трусики женские украина

На головну

 Характеристика доповідної і пояснювальної записки - Менеджмент

Зміст

реквізит формуляр доповідній пояснювальний записка

Введення

1. Загальна характеристика доповідній та пояснювальної записки

2. Зовнішні доповідні і пояснювальні записки

3. Внутрішні доповідні і пояснювальні записки

Висновок

Список літератури

Додатки

Введення

Більшість документів, що створюються установами, є інформаційно - довідковими. Інформаційно - довідкові документи - це сукупність документів, що містять інформацію про фактичний стан справ, які є підставою для прийняття рішень, видання розпорядчих документів. Основний обсяг документів, що забезпечують інформаційний обмін між організаціями та структурними підрозділами, складають: довідки, доповідні і пояснювальні записки, зведення, звіти, акти, листи, телефонограми. Інформація, що міститься в цих документах, може спонукати до дії або може бути лише прийнята до відома.

Метою даної роботи є розгляд доповідної і пояснювальної записок.

При написанні роботи ставилися завдання:

- Дати поняття доповідній та пояснювальної записок,

- Виявити види та особливості доповідних і пояснювальних записок.

Об'єктом дослідження даної роботи служать суспільні відносини, пов'язані з докладним і пояснювальними записками.

Предметом дослідження є документознавство.

1. Загальна характеристика доповідній та пояснювальної записки

Доповідна записка - документ, що містить грунтовний виклад якого-небудь питання, і в разі необхідності - ви води і пропозиції укладача за її рішенням.

Пояснювальна записка - документ, що пояснює причини якої-небудь дії, події, факту або пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту постанови, наказу та ін.). В останньому випадку він може називатися пояснювальною запискою.

Доповідні і пояснювальні записки є довідково-інформаційними документами і відіграють важливу роль в документуванні управлінської діяльності. Вони служать не просто для передачі інформації з одного рівня управління організацією, підприємством, фірмою на інший, але є безпосередніми підставами для видання розпорядчих документів, в тексті яких іноді передбачається оформлення відповідного посилання.

Доповідна і пояснювальна записки мають однаковий склад реквізитів типового формуляра, але різні цілі створення, складаються в різних управлінських ситуаціях. В системі організаційно-розпорядчої документації вони мають стійку сферу застосування і навіть отримали останнім часом широкого поширення службові записки не змогли витіснити їх з так званої внутрішньої переписки організації.

Доповідна або пояснювальна записка можуть складатися як за вказівкою керівника підприємства, організації та структурного підрозділу або вищестоящої установи, так і за ініціативою структурного підрозділу, конкретного працівника чи підприємства. Вони є основою для прийняття управлінського рішення або видання розпорядчого документа і можуть адресуватися керівникові даного підприємства, організації та структурного підрозділу або в вищестояще міністерство, відомство і організацію.

Оформлення доповідних і пояснювальних записок має відповідати встановленим вимогам. Проте залежно від того, чи є документ внутрішнім або направляється у вищестоящу організацію, в оформленні цих документів з'являються свої особливості.

2. Зовнішні доповідні і пояснювальні записки

Доповідні і пояснювальні записки, що направляються за межі даного підприємства або організації, називаються зовнішніми. Складаються вони досить рідко, але, як правило, з питань, що мають істотне значення для діяльності підприємства. Тому оформляються вони на загальному бланку.

До складу типового формуляра зовнішньої доповідної або пояснювальної записки входять такі реквізити:

· Найменування автора документа (організації, фірми, може бути зазначено найменування вищестоящої організації, в систему якої вона входить);

· Назва виду документа (доповідна записка, пояснювальна);

· Дата:

· Реєстраційний номер,

· Адресат;

· Місце складання:

· Заголовок до тексту;

· Текст;

· Підпис.

При оформленні зовнішніх доповідних і пояснювальних записок кутове розташування реквізитів є кращим.

Наприклад:

Північний адміністративний

округ м.Москви

Муніципальний

книгарню Ліра

Назва виду документа (доповідна записка, пояснювальна записка) оформляється нижче найменування підприємства або організації прописними буквами.

Дата оформляється цифровим способом (23.06.97) від межі лівого поля нижче назви виду документа або над обмежувальною лінією в загальному бланку. Дата доповідній або пояснювальної записки є датою її підписання і відправлення. Дата проставляється особою, яка підписує документ.

Реєстраційний номер поміщається праворуч від дати на одному рядку з нею і являє собою простий порядковий номер (No 25). Іноді він може включати в себе індекс структурного підрозділу, номер справи за номенклатурою справ і порядковий номер доповідної записки (No09-14 / 25).

Адресат оформляється в правому верхньому куті на рівні першого рядка в найменуванні автора і формулюється відповідно до встановлених вимог.

Наприклад, адресування вищестоящої організації або структурному підрозділу оформляється в називному відмінку:

Префектура Південно-Східного

адміністративного округу

м Москви

Центр ділового співробітництва

Адресування першому керівнику (іноді і його заступникам) формулюється в давальному відмінку (кому?), Причому в найменування посади включається повне найменування організації чи підприємства-адресата, а перед прізвищем може вказуватися скорочена форма від прийнятого, але поки не став нормою ввічливого поводження панові, пані:

Голові

Московської

ліцензійної палати

пану Лямін А.Є.

Адресування іншому конкретному посадовцю формулюється таким чином:

Комітет з культури

Уряду Москви

(Називний відмінок)

Начальнику відділу театрів

та концертної діяльності

Можаєвої Л.А.

(Давальний відмінок)

Заголовок до тексту доповідної записки оформляється в лівому верхньому кутку під бланком від межі лівого поля. Тема стисло відображає зміст документа, відповідає на питання Про що ?, починається віддієслівним іменником з прийменником О і зазвичай не перевищує 3 - 5 рядків, надрукованих через 1 міжрядковий інтервал (прапоровим способом).

Структура тексту доповідної або пояснювальної записки залежить від мети створення.

Наприклад, текст ініціативної зовнішньої доповідної записки складається, як правило, з двох частин.

В одній міститься точне і об'єктивний опис події або ситуації, їх оцінка упорядником і інша аргументована інформація про необхідність прийняття тих чи інших управлінських рішень. Архаїчний оборот Доводжу (Доводимо) до Вашого відома в цій частині тексту не вживається.

В іншій частині тексту формулюються висновки, пропозиції та рекомендації. Характерними для цієї частини тексту є дієслова пропоную (-ємо), вважаю (-ємо) необхідним, прошу (просимо).

Дві частини виділяються при необхідності і в тексті пояснювальної записки.

В одній - коротко констатується або викладається зміст положень, пунктів і розділів основного документа або управлінської ситуації, фактів і подій.

В іншій - пояснюються причини, наводяться розрахунки, економічне і юридичне обґрунтування та інші докази.

Інформаційні та звітні доповідні записки містять, як правило, тільки одну частину тексту - перерахування відомостей про виконання будь-яких завдань, доручень, планів і т.п.

Пояснень до положень, розділах і пунктам основного документа в пояснювальній (пояснювальній записці) також можуть бути оформлені як одна частина тексту і розташовуватися за ступенем їх значущості по пунктах. Вони можуть бути також пронумеровані відповідно до номерами положень, розділів та пунктів основного документа.

Текст може бути представлений у вигляді суцільного зв'язного тексту, а також у формі таблиці або поєднанні цих форм відповідно до встановлених вимог.

Зовнішню доповідну або пояснювальну записку підписує, як правило, перший керівник підприємства або організації, а в деяких випадках - його заступники в межах їх компетенції.

Підпис оформляється через 2 - 3 інтервалу нижче тексту від меж лівого поля і включає найменування посади особи, яка підписала документ, його особистий підпис і розшифрування підпису.

У разі необхідності в формуляр зовнішньої доповідної або пояснювальної записки включається реквізит відмітка про наявність додатків, яка розташовується від межі лівого поля нижче тексту. Якщо додатки повністю названі в тексті, то форма позначки наступна:

Додаток: на 2 л. в 1 прим.

Якщо документи-додатки не названі в тексті; то в позначці необхідно перерахувати їх назви із зазначенням кількості екземпляру

Наприклад:

Додаток:

1 Договір про розробку науково-технічної продукції 20.05.97 на 2л. в 1 прим.

2 Акт здачі-приймання науково-технічної продукції по догів ру від 20.06.97

No 2 на 1л. в 3-х прим.

Текст, що відноситься до позначки про наявність додатків, друкується через 1 міжрядковий інтервал.

3. Внутрішні доповідні і пояснювальні записки

Внутрішні доповідні і пояснювальні записки, адресовані керівнику підприємства, організації або структурного підрозділу, складаються значно частіше і, як правило, є безпосередніми підставами для видання наказів з основної діяльності, з особового складу та розпоряджень.

Внутрішня доповідна або пояснювальна записка оформляється на чистому аркуші паперу з кутовим розташуванням реквізитів за зразком загального бланка. Формуляри цих документів збігаються і складаються з таких реквізитів:

· Найменування структурного підрозділу - автора;

· Назва виду документа;

· Дата;

· Реєстраційний номер (тільки в разі необхідності);

· Заголовок до тексту;

· Адресат;

· Текст;

· Підпис.

Найменування структурного підрозділу - автора (де безпосередній укладач документа займає конкретну посаду) оформляється у верхньому лівому куті аркуша паперу від межі лівого поля,

Назва виду документа (доповідна або пояснювальна записка) оформляється великими літерами на наступному рядку також межі лівого поля.

Дата є датою складення та підписання документа і оформляється цифровим способом (11.05.2000).

Реєстраційний номер на внутрішніх доповідних записках проставляється тільки в разі потреби.

Адресат оформляється в правому верхньому куті на рівні першого рядка в найменуванні структурного підрозділу і формулюється в давальному відмінку. У адресата вказується конкретне найменування посади, прізвище та ініціали керівника.

Наприклад:

Начальнику транспортного

відділу

Трофимову О.Ф.

При адресуванні першому керівнику назва підприємства, що входить до складу найменування його посади, вказується, як правило, скорочено:

Ректору ВАВТ

Шоріну А.Б

Заголовок до тексту розташовується через 2 - 3 міжрядкових інтервалу нижче дати і номера у верхньому лівому кутку. Якщо текст внутрішньої доповідної або пояснювальної записки не перевищує 6 - 8 рядків, то заголовок до нього допускається не формулювати.

Структури тексту внутрішніх доповідній та пояснювальної записок також схожі.

· Внутрішня доповідна записка також складається, як правило, з двох логічних смислових частин.

· Залежно від мети створення доповідної записки її текст може являти собою тільки пропозиції автора.

· У першій частині тексту внутрішньої пояснювальної записки міститься підтвердження подій, визнання певної поведінки, вчинених дій, вчинків і порушень,

· У другій - пояснення їх причин, перерахування доказів, виправдань, іноді - посилання на виправдувальні документи.

Частини тексту подібної пояснювальної записки можуть не поділятися на абзаци і входити до складу однієї пропозиції.

Наприклад:

23 травня 1997р. я запізнився на роботу на 30 хвилин, тому в метро був порушений графік руху і поїзд простояв у тунелі перед станцією Університет з 8.30 до 8.50.

Документи, що служать виправданням, можуть бути прикладені до пояснювальної записки. Відмітка про їх наявність оформляється так само, як і в зовнішніх доповідних і пояснювальних записках.

Підпис оформляється через 2 - 3 міжрядкових інтервалу нижче тексту і складається з найменування посади особи, яка склала доповідну записку, особистого підпису та його розшифрування (ініціали, прізвище).

Висновок

При написанні даної роботи ставилось за мету розгляд доповідної і пояснювальних записок. Поставлені цілі в роботі відображені повністю. По роботі можна зробити наступні висновки: Доповідна записка - документ, адресований керівникові вищестоящої організації, керівнику підрозділу або організації та излагающий яке-небудь питання з висновками і пропозиціями укладача.

Зазвичай доповідна записка інформує керівництво про які мали місце події, факти, явища, ситуації, що склалася, що вимагають прийняття рішення.

Доповідна записка може бути зовнішньої або внутрішньої.

Текст доповідної записки складається з двох або трьох смислових частин:

· У першій частині викладаються причини, факти або події, що послужили приводом для її написання;

· У другій частині аналізується ситуація, що склалася і наводяться можливі варіанти вирішення;

· В третій частині містяться висновки та пропозиції про конкретні дії, які, на думку упорядника, необхідно зробити.

Обов'язковими реквізитами доповідної записки є: найменування організації (для внутрішньої - найменування структурного підрозділу), найменування виду документа, дата і реєстраційний номер, місце складання (для зовнішньої доповідної записки), адресат, заголовок до тексту, підпис.

Пояснювальна записка:

1) документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту);

2) повідомлення посадової особи, що пояснює будь-яку дію, факт, подія, що представляється вищій посадовій особі.

Пояснювальні записки, що супроводжують основний документ (план, звіт), пояснюють зміст окремих положень основного документа, оформляються на загальному бланку організації.

Пояснювальні записки, що відображають будь-які події, сформовані ситуації, оформляються на стандартному аркуші паперу і адресуються конкретній посадовій особі.

Текст пояснювальної записки складається з двох частин: перша частина містить факти, що послужили приводом до її написання, друга - причини, що пояснюють ситуацію, що склалася.

Відмінність пояснювальної записки від доповідної записки полягає у відсутності смислової частини, в якій викладаються висновки і пропозиції.

Обов'язковими реквізитами пояснювальної записки є: найменування організації, найменування виду документа, дата, реєстраційний номер, місце складання, заголовок до тексту, адресат, підпис.

Список літератури

1. Діловодство. Навчальний посібник для коледжів. Фенікс. Ростов-на-Дону 2001.

2. Курс діловодства. М.В. Кірсанова, Ю.М. Аксьонов. Навчальний посібник для вищих навчальних закладів. ИНФРА-М .; Москва - Новосибірськ 2003.

3. Документообіг в бухгалтерському та податковому обліку. Статус - КВО, Москва 2000.

4. Короткий словник видів і різновидів документів / Головархів, ВНИИДАД, М., 2000.

5. Організація роботи з документами: Підручник / За ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М .: ИНФРА-М, 2008. 592 с.

Додаток 1

Додаток 2

Додаток 3

Додаток 4

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка