Головна
Банківська справа  |  БЖД  |  Біографії  |  Біологія  |  Біохімія  |  Ботаніка та с/г  |  Будівництво  |  Військова кафедра  |  Географія  |  Геологія  |  Екологія  |  Економіка  |  Етика  |  Журналістика  |  Історія техніки  |  Історія  |  Комунікації  |  Кулінарія  |  Культурологія  |  Література  |  Маркетинг  |  Математика  |  Медицина  |  Менеджмент  |  Мистецтво  |  Моделювання  |  Музика  |  Наука і техніка  |  Педагогіка  |  Підприємництво  |  Політекономія  |  Промисловість  |  Психологія, педагогіка  |  Психологія  |  Радіоелектроніка  |  Реклама  |  Релігія  |  Різне  |  Сексологія  |  Соціологія  |  Спорт  |  Технологія  |  Транспорт  |  Фізика  |  Філософія  |  Фінанси  |  Фінансові науки  |  Хімія

Методи управління - Економіка

Введення

Кінцевий результат управлінської діяльності державного апарату залежить від безлічі проміжних ланок, одним з яких є делороиз-одство, що дозволяє забезпечити оперативність і гнучкість в прийнятті рішень. Діловодство координує всі етапи роботи - від проектування до практичної реалізації рішень.

Процес управління включає наступні основні типові операції, що документуються: збір і обробку документний інформації; підготовку рішення; прийняття і документування рішення; доведення рішень до виконавців; виконання рішення; контроль виконання; збір інформації про виконання; передачу інформації по вертикальних і горизонтальних зв'язках; зберігання і пошук інформації.

Апарат управління реалізовує свої функції головним чином за допомогою універсальних і повноважних організаційно- розпорядливих документів (ОРД), що створюються циркулюючих незалежно від специфіки діяльності у всіх галузях народного господарства і державного управління.

Якщо врахувати, що в апараті управління зайнято більше за 14 млн. людина, а щорічний документообіг в країні становить приблизно 60 млрд. Листів і продовжує зростати, то безсумнівно, що ефективне нормативне регулювання цього процесу має велике значення. Як одне з коштів регулювання документопотоков виступають документний державні стандарти, загальносоюзні класифікатори і уніфіковані системи документації. Ці і інші нормативи визнані стабілізувати документообіг в країні по всьому тенологическому циклу, створити оптимальну технологію господарювання документний кожної управлінської одиниці.

1.1. Організаційно-розпорядлива документація.

Організаційно-розпорядлива документація виділяється з єдиної за своєю інформаційною природою документації в залежності від функцій державного органу, установи, який обслуговує діловодство.

Органи державної влади і державного управління РФ, всі установи, організації і підприємства відображають свою діяльність в розпорядливих документах. Відповідно до положень про державні органи класифікуються і розпорядливі документи.

До розпорядливих документів, що відображають адміністративно-управлінську діяльність установ, відносяться: постанови, рішення, розпорядження, статути, положення, накази, інструкції, протоколи, доповідні і пояснювальні записки, акти, звіти і інш.

Розпорядлива документація.

1.1.1. Постанова визначена як « правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління з метою дозволу найбільш важливих і принципових задач, стоящи перед даними органами, і встановлення стабільних норм правил поведінки.

Постанови приймаються Верховною Порадою РФ і Верховними Радами союзних і автономних республік з організаційних і інших питань, пов'язаних із здійсненням вищими органами державної влади своїх повноважень; Президією верховної Поради РФ і Президією Верховних Рад союзних і автономних республік по підсумках розгляду питань про стан тієї або інакшої сфери державного керівництва і з питань, пов'язаних з підготовкою сесій і координацією діяльності постійних комісій; Радою Міністрів РФ і Радами Міністрів союзних і автономних республік як нормативні акти або акти, що мають важливе народногосподарське і загальне значення. З найбільш важливих питань державного управління видаються спільні постанови, що є правовими актами.

1.1.2. Рішення як розпорядливий документ є правовим актом, що приймається Радами народних депутатів і виконавчими комітетами. Рішення оформляють також результати діяльності і інших колегіальних органів- колегій міністерств і відомств, наукових рад і т.п.

1.1.3. Розпорядження - акт управління державного органу, маючий владний характер, виданий в рамка привласнений посадовій особі, державному органу компетенції, що має обов'язкову силу для громадян і організацій, яким розпорядження адресоване. Розпорядження є підзаконними актами і діляться на дві групи: розпорядження загальної, тривалої дії і розпорядження, що стосуються конкретного вузького питання, разового випадку. Розпорядження видають Раду Міністрів РФ, Ради Міністрів союзних республік (на основі і на виконання законів, рішень Верховних Рад і їх президії), виконкоми Рад народних депутатів. Розпорядження видають також керівники колегіальних органів Державного управління і адміністрація підприємств і установ в межах прав, наданих їм законами РФ або союзних республік для розв'язання головним чином оперативних питань. (Додаток №1).

1.1.4. Наказ - акт що видається керівниками міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, керівниками установ, об'єднань, організацій і підприємств, діючими на основі единоналичия. Наказ видається для рішення основних оперативних задач, що стоять перед даним органом. За юридичною природою наказ може бути нормативним актом управління, вмісним норми права, регулюючі певні сфери суспільних відносин, і актом застосування норм права (наприклад, про призначення на посаду).

Наказ є самим поширеним виглядом розпорядливого документа, вживаного в практиці управління. Він видається з питань створення, ліквідації, реорганізації установ або їх структурних частин; затвердження положення, інструкцій, правил і т. п. документів, що вимагають твердження; з всіх питань внутрішнього життя установи, організації, підприємства, а також з кадрових питань прийому, переміщення, звільнення працівників і т.д. За допомогою наказу керівник ставити основні задачі перед працівниками, вказує шляхи вирішення принципових питань. Наказ обов'язковий для всіх працівників даної організації або галузі. У окремих випадках наказ може торкатися широкого кола організацій і посадових осіб незалежно від їх підлеглості. Всі розпорядливі документи повинні суворо відповідати закону, жоден з них не може містити положень, що суперечать закону.

Підготовка основних видів розпорядливих документів в основному аналогічна. Вона являє собою досить складний процес, що має відмінності в кінцевій стадії оформлення документів, що відображають результат колегіальної діяльності (постанови і рішення) і единоналичие (наказ, розпорядження).

Можна виділити наступні стадії підготовки розпорядливих документів: вивчення істоти питання, підготовка проекту документа, узгодження документа, підписання. Для постанови і рішення додається стадії обговорення і прийняття цих документів на засіданні колегіального органу.

Процедура складання і оформлення розпорядливого документа повинна бути описана в табелі форм документів конкретної установи або в її інструкції по діловодству. У них викладаються послідовність над проектом документа і ті вимоги, дотримання яких забезпечує юридичну повноцінність документа.

Підготовка проекту розпорядливого документа може бути доручена одному або декільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. При розробці проектів складних і великих розпорядливих документів можуть створюватися робочі групи (комісії) притягуватися вчені або кваліфіковані фахівці з числа практичних працівників. Головна умова, що забезпечує якість, документа,- достатня компетентність осіб, його що готують. Чим вище рівень документа, що складається, тим вище за вимогу, що пред'являються до його укладачів (професіоналізм, глибина знання питання, загальний культурний рівень, уміння викладати думці).

Юридичною основою розробки розпорядливого документа може бути видання документа органами влади і управління, конкретне доручення вищестоящого органу, необхідність здійснення виконавчої і розпорядливої діяльності для здійснення задач, покладених на установу. Установа або структурний підрозділ може виступати з ініціативою розробки розпорядливого документа з якого-небудь питання.

Перша стадія розробки проекту будь-якого розпорядливого документа - визначення кола питань, які має бути в ньому відобразити. У залежності від важливості управлінської дії приступають до вивчення матеріалів по суті, і передусім законодавчих актів і рішень уряду, потім відомчих нормативних документів, попередніх розпорядливих документів по даному і аналогічним питанням.

Вивчення законодавчих актів і урядових документів забезпечує правову основу документа, його спрямованість державну постановку проблеми. Перегляд раніше розпорядливих документів, що видавалися з даного питання дозволить уникнути дублювання і протиріч, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми. Підготовка проекту розпорядливого документа вимагає збору необхідної інформації по суті поставленого питання. Для цього використовується різні інформаційно-довідкові документи: звіти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, службові переписка. Зібравши і вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну ясність по суті питання, чітко визначивши мету видання розпорядливого документа, приступають до складання його проекту. Основна увага потрібно сконцентрувати на формулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку треба зробити це в черне, а потім відредагувати і уточнити частини в порядку узгодження.

Текст розпорядливого документа частіше за все складається з взаємозалежних двох частин - констатуючої і розпорядливої. Констатуюча частина є введенням в істоту питання, що розглядається, покликана пояснити, чим викликані розпорядження. У ній можуть перераховані факти, події, дана оцінка. Нерідко в констатуючій частині дається переказ акту вищестоящого органу, на виконання якого видається даний розпорядливий документ (частіше за все переказ), В цьому випадку вигляд акту, його автор, повна назва (заголовок), номер і дата, т. е. приводяться всі пошукові (посилальний) дані. Констатуюча частина необов'язкова, вона може і бути відсутнім, якщо немає необхідності давати роз'яснення.

Основне навантаження в розпорядливих документах несе розпорядлива частина, яка викладається у владній формі. У залежності від вигляду документа вона починається словами: «постановляє» - в постанові; «вирішує» («вирішив») - в рішенні; «пропоную» - в розпорядженні «наказую» - в наказі. Вигляд розпорядливого документа зумовлює і характер викладу його тексту. Слова «постановляє», «вирішує» («вирішив»), «пропоную», «наказую» друкуються великими буквами або рядковими в розрядку тобто вони зорово виділяються і таким чином відділяють констатуючу частину документа від розпорядливої. (Додаток №1).

Розташовуються ці слова з окремими рядки від нульового положення табулятора. У постановах і рішеннях перед словами «постановляє» і «вирішує» вказуються назва колегіального органу.

Рада Міністрів РФ постановляє

Колегія вирішує

Потім з нового рядка абзацу слідує текст постановляючої частини. До формулювань цієї частини документа представляються особливо жорсткі вимоги. Вони повинні бути конкретними, не суперечити по значенню раніше виданим раніше документам, чіткими, ясними, що не допускають різних тлумачень. У них потрібно уникати неконкретних виразів типу: «підняти», «підвищити», «посилити», «поліпшити», «вжити заходів», «активізувати» і т.д. Сформулірований таким чином доручення розпливчаті, перевірка їх виконання скрутна.

Якщо розпорядлива частина передбачає різні по характеру дії і трохи виконавців, вона ділитися на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті вказуються виконавець (організація, структурний підрозділ, конкретна посадова особа, наприклад, в наказах), дія, що наказується в термін виконання. Виконавець вказується в детальному відмінку. Можна вказувати і обобщенно, наприклад: директорам заводів, керівникам архівів.Дія, що Наказується виражається дієсловом в невизначеній формі - «підготувати», «зарахувати», «організувати», «забезпечити», «покласти», «розробити» і т.д. Термін виконання повинен бути реальним, відповідати об'єму передбачуваних робіт. (Додаток №2).

Потрібно враховувати час доведення інформації до-конкретних виконавців. Розпорядливий документ може мати загальний для всіх пунктів виконавчий термін. Однак частіше термін виконання встановлюється для кожного завдання окремо. У кінці тексту розпорядливого документа вміщується перелік документів, втративши силу або належних зміні з виданням даного акту. Останнім пунктом в наказах, рішеннях, розпорядження вказується обличчя на яке покладається контроль за виконанням документа. Розпорядливі документи можуть мати додатки, вказівки на які даються у відповідних пунктах тексту. Реквізит «Додаток» після тексту розпорядливих документів самостійно не оформляється.

Текст розпорядливого документа повинен мати заголовок. Заголовок починається з прийменника «Про» («ПРО») і формується за допомогою відкладальних іменників (наприклад «Про призначення...», «Про твердження...», «Про введення...», предмет (наприклад, «Про підсумки...», «Про заходи...»). Для ряду типових по-управлінському ситуацій, що вимагають видання наказу (про створення, реорганізацію, ліквідацію установ, організацій і підприємств, про розподіл обов'язків між керівництвом, про внесення змін в положення (статут), структуру, штатну чисельність і штатний розклад апарату управління, в посадові інструкції, про перехід на новий режим роботи), розроблені уніфіковані форми документів, в яких приречений не тільки склад, але і порядок розташування інформації. Уніфіковану форму мають також кадрові накази по прийому на роботу, переміщенню, перекладу на іншу роботу, звільненню від посади, винесенню заохочень, накладенню дисциплінарних стягнень, зміні прізвищ.

Підготувавши текст розпорядливого документа, приступають до його оформлення, Розпорядливі документи оформляються на загальному бланку, формат А4. До складу реквізитів входять: Герб РФ, союзної або автономної республіки, найменування відомства, найменування установи, назва вигляду документа, дата, індекс (номер), місце складання, заголовок, текст, підпис (підписи), відмітки про узгодження.

Завершальним етапом роботи з проектами розпорядливих документів є їх узгодження і підписання. Проект до підписання підлягає узгодженню із зацікавленими особами, яких він торкається. Узгодження здійснюється шляхом візування при постанови грифа узгодження. Так, проект наказу, рішення, розпорядження візується укладачем проекту і керівником структурного підрозділу, що вносить проект, всіма вказаними в проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання документа загалом, юриконсультантом. Проекти документів, виконання яких вимагає фінансового забезпечення, обов'язково узгоджуються з фінансовими органами або службами.

Віза юриконсультанта свідчить про відповідність документа законодавчим і нормативним актам, а також про відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам деяких органів (наприклад, суду, прокуратури, здравохранения). Согласовние проводить структурний підрозділ або особу, що готував проект розпорядливого документа. Візи або гриф узгодження як правило, проставляються на першому примірнику проекту. У разі неузгодження з проектом пишеться вмотивований висновок. Перед підписання проект додатково ретельно вивіряється. При цьому особлива увага потрібно звернути на перевірку цифрових даних, прізвищ, імен і по батькові.

Проекти розпорядливих документів, що приймаються колегіальними органами,- постанов і рішень - обговорюються і приймаються на засіданнях. У ході обговорення в них можна вносити поправки і доповнення. Допрацьовані проекти виносяться на твердження на наступне засідання.

Повністю підготовлені проекти документів представляються на підпис. Накази підписуються керівником або його заступником. Постанова і рішення мають два підписи - голови і секретаря (керівника справами) колегіального органу. Підписується перший примірник документа, виготовлений на бланку. Розпорядливі документи набирають чинності з моментах підписання або доведення до відома виконавця. У ряді випадків термін вступу в силу і термін дії акту управління вказуються в самому документі.

Особливе значення додається доведенню розпорядливого документа до виконавця. Постанови Ради міністрів РФ публікується в Зборах Уряду РФ, а у випадку необхідність широкого обнародывания доводиться до всеообщего зведення засобами масової інформації. Аналогічно доводяться до відома акти урядів інших держав. Акти міністерств і державних комітетів публікуються в Бюлетені нормативних актів міністерств і відомств РФ - органі Міністерства юстиції РФ і відомчих виданнях. Рішення, розпорядження, накази тиражуються і розсилаються у відповідності зі списком, підготовленим укладачами проекту документа.

1.1.5. Протокол - организационо-розпорядливий «документ», фіксуючий хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Більш узагальнене визначення дають тлумачні словники російської мови, що визначає його як « документ із записом що усього відбувається на засіданні, зборах».

Проведенню засідання колегіального органу передує велика підготовча робота, в оді якої складається група документів, супроводжуючих протокол: порядок денний, списки учасників засідання і списки запрошених, доповіді або тези основних виступів, довідки з питань, що обговорюються, проекти рішень (або постанов) з кожного питання. Протокол, як правило, ведеться під час засідання. У тих випадку, коли засідання стенографується або провестися магнітний звукозапис, протокол може складатися після їх розшифровки. Вести протокол повинен секретар або спеціально призначена особа. Від його кваліфікації, уміння вникнути і розібратися в істоті питань, що обговорюються залежить якість запису виступу. Тому призначення особи, ведучої протокол, є відповідальною частиною підготовки засідання. Протокол оформляється за формою загального бланка. У його формуляр входять: найменування відомства, найменування установи (може бути найменування структурного підрозділу), вказівка вигляду документа (протокол), дата засідання, номер, місце засідання, гриф твердження, заголовок, текст, підписи.

На протоколі проставляється дата засідання, а не остаточного оформлення або підписання протоколу. У тому випадку, якщо засідання продовжується декілька днів, вказується дата початку засідання і через тире - закінчення. Наприклад, 12-14.03.93. Номер протоколу є порядковим номером засідання колегіального органу протягом року (в учбовому заклад, можливо, учбового року). У реквізиті «місце засідання» вказується місто, де відбулося засідання.

Заголовок протоколу містить вказівку виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу в родовому відмінку. Наприклад, «нарада студсовета», «засідання комисии», «збори трудового колективу». Після оформлення заголовної частини (це можна зробити до початку засідання) приступають до складання тексту. Текст протоколу розпадається на дві частини: першу - ввідну, вмісну вказівки головуючої, секретаря, присутньої і порядок денний; другу - основну, фіксуючу хід засідання. Словом «голова» починають протокол; воно друкується через два інтервали після заголовка, прямо від полів з нульового положення табулятора з великої букви; після тире вказують прізвище голови, ініціали. Так само оформляється слово «секретар».

Голова - Харченко В.И.

Секретар - Філімонов С.Б.

При проведенні оперативних нарад ця частина протоколу опускається. Далі перераховуються присутні. Порядок оформлення цього розділу наступний. У протоколі засідання постійно діючого колегіального органу присутні постійні члени вказуються в алфавітному порядку. Після них записуються прізвища запрошених з вказівкою їх посади. На розширених зборах і засіданнях з великим числом присутніх їх склад вказується кількісно, а по фамільний список додається до протоколу, про що робиться відповідний запис в самому протоколі. Наприклад:

Були присутні: 43 людини (список додається).

На зборах, конференціях і з'їздах, де прийняття рішення вимагає певного кворуму, в розділі «Були присутні» вказується, скільки чоловік повинно бути присутній і скільки прийшло на засідання.

Далі слідує порядок денний. У цій частині протоколу перераховуються питання, винесені на расмотрение колегіального органу. Кожне питання нумерується і починається з прийменнику «Про» («ПРО»).

У ряді випадків, наприклад при протоколювання засідань колегій міністерств, комітетів, порядок денний може додаватися до протоколу. Тоді вона не вноситися в текст протоколу, а робиться лише отсылочная запис: «Повістка засідання додається».

Основна частина тексту протоколу будується по розділах, відповідних пунктам порядку денного. По кожному пункту можуть бути такі частини: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Ці слова пишуться великими буквами, кожне з нового рядка, після них ставиться двокрапка, таким чином вони зорово розбивають текст.

Слова СЛУХАЛИ починає розділ по кожному пункту порядку денного. Воно пишеться на одному рядку услід за цифрами, вказуючими порядковий номер питання.

Прізвище і ініціали доповідача і що виступали в прениях вказуються з нового рядка в абзаці. Зміст виступів викладається від третього імені однини. Якщо є тексти (або тези) доповідей і виступів, вони не записуються в протокол, а через тире після прізвища доповідача або що виступив вказується: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається». Після кожного виступу, якщо є, записуються питання і відповіді в порядку виступу.

Завершальна частина розділу по кожному пункту порядку денного- запис прийнятого з питання рішення, що обговорюється (постанови). Рішення, вмісні декілька питань, поділяються на пункти і подпункты, що нумеруються арабськими цифрами. Постановляюча частина рішень, як і розпорядливі документи, повинна бути конкретна і містити складові частини: кому, що зробити і до якого числа. При виборах посадових осіб в протоколі вказуються результати голосування по кожній кандидатурі окремо.

По повноті освітлення ходу обговорення питань на засіданнях протоколи діляться на повні і короткі. Короткий протокол містить вказівку прізвища доповідача, теми доповіді, прізвищу що виступали. Отримати уявлення про характер зауважень, ході обговорення, думках, висловлені в прениях, по такому протоколу неможливо.

Короткий протокол допустимо тільки при наявності стінограма або коли тексти доповідей і виступів додаються до протоколу. Стисло протоколюється також оперативні наради. У всіх інших випадках протокол повинен містити записи всіх виступів, відобразити роботу колективу, показати виробіток рішення в зіткненні думок, дискусіях. У ході засідання можна скласти лише чернетку протоколу. У п'ятиденний термін протокол уточнюється, додається, вивіряється по стінограма і фонозаписи, редагується і оформляється. Якщо до протоколу буде прикладена стінограма, про це робиться запис після першої частини протоколу: «Засідання вченої ради стенографувалося. Стінограма додається». Повністю підготовлений протокол підписується головою і секретарем.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у вигляді самостійних документів - постанов і рішень; приводяться в життя наказами. У інших випадках робиться виписка з протоколів. (Додаток№3)

1.2 Організаційні документи.

1.2.1. Статути. Під статутом розуміється зведення правил, регулюючих діяльність організацій, установ, суспільств і громадян, їх взаємовідношення з іншими організаціями і громадянами, права і обязаности в певній сфері державного управління або господарській діяльності. Наприклад, Статут залізниць РФ, Ветеринарний статут і т. д. Окремо потрібно виділити статути, що визначають організацію певної сфери діяльності Збройних сил РФ (Стройовий статут, Дисциплінарний статут і т.д.) Загальні статути затверджуються вищими органами державної влади і управління, а статути громадських організацій приймаються і затверджуються з'їздами. Статути підприємств, установ і організацій затверджуються їх вищестоящими органами (міністерствами, відомствами, виконкомами місцевих Рад).

1.2.2. Положення- нормативні акти, що мають зведений кодифікаційний характер і визначальні порядок освіти, структуру, функції, компетенцію, обов'язки і організацію роботи системи органів держави (наприклад, Общеєє положення про міністерства РФ), едного органу (наприклад, Положення про державну автомобільну інспекцію), структурного підрозділу (комісії, групи). Положення можуть регламентувати діяльність посадових осіб. У окрему групу потрібно виділити положення, регулюючі сукупність організаційних, трудових і інших відносин з конкретного питання. Наприклад, Положення про відкриття, винахід і раціоналізаторських пропозиціях або Типове положення про ведіння діловодства по пропозиціях, заявах і жалобах громадян в державних органу, на підприємствах, в установах і організаціях. Найбільш численні різновиди положень про проведення різних конкурсів, оглядів і інших заходів.

Положення затверджуються у встановленому порядку.

Статути і положення є складними документами. Їх структура і зміст, як правило, визначаються учрежденями-розробниками.

Індивідуальні положення розробляються на основі типових. Типові положення, як правило, затверджуються вищестоящими органами управління, а індивідуальні- керівниками підприємств і організацій. (Додаток №4).

1.2.3. Інструкції - «правовий акт, що видається органом державного управління (або що затверджується його керівником) з метою встановлення правил, регулюючих організаційні питання, науково-технічні, технологічні, фінансові і інакші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів і служб), посадових осіб і громадян.

Інструкції видаються також з метою роз'яснення і визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядливих документів (наприклад, наказів).

Заголовок інструкції повинен чітко обкреслювати коло питань, об'єктів і осіб, на яких розповсюджуються її вимоги. Наприклад «Посадова інструкція інспектору по контролю...», «Інструкція про порядок надання пільг особам, працюючим в районі Крайньої Півночі», «Інструкція про ведіння діловодства».

Текст інструкції розбивається по певній логічній схемі на розділи, пункти і подпункты. Починається, як правило, інструкції розділом «Загальні положення», в якому вказується меті її видання, області поширення, порядок користування і інші відомості загального характеру. Інструкція є документом постійної тривалої дії (до заміни нової).

Текст інструкції носить вказуючий характер, тому в ній рекомендується чіткі формулювання з розпорядливими словами типу: «повинен», «слідує», «необхідно», «має право», «не допускається», «рекомендується», «забороняється» і т.д. Текст інструкції викладається від третьої особи (наприклад, «Керівники або за їх дорученням інші посадові особи державних органів, підприємств, установ і організацій повинні систематично аналізувати, обощать пропозиції, заяви і жалоб громадян, що містяться в них практичні зауваження...») або в безособовій формі (наприклад, «Повторним пропозиціям, заявам, і жалобам громадян при їх надходженні привласнюється черговий реєстраційний індекс, у відповідній графі реєстраційної-контрольної картки вказуються реєстраційні індекси першої пропозиції, заяви, жалоби»).

Інструкція оформляється на загальному бланку. Вона затверджується спеціальним розпорядливим актом або безпосередня керівником, про що свідчить відповідний за формою гриф твердження. На інструкції може бути зроблена відмітка про те, що вона є додатком до розпорядливого документа. При затвердженні інструкції розпорядливим документом (наприклад, наказом) в ньому встановлюється термін введення інструкції, перераховуються необхідні організаційні заходи, вказуються відповідальні виконавці. (Пріложені №5).

2. Робота з документацією.

2.1. Автоматизація. Процес докментообразования в управлінні традиційно складається з операції збору початкової інформації, виготовлення документа (підготовки текстових і (або) цифрових даних і друкування їх на бланку), придання документу юридичної сили. Ці операції можуть виконуватися як вручну, так і за допомогою коштів обчислювальної техніки (ВТ).

Впровадженню сучасної електронної обчислювальної техніки в управління передувала механізація обчислювальних робіт на базі клавішних і счетно-перфорационны обчислювальних машин.

Електронна техніка володіє в порівнянні з механізованими клавішними і счетно-перфорационными машинами більше за значитеольными обчислювальними можливостями.Це дозволило в свій час перейти до комплексної автоматизації управлінських функцій. З появою ЕОМ стало можливим створення автоматизованих інформаційних систем і систем управління, автоматизованих робочих місць, інших систем автоматизованої обробки документів.

Широке поширення в документообігу підприємств і організацій отримують документи, орієнтовані на обробку коштами обчислювальної техніки і що створюються коштами ВТ на паперовому і машинному носіях. Раціоналізація форми і змісту документів на паперовому носіях з подальшим їх введенням в базу даних ЕОМ, фіксацією на машинного носія або відображенням на екрані відеотермінала здійснюється в процесі уніфікації.

2.2. Уніфікація документів направлена на їх скорочення і приведення до одноманітності(є у вигляду одноманітне розміщення показників на формах, а також забезпечення сопоставимости інформації у взаємопов'язаних документах). Скорочення досягається пктем виключення документів, неважливих істотного, і показників, що дублюються.

Уніфікація форм документів здійснюється на основі єдиної графічної моделі їх побудови-формуляра-зразка.

З 1987 р. Введений ГОСТ 6.10.5-87, який може розглядатися як основа для проектування формулярів-зразків на єдиних методологічних принципах.

Уніфікація форми і змісту документів проводиться з перших років утворення Радянської держави з метою вдосконалення процесів управління і технології їх виконання управлінським апаратом. Як загальнодержавна проблема уніфікації документів здійснюється з 1971 р. На виконання спеціальної постанови уряду з цього часу стали розроблятися уніфіковані системи документації (УСД), впровадження яких нарівні із загальносоюзними класифікаторами ТЭИ повинно сприяти стандартизації інформаційного забезпечення процесів управління народним озяйством.

Висновок.

У роботі інженерів, конструкторів, керівників виробництва багато часу відводиться вивченню, аналізу і складанню різної докуметации. Особливо великі труднощі виникають, як правило, при розробці виробничих документів, що зумовлено насамперед недоліком спеціальних знань у укладачів.

Усунення непродуктивних витрат часу в процесах складання і використання документів требукет розумного поєднання формалізації і творцества, а це, на думку авторів, вимагають, з одного боку, ознайомлення укладачів документів з найбільш загальними законами сприйняття документів, з іншою- і в цьому головна задача - формулювання і систематизації загальних правил і норм складання основних документів.

Індивідуальні положення розробляються на основі типових. Типові положення, як правило, затверджуються вищестоящими органами управління, а індивідуальні- керівниками підприємств і організацій.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайта http://www.ef.wwww4.com/
«Перлина російського гумору»
Був час, коли книги Теффі користувалися незвичайною популярністю. «Її вважають самої цікавою і «смішною» письменниця і в довгу дорогу неодмінно беруть томик її розповідей»1, - писав Михайло Зощенко. Леле, декілька поколінь в нашій країні були позбавлені можливості познайомитися з творами Теффі.

Політика і социокультурная ситуація в російському суспільстві
Реферат Політика і социокультурная ситуація в російському суспільстві Зміст: Введення 1. Сучасна социокультурная ситуація 2. Характеристика сучасної социокультурной ситуації в Росії 3. Основні напрями російської культурної політики Висновок Список використаної літератури Введення Актуальність

Карл Великий
Карл Великий, король франків, імператор Священної Римської імперії, в Протягом чотирьох десятиліть вів майже постійні війни і підкорив більшу частину Західної і Центральної Європи. Його по праву називали "світлом Темних віків". Він зробив найбільший вплив на хід історії з усіх полководців

Фізіологія і біохімія соняшнику в умовах Забайкалля
ФГТУ ВПО «Бурятская Державна Сільськогосподарська Академія імені В.Р. Філіппова » Реферат на тему: «Фізіологія і біохімія соняшнику в умовах Забайкалля» Виконала: Михайлова Дар'я гр.3305 Перевірила: к.б.н. Сиренжапова А.С. г.Улан-Уде Зміст: Введення 1. Природно-кліматичні умови Забайкалля

Особливості сучасних технологій соціальної роботи із засудженими в умовах виправній колонії загального режиму
ЗМІСТ ВСТУП ГЛАВА 1. Стан проблеми на сучасному етапі розвитку кримінально-виконавчої системи Росії 1.1 Характеристика основних нормативно-правових документів Російської Федерації, що регулюють організацію соціальної роботи у виправних установах 1.2 Тюремне ув'язнення як спосіб ізоляції від

Неприбуткові організації: світовий досвід і рекомендації Україні
Міністерство освіти та науки України Національний технічний університет України "Київський політехнічний інститут" Факультет соціології і права РЕФЕРАТ на тему: "Неприбуткові організації: світовий досвід і рекомендації Україні" Київ - 2010 Зміст Вступ 1.

Гра як засіб розвитку сімейних взімоотношеній дітей старшого дошкільного віку
ГОУ ВПО ТГПУ ім. Л.Н.Толстого Кафедра спеціальної психології Курсова робота На тему: Гра як засіб розвитку сімейних взаємин дітей старшого дошкільного віку Виконала: Студентка 3 курсу факультету психології Групи «С» Корж Юлія Миколаївна Тула - 2008 Зміст Введення Глава 1 Теоретична частина.

© 2014-2022  8ref.com - українські реферати