трусики женские украина

На головну

Теоретична і практична діяльність в області архівної справи - Різне

Зміст Введення

1. Державні архіви

1.1 Державні архіви Алтайського краю

1.2 Хроника розвитку державних архівів на Алтаї

2. Правова база архівної справи

2.1 Проект Федерального Закону «Про архівну справу» (2003 р.)

2.2 Основні правила роботи державних архівів РФ

3. Задачі і функції державних архівів

3.1 Комплектування архівів

3.2 Забезпечення збереження і облік документальних матеріалів

3.3 Експертиза наукової і практичної цінності документів

4. Науково-технічна обробка документальних матеріалів

4.1 Науково-довідковий апарат

5. Доступ до архівних документів і їх використання

Висновок

Список використаних джерел

Література

Вступ

Роль архівів в сучасному світі, можливість і доцільність перетворення архівних установ в науково-дослідні центри для суспільства - питання, які викликають інтерес і породжують дискусії в світовому архівному суспільстві в останні роки, починаючи з конгресу архівів в Севілье у вересні 2000 року, до симпозіуму муніципальних архівів в Бразілії в липні 2002 року. Ці питання поставили архівісти розвинених країн. У Росії доцільність розміщення архівів по сусідству з торговими і культурно-просвітницькими центрами всерйоз не обговорюється. Архівісти звикли відноситися до архівів як до науково-дослідних установ. Проте посилення соціальної ролі архівів - це реальність. Дана тенденція набирає силу насамперед там, де архіви знаходяться у відносно сприятливих умовах. Одним з таких небагато місць є Алтайський край. Крайова архівна служба при підтримці крайової влади добилася певних результатів, що дозволили їй будувати свою роботу виходячи з інтересів краю і його жителів.

У роботі розглянута специфіка роботи архівів, на основі відомостей з джерел, розглянутих мною по даній темі. Вивчаючи джерела, я виділила, на мій погляд, найбільш важливі питання, що стосуються розгляду даної теми.

По вищепоказаній темі була використана література і джерела, в яких виразно виявляється картина вивчення даної проблеми, починаючи з 1890-х (проект корінної реформи усього російської архівної справи, підготовлений московським археологічним суспільством) і протягом 1960-1980-х рр. (в період централізованого управління архівною галуззю), а також в 1990-е рр. (в період проведення архівної реформи в Росії) і до наших днів. У роботах Кутафіна О.Е. і Фадеєва В.И., а також в певних статтях журналах Алтайський архівіст і Вітчизняні архіви сформульовані загальні принципи і критерії теорії опису, розроблені важливі для опису поняття, розкрита суть диференційованого підходу до опису архівної справи.

Об'єктом дослідження даної курсової роботи є державні архіви Алтайського краю як науково-дослідні установи, задачами яких є теоретична і практична діяльність в області архівної справи.

Предметом дослідження є основні функції і задачі, властиві державним архівам. Основною задачею, яких є уніфікація документний інформації Архівного фонду державних архівів Алтайського краю, що розглядається як набір методів, способів і прийомів суворої регламентації роботи з архівними матеріалами.

Хронологічні рамки дослідження зумовлені становленням і розвитком архівної справи на Алтаї, починаючи з 1920 р. і до наших днів.

Метою даної роботи є дослідження становлення, і розвитку в Алтайському краї архівної справи на базі вивчення робіт В.Н. Автократова, М.І. Автократової, О.Е. Кутафіна, А.Г Черешня.

Вивчаючи джерела і літературу, я виділила, на мій погляд, найбільш важливі питання, що стосуються розгляду даної теми.

Спочатку в роботі розглянуті державні архіви Алтайського краю загалом і хроніка розвитку державних архівів в Алтайському краї. Архівне будівництво на Алтаї почалося з створення губернського управління архівною справою 16 квітня 1920 року на основі Декрету про реорганізацію і централізацію архівної справи від 1 червня 1918 року. Відношення до архівів за ці роки з боку держави і суспільства мінялося, змінилася суть і місце архівістів в суспільстві.

Сьогодні архіви краю - це найбільші сховища документів Архівного фонду краю, в яких зберігається понад 2,5 млн. одиниць зберігання. Починаючи з 1744 р. Архіви краю помістилися гідну в системі державних органів краю, завдяки ним вдається успішно провести в життя закони РФ про пенсійне забезпечення громадян. Реабілітації жертв політичних репресій і інш. документи Архівного фонду краю широко використовуються в науково-дослідній і практичній діяльності вузів, установ і організацій всіх галузей краю.

У своїй практичній діяльності державні архіви керуються архівним законодавством РФ. У роботі проаналізовані першорядні з нормативних і методичних документів у основних напрямах діяльності державних архівів. Це проект Фз «Про архівну справу» (2003 р.) і Основні правила роботи державних архівів. Законодавство РФ про архівну справу складається з Федерального закону «Про архівну справу в РФ», інших федеральних законів, а також інакших нормативних правових актів РФ, що приймаються відповідно до них, законів і інакших нормативних правових актів суб'єктів РФ.

Закони і інакші нормативні правові акти суб'єктів РФ, нормативні правові акти органів місцевого самоврядування про архівну справу не повинні суперечити Федеральному закону «про архівну справу в РФ». У разі розходження між Федеральним законом «Про архівну справу в РФ» і вказаними актами діють норми Федерального закону.

Даний Федеральний закон регулює відносини по організації зберігання, комплектування, обліку, використання документів Архівного фонду РФ і інших архівних документів незалежно від форм власності на них, а також по управлінню архівами в інтересах громадян, суспільства і держав.

Також, в даному Фз чітко визначена основна термінологія архівної справи. Основні з термінів: архівна справа - діяльність органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій і громадян по зберіганню, комплектуванню, обліку і використанню документів Архівного фонду РФ і інших архівних документів; архівний документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати, належна зберіганню внаслідок її значущості для громадян, суспільства і держави; особливо цінний документ - документ Архівного фонду РФ, що має нескороминущу культурно-історичну, наукову цінність, а також особливу важливість для суспільства і держави, і непоправний при втраті з точки зору його юридичного значення; архів - організація або структурний підрозділ організації, що здійснює зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів; державний архів - державна організація, що створюється Урядом РФ, органом виконавчої влади суб'єкта РФ для зберігання, комплектування, обліку і використання документів Архівного фонду РФ, а також інших архівних документів; власник архівних документів - РФ, суб'єкт РФ, муніципальна освіта, юридична або фізична особа, реалізуючий права володіння, користування, розпорядження архівними документами; і інш.

Також основним нормативно-методичним документом, сприяючим успішному і ефективному виконанню покладених на державні архіви задач і функцій, є Правила роботи державних архівів. Правила роботи державних архівів підготовлені на основі творчої переробки Правил, що раніше діяли, вивчення і узагальнення накопиченого досвіду архівної роботи в сучасних умовах, з урахуванням вимог, що пред'являються до установ державної архівної служби РФ.

У Правилах викладені вимоги, єдині і обов'язкові по відношенню до всіх державних архівів. У правилах закріплені вимоги по забезпеченню збереження документів, їх державному обліку, комплектуванню і експертизі цінності документів, використанню документів в інтересах суспільства. Разом з тим Правила створюють можливість для вдосконалення методів і технології проведення тих або інакших видів робіт з урахуванням використання накопиченого досвіду. У Правилах застосовується сучасна термінологія, встановлена відповідними державними стандартами. Правила обов'язкові для всіх державних архівів, а також розповсюджуються на галузеві державні фонди і архіви організацій, установ.

У роботі показані основні задачі і функції властиві державним архівам. Це комплектування, забезпечення збереження і, як один з шляхів до цього, облік документальних матеріалів, експертиза наукової і практичної цінності документальних матеріалів, науково-технічна обробка документальних матеріалів, створення архівного науково-довідкового апарату. Дані задачі і функції визначаються законодавством.

У останньому питанні представлена така функція державних архівів як доступ до архівних документів і їх використання. Дана функція регулюється Правилами роботи державних архівів. У восьмому розділі Правил визначається порядок забезпечення доступу користувачів, представлені функції читальних залів архівів. Ця ж функція регламентується Фз «Про архівну справу в РФ».

1. Державні архіви

1.1 Державні архіви Алтайського краю

Виявляючи велику турботу про збереження документальної пам'яті історії народу, в країні рішенням уряду був створений Державний архівний фонд СРСР, що є власністю держави. У документах Державного архівного фонду СРСР знайшли відображення всі сторони суспільної, соціально-економічної, наукової, культурної діяльності народу з древнейших часів до наших днів. Для зберігання Державного архівного фонду СРСР, а також постійного поповнення і використання його в інтересах суспільства освічені державні архіви. Архівне будівництво на Алтаї почалося з створення губернського управління архівною справою 16 квітня 1920 року на основі Декрету про реорганізацію і централізацію архівної справи від 1 червня 1918 р. «Про реорганізацію і централізацію архівної справи в РСФСР». Алтайське губернське управління архівною справою знаходилося у ведінні колегії губернської справи народної освіти, з 30 січня 1922 року - виконавчого губернського комітету.

На основі постанови ВЦИК від 22 листопада 1922 року Управління архівною справою перейменовано в Алтайське губернське архівне бюро при секретаріаті губисполкома.

З утворенням Алтайського краю в 1937 році створене алтайське крайове архівне управління з безпосереднім підкоренням ЦАУ РСФСР. При управлінні були організовані історичний архів і архів жовтневої революції і соціалістичного будівництва. У 1938 році Архівне управління реорганізоване у відділ і передане у ведіння Управління НКВД по Алтайському краю.

У 1941 році прийняте «Положення про Державний Архівний фонд СРСР». На основі Положення історичний архів і архів Жовтневої революції і Соціалістичного будівництва були об'єднані в Державний архів Алтайського краю. У його склад увійшли відділ дореволюційних фондів, відділ фондів Жовтневої революції і соціалістичного будівництва і науково-довідкова бібліотека. Ця структура госархива збереглася без зміни до цього часу.

У державному архіві Алтайського краю сконцентровані документальні матеріали за період з 1747 і до сьогоднішніх днів.

У відділі дореволюційних фондів архіву зберігаються різні фонди управлінь, заводів, контор. Матеріали цих фондів містять різносторонні відомості про промисловість, положення майстрових і приписных селян.

Фонди земських управлінь розкривають систему землекористування, характер заводського відробляння. Види повинностей і інші питання сільського господарства. У архіві зберігаються документальні матеріали будівельних організацій, промислових підприємств, колгоспів, радгоспів і МТС. Одним словом Державний архів Алтайського краю містить документи, в яких відображена діяльність суспільства від древнейших часів до наших днів.

У сьогоднішні дні в органах управління архівною справою міст і районів краї проходять різні заходи. Так, в містах і районах краю продовжується практика залучення працівників в архівні установи через відділи Департаменту федеральної служби зайнятості населення на громадські роботи. Уперше залучені працівники використовувалися на обробці неописаних документів по особистому складу. Виконанні запитів соціально-правового характеру. Працювали на комп'ютері. У 2001 році здійснювалося, активне застосування закону «Про адміністративну відповідальність за порушення архівного законодавства в Алтайському краї». Регулярно проводяться наради-семінари, присвячені проблемам в роботі органів місцевого самоврядування і шляхів їх вирішення. За останнім часом такі наради були проведені в Бійськом, Поспеліхинськом і Павловськом районах. У містах і районах протягом 2002 року вдалося добитися нових приміщень під архивохранилища архівним відділам адміністрацій 4-х муніципальних освіт - Зонального, Родінського, Рубцовського районів, розширення архивохранилищ - в трьох районах, містах - м. Заринске, м. Змеиногорске і в Павловськом районі.

У архівних відділах адміністраціях міст і районах краю приймаються організаційно-розпорядливі документи і проводяться заходи, наприклад: в архівному відділі адміністрації Алейського району відкрита колекція документів самостійних поетів, жителів Алейського району, прийняті на госхранение вірші, фотографії, вирізки з газет і інше. У відділі у справах архівів адміністрації Ключевського району: прийнята постанова адміністрації району від 28.05.2002 № 144/1 «Про утворення районної комісії сприяння архівній справі». У архівному відділі адміністрації Завьяловського району освічена колекція документів по історії району, на госхранение поступили документи від сільських і районних адміністрацій, підприємств сільського господарства. У архівному відділі адміністрації Смоленського району були проведені екскурсії на тему «Архів учора і сьогодні» для учнів 8-10 класів і пенсіонерів; а також інш. заходу.

Архівними установами краю проводяться комплексні, тематичні і контрольні перевірки стану діловодства і архівів установ - джерел комплектування. Значна частина їх відбулася в рамках проведення крайового огляду конкурсу забезпечення збереження документів по установах охорони здоров'я.

Управлінню архівної справи адміністрації краю вдалося включити в трьохсторонню Угоду між крайовими об'єднаннями роботодавців, крайовою Радою профспілок і адміністрацією Алтайського краю на 2002 - 2004 року пункт, який передбачає, що з метою забезпечення соціально-правових інтересів працівників підприємств. Визнаних за рішенням арбітражного суду банкротами. Документи по особистому складу передаються на зберігання засновнику юридичної особи, що ліквідовується, або інакшій особі, до якого перейшло право власності на майно ліквідованої юридичної особи.

Архівна служба також здійснює постійний контроль за розробкою і впровадженням обов'язкових нормативно-методичних документів установ. У архівах міст і районів краю знову утворюються або поповнюються колекції документів або особистих фондів: первоцелинников, учасників Великої Вітчизняної війни і трудівників тилу, ветеранів труда і кавалерів урядових нагород і почесних звань по історії міста. Району. Голів женсоветов і рад ветеранів і другие1.

Дані про ці і інакші документи поступають в управління архівної справи адміністрації краю з фондів всіх архівів краю. Один з таких архівів знаходиться в Павловськом районі. Документи архівного відділу адміністрації Павловського району обробляються і описуються уперше за період 1988-1997 роки. У повному об'ємі увійшли в опис річні звіти відділу, аналізи упорядкування, річні плани, графіки узгодження номенклатур.

З 1995 року є договори про взаємовідносини і співпрацю в області архівної справи і діловодства між архівом і недержавними організаціями. До 1995 року договору не укладалися. Справи фондів, контрольні примірники описів справ, робочі примірники описів справ, описи фотодокументів, справа фонду по формуванню колекції фотодокументів, описи справ що знаходяться на відомчому зберіганні - на кожне установі заведені окремою справою і зберігаються в архівному відділі.

Інвентарна книга для запису книжкового фонду відділу була заведена в 1999 році. Документи в описі отсистематизированы по хронологічно - номінальному принципу1.

1.2 Хроника розвитку державних архівів на Алтаї

У XIX віці в Росії існувало вже досить розгалужена архівна справа. Далеко не відразу, однак, було усвідомлене значення архівів як зборів історичних джерел, необхідних для потреб науки.

Одним з перших діячів архівної справи був Микола Васильович Калачев. З 1865 по 1885 рік Н.В. Калачев був керуючим московським архівом Міністерства юстиції. На I і II археологічних з'їздах в Москві в 1869 і 1872 роках він звернув увагу громадськості на наукове значення архівів і висунув свій проект архівної реформи, одним з головних пунктів якої була установа центральних архівів. До нього на архіви дивилися як на додатки установ. Склади справ, закінчені виробництвом.

У кінці 1890-х років Московське археологічне суспільство підготувало проект корінної реформи усього російської архівної справи; було у вигляду установа центрального архівного управління, «ведінню якого підлягали архіви з всіх питань їх життя. А саме: про штати, приміщення, про порядок і правила реєстрації і контролю архівної служби і т.п.». Передбачалося утворення центрального єдиного державного архіву, під ним «лежав другий рівень архівів - це так звані центральні обласні архіви, розташовані в 12 великих містах Росії». Під ними повинен був знаходитися третій шар - центральні губернські архіви, які передбачається відкрити у всіх провінційних найголовніших містах, де не було обласних архівів.

Поступивши на розгляд міністра внутрішніх справ, проект подальшого руху так ніколи і не отримав. Але, принаймні, архівісти прагнули заримувати знищення цінних документів.

На Алтаї архіви почали утворюватися лише в 1920 році, відповідно до декрету від 1 червня 1918 року. А 16 квітня цього ж року було організовано Алтайське губернське управління архівною справою.

Насамперед воно приступило до збирання архівів по губернії, очищенню їх від макулатури, приведенню в систему, постановки на облік вцілілих архівних матеріалів. До 30 січня знаходилося у ведінні колегії губернського відділу народної освіти. Зі другої половини 1920 року в губархив почали поступати керівні матеріали. У липні з Сибархива поступила інструкція, що регламентує відношення відомчих архівів і архівних органів, а пізніше - «Положення про губернські архівні фонди», затверджене СНК 31 березня 1919 року.

3 липня в газеті «Алтайський комуніст» опублікований наказ Алтайського губревкома № 92 «Про суворі і енергійні заходи з охорони архівів». 3 липня, згідно з циркуляром Бійського уездисполкома, почалося заповнення опитних листів про стан архівів установ. По 28 архівах губернії взяті на облік до 7000 одиниць зберігання.

Протягом 1921 року продовжувалося збирання архівів по губернії, постановка їх на облік. До кінця року в Барнауле і Бійське на обліку перебувало 50 фондів, по губернії 37. весною цього ж року було організоване відділення алтайського губернського управління архівною справою в г. Бийске, в складі 4 чоловік.

Протягом 1921 року продовжувалося збирання архівів по губернії і постановка їх на облік. До кінця року в Барнауле і Бійське на обліку перебувало 50 фондів, по губернії - 37. Навесні 1921 року було організовано відділення Алтайського губернського управління архівною справою в м. Бийске, в складі 4 чоловік.

30 січня ВЦИК затвердив Положення про Центральний архів (Центрархиве) РСФСР. Архівна система увійшла в підкорення вищого органу влади. Створене управління Центрархивом РСФСР. 9 липня ВЦИК видав циркуляр про заходи боротьби з винищуванням архівів. Прийнята постанова Алтайського губисполкома № 55 від 2 червня 1922 року по доповіді про роботу губархива.

Потім, протягом всього часу, в Алтайському краї утворювалися державні архіви. Так, наприклад, Павловський районний архів був освічений в серпні 1935 року. На основі рішення виконкому Алтайської крайової Ради депутатів трудящих від 2 лютого 1945 року, № 86 Павловський районний архів став називатися районним державним архівом з штатною посадою - завідуючої архівом.

2. Правова база архівної справи

2.1 Проект Федерального закону «Про архівну справу в Російській Федерації»

На сьогоднішній день положення основ законодавства РФ про Архівний фонд РФ і архіви, що беззастережно включає в систему Федеральної архівної служби Росії органи управління архівною справою міст і районів стало не конституційним. По конституції РФ і чинному законодавству органи МСУ1 не входять в систему органів державної влади, хоч можуть виконувати окремі державні функції, наділятися державними повноваженнями для розв'язання питань місцевого значення. До них, згідно Фз: «Про загальні принципи організації МСУ в РФ», відносяться організація і зміст муніципальних архівів.

Згідно Гл. 1., ст. 7: «законодавство РФ про архівну справу складається з справжнього Федерального закону, інших федеральних законів, а також інакших нормативних правових актів суб'єктів РФ, що приймаються відповідно до них.

Закони і інакші нормативні правові акти суб'єктів РФ, нормативні правові акти органів МСУ про архівну справу не повинні суперечити справжньому закону. У разі розходження між справжнім Фз і вказаними актами діють норми справжнього Федерального закону

Справжній Федеральний закон регулює відносини по організації зберігання, комплектування, обліку, використання документів Архівного фонду Російської Федерації і інших архівних документів незалежно від форм власності на них, а також по управлінню архівами в інтересах громадян, суспільства і держав»2.

Проект Федерального закону відображає в собі головним чином управління архівною справою в РФ, склад архівного фонду РФ, створення архівів, доступ до архівних документами їх використання, зберігання і облік архівних документів, фінансове і матеріально-технічне забезпечення архівної справи. У ньому також чітко обумовлені обов'язки органів державної влади, органів МСУ, і інакших юридичних осіб по забезпеченню збереження архівних документів і інші їх права і обов'язки.

Проект Федерального закону «Про архівну справу в РФ»2 в порівнянні з предыдущими3 не тільки має переваги загального характеру (більш широка сфера застосування, відсутність ділення Архівного фонду країни на державну і недержавну частини і інш.), але і приділяє більше уваги муніципальній архівній ланці. Але разом з тим проект закону містить деякі вади, пропуски і суперечливі формулювання. У його останньої публикации1 є чотири концептуально спірних моменту, які утруднять практичне застосування закону після його офіційного твердження.

У основному, при читанні багатьох статей проекту закону помітна перевага, що надається документам, що відносяться до Архівного фонду Російській Федерації, в порівнянні з тими, які в нього не входять. Тим часом в 1970 - 1980-е роки рядом архівістів, в тому числі і А. Т. Черешней, проводилися зразкові підрахунки, згідно яким документи Державного архівного фонду (без урахування особистого складу), що щорічно створювалися складали від 4 до 6 % всіх документів, що знову утворюються в СРСР. Думається, що в сучасних умовах, коли біля 70 % майна знаходиться в приватній або інакшій недержавній власності, цей відсоток співвідношення між документами постійного і тимчасового зберігання, відповідно вхідними і не вхідними до складу Архівного фонду Російської Федерації, став ще менше. Безумовно, историко-культурне значення общероссийского архівного фонду велике. Ще Конвенцією ООН від 14 травня 1954 р. архівні документи такого роду були визначені як абсолютні цінності, що мають особливе значення для культурної спадщини нації. Все ж відтісняти на другий план питання збереження і використання документів, що не війшли до складу Архівного фонду Російської Федерації, було б серйозною помилкою.

У умовах соціально-економічних реформ збільшився масив документів довготривалого зберігання, підтверджуючих право на майно підприємств і громадян. Такого вигляду документація повинна зберігатися до зносу будівель десятки, сотні років.

Інша ознака правової нерівності складається в самій конструкції розділів проекту закону і формулюванні базових понять. Наприклад, при визначенні поняття «архівна справа» (ст. 3) говориться про Архівний фонд Російській Федерації і «інші архівні документи». Що має на увазі термін «інші архівні документи» не ясно; швидше усього, документи, не включені до складу Архівного фонду Російської Федерації. Такі ж формулювання є в ст. 4 і ряді інших статей проекту.

Формулювання, що відносяться до «інших архівних документів», розосередилися по різних розділах проекту, часто у вельми спірних тлумаченнях. На мій погляд, і юридично, і архивоведчески було б правильніше услід за розділом II «Архівний фонд Російської Федерації» дати спеціальний розділ III «Архівні документи, не вхідні до складу Архівного фонду Російської Федерації» з відповідними статтями про забезпечення їх збереження, умови доступу і використання, порядок знищення або передачі іншим власникам.

І все-таки укладачі проекту пішли по іншому шляху, що привело до вельми частої невідповідності найменування розділів закону і вмісту статей в них. Наприклад, в ст. 11, що відноситься до розділу «Архівний фонд Російської Федерації», говориться про захист прав власності на архівні документи, і по контексту статті, очевидно, що мова йде також і про документи, не вхідні в його склад. Також дещо випадають з розділу II ст. 7-9, оскільки далеко не всі документи державної, муніципальної і, особливо, приватної, а також інакших форм власності відносяться до Архівного фонду Російській Федерації. Правда, в ст. 6 уточнюється, що «документи включаються до складу Архівного фонду Російської Федерації на основі експертизи їх цінності». І це зайвий раз підкреслює, що право власності на документи - поняття, що виходить за рамки Архівного фонду російської Федерації і що охоплює всю сукупність архівних документів різних термінів зберігання, що створюються на території країни.

Виходячи з цього, для більшої юридичної чистоти закону потрібно утворити самостійний розділ «Власність на архівні документи», вмістивши її перед розділом «Архівний фонд Російської Федерації». Подібна конструкція закону логічніше колишньої конструкції.

Інший істотний недолік проекту, що обговорюється застосовно до права власності на документи пов'язаний з недостатнім правовим узагальненням практики виконання робіт господарюючими суб'єктами. Є випадки, коли державні організації в процесі робіт, що виконуються на замовлення недержавних структур і приватних осіб, створюють аудіовізуальні і інші документи, які потім за умовами договору в повному комплекті (оригінали і копії) передаються замовнику. У цьому разі їх правомірно розглядати як архівні документи приватної власності. Оскільки у відповідності зі ст. 6 федерального закону «Про інформацію, інформатизацію і захист інформації»: «фізичні і юридичні особи є власниками тих документів, які створені за рахунок їх коштів, придбані ними на законних основах, отримані в порядку дарування або успадкування». Виходячи з цієї правової норми, напевно, потребують коректування ст. 7 і 9 проекти, в яких слід би указати, що архівні документи, створені державними органами і організаціями за рахунок коштів фізичних і юридичних осіб на базі майна, що знаходиться в приватній власності, не відносяться до архівних документів державної власності.

Як ні дивно, в проекті виявляються неточності і недбалості і тоді, коли мова йде безпосередньо про Архівний фонд Російській Федерації або про формулювання важливих норм, покликаних укріпити правове положення державних архівів. У ст. 5 проекту - особливе здивування викликає та її частина, де перераховуються категорії і види архівної документації, які неправомірно утворять єдиний логічний ряд. Після загальновживаних категорій документів (управлінські, науково-технічні, аудіовізуальні, електронні) йдуть окремі, не цілком взаємопов'язані і далеко не вичерпні все коло видів документів, що утворюються в країні, їх найменування.

По-перше, тут треба було б відмітити, що до складу Архівного фонду РФ включена найбільш цінна (у відповідності зі ст. 3) частина архівних документів, що утворилися і що утворюються на території Росії, а також в державних організаціях Російської Федерації, що знаходяться за межею. Тим самим була б внесена повна ясність в питання про той, що вся сукупність архівних документів ділиться на дві групи, якісно і кількісно відмінних один від одного: створюючих Архівний фонд Російської Федерації і що не відносяться до нього.

По-друге, тут не варто перелічувати категорії і види документів через їх неповноту (є ще медична, виробнича, судова документація і т. п.) тим самим усунути хаотичність побудови цієї статті.

Недостатньо обгрунтовані, на мій погляд, терміни тимчасового зберігання документів до їх передачі в госархивы, зафіксовані в ст. 22 проекту. У архівних законах більшості європейських країн встановлений єдиний термін тимчасового зберігання документів в організаціях без підрозділу по рівнях управління. Наприклад, згідно з датським законом про архіви документи загальнодержавного рівня передаються на зберігання в Національний архів, а регіонального - в провінційні архіви через 30 років після їх создания1.

Формулювання ст. 25 проекту потребує уточнення. З неї ні як не слід, що громадянин може оскаржити обмеження або відмову госархива в доступі до документів, однак така можливість йому надана Федеральним Законом «Про оскарження в суді дій і рішень, що порушують права і свободи громадян» від 15 квітня 1933 р. В цьому випадку в проект архівного закону доцільно включити норму про те, що громадяни (користувачі) можуть у встановленому федеральним законодавством порядку оскаржити в суді відмови в наданні архівних документів, якщо вважають їх необгрунтованими. Одночасно і на користувачах архівних документів повинні лежати зобов'язання і відповідальність за розкриття якої-небудь інформації, здатної нанести збиток інтересам, а також правам ¦ інших осіб, в процесі ознайомлення по спеціальних дозволах з обмежено доступними архівними фондами. Певна відповідальність повинна бути закріплена і за архивистами2

Тут виявлені далеко не всі недоліки і пропуски даного проекту, а висловлені думки і рекомендації носять багато в чому дискусійний характер. Однак вони можуть сприяти уточненню окремих положень, доповнити і охарактеризувати ряд статей проекту закону «Про архівну справу в РФ».

2.2 Основні правила роботи державних архівів РФ

Восени 2001 року колегія Росархива обговорила і загалом схвалила проект Основних правил роботи державних архівів РФ, підготовлений творчим колективом з сорока фахівців Росархива, ВНИИДАТ і архівних установ.

Ці правила стали третіми по рахунку зведенням норм вітчизняної архівної справи, відповідні вимогам теперішнього часу. Так, Правила 1962 р. Закріпили процеси либеризации діяльності архівів по використанню документів архівів і доступу до них. Правила 1984 р. Сприяли рішенню задач в області комплектування і експертизи, з одного боку, забезпечивши могутню притоку на постійне зберігання управлінської документації, з іншою - відобразивши тим самим посилення процесів бюрократизации держави і нівелювання личности.1

Нові Правила розроблені з урахуванням змін в суспільно - політичного і економічного життя країни (поява різних форм власності, становлення МСУ, бурхливий розвиток інформаційних технологій і інш.) і змін в архівній сфері (утворення Архівного фонду РФ, включення до його складу архівів колишньої КПРС, активне розсекречення документів, формування нових архівів, зміна пріоритетів в області комплектування і пр.)

Зі слів керівника Росархива В.П. Козлова, 2 при підготовці справжніх Правил була поставлена задача збереження традицій і спадкоємності професійних основних теоретичних положень вітчизняного архивоведения і практики архівної справи. Одночасно Правила, синтезуючи досвід вітчизняного архивоведения, закріплюють застосовні для всіх державних архівів країни уніфіковані положення і норми, що забезпечують єдність архівної справи в РФ відповідно до сучасних регалій

В чому ж принципові відмінності нових Правил від Правил 1984 р.? Нові Правила багато в чому відрізняються від попередніх. Вони спираються на нову правову базу діяльності державних архівів, враховують різні форми власності на архівні документи, що впливають на організацію роботи з ними.

Правила стали більш універсальними - їх вимоги розраховані на державні архіви з різним об'ємом і складом документів, включаючи архіви, які зберігають аудіовізуальну і науково-технічну документацію. Але рівень цього универсализма вийшов не досить високим, внаслідок цього для спеціалізованих архівів кинофотофонодокументов поки продовжують діяти Основні правила роботи державних архівів з кинофотофонодокументами (М., 1980), що детально розкривають особливості технологічних процесів.

Правила уперше регламентують деякі види робіт з машиночитаемой (електронної) документацією. Відсутність достатнього досвіду роботи з ЭД вимусила укладачів обмежитися мінімальними вимогами.

Правила не торкаються робіт, технологія яких детально освітлена в учбових і методичних посібниках і інструктивних документах архівної галузі. Відповідно до чинного законодавства Правила не розповсюджуються на муніципальні архіви і інші сховища документів муніципальної власності.

Задаючи собі питання: чи враховують Правила міжнародні норми і стандарти по архівній справі? взнаємо, що в Правила уперше включені прийняті міжнародним співтовариством архівом питання професійної етики, а також основні вимоги Загального міжнародного стандарту опису архівних документів ISADCG.

Правила складаються з 8 розділів, що відображають правову базу і існуючу типологію архівів (ввідний), регулюючих роботу по фондуванню (2-й), організації архіву (3-й), забезпеченню збереження документів (4-й), їх обліку (5-й), комплектуванню і експертизі (6-й), опису і створенню НСА (7-й), використанню (8-й). У даних Правилах в самостійні розділи не виділені питання організаційно-методичного керівництва і контролю за роботою у відомчих архівах і діловодства установ, а також організації науково-дослідної і методичної роботи.

Нові правила не торкаються питань класифікації документів Архівного фонду РФ, оскільки загальноприйнятий порядок, що базувався на ідеологічних постулатах їх ділення на фонди радянської і досоветской епохи, що пішли в минуле, а також що мали загальносоюзне, республіканське і місцеве значення, перестав відповідати сучасним вимогам. Тому в них розглянутий порядок організації документів в межах Архівного фонду РФ в залежності від форм власності на них, видів носіїв, способів і техніки закріплення інформації, а також архівних фондів госархивов згідно з мірою їх цінності і доступу до них.

У Правилах по-новому трактуються питання категорирования архівних фондів, яке в колишньому вигляді в значній мірі носила идеологизированный і доңюктурный характер.

Дуже важливим і новим моментом, відображеним в першому розділі, є закріплення ролі архівів, як частини інформаційних ресурсів держави і тісно пов'язаних з ним принципів інформаційної безпеки архівів.

У другому розділі, присвяченому питанням організації і фондуванню документів Архівного фонду РФ, цілком, що базується на теоретичних положеннях вітчизняного архивоведения, закріплена вже випробувана методика створення архівних фондів колекцій, детальніше викладені основні вимоги фондування документів сучасних організацій з урахуванням нових державно-правових і соціально-економічних ситуацій.

У третій розділ (організація роботи архіву) увійшли нові положення про виконання державним архівом платних робіт і послуг, правовий захист інформаційної продукції архівів, застосування інформаційних технологій.

У четвертому розділі, що стосується забезпечення збереження документів, посилені вимоги до контролю за їх технічним станом, більш детально викладений порядок видачі з сховища і контролю за їх збереженням і поверненням. Новими стали положення за страховою оцінкою і страхуванням документів, вивозом їх за рубіж, виявленням унікальних документів для включення в Державний реєстр і інш.

У п'ятому розділі вміщені норми обліку унікальних і розсекречених документів, більш повно розкриті особливості обліку копій на правах оригіналів, документів особистого походження і по особистому складу, а також прийнятих на депозитарне зберігання, викладені основні вимоги до ведіння облікових баз даних, більш докладно освітлені питання зберігання і обліку документів фонду користування.

Шостий розділ, присвячений роботі по комплектуванню архівів і експертизі цінності документів, визначає правові основи прийому документів на тимчасове депозитарне зберігання, від ліквідованих організацій. Також шостий розділ освітлює порядок комплектування архівів продукції ініціативного документування, взаємовідносин державних архівів і недержавних організацій.

У сьомому розділі порядок опису архівних документів і створення науково-довідкового апарату до них викладений з урахуванням прийнятого МСА міжнародного стандарту і містить принципи многоуровнего опису. Побудова і деякі формулювання розділу вийдуть з необхідності вдосконалення існуючого НСА на базі сучасних інформаційних технологій. Тому менше уваги приділено традиційним елементам НСА, для яких продовжують діяти випробувані методики.

У останньому, восьмому розділі Правил новими є питання розсекречення архівних документів, виконання запитів, що поступають через рубіж, і видачу архівних довідок на них. Тут визначений порядок забезпечення доступу користувачів до документів, викладені деталі копіювання документів по запитам користувачів, посилені положення по юридичному положенню інформаційних документах архіву. Зате більш стисло, представлені функції читальних залів архівів, освячені в Правилах роботи користувачів в читальних залах державних архівів РФ 1998 року.

Вихід правил в світло залежить від Міністерства юстиції РФ, де Правила повинні пройти складну процедуру реєстрації. Я вважаю, що Правила треба застосувати в роботі кожного державного архіву. Там, де дозволяють ресурси, необхідно використати норми Правил активно, але акуратно, творче, з обов'язковим інформуванням Росархива про можливі погрішності даного документа.

3. Задачі і функції державних архівів

В перші роки існування державних архівів, коли вони були зайняті, головним чином науково-технічною обробкою документальних матеріалів, їх організаційний пристрій був наступним. Всі документальні матеріали були за підвідомче-тематичним принципом розподілені між декількома відділами, і кожний з цих відділів проводив над своїми матеріалами всі основні види робіт: зберігання, науково-технічну обробку, організацію використання і т. д. тільки для публікації документів в більшості архівів створювалися спеціальні відділи або групи. Такий організаційний пристрій дозволяв направити найбільші сили для рішення основної задачі. Але воно мало і недоліки: створювався параллелизм в роботі, було важко добитися застосування єдиних методів і прийомів при проведенні одних і тих же видів робіт, що розосередилися по різних відділах, кваліфікація наукових співробітників, вимушених займатися різними видами архівної діяльності, по теперішньому часу не підвищувалася, і їм важко було вирішувати конкретні теоретичні задачі.

У 1950-х роках, по мірі завершення науково-технічної обробки документальних матеріалів, державні архіви отримали можливість направляти свої сили на рішення інших важливих задач. У зв'язку з цим організаційний пристрій державних архівів став мінятися. У цей час структура більшості державних архівів, особливо центральних, приведена у відповідність з основними напрямами їх діяльності.

Законодавство визначило державні архіви як науково-дослідні установи, задачами яких є практична і теоретична діяльність в області архівної справи. У зв'язку з цим державним архівам властивий ряд функцій. Основними з них є: комплектування, забезпечення збереження і, як один з шляхів до цього, облік документальних матеріалів, експертиза наукової і практичної цінності документальних матеріалів, науково-технічна обробка документальних матеріалів, а також створення науково-довідкового апарату.

Розглянемо дані функції детальніше.

3.1 Комплектування архівів

В широкому значенні під комплектуванням архівів розуміється вся система заходів, мета яких відбір і передача документальних матеріалів на державне зберігання і розподіл їх по мережі державних архівів.

Згідно ст. 19 проекту Федерального закону «Про архівну справу в РФ» органи державної влади, органи МСУ, організації і громадяни, в діяльності яких утворяться документи Архівного фонду РФ, передають ці документи на постійне зберігання державні і муніципальні архіви, в цій якості органи державної влади, органи МСУ, організації і громадяни є джерелами комплектування державних і муніципальних архівів.

Державні і муніципальні архіви складають списки джерел комплектування. Включення в списки джерел комплектування організацій, створених на базі майна, що знаходиться в приватній власності. Власності суспільних і релігійних об'єднань і організацій, а також громадян, здійснюється на основі договору (угоди).1

Делопроїзводственние документальні матеріали дореволюційного періоду вже давно знайшли своє місце в державних архівах (центральних і місцевих), а також в спеціальних архівах відповідних відомств і установ. Складніше йде справа з особистими, сімейними і родовими фондами, що утворилися до революції. Переважна більшість їх також знаходиться на державному зберіганні, однак багато хто з них розосередився між різними державними архівами, відділами рукописів, музеями і т. д., що утрудняє їх використання.

Основними задачами в області комплектування архівів документальними матеріалами дореволюційного періоду є: виправлення окремих випадків неточності в розподілі фондів між архівами; виявлення і прийом на державне зберігання (у вигляді оригіналів і микрофотокопий) представляючої наукову цінність документів особистого походження, що все ще знаходиться в приватних руках, в тому числі і зарубежом, виявлення документальних матеріалів відомчого походження, що зберігаються в зарубіжних архівах (головним чином про зовнішню політику, економічні і культурні зв'язки з іншими країнами), і отримання їх микрофотокопий; розшуки матеріалів ГАФ СРСР, викрадених під час Великої Вітчизняної війни немецко-фашистськими загарбниками.

Комплектування архівів в наші дні проводиться безперервно і планомірно, головним чином за рахунок поточного діловодства установ і організацій. Більш складним в цьому випадку є виявлення і збір матеріалів особистого походження, які нерідко знищуються в зв'язку з тим, що сучасники не завжди уявляють собі їх значення як джерел для вивчення історії суспільства.

Архівні органи і державні архіви ведуть в цьому плані велику роз'яснювальну і інформаційну роботу, яка дає відчутні результати.

3.2 Забезпечення збереження і облік документальних матеріалів

Забезпечення збереження документальних матеріалів зосереджених в державних архівах, здійснюється за допомогою цілого ряду заходів, тобто в державних архівах повинен провестися певний комплекс взаємопов'язаних робіт. Основними серед них є споруда сховищ і оснащення їх установками кондиціонованого повітря і іншим обладнанням, що забезпечує оптимальний температурно-влажностный режим зберігання.

Сховище приймається по акту, акт складається в двох примірниках, підписується що здає і що приймає, один примірник залишається у завідуючого архивохранилищем (охоронцем фонду), а другої - у завідуючого відділом забезпечення збереження або директора архіву.

При прийомі сховища завідуючий архивохранилищем звіряє по облікових документах наявність фондів і обліково-довідкового апарату, в необхідних випадках проводиться перевірка наявності і стану фондів, що приймаються.

Завідуючий архивохранилищем несе повну відповідальність за збереження переданих йому фондів. Сховища, що знаходяться в його ведінні, повинні бути ізольовані від інших сховищ і робочих приміщень.

Велика частина матеріалів розміщується на стелажах в коробках, що оберігають їх від механічних пошкоджень і світлових променів, а також що забезпечують легкість їх виїмки і підкладки. Всі документи розміщуються в сховищах по фондах, одиниці, зберігання яких розташовуються в порядку зростання їх інвентарних номерів (облік ведеться з лева на право і зверху вниз). Важливе значення мають заходи щодо запобігання документальних матеріалів від плісняви і інших видів біологічного впливу - дезинфекція і дезінсекція. Ці заходи архіви проводять регулярно, приділяючи особливу увагу профілактиці.

Одним з коштів забезпечення фізичного збереження документальних матеріалів є палітурні і реставраційні роботи, здійснювані в спеціальних реставраційних лабораторіях під спостереженням фахівців: архівістів, хіміків, біологів і т. д.

Велика увага приділяється підтриманню в сховищах чистоти і порядку. Доступ туди мають тільки ті співробітники архіву, які безпосередньо працюють з документальними матеріалами.

З метою запобігання архівних документів від випадкових пошкоджень і зносу в процесі використання проводиться микрофотокопирование найбільш цінних з них. Микрофотокопии у вигляді плівок (в рулонах) видаються для використання замість оригіналів.

Велике значення в забезпеченні збереження архівних матеріалів має їх облік. Облік архівних матеріалів включає в себе встановлення і реєстрацію в спеціальних документах даних про їх кількість і склад. Згідно ст. 18 проекту Фз «Про архівну справу в РФ»: «Документи Архівного фонду Російської Федерації незалежно від місця їх зберігання підлягають державному обліку. Порядок державного обліку документів Архівного фонду Російської Федерації визначається правилами і нормами, що встановлюються уповноваженим федеральним органом виконавчої влади в області архівної справи. Унікальні документи Архівного фонду Російської Федерації підлягають також обліку в Державному реєстрі унікальних документів Архівного фонду Російської Федерації».1

Документи Архівного фонду Російської Федерації, що зберігаються в державних і муніципальних архівах, не входять до складу майна, що відображається на балансі цих архівів.

Обліку підлягають всі документальні матеріали, вхідні в ГАФ РФ. Основними об'єктами обліку є фонди і одиниці зберігання. Всі зміни в складі документальних матеріалів негайно фіксується в обліковій документації. Робота по обліку ведеться відповідно суворому до правил і інструкцій. Одноманітно по всіх державних архівах.

У кожному державному архіві є структурний підрозділ. Яке здійснює роботу по обліку його документальних матеріалів. Такі ж підрозділи є і в установах. Що Відають архівами. Роль обліку документальних матеріалів визначається не тільки задачею забезпечення їх збереження: дані обліку складають основне джерело інформації про кількісний і якісний склад документальних матеріалів архіву. Без чого не мислима організація їх використання.

Основним документом обліку одиниць зберігання є інвентарний опис - перелік одиниць зберігання одного фонду або його частини, складений в тій же послідовності, в якій вони розташовані в сховищах. Якщо фонд має ряд описів, то вони отримують порядкові номери. Кожний опис забезпечується підсумковим записом, який містить зведення про число включених в неї одиниць зберігання. Після будь-якої зміни в описі робиться новий підсумковий запис.

Документи, вхідні в кожну одиницю зберігання, нумеруються по листах (а не по сторінках, як це прийняте для різного роду видань), число яких обмовляється в спеціальному засвідчувальному написі.

Облікові дані про склад і число матеріалів в фонді загалом містяться в «листі фонду», який включає наступні відомості: номер і назва фонду (з вказівкою всього перейменування, що мало місце ), об'єм, склад і крайні дати матеріалів по кожному опису роздільно і по фонду загалом.

Склад фондів кожного архіву фіксується в «списку фондів», де вказуються привласнені ним в архіві номери і офіційні найменування. Фонди кожного державного архіву складаються на обліку і в Головному архівному управлінні. Найменування і номери фондів змінюються тільки у виняткових випадках.

Обліковим документом, підсумовуючим дані про матеріали по державному архіву загалом, є «паспорт архіву», вмісний зведення про кількість фондів і об'ємі їх на 1 січня кожного.

Розглядаючи все вищесказане видно, яке велике значення має облік в забезпеченні збереження архівних матеріалів.

3.3 Експертиза наукової і практичної цінності документів

Експертиза цінності і відбір документів для подальшого їх зберігання, знищення непотрібних документів, а також комплектування архівних фондів майже у всіх країнах світу входять в компетенцію державних архівів і архівістів. Для виконання цієї роботи від них потрібно високий професіоналізм і гранична об'єктивність, на яку ні в якій мірі не повинні впливати політика, ідеологія, релігія, економічна ситуація або суб'єктивні чинники.

До середини XX в. архівіст, в задачі якого входили, передусім, збирання, оформлення, опис і зберігання архівних документів, був лише «слугою історії». І тільки після того, як архівісти почали проводити експертизу цінності і відбір документів, вони стали свого роду «модельєрами історії».

Відбір документів повинен провестися за допомогою відповідних методичних посібників, насамперед перечней за документи, належні зберіганню, або перечней за документи, належні знищенню. У зв'язку з цим можна говорити про різні моделі експертизи цінності, вживані в різних країнах, але важливо відмітити, що розробка основних моделей ведеться в напрямі так званого "позитивного методу", направленого на відбір документів для зберігання. Торкаючись визначень експертизи цінності документів, що відбираються на зберігання, бачимо, що в літературі часто зустрічається розділення «первинної» і "повторної" цінності документів, початок, якому поклав Т. Шелленберг. Оскільки в теорії архивоведения і в практиці експертизи цінності фахівці по-різному пояснюють це поняття, потрібно звернутися до німецького видання відомої роботи Шелленберга 1990 р. У введенні до нього Анжеліной Мене-Хариц дане визначення двох видів цінності документів, які можуть також послужити початковими точками для проведення експертизи цінності.

Таким чином, первинне значення документів для фондообразователей пов'язане з практичним оперативним їх характером. Повторну цінність придбавають документи в тому випадку, якщо в процесі експертизи буде встановлене їх більше значення для історії, науки або культуры.1

Під поняттям експертиза наукової і практичної цінності документів розуміється визначення політичного, наукового, историко-культурного значення документальних матеріалів, здійснюване з метою встановлення термінів їх зберігання і відбору для включення до складу Державного архівного фонду. Згідно ст. 6 Фз «Про архівну справу в РФ»: «Документи включаються до складу Архівного фонду Російської Федерації на основі експертизи їх цінності. Розв'язання питань, пов'язаних з експертизою цінності документів і віднесенням їх до складу Архівного фонду Російської Федерації, здійснюється експертно-перевірочною комісією уповноваженого федерального органу виконавчої влади в області архівної справи, експертно-перевірочними комісіями органів управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації в межах їх компетенції.

Експертиза цінності документів здійснюється органом управління архівною справою, державним, муніципальним архівом спільно з власником або власником документів.

Експертизі цінності підлягають всі документи на будь-яких видах носіїв, що утворилися в діяльності органу державної влади, органу місцевого самоврядування, організації, створеній на базі майна, що знаходиться в федеральній власності, власності суб'єкта РФ або муніципальній власності. До проведення у встановленому порядку експертизи цінності документів їх знищення забороняється.

Віднесення документів приватною і інакших форм власності до складу Архівного фонду Російської Федерації здійснюється на основі договору (угоди) власника (власника) з державним, муніципальним архівом, музеєм, бібліотекою, організацією Російської Академії наук».1

Необхідність експертизи пояснюється різним значенням документальних матеріалів. Одні з них є джерелом більш або менш важливих відомостей, що мають загальне значення, інші містять дані, необхідні лише для поточної практичної діяльності самих установ - фондообразователей або окремих осіб в зв'язку з їх матеріальними або правовими інтересами.

Основними критеріями, що визначають цінність документальних матеріалів, є, передусім, їх зміст (значущість фактів, подій, осіб, питань про яких говориться в документах). Також одним з важливих критеріїв авторська приналежність документальних матеріалів, час і місце їх освіти, а також поглощенность вмісту документів (в делопроизводственных фондах нерідко попадаються документи, зміст яких поглинається складеними на їх основі вільними документами; зберігання перших з них в цьому випадку може бути недоцільним). Вказані критерії при виробництві експертизи враховуються як окремо, так і в комплексі.

Одним з результатів роботи по експертизі є виділення документальних матеріалів, не належних зберіганню. Рішення долі архівних документів є дуже відповідальною справою, тому до виробництва експертизи допускаються найбільш кваліфіковані наукові співробітники архівів.

Робота по експертизі кожного фонду ретельно підготовлюється і оформляється особливими актами. Всі матеріали експертизи в державних архівах розглядаються спеціальними експертними, а потім експертно-перевірочними комісіями. Проведення експертизи наукової і практичної цінності документальних матеріалів приводить до зміни об'єму архівних фондів, що фіксується в описах, тобто ставиться штамп «Вибуло» проти кожної виділеної одиниці зберігання і за допомогою нового підсумкового запису, і у всіх інших документах.

У цей час поступово скорочується число прихильників збереження документів з паперовою основою, і збільшується число прихильників комплексного зберігання нових видів документів з магнітними і видеоносителями. Однак останні не бачать довгострокових проблем, пов'язаних із зберіганням і використанням нових видів документів під впливом швидкого розвитку інформаційної технології. Саме з цієї причини їх довготривале комплексне зберігання неможливе і недоцільне. Неможливо всі комп'ютерні записи постійно переписувати для використання на безперервно прогресуючому матеріальному і програмному забезпеченні. З збільшенням об'єму відомостей і інформації, що містяться, наприклад, в комп'ютерній базі даних, для користувачів вона стає такою, що погано переглядається і некерованою. Тому експертизу цінності і відбір таких документів необхідно провести згідно з принципами і критеріями, передбаченими для традиційних документів з паперовою основою.

На мій погляд, основна мета експертизи цінності документів, що відбираються на державне зберігання, полягає в об'єктивному визначенні оптимального об'єму відомостей і інформації. Тому як для відбору документів на довготривале зберігання архівісти повинні визначити наявність в них достовірних відомостей, оптимальний обсяг інформації, що міститься в документах, за допомогою "функціонального аналізу фондообразователя і його документів". Це означає, що треба не аналізувати значення окремих документів, а зазделегідь визначати документний комплекси з урахуванням функцій, компетентність і діяльність їх фондообразователей.

Таким чином, суть експертизи цінності і відбору документів на зберігання полягає в збереженні оптимального об'єму достовірних відомостей і інформації при мінімальному об'ємі документів, тобто при мінімальній кількості архівних документів забезпечується максимум інформації.

4. Науково-технічна обробка документальних матеріалів

Науково-технічна обробка документальних документів є однією з найважливіших задач діяльності архівів. Тут мається на увазі приведення документальних матеріалів в такий стан, який забезпечував би оптимальні умови для зберігання і організації всебічного використання.

Науково-технічна обробка включає ряд основних операцій: фондування документальних матеріалів, формування або уточнення складу одиниць зберігання, їх опис і систематизація в межах фонду. У більшості державних архівів документальні матеріали в цей час знаходяться в повному порядку, описані і доступні для використання (обробці зазнають лише поточні надходження). Вище я вже вказувала, що архівні документи зберігаються в складі фондів, тобто комплексів, історично чого склався в процесі діяльності установ, організацій, підприємств або осіб. У переважній більшості документальні матеріали поступають на державне зберігання, будучи вже об'єднані в фонди. Однак в організації цих фондів є іноді помилки і неточності, що полягають в тому, що окремі одиниці зберігання і навіть цілі групи їх виявилися в складі не тих фондів або частин фондів, в яких вони повинні знаходитися. Деякі помилки виходять випадково і їх не важко виправити, але іноді відбуваються помилки внаслідок якихсь в свій час обгрунтованих і необхідних відхилень в діловодстві фондообразователей. У також час в архівах можуть бути матеріали невстановленої фондової приналежності (справи і окремі документи) і внаслідок цього що тимчасово знаходяться поза фондами.

З'ясування і виправлення всіх цих недоліків, вироблюване на основі спеціальних досліджень, і складає зміст роботи архівів по фондуванню документальних матеріалів. Особливо велику роботу по фондуванню доводиться виконувати архівам радянської епохи, в зв'язку з багатьма перетвореннями, які відбувалися в організації центрального і місцевого управлінь і територіальному діленні.

Рішення задач фондування документальних матеріалів проводиться на основі вивчення історії учреждения-фондообразователя: його компетенції. Організаційного пристрою, функціональних зв'язків. Головним джерелом необхідних для цього відомостей є матеріали самих фондів, література по історії установ, видання законів; для фондів особистого походження таким джерелом є матеріали самих фондів і биографическо-довідкова література.

Як правило, документальні матеріали установ і організацій поступають в державні архіви у вигляді сформованих справ, які стають в архівах одиницями зберігання. Уточнення складу документів, що включаються такими одиницями зберігання, проводиться досить рідко. По-іншому йде справа з фондами особистого характеру. На частку архівістів часто випадає велика і складна робота по формуванню з розрізнених документів цих фондів одиниць зберігання. Іноді одиницю зберігання утворить один документ (наприклад, беловой примірник літературного або наукового твору), іноді трохи (чорнові наброски до одного літературного або наукового твору), іноді цілий ряд документів (всі листи одного кореспондента до фондообразователю). Зберігання архівних матеріалів і їх використання надто утруднене, якщо вони не описані або їх зміст не розкрито в довідковому апараті архіву. Опис документальних матеріалів складає одну з важливих функцій архівів.

Основним об'єктом опису є одиниця зберігання. Призначення роботи по опису одиниці зберігання - дати правильне уявлення про її склад змісту. Основними елементами опису одиниць зберігання є: заголовок, крайні дати вхідних до її складу документів (або якщо документ один, то його дата), кількість листів, архівний шифр. Всі ці дані вказуються і на обкладинці одиниці зберігання і опису. Заголовок повинен містити по можливості повну узагальнену характеристику складу і змісту одиниці зберігання (справа, збірник) або видів становлячих її документів (листи, звіт), вказівку автора і адресата цих документів і, головне, питання, якому вони присвячені.

При описі матеріалів особистого характеру, а також одиниць зберігання, сформованих в архіві з розрізнених документів, архівістам доводиться складати нові заголовки.

У більшості державних архівів опис одиниць зберігання спочатку проводиться на картках. Такий метод роботи має багато переваг; зокрема, він вельми полегшує пошуки найкращої системи розташування одиниць зберігання в межах фонду, крім того, складені при описі картки, якщо ця робота проводиться з дотриманням відповідних правил, з успіхом використовуються в подальшому - при каталогізації документальних матеріалів.

4.1 Науково-довідковий апарат в державних архівах

Пошуки архівних матеріалів можливі лише при наявності спеціальних посібників. Кожний архів має систему таких посібників. Основні принципи побудови і використання цієї системи є загальними для всіх архівів, але при цьому кожний з них розробляє для себе конкретні форми практичного здійснення даних принципів, виходячи з складу, змісту і стану своїх документальних матеріалів, об'єму, характеру і перспектив їх використання.

Роботу по створенню системи своїх довідкових посібників архіви ведуть, суворо дотримуючи співвідношення між окремими її ланками, кожне з яких повинно інформувати про склад і зміст документальних матеріалів з певної точки зору.

Створення архівних довідкових посібників в основному здійснюється в зв'язку з науково-технічною обробкою документальних матеріалів. Нарівні з цим архіви ведуть і спеціальні роботи по створенню і удосконаленню довідкових посібників. Зокрема, редагуванням описів і складанням передмов і допоміжних покажчиків до описів підвищуються їх довідкові якості. Все більше місце в роботі архівів над системою довідкових посібників займає створення каталога. Каталогізація здійснюється і як самостійна робота. І попутно з іншими видами архівної роботи (науково-технічної обробки документальних матеріалів, перевіркою їх наявності і стану, експертизою їх наукової і практичної цінності і інш.).

Основним шляхом каталогізації, що самостійно проводиться є спеціальне виявлення матеріалів, належних відображенню в каталозі. І складання на них карток. Ця операція називається тематичною розробкою фондів. Вона виконується по інвентарних описах з переглядом справ в натурі в тих випадках, коли заголовки в описах не містять всіх відомостей, необхідних для каталога.

Для проведення спеціальної каталогізації в «Основних правилах» пропонується форма предметно-тематичної картки. Однак, в багатьох архівах в процесі багаторічної науково-технічної обробки документальних матеріалів, а також їх каталогізації склалися і увійшли в практику свої форми картки, відмінні від тієї, що пропонується «Основними правилами» лише змістом або розташуванням окремих другорядних рубрик.

У цей час в кожному державному архіві є структурний підрозділ. У якому зосереджені науково-довідкові допомоги. Цей підрозділ здійснює роботи по удосконаленню системи цих посібників і організацію їх використання, а також теоретичні дослідження в області джерелознавства і ряду допоміжних історичних дисциплін, найбільш тісно пов'язаної з архівною справою. Методична діяльність архівів має на меті з'ясування шляхів найбільш правильної, ефективної і економічної організації кожної значної роботи, що проводиться в архіві. Найбільш поширеною формою методичної підготовки є складання спеціальних посібників: інструкцій, робочих вказівок, схем, пам'яток, які нерідко істотним образом доповнюють, конкретизують загальні правила.

Пошуки архівних матеріалів нездійсненні без застосування спеціальних довідкових посібників, частина яких одночасно є і документами обліку архівних матеріалів.

Архівні пошуки в більшості випадків здійснюються в напрямі від більш великих, більш широких в тематичному відношенні і ємних комплексів до більш вузьких груп матеріалів з поступовим наближенням до шуканих. Об'єктом пошуку можуть бути або матеріали, що відносяться до тієї або інакшої теми, або певна одиниця зберігання, або одиничний документ.

У цей час видаються архівні довідкові допомоги, які містять в собі наукову інформацію про документальні матеріали державних архівів. Ці видання сприяють організації більше за широке і раціональне використання архівних матеріалів, дозволяють науково-дослідним установам планувати тематику своїх робіт з урахуванням наявності документальної бази. Опубліковані довідкові допомоги дають можливість досліднику завчасно, ще до відвідування архіву, познайомитися із загальним складом матеріалів і правильно намітити план своєї майбутньої роботи в архіві по місцю мешкання дослідника.

Таким чином, створення архівних довідкових посібників поміщається дуже важливу в державних архівах, так як ці видання сприяють організації більше за широке і раціональне використання архівних матеріалів, і найбільш правильну, ефективну і економічну організацію кожної значної роботи, що проводиться в архіві.

5. Доступ до архівних матеріалів і їх використання

Розглядаючи питання про доступ до архівних матеріалів і їх використання, думаю, що доцільно буде звернутися спочатку до проекту Фз «Про архіви». Так в ст. ст. 24 - 251 говоритися, що користувач має право вільно шукати і отримувати для вивчення архівні документи відповідно до законодавства РФ.

Доступ користувача до архівних документів забезпечується наданням йому довідково-пошукових коштів і інформації про них, а також оригіналів і копій необхідних йому документів.

Умови доступу до архівних документів приватної і інакших форм власності за винятком архівних документів, доступ до яких регламентується законодавством РФ і справжнім Федеральним законом, і встановлюються їх власниками або власниками самостійно.

Доступ користувача до архівних документів може бути обмежений відповідно до законодавства Російської Федерації, справжнього Федерального закону, міжнародних зобов'язань РФ, а також відповідно до розпорядження власника або власника архівних документів приватної і інакших форм власності.

Обмеження доступу до архівних документів незалежно від форм власності на них розповсюджуються на архівні документи, вмісні відомості, що становлять державну і інакші таємниці, що охороняються законодавством Російської Федерації, конфіденційну інформацію, а так само на оригінали унікальних і особливо цінних архівних документів і архівні документи, що знаходяться в незадовільному фізичному стані. Скасування обмежень на доступ до архівних документів, вмісних відомості, що становлять державну таємницю і інакші таємниці, що охороняються законодавством Російської Федерації, здійснюється відповідно до законодавства Російської Федерації.

Обмеження доступу до архівних документів, вмісних зведення про особисту і сімейну таємницю громадянина, встановлюються на термін 75 років з часу їх створення, якщо інакше не обумовлене законодавством. З письмового дозволу громадянина, а після його смерті - його спадкоємців, архівні документи, вмісні зведення про особисту і сімейну таємницю громадянина, можуть бути відкриті раніше 75 років з часу створення таких документів. У випадках, якщо громадянин, власник або власник при передачі архівних документів в державний і муніципальний архів, музей, бібліотеку, організацію Російської Академії наук не оговорив обмеження доступу до вказаних документів, доступ до них є відкритим.

Користувач має право використати, передавати, розповсюджувати інформацію, що міститься в наданих йому архівних документах, їх копії для будь-яких законних цілей і будь-яким законним способом. Державні і муніципальні архіви, музеї, бібліотеки, організації Російській Академії наук безкоштовно забезпечують користувачу умови, необхідні для пошуку і вивчення архівних документів. Власник або власник архівних документів приватної і інакших форм власності безкоштовно забезпечує користувачу умови, необхідні для пошуку і вивчення архівних документів, пов'язаного з його соціальним захистом.

Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, інакші юридичні особи при наявності у них відповідних архівних документів зобов'язані безкоштовно надавати користувачу оформлені у встановленому порядку архівні довідки або копії архівних документів, пов'язані з соціальним захистом громадян.

Державні і муніципальні (крім структурних підрозділів органів місцевого самоврядування) архіви, музеї, бібліотеки, організації Російській Академії наук, а також організації, створені на базі майна, що знаходиться в федеральній власності, власності суб'єкта Російської Федерації або муніципальній власності, можуть на основі довідково-пошукових коштів, що є у них і архівних документів робити користувачу платні інформаційні послуги, укладати з користувачем договори (угоди) про комерційне використання архівних документів і довідково-пошукових коштів до них.

Порядок використання архівних документів в державних і муніципальних архівах визначається правилами і нормами, що встановлюються уповноваженим федеральним органом виконавчої влади в області архівної справи. Порядок використання архівних документів в державних і муніципальних музеях, бібліотеках, організаціях Російської Академії наук, в органах державної влади, органах МСУ, створених на базі майна, що знаходиться в федеральній власності, власності суб'єкта Російської Федерації або муніципальній власності, встановлюється ними відповідно до законодавства Російської Федерації по узгодженню з відповідним уповноваженим органом в області архівної справи.

Таким чином, ми бачимо, що доступ до використання архівних документів чітко регламентується Фз «Про архівну справу», і при використанні архівних матеріалів це треба враховувати в обов'язковому порядку.

Висновок

Отже, що ж таке - архіви і архівні матеріали? Слова ці вживаються в різних значеннях, так до того ж значення ці мінялися у часі. У кінці століття під архівним матеріалом малося на увазі сукупність всіх тих рукописних, зображальних і друкарських документів, які в офіційному порядку виявлялися в стінах державної установи - накази, циркуляри, відносини. Офіційна переписка - словом всі папери, що відображають діяльність установи і що попали на державне зберігання.

Назва «архів» з'явилося в російському законодавстві уперше при Петрові 1. в «генеральному регламенті колегіям» наказано було мати два архіви - один, загальний для всіх петровских міністерств, в спеціальному ведінні колегії іноземних міністерств. Другий - фінансовий. Було постановлене, щоб в канцеляріях і конторах кінчені справи зберігалися не більш трьох років, а потім здавалися в архів під розписку архіваріуса.

У кінці 1980-х років Московське археологічне суспільство підготувало проект корінної реформи усього російської архівної справи. Передбачалося утворення центрального єдиного державного архіву, під ним лежав другий рівень архівів - центральні обласні архіви, розташовані в 12 великих містах Росії. Під ними повинен знаходитися третій шар - губернські центральні архіви, які передбачається відкрити у всіх найголовніших провінційних містах, де не було обласних архівів. але поступивши на розгляд міністра внутрішніх справ. проект подальшого руху так і не отримав.

Архівісти прагнули, принаймні, заримувати знищення цінних документів.

Після революції з державними архівами Російської імперії сталися великі зміни. Декретом від 1 червня 1918 року всі архіви урядових установ ліквідовувалися і ставали частиною єдиного Державного архівного фонду. Була створена безліч державних архівів - центральних, крайових, обласних, міських і т.п.

Розглядаючи зміст даної роботи, бачимо, що у важкі 20-е почався відлік роботи архівної служби Алтайського краю, і весь подальший час проходив в нелегких умовах. Минулі роки були наповнені копіткою роботою архівістів по збору документів, створенню науково-довідкового апарату з метою широкого використання безцінного багатства алтайських державних архівів, великою інформаційною діяльністю.

На сьогоднішній день архівна служба краю являє собою єдину що склався систему, здатної забезпечити збереження документів навіть в складних економічних умовах. Документи архівного фонду краю широко використовуються в науково-дослідній і практичній діяльності вузів, установ і організацій всіх галузей краю. Архівний фонд краю, його багатий зміст, доступність інформації, що зберігається в йому - головний підсумок роботи алтайських архівістів.

Список використаних джерел

1. Проект Федерального закону «Про архівну справу в РФ»

2. Основні правила роботи державних архівів РФ

3. КАФАК ф.703, оп.1, д.28, 117, 132, архівний відділ адміністрації з. Павловська: ф.1, оп.1, д.83, 412, 250а, 595.

Література

1. Алтайський архівіст. 2002. №1 (3).

2. Вітчизняні архіви. 2002. №1.

3. Вітчизняні архіви. 2002. №3.

4. Вітчизняні архіви. 2002. №6.

5. Вітчизняні архіви. 2003. №6.

6. Кутафин О.Е., Фадеєв В.Н. муніципальне право РФ. Підручник. М., 1997.

7. Міжнародне гуманітарне право в документах. М., 1996.

1 Алтайський архівіст // 2002. - № 1 (3). - С. 168-176.

1 КАФАК ф.703, оп.1, д.28, 117, 132, архівний відділ адміністрації з. Павловська: ф.1, оп.1, д.83, 412, 250а, 595.

1 Кутафін О.Е., Фадеєв В.И. Муніципальноє право РФ. Підручник. М., 1997. С. 158.

2 Вітчизняні архіви// 2002. - № 6. - С. 3.

1 Вітчизняні архіви.// 2002. - № 6. - С. 3 - 18.

2 Вітчизняні архіви.// 2002. - № 3. - С. 3.

3 Вітчизняні архіви.// 2003. - № 6. - С. 3 - 18.

1 Міжнародне гуманітарне право в документах. М., 1996. С. 418 - 419.

2 Вітчизняні архіви // 2003. - №6. - С. 16 - 18.

1 Вітчизняні архіви// 2002. -№ 1. - С. 3 - 4.

2 Там же.

1 Вітчизняні архіви // 2002. -№6. - С. 12.

1 Вітчизняні архіви // 2002. - № 6. - С. 12.

1 Вітчизняні архіви// 2000. - № 4. - С. 3 - 10.

1 Вітчизняні архіви // - 2002. - № 6. С. 6 - 7.

1 Вітчизняні архіви// 2002. - № 6. - С. 15-16.

Авіація і космонавтика
Автоматизація та управління
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське господарство
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Діловодство
Гроші та кредит
Природознавство
Журналістика
Зарубіжна література
Зоологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Інформатика
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптологія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Менеджмент
Металургія
Музика
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Фільми онлайн
Педагогіка
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Різне
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехніка
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Туризм
Управління
Керуючі науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Цифрові пристрої
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Етика

8ref.com

© 8ref.com - українські реферати


енциклопедія  бефстроганов  рагу  оселедець  солянка