх адекватність соціально-економічним і політичним умовам того або інакшого періоду російської історії, показують процес трансформації діловодства в документационное забезпечення управління і створення передумов переходу до управління документацією в сучасних умовах інформатизації суспільства.

Історія документа і документації як сукупностей документів, пов'язаного між собою формально-логічними зв'язками, є однією з найцікавіших тим документоведения і до цього часу все ще недостатньо вивчена. Історія дозволяє прослідити еволюцію документа і її взаємозв'язок з соціально-політичними і економічними змінами в суспільстві. Серед головних характеристик процесу еволюції документа можна назвати виникнення, зміну, збереження і трансформацію форм документів, зміну питомої ваги в соціальних і управлінських процесах різних видів документів, вплив нових технологій на документ, а також стійкість основних функцій документа: запам'ятовування (фіксації) інформації і подальшої передачі її у часі і просторі. Можна зробити висновок, що документи і документація виникають в зв'язку з суспільними потребами людини і державними задачами. Будь-який документ володіє відповідною функцією або їх сукупністю, зумовленою метою створення документа.

Документ є основою або засобом регуляции управлінських, організаційних, фінансових дій організацій або окремих посадових осіб.

Документована інформація складає основу управління, його ефективність значною мірою базується на виробництві і споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального і політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. Основною формою організації інформації в управлінні є документ. Виходячи з цього, вивчення документа як форми організації і представлення інформації в процесах управління має важливе значення.

Документ в широкому значенні є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Однак сам термін до цього часу не отримав загальновизнаної міждисциплінарної дефініції. Очевидно, що документ володіє загальними фундаментальними властивостями і може мати специфічні ознаки і характеристики в залежності від його призначення і сфери застосування. Існує три основних сущностных підходи до формулювання поняття документа: як матеріального об'єкта; як носія інформації; як документованої інформації.

Відбувається системне ускладнення документационного забезпечення управління в зв'язку з прискореним розвитком і активним проникненням в нього нових інформаційних технологій, насиченням сучасною технікою, появою нових носіїв інформації і їх стрімким оновленням, удосконалюються автоматизовані системи управління документацією, що вимагає осмислення багатого історичного досвіду еволюції документа як носія інформації, розвитку діловодства, зміни носіїв і технологій і формулювання відповідної залежності.

У розвиток конституційних норм російське законодавство закріпило основи державної політики по відношенню до інформації і документації на основі Федерального закону «Про інформацію, інформатизацію і захист інформації» і Основ законодавства «Про Архівний фонд Російській Федерації і архіви» як важливу складову частину інформаційного ресурсу країни.

Остання третина 20-го сторіччя ознаменувалася переходом цілого ряду країн до постиндустриальному, інформаційного суспільства, в умовах якого основна маса працюючих зайнята в сфері інформаційної діяльності, а головним продуктом виробництва і товаром є інформація. У цей час інформація стала найважливішим ресурсом суспільства і придбала стратегічне значення.

Інформаційні процеси активно впливають на всі сторони людського життя. Використання новітніх інформаційних технологій багато разів посилює цей вплив. Щоб реалізувати свої потенційні можливості, досягнути професійних успіхів, стати гармонійно розвиненою особистістю, сучасна людина повинна володіти досить високим рівнем інформаційної культури. Тим часом велика частина інформації фіксується на матеріальних носіях, міститься в різноманітних документах. Таким чином, знання информационно-документационных процесів, основ роботи з документами є невід'ємною частиною інформаційної культури людини.

Список джерел і літератури

Джерела

1. «Конституція Російської Федерації».¾ М.: Инфра - М, 2008 - 200с.

2. Генеральний регламент від 28 лютого 1720 р. // ПСЗ Російської Імперії. - - № 3534

3. ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення». Затверджені Постановою Держстандарту РФ від 27 лютого 1998 р. № 28 - М.: ИПК Видавництво стандартів, 1998.

4. ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядливої документації. Вимоги до оформлення документів". Прийнятий і введений в дію Постановою Держстандарту Росії від 3 березня 2003 р. № 65 - СТ. М.: ИПК Видавництво стандартів, 2003.

Література

1. Андреєва В.И. Делопроїзводство. Ізд. 6-е, перераб. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа «Інтел-Синтез», 2000 - 187 з.

2. Даль В.І. «Тлумачний словник». ¾ М.: ЭКСМО, 2008 - Т.-1. С.459

3. Документи і діловодство: Довідкова допомога /Т.В. Кузнецова, М.Т. Ліхачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ліхачев. - М.: Економіка, 1991 - 271 з.

4. Ковальченко И.Д. Методи історичного дослідження. - М.: Наука, 1987 - 441с.

5. Копылов В.А. Інформационноє право. - М.: Юрист, 1997 - 512 з.

6. Кузнецова Т.В. Делопроїзводство (Документационное забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа «Інтел-Синтез», 1999 - 818 з.

7. Кушнаренко Н.Н. Документоведеніє: Підручник. - 6-е изд., стер. - ДО.: Знання, 2005 - 459 з. - (Вище утворення XXI віку).

8. Ларин М.В. Управленіє документацією в організаціях: проблеми історії і методології//Діловода - 2003 - №2. С9-13

9. Ларин М.В. Развітіє поняття "документ" // Діловодство. 2000. № 1. С.5-9

10. Ларьків Н.С. Документоведеніє: Учбова допомога. ¾ М.: Схід - Захід, 2006 - 428с.

11. Павленков Ф. «Енциклопедичний словник» - СПб.: тип. СПб. т - ва печ. і изд. справи «Труд», 1913 - 1050с.

12. Сокова А.Н. Деловая документація в сфері управління. - М.: Знання, 1985 - 67с.

Електронні ресурси

Федеральний закон 149 - ФЗ « Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27 липня 2006 р. // www.rg.ru

[1] Андреєва В.И. Делопроїзводство. ¾ М.: ЗАТ «Бізнес - школа «Інтел - Синтез», 2000 - 187с.

[2] Кузнецова Т.В. Делопроїзводство (Документационное забезпечення управління). ¾ М.: ЗАТ « Бізнес - школа «Інтел - Синтез», 1999 - 818с.

[3] Сокова А.Н. Деловая документація в сфері управління. ¾ М.: Знання 1985 - 67с.

[4] Копылов В.А. Інформационноє право. ¾ М.: Юрист, 1997 - 512с.

[5]Генеральний регламент від 28 лютого 1720 р.// ПСЗ Російської Імперії. - Т.VI. - № 3534

2Конституция Російських Федерації ¾ М.: Инфра - М, 2008 - Гл. 2, ст. 29, 7с.

3Федеральный закон від 27 липня 2006 р. №149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і захист інформації» // www.rg.ru

[8] Федеральний закон від 27 липня 2006 р. № 149 - ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і захист інформації" //www.rg.ru ст. 2

[9] Ларин М.В. Развітіє поняття "документ" // Діловодство. 2000. № 1. 5-9с.

[10]. Даль В.І. «Тлумачний словник живої великорусского мови» ¾ М.: ЭКСМО, 2008 - Т.1, 37с.

[11] Павленков Ф. «Енциклопедичний словник» ¾ CПб.: тип. СПб. т-ва печ. і изд. справи «Труд», 1913 р., 100с.

[12] Федеральний закон від 27 липня 2006 р. №149 - ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і захист інформації» // www.rg.ru ст. 2

[13] Федеральний закон від 27 липня 2006 р. №149 - ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і захист інформації» // www.rg.ru ст. 2

[14] Ларьків Н.С. Документоведеніє: Учбова допомога. ¾ М.: Схід - Захід, 2006 - 200с.

[15] Федеральний закон від 27 липня 2006 р. №149 - ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і захист інформації" // www.rg.ru ст. 5

[16] ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення. Ст. 3

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка